Технология организации событийных мероприятий

Событийные мероприятия представляют собой комплексные, планируемые, организованные события, созданные для взаимодействия между субъектом PR и целевой аудиторией с целью достижения различных коммуникационных задач, связанных, в зависимости от тематики, с продвижением бренда или товаров, формированием известности, имиджа, репутации, лояльности, идентификации и дифференциации на рынке [1].

Организация событийных мероприятий имеет сложную структуру.

Кравчук Т.А. выделял 5 основных блоков организации событийного мероприятия, представленных на рисунке 1 [4].

Рис. 1. Структура организации событийного мероприятия

Из схемы видно, что блок целеполагания характеризуется следующим: перед началом организации мероприятия нужно определить целевую аудиторию, место проведения и выбрать предприятия, которые будут участвовать в мероприятии в качестве организаторов и спонсоров. На этапе содержательно-технологического блока, как правило, активизируется работа маркетинг и менеджмент команд, определяются средства массовой коммуникации, которые будут эффективны для реализуемого мероприятия.

Организационный блок: определяется вид мероприятия, которое будет отвечать требованиям блока номер 2, элементы технологического процесса создания событийного мероприятия, а также разрабатывается технология организации события. Реализация событийного мероприятия - это период его проведения, который может быть зависим от человеческих качеств. Критериально-оценочный блок - это определение количественных и качественных показателей мероприятия и их влияния на социальноэкономическое развитие региона. На данном этапе возможно проведение опросов, анкетирований, интервьюирований. Результативный блок - это подведение результатов мероприятия, на основании анализа критериальнооценочного блока.

Учитывая каждый вышеописанный блок, возможна организация эффективного и качественного событийного мероприятия. Однако, не все отечественные исследователи разделяют точку зрения Кравчука Т.К., например, Гуров С.А. выделяет также 5 блоков, но они имеют совершенно иную формулировку. Так, к его 5 блокам относятся: формирование творческой концепции, проведение анализа ситуации на рынке, планирование, реализация, подведение итогов и оценка результатов [3]. Можно заметить, что данная система является более простой и понятной для организаторов мероприятий, в особенности, если они не являются специалистами в данной области.

Первый блок включает формирование идеи, общей концепции мероприятия, определяется актуальность мероприятия и его уникальные черты, собирается команда проекта. Наибольшую важность представляет то, что каждый член команды должен выполнять определенные функции. В первую очередь следует выполнять те поручения, за которые он непосредственно несет ответственность, а затем поручения своих коллег, если им понадобится помощь.

После выполнения плана работ из первого блока следует приступить ко второму, который характеризуется проведением маркетинговых исследований выбранного рынка и определением целевой аудитории, её пожеланий и предпочтений, которые, в свою очередь, будут зависеть от возраста, пола, уровня заработной платы клиента.

Планирование является наиболее затратным по времени блоком. В ходе осуществления планирования устанавливаются цели событийного мероприятия, определяется желаемый результат от реализации проекта, проводится анализ необходимых ресурсов, поиск партнёров и поставщиков, составляется программа мероприятия и бюджет, а также разрабатываются маркетинговый план и календарный планы, определяются возможные риски и угрозы, которые при желании можно представить в форме SWOT-анализа.

На этапе реализации осуществляются следующие мероприятия: контроль над соблюдением календарного плана, программы и бюджета; гибкая корректировка плана действий, оперативный менеджмент; PR и маркетинг; работа с партнерами; работа с участниками; создание промежуточного финансового отчета о проведении мероприятия [2].

На последнем этапе осуществляется процесс подведения итогов мероприятия и оценивается результат. Составляются благодарственные письма, пресс-отчёты, проводятся опросы участников и посетителей, оценивается достигнут ли был ожидаемый результат, формируется финансовый и организационный отчёты. На данном этапе можно выделить время на благодарственную речь организаторов или руководителей мероприятия, что позволит, в свою очередь, увеличить лояльность заказчиков.

Основными элементами событийного мероприятия являются: программа мероприятия, организация безопасности (обязателен инструктаж по безопасности), организация при необходимости кейтеринга и обслуживания,  обеспечение мероприятия техническим оборудованием, обеспечение мероприятия персоналом, реклама и продвижение [3].

Таким образом, организация событийного мероприятия является многоступенчатым процессом, в ходе которого необходимо учитывать множество аспектов (от разработки цели мероприятия до поведения итогов мероприятия). При исключении какого-то блока организации событийного мероприятия возможно его некачественное проведение, так как каждый блок и элемент взаимосвязаны и дополняют друг друга.