Учет, использование, хранение и уничтожение печатей

Впервые запись о порядке употребления печатей возникла в Единой государственной системе делопроизводства, одобренной постановлением Госкомнауки Совмина СССР от 04.09.1973 года № 435 и представленной для пользования всеми министерствами, ведомствами и их подведомственными учреждениями, организациями при совершенствовании делопроизводства. Положения о печати, зарегистрированные в ЕГСД, сохраняют действие до настоящего времени.

По своему значению печати подразделяются на основные и вспомогательные.

Отпечаток основной печати ставится на документах для заверения их достоверности. Основная печать организации находится у руководителя организационного отдела, используется в работе и хранится у него в сейфе. Может выдаваться под расписку другим сотрудникам в особых случаях.

Организации могут иметь вспомогательные печати, они отображают наименование организации, ее структурного подразделения, вид печати. Оттиск дополнительной печати ставится для заверки справок, копий документов, выписок из документов, для засвидетельствования учетных документов и др. Вспомогательная печать, содержащая надпись "Для счетов-фактур", должна содержать идентификационный номер налогоплательщика.

Вспомогательные печати находятся у работников организации, ответственных за их использование и сохранность.

В любой организации есть хотя бы одна основная печать. Но зачастую приходится заказывать и дополнительные. Правильное ведение учета печатей и расходов на их изготовление приведено в данной статье [1].

Наши советы помогут и при замене старой печати. Например, что у организации изменились реквизиты. Оформляется приказ руководителя о смене оттиска и отправляется его копия в банк, ИФНС и фонды.

Если же происходит обмен документами в электронном виде, о том, как учесть затраты на приобретение цифровой подписи нужно придерживаться следующего совета.

Стоимость услуг по выдаче сертификата усиленной квалифицированной подписи — его он покупается в удостоверяющем центре — включается в состав управленческих расходов. Они, в свою очередь, формируют расходы по обычным видам деятельности согласно пункту 7 ПБУ 10/99. То есть стоимость оформления условной подписи, отражается по дебету счета 26 или 44 без НДС.

Входной НДС принимается к вычету в общем порядке на основании счета-фактуры. С налоговым учетом расходов также проблем не возникнет при условии, что их подтверждают документами. Отражается стоимость сертификата в составе прочих расходов текущего периода в полном размере (подп. 3 п. 7 ст. 272 Налогового кодекса РФ).

Предположим, что были получены изготовленные печати. Так как же вести учет печатей, на каком бухгалтерском счете их отразить и как поступить с расходами в налоговом учете.

В бухучете стоимость печати списывается в расходы как МПЗ. Каждая печать обойдется организации не дороже 35 000 руб. Срок ее использования будет, наверное, больше года, такое имущество можно отнести к МПЗ. Это соответствует требованиям пункта 5 ПБУ 6/01.

Таким образом, стоимость приобретенной печати без НДС записывается сначала в дебет счета 10 субсчет «Инвентарь и хозяйственные принадлежности». И в тот же день списывается потраченная сумма в расходы по обычным видам деятельности. Для бухгалтерской записи используется счет 26, если организация оказывает услуги или производит товары. Торговые организации формируют расходы на счете 44. Эта операция оформляется или актом на отпуск материалов, или используется требование-накладная.

Чтобы контролировать сохранность печати, учитывать ее нужно на забалансовом счете. Например, на счете 013 »Активы стоимостью не более 35 000 руб., со сроком полезного использования свыше 12 месяцев». На нем ведется учет печатей до момента их списания [2].

Пример

Для бухгалтерии торговой компании ООО «Свет» приобрели новую печать, так как прежняя пришла в негодность. Стоимость составила 4540 руб., в том числе НДС — 540 руб. Всю сумму, включая налог, бухгалтер перечислил на расчетный счет изготовителя 5 марта 2014 года.

В тот же день печать доставили в офис ООО «Свет» вместе с товарной накладной и счетом-фактурой. Документы составлены также 5 марта. Именно на эту дату бухгалтер ООО «Мастер» сделал в бухгалтерском учете следующие проводки:

ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51 — 4540 руб. — перечислены средства за печать для предприятия;

ДЕБЕТ 10 субсчет »Инвентарь и хозяйственные принадлежности» КРЕДИТ 60 на сумму 4000 руб. — стоимость печати принята к бухгалтерскому учету;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60 на сумму 540 руб. — отражен в бухгалтерском учете НДС по приобретенным ценностям;

ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 19 на сумму 540 руб. — НДС принят к вычету;

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 10 субсчет »Инвентарь и хозяйственные принадлежности» на сумму 4000 руб. — списана стоимость печати в расходы по обычным видам деятельности;

ДЕБЕТ 013 »Активы стоимостью не более 40 000 руб. со сроком полезного использования свыше 12 месяцев» — 4000 руб. — стоимость печати принята к забалансовому учету.

В налоговом учете также нужно показать материальные расходы. Стоимость печати без НДС можно полностью включить в состав материальных расходов. Оформляется отпуск печати актом или требованием-накладной. Другими словами, в налоговом учете следует показывать расход в тот же день, что и в бухгалтерском. Такой вывод следует из подпункта 3 пункта 1 статьи 254 Налогового кодекса РФ. Соответственно учет печатей в бухгалтерском и налоговом учете различаться не будет.

Подтвердить расходы на изготовление печати помогут полученные от продавца акт выполненных работ или товарная накладная. Рано или поздно печать попросту приходит в негодность. Или нужно заменить ее на другую печать, с новыми реквизитами. В таком случае уничтожить старый штамп можно самостоятельно. Достаточно составить акт об уничтожении печати и приказ руководителя в свободной форме [3].

Если речь идет об уничтожении печати, сведения о которой были внесены в специальный государственный реестр, то проще воспользоваться услугами специализированной организации.

В бухгалтерском учете затраты на уничтожение печати отражаются как управленческие расходы. Если печать уничтожается своими силами, то в учете достаточно сделать всего одну запись. А именно по кредиту забалансового счета, на котором ведется учет печатей.

Если было решено воспользоваться услугами специалистов, тогда потраченные на это суммы в бухучете отразите в составе управленческих расходов. Для этого нужно сделать запись:

ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 60 — отражена стоимость услуг сторонней организации по уничтожению печати в бухучете.

При расчете налога на прибыль отражаются расходы, если обращаются к услугам специализированной организации. Потраченные суммы относятся в полном объеме к косвенным расходам. То есть признаются в том же квартале (или месяце, если сдается отчетность по налогу на прибыль ежемесячно), когда получен от исполнителя акт. Это позволяет сделать пункт 1 статьи 318 Налогового кодекса РФ.