Управление информационными потоками как способ повышения эффективности хозяйственной деятельности предприятия

Annotation: The influence of the management of information flows on the activities of the enterprise is considered and a conclusion is drawn on increasing the efficiency of the enterprise when implementing a system for managing information flows.

Tags: information flows, a single information space, information systems, information flow management system.

Сложно переоценить значение информации для управленческой деятельности, так как только на основе полных и достоверных данных о состоянии внешней и внутренней среды возможно принятие управленческих решений, обеспечивающих максимизацию прибыли на вложенный капитал. В последние годы во всём мире благодаря развитию научно-технического прогресса, глобализационных процессов увеличиваются объемы информации. С точки зрения управления предприятием это позволяет лучше понимать рыночные тенденции и потребности покупателей и клиентов, с другой стороны, увеличивающиеся информационными потоки усложняют процессы их обработки и анализа. В связи с этим особенно актуальными становятся вопросы управления информационными потоками для обеспечения полноценного функционирования предприятия.

Перед тем как перейти непосредственно к вопросам управления информационными потоками, следует рассмотреть, что они из себя представляют. С точки зрения логистического подхода к управлению предприятием под информационным потоком понимается совокупность циркулирующих в производственно-сбытовой системе, между производственно-сбытовой системой и внешней средой сообщений, необходимых для управления и контроля операций товародвижения [9] .

Информационный поток сопровождает материальный поток на всём его пути следования от снабжения до производства и сбыта [9] .

С управленческой точки зрения информационные потоки рассматриваются как потоки данных, циркулирующие между управляющей системой, внешней средой и объектами управления для обеспечения их полноценного функционирования. При этом под объектами управления понимаются сложные системы, состоящие из технологических процессов (бизнес-процессов) и из средств производства [10] .

В этом смысле информационные потоки могут быть входными, т.е. идущими из внешней среды в управляющую систему (например, информация о рыночных тенденциях, уровне потребительского спроса, конкуренции), а также выходными, т.е. идущими от объектов управления во внешнюю среду опосредованно через управляющую систему (например, отчеты перед контролирующими органами, информация для потребителей и т.д.) [1] .

Внутри предприятия существуют информационные потоки управления, т.е. потоки информации, передающиеся от управляющей системы объектам управления и обратно и сопровождающие все процессы хозяйственно-экономической деятельности [10] .

Информационный поток позволяет обеспечить систему управления необходимыми данными, соответствующими уровню в иерархии управления, необходимого качества и в установленные сроки.

Отметим, что информационные потоки могут нести данные 3-х основных групп:

• -    данные о производимых товарах или услугах;

• -    данные о реализуемых процессах;

• -    данные о ресурсах, которые необходимы для осуществления бизнес-процессов [6] .

Исходя из сущности информационных потоков, которые выполняют регулирующую роль в деятельности компании, очевидно, что возникает необходимость в управлении ими.

В работе Г.А. Сторожилова [9] приводятся несколько подходов к определению понятия «управление информационными потоками», все они отражены в таблице 1.

Таблица 1  - Подходы к определению понятия «управление информационными потоками» [9]

Подход	Авторы	Сущность
Управленческий	Д.Дж. Бауэрсокс, А.М. Таджикский, А.М. Зеваков, М.Б. Иванова,     О.И. Михайлова, В.Е. Николайчук, А.Н.    Родников, В.И.    Стаханов, В.А. Шумаев	Деятельность по ограничению скорости передачи определенной информации до величины, соответствующей ей скорости приема и закрепления, в ограничении объема информационного потока до установленных параметров пропускной способности отдельного узла и/или участка пути следования. Управление информационными потоками есть планирование, контроль и регулирование поступающего на предприятие, обрабатываемого там и покидающего это предприятие информационного и соответствующего ему материального потока.
Экономический	(Б.А.  Голоденко, С.Б.   Карнаухов, В.А. Козловский, С.В. Саркисов	Управление информационными потоками рассматривается как процессы, направленные на обеспечение должного уровня исполнения производственных операций и соответствующего обслуживания клиентов
Комплексный	А.И. Семененко, В.И. Сергеев, Г.А. Сторожилов	Управление информационными потоками представляется как процесс планирования, регулирования и контроля за внешними и внутренними информационными потоками предприятия, целевой функцией которого является обеспечение эффективности производственно-хозяйственной деятельности

Несмотря на различия в рассмотренных подходах, главной целью управления информационными потоками предприятия является максимизация прибыли.

Функции управления информационными потоками предприятия отражены на рисунке 1.

Планирование информационных потоков	•определение и обоснование целей и задач системы движения предметов труда в процессе выполнения заказа •разработка программы действий по достижению поставленных целей, в т.ч. прогнозирование параметров информационного и материального потоков •осуществление объемно-календарного планирования распределения материалов и загрузки мощностей в ходе выполнения заказа потребителей                              у
—
Организация информационных потоков	•формирование информационных потоков и установление пространственных и временных связей между звеньями материалопроводящей цепи •создание системы управления информационными потоками на предприятии
—
Контроль состояния информационных потоков	•непрерывное наблюдение и проверка параметров информационного потока и характеристик процесса товародвижения •выявление и анализ отклонений от плановых заданий по выполнению производственных заказов, затрудняющих достижение поставленной цели
—
Регулирование информационных потоков	• анализ нарушений сроков и хода выполнения производственных заказов и вызвавших их причин •разработка программы устранения отклонений в заданных параметрах и мер, обеспечивающих ее реализацию

Рисунок 1 - Функции управления информационными потоками

Система управления информационными потоками определяется как интерактивная структура, в которую включаются персонал, оборудование и процедуры (технологии), объединяемые информацией, которая используется руководством предприятия с целью планирования, управления, контроля и анализа хозяйственно-экономической деятельности предприятия [9].

Большинство авторов (С.С. Голубева [2], И.Д. Жук, Е.В. Белякова [6]) сходятся на том, что информационные потоки современного предприятия должны образовывать единое информационное пространство, которое представляет собой комплекс программных, аппаратных средств и организационных решений, направленных на своевременно получение и предоставление необходимой информации всем участникам логистического процесса (цепочки) [2].

Принципы построения единого информационного пространства предприятия с целью повышения эффективности его деятельности представлены в таблице 2.

Таблица 2 - Принципы построения единого информационного пространства [6]

Группа принципов	Принципы
Базовые принципы	Системная информационная поддержка деятельности с целью минимизации издержек Информационная  интеграция,  основанная  на  стандартах информационного описания объектов управления Разделение программ и данных на основе стандартизации структур данных и интерфейсов доступа к ним Отказ от бумажных носителей информации Параллельный инжиниринг Непрерывное совершенствование бизнес-процессов
Принципы базовых управленческих технологий	Использование проектного подхода Управление ресурсами на основе специальных информационных систем Построение системы менеджмента качества Формирование интегрированной логистической поддержки
Принципы базовых технологий управления данными	Использование аппаратных и программных модулей для обеспечения совместимости всех видов программного обеспечения в различных функциональных областях Поэтапное создание информационной системы предприятия Гибкость системы с точки зрения возможностей включения в неё специфических модулей и инструментов, соответствующих запросам отдельных функциональных подразделений Согласованное построения интерфейсов для различных подсистем

При этом указывается на то, что информационные потоки должны осуществляться посредством использования информационно-компьютерных технологий, что обеспечивает более высокий уровень эффективности сбора, обработки, передачи и анализа необходимой информации. Для полноценной работы системы управления информационными потоками должны содержать несколько функциональных блоков:

• 1)    блок фискального учета, который должен включать подсистемы бухгалтерского и налогового учета, а также финансового анализа, предназначенные для регистрации учетной информации с определенной периодичностью и выдающие соответствующие отчеты, как для внешнего, так и для внутреннего пользования;

• 2)    блок оперативного учета, состоящий из подсистем производственного и складского учета, направленный на непосредственное регулирование финансовых и материальных потоков предприятия;

• 3)    блок управления потоком работ, который должен обеспечивать коммуникации и взаимодействие между отдельными структурными подразделениями предприятия в ходе реализации бизнес-процессов посредством таких инструментов электронный документооборот, корпоративная электронная почта, корпоративный Интернет-портал и т.п.;

• 4)    блок аналитической обработки данных и поддержки принятия решений, в котором должна происходить интеграция всех информационных потоков предприятия для представления единой информационной картины о функционировании компании с целью обеспечения принятия наиболее эффективных управленческих решений [7] .

Как видим, указанная последовательность блоков в системе управления информационными потоками не является случайной, так как они рассмотрены по иерархическому принципу от более простого к сложному. Для повышения эффективности своей работы компаниям следует постепенно формировать все указанные блоки.

Формирование системы управления информационными потоками предполагает несколько этапов, которые были выделены автором на основе работ С.П. Дуляк [4], С.В. Шманёва, Е.А. Домогатской [10] , И.Д. Жук, Е.В. Беляковой [5] , Е.Ю. Давыдовой [3] и отражены на рисунке 2.

Анализ информационных потоков с помощью различных методов (графического, метода статистической обработки информации, генетических алгоритмов, нейросетей, метода нечеткой логики и т.д.) Выявление проблем и «узких мест» в процессе информационного взаимодействия

Разработка технической спецификации системы управления информационными потоками

Обучение команды внедрения

	Создание структуры системы управления информационными потоками
создание функциональных моделей, обеспечивающих информационную поддержку предприятия		создание модели информационных потоков организации	создание моделей управления потоками работ
создание информационной системы управления		создание методики принятия решений	создание механизмов контроля и защиты информационной системы от несанкционированных вмешательств

Тестирование и подстройка системы

Опытная эксплуатация, корректировка

Рисунок 2 - Этапы формирования системы управления информационными потоками предприятия

Отметим, что даже после создания системы управления информационными потоками на предприятии работа над ней не заканчивается. В связи с высокой скоростью появления новых информационных технологий, усложнением и ростом объемов информационных потоков, система управления информационными потоками предприятия может нуждаться в оптимизации по следующим направлениям:

• -    сокращение затрат при использовании информационных систем;

• -    оптимизация бизнес-процессов;

• -    совершенствование структуры системы управления информационными потоками;

• -    оптимизация методологического аппарата работы в информацией;

• -    внедрение новых перспективных технологий;

• -    мотивация персонала, создание соответствующей организационной культуры, направленной на совершенствование процессов управления информационными потоками [3] .

Управление информационными потоками предприятия и создание единого информационного пространства важно проводить в связи с тем, что, исходя из практического опыта, это позволяет достигать следующих результатов:

• -    четкое распределение функций, задач и ответственности между структурными подразделениями предприятия и отдельными должностными лицами, что способствует повышению эффективности организации материальных и денежных потоков компании;

• -    создание оптимального соотношения между технологическими и человеческими звеньями в информационной системе, что сокращает время на передачу и обработку информации, а, соответственно, и временные и финансовые расходы на осуществление коммуникационного взаимодействия;

• -    возможность реализации принципов многозадачности, параллельного проектирования и управления бизнес-процессами предприятия;

• -    быстрое введение в курс дела новых сотрудников предприятия за счет предварительной регламентации процедур работы с информацией, создания соответствующих инструкций и положений;

• -    возможности интеграции информационных процессов в рамках кооперации предприятий;

• -    рост скорости и обоснованности принятия управленческих решений на основе структурированного фактологического материала созданных баз данных, отражающих все аспекты хозяйственноэкономической деятельности компании [9] .

Таким образом, формирование и дальнейшая оптимизация системы управления информационными потоками предприятия позволяет руководству совершенствовать не только осуществление отдельных бизнес-процессов, но и повышать качество управления, что создаёт возможности для использования резервов роста эффективности хозяйственной деятельности предприятия и может стать основой дополнительных конкурентных преимуществ компании.