Управление проектами в сфере культуры

В настоящее время проектная деятельность стала одним из востребованных направлений в работе учреждений культуры во всех российских регионах. Наряду с традиционной системой управления, включающей выполнение государственного задания, всё большее число учреждений культуры обращается к проектным технологиям. Разработка социокультурных проектов является эффективным инструментом привлечения дополнительного финансирования для инициатив учреждений культуры и некоммерческих организаций в сфере культуры. В Российской Федерации создан устойчивый механизм поддержки социально значимых проектов через систему грантов и субсидий. Стимулируют проектную деятельность в сфере культуры ежегодные конкурсы, проводимые федеральными грантооператорами. Некоммерческие организации могут подать заявки на финансирование своих проектов в Фонд президентских грантов или, например, в ООГО «Российский фонд культуры». Самый масштабный конкурсный отбор проектов в сфере культуры проводит Президентский фонд культурных инициатив. Благодаря грантовой поддержке в России реализуются как небольшие проекты в самых отдаленных населенных пунктах, так и масштабные инициативы всероссийского и международного уровня. Также способствует внедрению проектных технологий в сфере культуры национальный проект «Культура». Программный документ разработан и утвержден в соответствии с Указами Президента

Российской Федерации В. В. Путина от 7 мая 2018 года № 204 «О национальных целях и стратегических задачах развития Российской Федерации на период до 2024 года» и от 21 июля 2020 года № 474 «О национальных целях развития Российской Федерации на период до 2030 года». Нацпроект включает три федеральных проекта: «Культурная среда», «Творческие люди» и «Цифровая культура» [6].

Применение проектных технологий при осуществлении социально значимых инициатив в сфере культуры позволяет оптимизировать управленческие процессы, контролировать качество проводимых мероприятий и их результаты. Также важным показателем обращения к проектному управлению в сфере культуры является запрос на удовлетворение потребностей целевых групп.

Внедрение в практику работы учреждений культуры проектных технологий предоставляет множество возможностей для реализации социально значимых культурных инициатив, позволяет повысить уровень проводимых мероприятий и привлечь дополнительные или внебюджетные источники финансирования. В то же время остается актуальной проблема компетенций сотрудников учреждений культуры в сфере социокультурного проектирования и управления проектами, непонимания специфики проектной деятельности и её отличия от текущей работы. Всё это дает низкие показатели результативности участия в грантовых конкурсах. Тема управления проектами является достаточно разработанной в сфере экономики, строительства, промышленности и т. п., но существует нехватка информации по направлению социокультурного проектирования, здесь нет единых стандартов, поэтому во многом в теме управления проектами в сфере культуры требуются дополнительные пояснения и методические разработки.

Цель статьи — сформировать понятийный аппарат проектной деятельности в сфере культуры, определить базовые составляющие управления социально значимыми проектами в сфере культуры.

Умение четко разработать документацию социокультурного проекта увеличит шансы для привлечения дополнительного финансирования и позволит получить запланирован- ный социальный эффект. Конкуренция в сфере культуры актуализирует необходимость внедрения проектных методов управления к осуществлению различных инициатив.

В статье проектная деятельность в сфере культуры рассматривается как инструмент развития и расширения направлений работы культурных институций, способствующий привлечению дополнительного финансирования на реализацию социально значимых культурных инициатив и повышению качества и конкурентоспособности предоставляемых услуг.

Исследуя тему управления проектами, важно рассмотреть базовые термины: что такое «проект», чем отличается «проектная деятельность» и «проектирование», из чего состоит «жизненный цикл проекта».

В первую очередь обратимся к определению понятия «проект» и его основным характеристикам. Существуют разные подходы к определению данного термина. Рассмотрим, какое отражение нашло понятие «проект» в федеральных документах.

В Постановлении Правительства РФ от 31.10.2018 № 1288 (ред. от 28.06.2022) «Об организации проектной деятельности в Правительстве Российской Федерации» представлено следующее определение: «Проект — комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленных на получение уникальных результатов в условиях временных и ресурсных ограничений» [8].

В 2017 году был создан Фонд президентских грантов, который стал единым оператором грантов Президента Российской Федерации на развитие гражданского общества. Это важный институт развития российского некоммерческого сектора. Фондом проводится большая работа по обучению социальному проектированию представителей российских НКО.

Понятие «проект» для Фонда президентских грантов является базовым, и оно отражено во всех положениях о конкурсах организации. В утвержденном Положении о 1-м конкурсе 2023 года на предоставление грантов Президента Российской Федерации на развитие гражданского общества дается следующее определение, на которое должны опираться все заявители грантового конкурса: «Проект — комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленных на достижение конкретных общественно полезных результатов в рамках определенного срока и бюджета» [16].

Два представленных определения близки по смысловой нагрузке и содержат в себе важные характеристики проекта и проектной деятельности. Любой проект всегда направлен на достижение определенного результата, цели, представляет конкретную предметную область. Важным качеством проекта является ограничение во времени — есть сроки начала и завершения его реализации. Проектом в сфере культуры не может быть одно событие, новая форма деятельности или текущая работа. Проект — это комплекс взаимосвязанных составляющих, динамичная система, включающая разные мероприятия, нацеленные на единый результат. В проектной деятельности всегда есть ресурсные и финансовые ограничения. К проектам в сфере культуры можно отнести такие характеристики, как новизна, уникальность и неповторимость. Социальный проект, в том числе социокультурный проект, должен быть направлен на решение проблемы (удовлетворение потребности) конкретной целевой группы.

Рассмотрим важные для понимания темы управления проектами понятия, такие как «проектирование» и «проектная деятельность».

«Проектирование» является более узким термином. Это оформление описания проекта, оптимального для его осуществления при определенных условиях. Процесс проектирования представляет собой создание и разработку документа «проект», отражающего, каким должно быть желаемое изменение при реализации инициативы. Результатом проектирования будет создание проектной документации, в которой фиксируется состав работ, календарный график, исполнители, производственные шаги [10, с. 53].

«Проектная деятельность» — это процесс осуществления проектного замысла, заданного четким планом, описанным в проектной документации. В проектной деятельности выделяют четыре стадии: инициация, разработка, реализация и завершение [10, с. 55].

Управление проектом включает в себя выполнение взаимосвязанных действий по контролю всех этапов осуществления проект- ной инициативы. Это процесс доведения проекта до его завершения через организацию и управление командой, временем, издержками и имеющимися ресурсами.

Термин «управление проектом» рассматривается как методология организации, планирования, руководства, координации человеческих и материальных ресурсов на протяжении жизненного цикла проекта, направленная на эффективное достижение его целей через применение системы современных методов, техник и технологий управления для достижения определенных в проекте результатов по составу и объему работ, стоимости, времени и качеству [4, с. 21].

В настоящее время используется два подхода к управлению проектами: плановый (waterfall) и гибкий (agile). В зависимости от типов проектов возможно сочетание гибких и классических методологий.

Все представленные выше определения терминов соответствуют процессам управления проектов в сфере культуры. Этапы планирования и реализации проекта составляют его жизненный цикл. Это определенные фазы развития, через которые проходят проекты от начала до завершения, в том числе и проекты в сфере культуры.

Термин «жизненный цикл проекта» является общеупотребительным и может быть применим для методологии управления проектами в сфере культуры. Но не существует единой универсальной модели жизненного цикла проекта. Отличие фаз развития зависит от специфики проекта и системы организации работ.

Типовая модель жизненного цикла проекта включает четыре этапа (фазы):

• 1.    Разработка концепции проекта (пред-проектное исследование, выбор темы, типа проекта — инициирование проекта исходя из запросов и потребностей целевой группы).

• 2.    Планирование. На данном этапе разрабатывается проектная документация, формируются основные разделы и содержание проекта, бюджет, требуемые ресурсы, календарные планы, команда проекта, ключевые участники и партнеры.

• 3.    Реализация — осуществление самого проекта, контроль хода его работ.

• 4.    Завершение — окончание проекта, когда достигаются поставленные цели.

Работа по управлению проектами включает управление всеми его базовыми элементами и подразумевает несколько основных направлений (подсистем управления проектами):

• 1.    Управление содержанием.

• 2.    Управление продолжительностью (временем).

• 3.    Управление стоимостью.

• 4.    Управление качеством.

• 5.    Управление персоналом (человеческими ресурсами).

• 6.    Управление материально-техническим обеспечением (ресурсами).

• 7.    Управление коммуникациями.

• 8.    Управление рисками [4, с. 24—25].

Государственные учреждения культуры не работают полностью в проектном режиме, проектная деятельность сочетается с традиционным типом управления, она осуществляется для расширения культурного предложения и внедрения новых направлений работы. В большей степени проектной деятельностью занимаются некоммерческие организации в сфере культуры. Для управления социально значимыми культурными проектами можно использовать упрощенную модель управления, в которой возможно сокращение числа основных подсистем. Но и такая модель поможет эффективнее управлять проектами в сфере культуры. Также методики управления могут отличаться в зависимости от типа социокультурного проекта. В помощь проектным менеджерам разных сфер разработаны специализированные информационные системы, программные продукты, позволяющие отслеживать и контролировать ход и качество реализации различных этапов проекта.

Успех в работе с проектами в сфере культуры можно связать с умением правильно ставить цели, формировать планы, находить, привлекать и распределять ресурсы.

Обратимся к теме качественной разработки проекта в сфере культуры и базовых этапов, позволяющих сформировать проектную документацию — обоснование актуальности культурной инициативы и целеполагание.

Все социально значимые культурные проекты разной тематики (театр, продвижение чтения, народное творчество, кинематография, декоративно-прикладное искусство и

• т. д.) должны быть направлены на решение конкретной социальной проблемы или удовлетворение имеющейся потребности целевой группы. Поэтому начинаться работа над проектом должна с предпроектного исследования (анализа ситуации). Важно понять, почему существует необходимость осуществления данной инициативы. Например, большое количество идей является продуктом нереализованной потребности, когда существует запрос той или иной целевой аудитории на определенные культурные события. Для диагностики проблемы (имеющихся потребностей) можно применять различные методики — статистические, маркетинговые исследования, контент-анализ, SWOT-анализ и т. д. Данными материалами необходимо подтвердить социальную значимость проекта. Главная задача этапа — обосновать актуальность и востребованность инициативы, так как она должна быть интересна целевой группе. Выявление причин сложившейся ситуации сможет помочь в дальнейшем выстроить задачи и мероприятия проекта, а также определить его цель. В предпроектном анализе описывается, существует ли уже опыт решения имеющейся проблемы / потребности или данный проект впервые будет обращаться к теме. Часто организации в сфере культуры самыми первыми реагируют на актуальную повестку — юбилейные даты в истории, искусстве, запросы государственной культурной, социальной, молодежной политики и т. п. Для реализации социокультурного проекта на первом этапе необходимо дать характеристику целевой группе: для кого будут проводиться мероприятия, кто их потенциальные участники, какая это возрастная категория, чем они интересуются, чем занимаются. Описание целевой аудитории должно быть подробным.

Осознание цели реализации проекта — это первостепенная задача проектного управления и планирования, установление того, к какому желаемому состоянию должен прийти объект управления. Цель, как правило, характеризуется определенными элементами новизны, включает основную идею проекта и описывает деятельность по его реализации.

Самой эффективной методикой формулировки цели является Smart-анализ. В соответствии с ним цель должна быть:

• •    S pecific (конкретная) — однозначная, отражает определенный результат, который необходимо достичь.

• •    M easurable (измеримая) — в формулировке должны быть критерии, по которым можно понять, какое есть продвижение в решении задачи и что цель достигнута.

• •    A chievable (достижимая) — решение возможно, доступны необходимые ресурсы и знания для достижения цели и задач.

• •    R ealistic (реалистичная) / relevant (значимая) — проект обеспечен ресурсами (финансирование, персонал и т. д.).

• •    T ime-limited (time-bound) (ограниченная во времени) — существуют сроки для достижения цели и задач.

Цель, как правило, характеризует результаты, которые будут достигнуты. В управлении проектами цель разбивается на управляемые элементы деятельности — задачи, из которых будут составлены организационно связанные пакеты работ (каждую задачу решает свой комплекс мероприятий).

Функции управления проектами в сфере культуры включают следующие направления менеджмента:

• •    Анализ — определение проблемного поля, текущей ситуации, целевой аудитории, сильных и слабых сторон проекта.

• •    Целеполагание — формулировка идеи проекта, разработка его концепции, цели, задач, мероприятий, инициация проекта.

• •    Планирование — планирование предметной области инициативы, определение необходимых работ и их взаимосвязей, разработка необходимых мероприятий, календарное планирование, анализ имеющихся ресурсов и планирование привлечения необходимых ресурсов, планирование контрактов и поставок.

• •    Организация — формирование команды проекта, анализ окружения проекта и привлечения необходимых партнеров, организация и координация выполнения плана проекта, распределение работ, организация коммуникации внутри проектной команды, с целевой аудиторией и внешним окружением проекта, организация информационного сопровождения мероприятий проекта, заключение контрактов и договоров, размещение заказов на работы, поставки и т. п.

• •    Контроль — контроль хода выполнения работ, стоимости, предметной области, бюджета, выполнения контрактов, мониторинг достижения результатов, регулярное измерение параметров проекта, завершение проекта.

• •    Мотивация — организация системы мотивации и стимулирования всей команды проекта [10].

Управление проектами в сфере культуры является перспективным направлением работы как в государственных учреждениях культуры, так и в некоммерческих организациях. Разработка понятийного аппарата и методических рекомендаций в данной области будет способствовать развитию данного направления, привлечению дополнительных ресурсов для культурных инициатив, повышению качества и конкурентоспособности культурных предложений.

Статья будет полезна для специалистов государственных и негосударственных учреждений культуры при разработке социально значимых социокультурных проектов и участии в грантовых конкурсах, так как в данной работе сформирован понятийный аппарат социокультурного проектирования и базовые составляющие проектного управления в сфере культуры.