Управление профессиональной образовательной организацией средствами автоматизированной системы мониторинга: некоторые результаты инновационной работы

Информационные и коммуникационные технологии (ИКТ) во всем мире признаны ключевыми технологиями века. Постановлением правительства Челябинской области от 12 июля 2011 г. № 228-П утверждена областная целевая Программа развития профессионального образования в Челябинской области на 2011–2015 гг. [1]. В данном документе отмечается, что «…реализа-ция областных целевых программ “Информатизация системы образования Челябинской области на 2000–2005 гг.” и Программы реализации национального проекта “Образование” на 2006– 2008 гг. позволила сто процентов учреждений профессионального образования обеспечить современной компьютерной техникой». Основными задачами программы в области информатизации являются оснащение профессионального образования современным высокотехнологичным оборудованием и внедрение информационных технологий.

В настоящее время Министерство образования и науки России реализует новую Федеральную целевую программу развития образования (ФЦПРО) на 2011–2015 гг. [2], ставшую продолжением уже реализованных ранее про- ектов. Программа осуществляется в два этапа. Основной задачей второго этапа (2014– 2015 гг.) выступает формирование «…новой модели управления образованием в условиях широкомасштабного использования информационно-телекоммуникационных технологий». Современные ИКТ становятся одним из инструментов, оказывающих влияние на эффективность управления профессиональной образовательной организацией, так как «…за счет применения ИКТ будет обеспечено сокращение не менее чем на 20 процентов временных и административных затрат образовательных учреждений и органов управления образованием различного уровня при подготовке соответствующей отчетной информации о своей деятельности» [2].

Рассмотрим вопросы информатизации профессионального образования с другой стороны. В конце XX века человечество вступило в стадию развития, получившую название постиндустриальное с динамикой в информационное общество. В ноябре 2008 г. был подписан Указ Президента РФ «О Совете при Президенте Российской Федерации по развитию информационного общества в Российской Федерации» [3]. На первом его заседании Д. А. Медведев подчеркнул, что никакие прогресс и модернизация невозможны без информационных технологий: «…это касается и научно-технической сферы, и собственно вопросов управления, и даже вопросов укрепления демократии в стране». Говоря о развитии ИКТ в социальной сфере, Д. А. Медведев подчеркнул: «…очень важно научиться пользоваться всеми новыми технологиями. Это задача номер один не только для учащихся, но и для учителей — вся переподготовка должна быть ориентирована на использование современных технологий».

Повышение доступности и качества образования за счет внедрения ИКТ в систему образования и подготовки кадров было заявлено главной задачей в областной целевой программе «Развитие информационного общества и формирование электронного правительства в Челябинской области на 2011–2012 гг.», утвержденной Постановлением правительства Челябинской области № 191-П от 27 окт. 2010 г. [4]. В Постановлении правительства Челябинской области от 29 июня 2011 г. № 209-П «О плане мероприятий по развитию информационного общества и формированию электронного правительства в Челябинской области на 2011–2013 гг.» [5] одним из намеченных мероприятий указано внедрение информационных систем управления деятельностью учреждений среднего общего, начального и среднего профессионального образования.

Сегодня всеми осознается тот факт, что наличие полной, достоверной, своевременной информации является необходимым условием успешного функционирования ПОО. Рассмотрим несколько положений, указывающих на существование проблемы в области автоматизации управления ПОО СПО и подтверждающих ее актуальность.

Во-первых, чтобы успешно действовать на рынке образовательных услуг, учебные заведения среднего профессионального образования нуждаются в рациональном и эффективном управлении. Управленческий процесс непрерывно связан с информационным обменом между субъектом (руководителем учебного заведения) и объектами управления (административно-педагогический состав) с заданной периодичностью. Без наличия необходимой управленческой информации невозможно влиять на качество обучения, способствовать открытости образовательного пространства, принимать правильные и своевременные решения, определять направления и стратегии развития профессионального учебного заведения.

Во-вторых, современный уровень развития компьютерных, сетевых и интернет-техно-логий позволяет создать в учебных заведениях среднего профессионального образования автоматизированные системы для обработки информации, которые повысят эффективность управления образовательным процессом, позволят решать управленческие задачи быстро и действенно.

В-третьих, информатизация образования имеет несколько направлений: педагогическое, инструментальное, административно-организационное и пр. Применению ИКТ в управлении профессиональными образовательными организациями последние годы уделяется все больше внимания. При этом приходится констатировать, что основными причинами отсутствия автоматизированных систем управления в некоторых организациях среднего профессионального образования являются относительная немногочисленность программных продуктов, а также то, что качество и набор функций, выполняемых ими, не всегда удовлетворяют потребностям профессионального учебного заведения и адекватно поддерживают процесс управления. Сюда же можно отнести высокую стоимость программного обеспечения и невозможность профессиональных учебных заведений оплатить его приобретение.

Таким образом, увеличение потока нормативной, учебно-методической, технической и другой информации, поступающей в образовательные организации, ставит на повестку дня вопрос об автоматизации обработки этой информации. Решение проблемы автоматизации системы управления образовательными организациями и каждой образовательной организации в будущем обеспечит формирование единого информационно-образовательного пространства Российской Федерации.

В Озерском строительно-коммунальном техникуме (далее ОСКТ) разработана автоматизированная система мониторинга ( ASM ). Работу системы обеспечивают программные средства, созданные сотрудниками отдела «Информационные и развивающие технологии». Программа включает 11 модулей, реализованных в виде баз данных: обучающихся и сотрудников, производственного и теоретического обучения, методической и воспитательной работы, учета посещаемости, информирования, администрирования, статистики и архива. Каждый модуль имеет характерные функциональные возможности

Автоматизированная система мониторинга ( ASM)

Модули

Функции

Вход в систему

Контроль доступа в систему, разграничение прав пользователей

Базы данных обучающихся и сотрудников

Регистрация и хранение персональных данных в картотеке

Производственное обучение

Регистрация отчетов различных форм, вывод информации по запросу

Теоретическое обучение

Регистрация отчетов различных форм, оценок в журнале теоретического обучения, вывод информации по запросу, автоматизированная рассылка на электронную почту родителей оценок обучающихся

Методическая работа

Регистрация отчетов различных форм, вывод информации по запросу

Воспитательная работа

Регистрация отчетов различных форм, вывод информации по запросу

Пропуск в колледж, общежитие

Регистрация и идентификация   обучающихся,   вывод информации по запросу

Дополнительное образование

^ Регистрация информации о деятельности кружков, студий и т. д., вывод информации по запросу

Архив и статистика

Хранение сведений о выпускниках, вывод информации ^ по запросу, вывод информации в форме диаграмм

Информационный

Вывод на информационный видеостенд организационно-управленческой информации

Администрирование

Редактирование справочников, установка отчетных периодов, прав пользователей

Рис. 1. Модули и функции автоматизированной системы мониторинга (ASM)

в соответствии с поставленными администрацией ОСКТ техническими заданиями (рис. 1).

Эффективное управление учебным процессом является одной из важнейших управленческих задач в колледже, которая охватывает большое количество лиц, вовлеченных в этот процесс (студентов, преподавателей, учебновспомогательного и административно-управленческого персонала), и непосредственно влияет на успешность их профессиональной и учебной деятельности.

Обобщая вышесказанное, можно констатировать, что актуальность исследования опре- делена наличием следующих противоречий между:

• -    необходимостью постоянного информационного обеспечения управленческой деятельности и недостаточной своевременностью и оперативностью предоставления актуальной и полной информации субъекту управления (руководителю);

• -    стремительным развитием компьютерных информационных и телекоммуникационных технологий и недостаточным использованием их в процессе управления организациями среднего профессионального образования;

  – наличием на рынке прикладных программ, предназначенных для решения управленческих задач, и недостаточной их разработанностью, в полной мере удовлетворяющей потребностям средних профессиональных учебных заведений;

  – наличием средств ASM , разработанных в ОСКТ, и отсутствием объективной оценки их влияния на управление профессиональной образовательной организацией.

Стремление разрешить указанные противоречия обуславливает проблему : каково влияние средств ASM на управление профессиональной образовательной организацией?

Цель исследования — теоретически обосновать и экспериментальным путем оценить влияние средств ASM на управление профессиональной образовательной организацией.

Этапы реализации программы.

Организационно-подготовительный этап (ноябрь 2012 г. — январь 2013 г.).

• 1.    Определены участники инновационного проекта.

• 2.    Изучена нормативно-правовая база.

• 3.    Проведен комплекс мероприятий по техническому, информационному и программному обеспечению.

• 4.    Разработана программа поэтапного внедрения автоматизированной системы.

• 5.    В январе 2013 г. проведен педагогический совет по итогам первого этапа инновационной работы.

Экспериментально-практический этап (февраль 2013 г. — февраль 2015 г.).

Проектирование и проверка в реальных условиях образовательной деятельности.

• 1.    Проведены промежуточные диагностические мероприятия.

• 2.    Проведена статистическая обработка промежуточных результатов.

• 3.    Проведен педагогический совет 25.06.2013 г. Принято решение о переходе на электронный журнал учета успеваемости по теоретическому обучению.

• 4.    В июне 2013 г. опубликованы тезисы «Предоставление информации о текущей успеваемости обучающихся, ведение электронного дневника и электронного журнала успеваемости НПО и СПО» в электронном виде средствами ASM в Озерском строительно-коммунальном техникуме.

• 5.    После объединения образовательных организаций внесены изменения в программу этапа с целью сравнения двух информационных систем (1С:Колледж и ASM ) и выбора наиболее

• 6.    Представлены промежуточные результаты.

эффективной из них для применения в управлении колледжем.

Основное содержание и результаты реализации программы.

В настоящее время в ГБОУ СПО (ССУЗ) «Озерский технический колледж» (далее — ОзТК) внедрен комплекс средств автоматизированных систем, которые позволяют повысить эффективность работы образовательной организации.

Для стабильной и эффективной работы АС главной задачей является организация мощной единой ЛВС. В ОзТК организована единая ЛВС, позволяющая АС функционировать и взаимодействовать между собой. Организация такой ЛВС позволяет использовать АС на любом рабочем месте, что показывает мобильность данных систем. Также данное единое информационное пространство позволяет быстро и качественно производить обмен и между АС и представлять актуальные данные.

Комплекс АС состоит из систем:

• –    1C:Колледж;

• –    ASM (собственная АС, разработанная в рамках проведения экспериментальной работы; имеет подсистемы, отсутствующие в 1С:Колледж, и обеспечивает безопасный доступ к внешним информационным системам);

• –    система дистанционного обучения Moodle ;

  – автоматизированная система управления ASM в колледже («модуль системы контроля доступа»).

Только комплекс АС позволяет всецело охватить деятельность образовательной организации и повысить уровень ее эффективности. Для автоматизированной системы ASM создано 54 автоматизированных рабочих места, позволяющих обеспечивать ее функциональность.

ASM (собственная АС, разработанная в рамках деятельности инновационной площадки) обеспечивает работу 11 взаимосвязанных модулей:

• 1)    «Контроль доступа в систему»;

• 2)    «База данных»;

• 3)    «Производственное обучение»;

• 4)    «Теоретическое обучение»;

• 5)    «Методическая работа»;

• 6)    «Воспитательная работа»;

• 7)    «Контроль доступа в учебный комплекс»;

• 8)    «Дополнительное образование»;

• 9)    «Информационный»;

• 10)    «Архив и статистика»;

• 11)    «Администрирование».

ASM :

• 1)    обеспечивает и организует контроль доступа как в образовательную организацию в целом, так и по подразделениям (комплекс лабораторий по информационным и коммуникационным технологиям; комплекс лабораторий по автоматизации производственных процессов);

• 2)    позволяет сформировать 14 видов отчетов о посещаемости;

• 3)    повышает уровень безопасности образовательной организации;

• 4)    позволяет производить анализ качества посещаемости.

Обеспечение работы системы дистанционного обучения Moodle дало возможность повысить уровень качества подготовки по следующим направлениям:

• –    профориентационные курсы;

• –    курсы профессиональной подготовки;

• –    курсы по обучению и проверке знаний сотрудников колледжа;

• –    курсы самостоятельной работы;

• –    курсы молодежных проектов;

• –    курсы аудиторных занятий;

• –    аттестационные курсы.

Данная система продолжает развиваться в образовательной организации по приоритетным направлениям подготовки с целью повышения качества предоставляемых образовательных услуг.

Итоги на сегодняшний день.

Для оценки работы внедренных систем были проведены различные виды проверок функциональности комплекса АС.

Были отмечены повышение результативности управления образовательной организацией средствами ASM , модуля контроля доступа, 1С:Колледж и улучшение качества образовательной деятельности за счет внедрения системы дистанционного обучения Moodle .

Но сравнительный анализ двух подсистем — 1С:Колледж и ASM — показал следующее:

• 1)    необходимости в одновременном использовании двух информационных систем управления нет;

• 2)    дальнейшее развитие ASM экономически и логически нецелесообразно;

• 3)    дублирование систем увеличивает трудоемкость работ в два раза;

• 4)    ASM требует существенной доработки, а следовательно, значительных финансовых вложений.

На данном, контрольно-обобщающем этапе реализации программы инновационной деятельности перед руководством колледжа стоит задача принятия решения: использовать несколько дополняющих друг друга систем, одну из них или же объединить, совместить и адаптировать их в целях оптимизации управления образовательной организацией.