Вопросы модернизации системы бизнес-планирования в корпорации

Если о ERP-системах слышало большинство руководителей предприятий, то CPM-системы не являются столь распространённым понятием для российских компаний, в том числе литературы по данному вопросу значительно меньшее количество. Поэтому в данной работе будет рассмотрена актуальность данной системы для компании и вопросы ее внедрения и развития.

Проанализировав литературу за последние пять лет по данному вопросу, хотелось бы добавить и расширить принципы и определить ряд важных моментов по поводу внедрения данной программы основываясь на опыте реализации такого проекта. Собрав всю информацию в единую работу, ожидается, что получится донести важность CPM-систем для компаний, а также подчеркнуть те принципы и области, которые на практике действительно играют значительную роль при внедрении продукта.

Пока компания небольшая, бюджетирование ведется простыми методами, так как такие фирмы не могут позволить себе дорогостоящее программное обеспечение и потребность в нем не столь очевидна. Зачастую система бюджетирования модифицируется с ростом компании. Это происходит по нескольким причинам:

• 1.    Есть запрос со стороны менеджмента корпорации на более точные расчеты. Когда компания анализирует отклонения от бюджета, а также осуществляет соблюдение выполнения бюджета посредством KPI с привязкой к оплате труда ряда руководителей, возникает необходимость учесть все влияющие на результат факторы. В связи с этим изначально упрощенные формы становятся детальнее и сложнее.

• 2.    Расширение бизнеса (появление новых продуктов, регионов, усложнение организационной структуры, в т.ч. появление новых производственных или торговых точек). Это ведет к усложнению всей

• 3.    Повышение гибкости системы для возможности принятия управленческих решений. В процессе определения планов на будущий период часто возникает необходимость в полном пересчете финансового результата для тестирования той или иной перспективы. Поэтому система должна позволять легко проводить данную процедуру в связи с изменением курса/производимого продукта/цен и т.д.

• 4.    Установление связи между бюджетным процессом и оперативным планированием. На начальном этапе чаще всего бюджет составляется на год и далее не изменяется, оперативный план существует сам по себе и ведется каждым руководителем отдела изолированно. Чтобы повысить прозрачность принятия решения и всегда иметь полную информацию о текущих планах и реальной ситуации в корпорации, бюджетный план, оперативный план и факт должны находиться в одной системе.

структуры бюджета, повышению нагрузки на обслуживающую данный процесс программу, а также на персонал, задействованный в бюджетировании, кроме того, становится сложнее проводить процедуру консолидации данных;

Когда корпорация сталкивается с описанными выше проблемами, начинается анализ инструментов, которые смогли бы улучшить текущее ПО (зачастую это MS Excel), чтобы система бюджетирования отвечала всем запросам текущего состояния фирмы. На рынке существует большое количество программных продуктов, обеспечивающих бюджетный процесс, их можно классифицировать по видам и определить ключевое преимущество (табл. 1).

Стоит отметить, что на практике корпорации часто сочетают несколько программных продуктов, в том числе дополнительных программных инструментов, пытаясь достигнуть баланса для удовлетворения всех нужд фирмы.

На сегодняшний день большее распространение получают системы управления эффективности – Corporate performance management (так же встречается EPM – Enterprise performance management ) [6]. Это происходит, так как данные системы удовлетворяют трендам и запросам современных компаний. К ним относятся:

• 1)    драйверное планирование;

• 2)    простота и гибкость;

• 3)    визуализация;

• 4)    автоматизация;

• 5)    цифровизация (искусственный интеллект (AI), машинное обучение (ML);

• 6)    облачные технологии [3].

Являясь мощным инструментом аналитики и подспорьем в принятии управленческих решений менеджментом компании, в работу данной системы вовлечена большая часть сотрудников компании: сами руководители всех подразделений, персонал задействованные в планировании и упорядочивании учетных фактических данных. В связи с этим программа не остается статичной, она находится в постоянном совершенствовании для обеспечения потребностей пользователей. Поэтому стоит вопрос о методологическом подходе к развитию и внедрению системы.

Таблица 1

Обзор преимуществ

Вид	Сущность	Ключевое преимущество (специализация)	Представители
Система исходных данных/ЕRP	Корпоративные информационные системы для учета и управления ресурсами	Удобство учета факта Оперативное правление бизнес-операциями	1С:Бухгалтерия 1С:УПП SAP R/3 Salesforce
BI-системы	Сбор информации из разных источников, визуализация	Быстрый вывод и визуализация больших объемов данных с аналитикой	Power BI
СPM-системы	Стратегически ориентированная система, позволяющая полностью контролировать и оперативно управлять показателями компании	Отличается гибкостью настроек, интерактивными моделями ввода/вывода	IBM Cognos Anaplan Oracle Hyperion SAP BPC Бит.Финанс ФинПлан 1С:УХ
Электронные таблицы	Позволяет проводить вычисления с данными, представленными в виде двумерных массивов	Гибкость, простота для небольших объемов данных	MS Excel Google Таблицы

Источник: составлено автором на основании статьи Habr [1]

Внедрение и развитие CPM-системы затрагивает ряд областей знаний – это управленческий, бухгалтерский учет, формы отчетности, бизнес-планирование и бюджетирование, консолидированная отчетность, бизнес-аналитика и показатели эффективности, понимание производственных и торговых процессов компании, стратегический и организационный менеджмент. Администратор данной системы также должен обладать пониманием IT-инфраструктуры программы, OLAP-кубов и прочее.

При управлении CPM-системой важно следовать ряду принципов:

• 1.    Единство и целостность системы. Программа должна работать по одинаковым методам для разных юридических лиц, входящих в группу. Это необходимо для удобства сравнения данных между ними и согласованностью методов со стратегией компании. Поэтому запросы от пользователей, должны модерироваться одним человеком или группой лиц, которые имеют понимание о направлении развитии программы и компании в целом.

• 2.    Принцип непрерывности. Аналогичен принципу стандартов международной отчетности и необходим для возможности анализа данных за длительный период.

• 3.    Принцип программного управления. Под данным принципом подразумевается то, что развитие системы осуществляется путем реализации взаимосвязанных проектов, которые формируют программу развития в целом. Каждый проект в отдельности должен соответствовать целям компании, а его реализация должна укладываться в назначенные сроки.

• 4.    Принцип альтернативности. Та или иная инициатива может быть реализована разными способами и иметь разный эффект для системы в целом. Поэтому при принятии решении о реализации того или иного проекта необходимо учитывать все альтернативы и принимать наилучшую из них.

• 5.    Принцип соответствия бизнесу. Подразумевает согласованность вектора развития программы стратегии развития компании. Это играет большую роль при принятии решений о приоритетности реализации той или иной инициативы исходя из потребностей компании [2, с. 77–79].

Реализация внедрения программного обеспечения всегда достаточно рискованный шаг. Оценка количества провальных проектов варьируется от года к году и назвать ее точно проблематично, потому что процесс внедрения очень индивидуален. На рис. 1 представлена статистика по внедрению аналогичного по сложности продукта за период с 2017 по 2021 год.

Рис. 1. Статистика успешного внедрения ERP Источник: составлено автором на основании отчетов Panorama Consulting Solutions [8]

Несмотря на то, что в последние годы наблюдается положительная динамика, хотелось бы сделать акцент на ряде факторов, которые играют важную роль в успешности внедрения программного продукта.

Разработка стратегической документации относительно внедрения в значительной степени определяется успешность и сроки реализации проекта. К ним относятся план внедрения, цели, задачи, концепция и стратегия внедрения программы. Это те документы, на которые всегда надо полагаться при принятия каких-либо решений в рамках реализации проекта. Также составление данных документов поможет вовлечь высшее руководство в данный проект [4, с. 505].

Нельзя переоценить влияние подрядной организации , которая помогает осуществлять внедрение. Крайне важным является то, что данная компания должна иметь опыт внедрения и поддержки данного программного продукта, кроме того, важен опыт внедрения в той же отрасли, в которой работает ваша фирма. В противном случае существует большой риск того, что стандартные сроки внедрения можно умножать в несколько раз, потому что специалисты, которые должны осуществлять консультацию и поддержку, потратят огромное количество времени только на то, чтобы самим во всем разобраться.

Для эффективного внедрения масштабной системы должен быть проведен реинжиниринг бизнес-процессов в той или иной форме. Программа должна отвечать актуальным запросам фирмы, чтобы не получилось ситуации, когда было потрачено несколько месяцев на разработку того, что собираются упразднить [7, с. 118–119].

Управление ресурсами является важной часть внедрения. Это и распределение отведенных на проект денежных средств, для обеспечения бесперебойного функционирования предприятия. Кроме того, важным является и управление человеческими ресурсами. У сотрудников, задействованных в проекте, должна быть определена приоритетность задач и грамотно распределено время, отведенное на проект, чтобы не возникало конфликта с основной операционной работой.

Организационное сопротивление может значительно повлиять на имидж продукта, если над ним не работать. Важным является постоянный сбор обратной связи с пользователей, все пожелания к системе должны регистрироваться через систему запросов, чтобы каждый из них был проанализирован. Обучение не должно заканчиваться на этапе выпуска продукта в эксплуатацию, так как на данном этапе персонал еще не работал в системе и не сформировал вопросы к специалистам. По мере накопления запросов от пользователей необходимо проводить встречи для их обработки и снижения негатива.

Таким образом, можно заключить, что CPM-система при успешном ее внедрении станет важным конкурентным преимуществом компании в долгосрочной перспективе. Об этом можно судить по тому, что упорядоченные и агрегированные данные дают менеджменту корпорации возможность правильно интерпретировать текущее состояние компании. Кроме того, развитие современных технологий – автоматизации, цифровизации, определенно в скором времени станут нормой для успешных фирм, поэтому такие системы помогут войти в их число. Так как процесс внедрения достаточно длительный, сложный, то начинать изучать его тонкости необходимо уже сейчас.