Вопросы взаимодействия вуза и государственного архива в контексте проблемы использования архивных документов

Творческое сотрудничество вуза и государственного архива может осуществляться в различных формах. Во многих регионах накоплен большой положительный опыт такого сотрудничества: подготовка и проведение на базе архивов теоретических занятий, семинаров, студенческой практики, обзорных и тематических экскурсий и т. д. Не является в этом отношении исключением и Государственный архив Волгоградской области (ГАВО), где ежегодно проходят архивную практику студенты исторических и регионоведческих факультетов ВолГУ и ВГПУ, а также студенты богословского факультета Царицынского православного университета.

На качественно новый уровень вышло сотрудничество областного архива и ВолГУ после того, как в 1996 г. в университете было открыто отделение документоведения и документационного обеспечения управления и теоретические и практические занятия по дисциплине «Архивоведение» стали проводиться на базе ГАВО. Это позволило активизировать научно-исследовательскую работу архива за счет разработки учебных пособий. В 2001 г. было издано учебно-методическое пособие «Архивоведение», рассматривающие вопросы организации документов Архивного фонда Российской Федерации, экспертизы ценности документов, комплектования архивов, научно-справочного аппарата, использования архивных документов и организации работы архивных учреждений.

В 2002 г. для студентов, изучающих дисциплину «История и современная организация государственных учреждений России», было издано учебное пособие «Государственные учреждения Царицынской — Сталинградской губернии. 1918—1928 гг.», посвященное истории местного госаппарата: возникновению местных государственных учреждений, их задачам, функциям, структуре, направлениям, формам и методам деятельнос- ти, взаимоотношениям с высшими и центральными государственными учреждениями в период от образования до ликвидации Царицынской — Сталинградской губернии. Это учебное пособие одновременно является справочником по фондам ГАВО, относящимся к указанному периоду, что имеет практическое значение для архивистов.

Опыт проведения занятий по архивоведению, истории государственных учреждений и некоторым другим смежным дисциплинам позволил также выделить наиболее актуальные вопросы, касающиеся общей проблемы использования ретроспективной документной информации.

1. Проблема доступа к ретроспективной документной информаари.

Изучение этого вопроса на занятиях со студентами выявило, что будущие документоведы (как и архивисты) должны хорошо разбираться в современном законодательстве, в частности в конституционных нормах о правах граждан на частную собственность, неприкосновенность частной жизни, нормах Гражданского кодекса о регулировании отношений собственности, Федеральных Законах «Об авторском праве и смежных правах», «Об информации, информатизации и защите информации», так как на практике принцип свободного доступа к архивной информации вступает в противоречие с правом личности на сохранение тайны частной жизни.

Студенты должны уяснить необходимость максимальной свободы информации и открытости архивов и одновременно необходимость ограничений в использовании информации, которая может нанести вред государству, обществу и личности. Эти положения можно наглядно проиллюстрировать примером из практики работы архива по исполнению тематических и социально-правовых запросов.

Проблема доступа к архивной информации, как никакая другая, показывает,

что, во-первых, занятия со студентами должны быть максимально приближены к практическим ситуациям; во-вторых, изучение современного положения, связанного с несовершенством существующего законодательства, ориентирует будущего специалиста на решение новых, зачастую непредсказуемых задач, готовит к самостоятельной профессиональной деятельности.

• 2.    Проблема архивной эвристики.

• 3.    Информационные технологии в использовании ретроспективной документной информации.

• 4.    Информационный менеджмент.

• 5.    Организация и проведение совместных информационных мероприятий.

Неотъемлемой частью университетской подготовки должна быть выработка навыка ведения самостоятельной исследовательской работы в архиве, освоения логических приемов и методических правил исследования по архивным документам. В рамках курса по архивоведению студенты изучают тему: «Работа исследователя в читальном зале архива». Студенты знакомятся с историей архива, составом и содержанием фондов, методикой рационального поиска источников по выбранной для исследования теме, правилами работы в архиве. В данном случае специальная подготовка должна находиться в широком русле общегуманитарной культуры.

Вкус к исследовательской работе в архиве, привитый в студенческие годы, во многом определит роль и значение архива в последующей профессиональной деятельности специалиста. Эта проблема имеет очень важное значение для формирования адекватного образа архива в общественном сознании.

Информационные технологии — один из главных факторов, оказывающих влияние на современное архивное дело. Революция в информационных технологиях создала единую мировую информационную сеть между людьми, учреждениями и государствами. Не считаться с этой реальностью нельзя. Студенты имеют возможность по Интернету знакомиться с научно-справочным аппаратом многих библиотек, музеев, видеть на экране монитора электронные образы документов архивов мира, но они не могут аналогичным образом строить свою работу с документами волгоградских областных архивов.

Все мы знаем, условия финансирования таковы, что каждый архив информатизируется в силу своих возможностей. Но нельзя игнорировать вызов времени. Необходимы компьютеры в читальном зале архива, чтобы с их помощью исследователи могли на первых правах получит доступ к имеющимся базам данных. Затем нужно создавать электронные справочники и, наконец, электронный архив наиболее востребованных документов, что поможет решить в том числе и наболевшие проблемы обеспечения сохранности подлинников.

Перед государственными архивами в настоящее время встает задача выявления реальных информационных потребностей, определения оптимальной формы выдаваемых информационных продуктов, путей их распространения и сбыта, обеспечения оценки и обратной связи. На этом направлении, при желании обеих сторон — архивов и вузов, возможны совместные проекты по созданию информационной стратегии архива, технологии менеджмента знаний, информационному маркетингу.

В начале обучения архивоведению для студентов проводится обзорная экскурсия по архиву, которая дает представление об истории, структуре архива, составе и содержании фондов, научно-справочном аппарате к документам, условия доступа.

В процессе изучения темы «Обеспечение сохранности и государственный учет архивных документов» проводится тематическая экскурсия «Условия хранения документов в ГАВО».

Экскурсия дополняется выставками документов и печатных изданий. Подлинные архивные документы демонстрируются также при изучении конкретных вопросов курса.

Однако у этого направления деятельности имеются большие потенциальные возможности: организация совместных научных конференций, в том числе студенческих, дней открытых дверей, презентаций и др. Подобные информационные мероприятия с использованием документов архива способствуют популяризации работы архива, состава и содержания его фондов.

Сотрудничество вуза и архива не только необходимо, но и плодотворно, так как обе стороны извлекают из него обоюдную пользу. Так, студенты вуза:

• -    получают доступ к первоисточникам и тем, кто их хорошо знает;

• -    поэтапно осваивая мир архивных технологий, готовятся к профессиональной деятельности, овладевают умением ставить

и решать нестандартные профессиональные задачи на междисциплинарном уровне, в широком документоведческом аспекте;

• -    развивают интерес к истории отечества, региона, традициям народа, осваивают навыки научно-исследовательской работы в архиве.

В свою очередь, архивы:

• -    получают грамотного пользователя ретроспективной документной информацией;

• -    получают стимул к созданию и разработке новых направлений архивных исследований;

• -    повышают престиж архива, формируют положительный образ архива в общественном сознании.

XIV Международный конгресс архивов рекомендовал архивистам «поддерживать университеты в деле открытия начального курса архивоведения для студентов, изучающих право, менеджмент, социологию, обществоведение и историю»1.

В ВолГУ планируется открытие отделения архивоведения. Надеемся, что сотрудничество архива и университета будет продолжаться.