Жесткие и гибкие методики управления проектами как основа для формирования индивидуальных гибридных подходов в проектном менеджменте

Л юбой метод управления проектами основан на стандартизации бизнес-процессов. Это некая система навигации, которая обозначает шаги, этапы, направление, контрольные точки, ведущие к цели проекта. Однако каждый проект специфичен, и стандартизация процессов требует адаптации. Текущие задачи на предприятии решаются с помощью повторяющихся, регламентированных процессов. Проект представляет собой уникальное явление, где возникают новые процессы, отличающиеся от стандартных. Эти процессы требуют другой методологии менеджмента. Выбор методологии зависит от скорости, масштабности, цели, сферы деятельности, корпоративной культуры и многих других факторов. В свою очередь, методологии тоже развиваются и кастомизируются под потребности и цели проекта.

Несмотря на разнообразие, методологии управления проектами можно разделить на две парадигмы:

• 1)    жесткую, линейную;

• 2)    гибкую, вариативную.

В данной статье исследуется вопрос о том, как адаптируются гибкие методологии к линейным проектам, как выстраиваются бизнес-процессы с применением гибридных методик, раскрывается идея использования принципов гибкой методологи в линейном проекте.

Методология (теоретические основы) исследования

Обозначим дефиниции, которыми оперирует отрасль проектного менеджмента. Надо отметить, что единого понятийного аппарата не существует по причине значительных различий в подходах к классификации проектов и их уникальных характеристик.

Управление проектами – специфическая управленческая деятельность, локализованная во времени, имеющая уникальный определенный результат в качестве достижения цели.

В научной и учебной литературе сформировалась история определений. В российской практике само понятие «проект» трактуется в различных вариантах, отталкиваясь от международной классификации[2].

Design – это портфель проектно-сметной документации, который используется для реализации какого-либо процесса или объекта. Российский менеджмент в таком значении воспринимает структурированный проект с линейной архитектурой, например, строительство здания, проект разработки продукта и тому подобное.

Draft – это предложение для обсуждения, предварительное и неокончательное решение, предварительный эскиз, черновик, набросок в общих чертах. В этом смысле термин употребляется в деловой среде как проект приказа, проект положения и так далее.

Direction, start up, programme – это функционирующее направление, подразделение, команда определенного типа деятельности. Пример того, как в бизнесе используется данная коннотация, можно назвать «направление маркетинга и рекламы», программа поддержки малого бизнеса, стартап в области электронной коммерции.

Project – это управленческая деятельность, направленная на достижение поставленной цели, с заданным временем и ресурсами.

Кроме того, существуют разработанные международные стандарты управления проектами, которые создают основы для формирования методологии [1].

Европейский Международный Стандарт по Управлению Проектами ISO 21500:2012. В рамках этого стандарта проект состоит из определенных процессов и функциональных ролей по координации, контролю действий, направленных на достижение цели в заданный период времени.

Российский «ГОСТ Р 54869–2011 регламентирует проектный менеджмент, описывает требования к управлению проектом, определяет проект как «комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленный на создание уникального продукта или услуги в условиях временных и ресурсных ограничений» [1].

Американский стандарт управления проектами представлен в PMBoK (Project Management Body of Knowledge). Это классификатор процессов по управлению проектами, которые рассматриваются как предприятие, «направленное на создание уникального продукта, услуги или результата»[1] СтандартPMBoK постоянно обновляется и позволяет адаптировать процессы, исходя из профиля компании и масштаба проекта.

Британский стандарт управления проектами PRINCE2, одобренный правительством Великобритании, определяет принципы внесения изменений в предприятие, ограниченное во времени, целью которого является создание уникального продукта в соответствии с утвержденным бизнес-планом [10].

Существует ряд классификаций проектов (см.

Таблицу 1), параметры которых позволяют выбрать подходящий метод управления ими [7].

По сфере деятельности:

• 1.    Организационный – предполагает преобразование некой существующей системы, организацию мероприятий, событий.

• 2.    Технический – разработка нового технически сложного продукта, например, строительство здания, производство нового программного обеспечения (далее – ПО), внедрение производственной линии.

• 3.    Социальный – преобразование системы социальной значимости, возможно при участии государства, например, построение системы защиты социально незащищенных граждан, устранение последствий природных катаклизмов.

• 4.    Смешанный – проект, который затрагивает преобразование одновременно в нескольких отраслях деятельности, например, запуск продукта пищевого производства, где требуется разработка финансовой модели и техническая реализация установки оборудования.

• 5.    Экономический – разработка нового финансового продукта или системы, например, внедрение бюджетирования, системы мотивации труда, оптимизация системы налогообложения.

Классификация проектов

Таблица 1

Параметры классификации	Виды	Описание, комментарии
По структуре	Монопроект	Четко оформленная единая цель, определенный бюджет и тайминг, в одной сфере применения, одна проектная команда
	Мультипроект	Охватывает несколько сфер деятельности или областей применения, состоит из монопроектов
	Мегапроект	Масштабные программы, затрагивающие интересы большого числа людей, например, создание программы развития региона, туристического кластера и тому подобное
По виду	Инвестиционный	Построение системы, требующий значительных инвестиций для долгосрочной дальнейшей работы
	Инновационный	Создание принципиально нового продукта с использованием передовых технологий
	Научный	Формирование нового, научно обоснованного знания, проведение исследования, эксперимента и так далее
	Образовательный	Разработка нового учебного материала, образовательной программы
	Смешанный	Охватывает несколько сфер деятельности
По длительности	Краткосрочный	До 3 лет
	Среднесрочный	От 3 до 5 лет
	Долгосрочный	Более 5 лет

Источник: составлено автором на основе исследований Верзуха, Э., 2015.

В отношении управления проектами используются различные методики, выбор которой зависит от совокупности параметров проекта. Под понятием методика мы будем использовать такое определение: развернутые правила применения различных методов, то есть приемов осуществления какой-либо деятельности для решения определенной задачи и достижения цели [6]. Метод при этом – это техника выполнения определенных действий, ведущих к прогнозируемому результату.

В современном проектном менеджменте равноценно используются ряд методик. Условно разделим их на две категории: жесткие, гибкие и гибридные способы правления проектами.

Жесткие методики. Каскадная модель (Waterfall) управления проектами представляет собой наличие строго следующих друг за другом задач, когда выполнение предыдущей влечет за собой последующую [6]. Значительную долю работы занимает планирование этапов проекта. Ведь смещение одного из параметров приводит к изменению баланса всего комплекса мероприятий. Речь идет о треугольнике управления проектами, стороны которого представляют соотношение между сроками, бюджетом и содержанием. Внутри этого символического треугольника заключена категория качества. Если изменяется одна из характеристик проекта, то изменяются все стороны треугольника. Например, если сократился бюджет, то увеличивается сторона сроков или умень- шается сторона участников проекта. Другим символом жестких методик управления проектами является диаграмма Ганта, с помощью которой выстраивается событийная цепочка этапов и шагов в направлении к цели. Жесткая методика четко регламентирует минимальный критический путь – комплекс базовых задач и этапов, которые нельзя изменить и обойти.

Гибкие методики. Семейство методов Agile демонстрирует модель с другими ценностными характеристиками проекта. Треугольник управления проектами обозначен вершинами «Скорость – Ценность – Эффективность» [3]. Данная парадигма подчеркивает приоритет динамики процесса в ходе создания полезного и жизнеспособного продукта. Здесь важны не статичные сроки, а скорость изменений в конкурентной среде. Метод учитывает ценность нового продукта, его уникальность на фоне других, существующих аналогов. При этом содержание может изменяться в зависимости от факторов внешней среды. Третий постулат гибкой методики обосновывает выполнение задачи с максимально эффективным использованием ресурсов и минимальным уровнем риска. Минимальный критический путь здесь трактуется как «минимально жизнеспособный продукт», выполненный за максимально короткий срок [4].

Актуальность гибких методик высока для проектов, которые реализуются в условиях значительной степени неопределенности, изменчивости внешней среды, конкуренции на рынке.

Гибридные методики. Примером такого подходя является японская система гибридного управления проектами, описанная в методике P2M (Project and Program Management for Enterprise Innovation). Постулатами этой методики стали такие критерии, как «Сложность – Ценность – Сопротивление» [8]. Эта парадигма обозначает, что сложная задача не имеет однозначного решения. В ряде случаев она может не осознаваться как проблема. Поэтому реализация такой задачи имеет высокую ценность. Но чем сложнее задача, тем меньше людей ее понимают, и, следовательно, возрастает уровень сопротивления изменениям. Данный подход ориентирован на разработку инновационных проектов, требующих создания нового знания и опыта. Минимальный критический путь мы можем трактовать в рамках понимания гибридных методик управления проектами как гармонизацию интересов всех сторон при создании ценного продукта.

Результаты исследования

Ни один из подходов не потерял актуальности в настоящее время. При этом каждая методика нуждается в адаптации для конкретного проекта. Выбор и корректное использование методики требует проведения анализа параметров проекта. Обозначим преимущества и недостатки каждого из трех подходов применительно к видам проектов.

Параметры для проведения анализа проектов с точки зрения соответствия типам методик(см.Таблицу 2).

• 1.    Масштаб проекта. Жесткие методы управления проектами показали свою эффективность в структурированных, сложных технических проектах. Монопроекты, принадлежащие одной сфере деятельности, например, разработка ПО, отлично взаимодействуют с гибкими методиками управления, так как изначально такие подходы сформировались в IT-сфере. Мега проекты с разветвленной структурой проектной команды требует особой адаптации любого из методов [11].

• 2.    Цели проекта.Ясные, четкие цели,описанные в исчислимых показателях и других категориях измерения, коррелируют с жесткими методами управления. В таких проектах если цель корректируется, то эти изменения не имеют значительного влияния на финальный результат. Гибкие методики толерантны к изменению цели в ходе реализации проекта. В проектах, где цель не ясна или имеет нечеткие очертания, эффективно работают гибкие методы управления.

• 3.    Содержание проекта. В гибких проектах не всегда есть понимание у заказчика того, как прийти к намеченной цели. Заказчик видит проблему, знает, как должен выглядеть результат, но пути ее решения требуют компетенций специалистов узкого профиля. Содержание в жестких проектах запланировано до старта проекта, все этапы движения к цели находятся под контролем.

• 4.    Уровень координации и использования ресурсов, соблюдение сроков и бюджета. Эффективное управление жестким проектом подразумевает соответствие запланированных этапов срокам и бюджету. Отклонение от одного из ключевых показателей допустимо лишь в ограниченном масштабе. Гибкие методы управления координируют ресурсы автономно на каждом этапе, так как конечный результат может быть достигнут различными комбинациями распределения ресурсов.

• 5.    Влияние проекта на внешнюю среду. Жесткие методики управления проектами определяют рамки эффективности проекта в контуре самого продукта. Например, метрики достижения цели в строительстве автомагистрали связаны с количественными показателями такими, как километры полотна, затраченные денежные средства, оснащение техникой, сроки ввода в эксплуатацию. Критерии нематериального, социального свойства находятся на периферии внимания с точки зрения жесткой методики. Экологическая ситуация, качество жизни жителей местности, где прокладывается автомагистраль и прочие социальные факторы не относятся к ключевым параметрам эффективности проекта.

• 6.    Многовариантность решений, возможность исследований в ходе проекта. Чем более структурирован и технически сложен проект, тем меньше он имеет возможностей отклонения от запланированного содержания. Исследования производятся на этапе планирования проекта и не предполагают изменения парадигмы в ходе реализации. Такие проекты, как правило, имеют нескольких заказчиков и заинтересованных сторон. Гибкие проекты, напротив, не исключают различных вариантов решения задачи, так как целевые показатели могут изменяться в ходе работы.

• 7.    Степень вовлеченности команды в проект. В управлении жесткими проектами роли участников обусловлены зоной их ответственности. Соблюдение сроков, контрольных точек на каждом этапе, выполнение работ в рамках плана составляют базовую основу для успешной реализации проекта. Гибкие методы основаны на тесном взаимодействии с заказчиком. Короткие спринты, сдача промежуточного продукта, уточнение задач и перераспределение ресурсов являются нормой для технологических проектов.

Гибкие методы, напротив, придают большое значение экологичности продукта, его ценности для потребителя. Результат без учета интереса сторон всех участников не позволит эффективно завершить проект, который находится в социальной экосистеме.

Заключение

Жесткие и гибкие методы не конкурируют друг с другом и могут эффективно взаимодействовать в рамках одного проекта. Гибридные методики управления используют их преимущества в зависимости от параметров проекта. Принцип интеграции методик строится на декомпозиции проекта на небольшие задачи и промежуточные управляемые компоненты. Если в проекте присутствует несколько направлений задач, одно из которых связано с созданием уникального продукта, например, ПО, к нему применяется гибкая методика, другие ветви проекта, где требуется разработка стандартизированного процесса, например, поставка оборудования, обучение персонала, реализуются по принципам жесткой методики. Применение водопадных методик конструктивно в верхнеуровневой части планирования, составления дорожной карты. Жесткие методы эффективно выстраивают путь от требований заказчика к выпуску продукта, описывают и документируют этапы и процессы разработки. При этом гибкие методики целесообразно использовать в разрезе работы над отдельными компонентами продукта, которые разбиваются на короткие отрезки работ, спринты.

Эффект гибридной интеграции методик состоит в ускорении процесса разработки за счет включения принципов гибких методик и сохранении целостности взаимодействия за счет контролируемой верх-неуровневой структуры в рамках жесткой методики. Гибкие методы позволяют проводить разработку продукта быстрыми релизами, короткими итерациями, оперативной обратной связью с пользователем. Водопадные процессы обеспечивают устойчивость структуры взаимодействия между разными ветками проекта на этапе тестирования и ввода продукта в эксплуатацию.

Принцип гибридной методики состоит в четкой визуализации технологического процесса(Scrum, Agile) распределении ролей участников проекта и непрерывном групповом сотрудничестве между менеджерами гибких этапов и классических, водопадных процессов.

Совмещение гибких ижесткихметодик вкаждом проекте определяется индивидуально. Таким образом, в каждом случае интеграции двух подходов рождается новая методика управления проекта, которая соединяет в себе возможность корректировки стратегии в процессе реализации, увеличении интенсивности творческого элемента, снижения стоимости ошибки и при этом сохранении проекта в рамках первоначальных требований к бюджету, срокам и качеству.

Практикуя проектный менеджмент, следует учитывать свойства каждой из методик управления проектами и тип проекта. Подходы к управлению проектами представляют собой живую, развивающуюся систему, которая позволяет извлекать преимущества из классических и гибких методик при глубоком понимании структуры и масштаба проекта.

Таблица 2

Любая из методик управления проектами актуальна для определенного вида проектов

Параметры проектов	Жесткие методы	Гибкие методы
Отрасли и виды	Строительство, производство, девелопмент, социально-значимые объекты и программы, торговля (открытие нового магазина)	IT-отрасль, включая веб-сайт, интернет-магазин, автоматизация процессов, внедрение CRM, ERP-системы, финансовые организации, разработка нового продукта
Стандарты и методики	Waterfall (каскадный, или водопадный метод), PMBOK (Project Management Body of Knowledge), P2M (PMAJ), ICB (IPMA), ISO 21500, ГОСТ Р ИСО 21500-2014	Agile, Scrume, Kanban, PRINCE2, Lean, Six Sigma [5]

Продолжение Таблицы 2

Принцип работы	Последовательный: Инициация – Исследование – Постановка задачи и требований – Техническое задание – Проектирование – Реализация – Контроль – Тестирование – Внедрение – Техподдержка [9]	Одновременная реализация мини-проектов: Инициация – Обозначение проблемы – Постановка задачи – Проектирование – Разделение задачи на циклы и реализация одновременно нескольких продуктов (пользовательских историй): короткие сессии, демонстрация результата заказчику, доработки, тестирование гипотез, выдача продукта заказчику [12]
Преимущества	-    системный подход, логика процессов; -    глубокая проработка плана действий; -    однозначно понимаемые задачи, протоколируемые действия; -    прозрачная система контроля и отчетности; -    предсказуемость результатов на всех этапах; -    глубокая проработка процессов позволяет легко входить в проект новым участникам; -выполнение требований по срокам	-    толерантность к изменениям на любом этапе проекта; -    отклонения от курса в ходе проекта не влекут значительного увеличения сроков и бюджета; -    возможность изменения стратегии; -    тестирование на всех этапах создания продукта снижают риск ошибок в дальнейшей эксплуатации; -    оперативность, высокая скорость решения задач и выдачи готового продукта
Недостатки	-    каскадные модели не дают вносить изменения в ходе реализации проекта; -    жесткая модель не позволяет менять стратегию; -    изменение одного из параметров (сроки, бюджет) компенсируются за счет других этапов, что повышает риск ошибок	-    высокая степень вовлеченности заказчика в процессе разработки; -    ускоренный темп реализации не всегда учитывает уровень сложности архитектуры продукта, что приводит к ошибкам; -    низкий уровень планирования может не соответствовать масштабам проекта
Применение методик	Сложные, типовые проекты, где важно соблюдение сроков. Реализация проекта по четкому плану без отклонений	Инновационные, нестандартные проекты, аналогов которых не существует, где в приоритете – продукт. Реализация проекта проходит в условиях низкой предсказуемости и основана на внесении изменений в гипотезы
Источник: разработано и составлено автором