Актуальные проблемы автоматизации бюджетирования на предприятиях индустрии туризма

В современных условиях успешное управление без широкого использования информационных технологий невозможно. Бюджетирование предъявляет повышенные требования к своевременности, достоверности и полноте информации. Процесс бюджетирования — довольно трудоемкий процесс, поэтому на предприятиях индустрии туризма целесообразно использовать информационные системы.

Часто на практике при внедрении и использовании информационных систем в бюджетировании сталкиваются с проблемами, которые не были предусмотрены при ее разработке. И нередко эти проблемы значительно снижают эффект от автоматизации процесса бюджетирования. Понимание вопросов, которые могут возникнуть при автоматизации процесса бюджетирования, позволит внести необходимые корректировки и будет способствовать получению большего эффекта от применения системы бюджетирования.

Прежде чем внедрять процесс автоматизации на предприятиях индустрии туризма, необходимо проанализировать, на каком уровне находится сам процесс бюджетирования. Автоматизация бюджетирования будет бесполезной, если на предприятии нет полноценного бюджетирования (методология, управленческая технология). Поэтому перед выбором подходящей компьютерной программы стоит уделить внимание организации внутрифирменного финансового планирования. Необходимо проработать бюджетирование как управленческую технологию, провести тщательный анализ организационной структуры компании, методическое обеспечение бюджетирования, детально описать регламенты и организационные процедуры, распределение полномочий между структурными подразделениями и уровнями управления, разработать графики документооборота и алгоритмы расчета основных бюджетных показателей.

Затем данную технологию необходимо апробировать на практике конкретного предприятия, чтобы выявить в ней потенциально «узкие места» и проблемы, которые необходимо устранить до автоматизации бюджетирования, так как после автоматизации сделать это будет гораздо сложнее. Необходимо добиться такого понимания внутри организации, что внедряемый программный продукт — лишь орудие, облегчающее процесс бюджетирования, а не механизм бюджетирования. Только после четкого понимания того, какая система бюджетирования необходима, как она должна функционировать и что нужно для того, чтобы бюджетирование действительно функционировало, можно переходить к процессам автоматизации. При этом всегда нужно помнить, что без компьютеризации и автоматизации бюджетирование не может быть полным.

При автоматизации бюджетирования выделяют 3 основных этапа:

• 1)    выбор автоматизированной системы;

• 2)    внедрение «чудо-системы»;

• 3)    оценка результатов внедрения автоматизированного решения.

На каждом из этих этапов существуют свои проблемы, с которыми предприятие индустрии туризма обязательно столкнется.

В табл. 1 приведены проблемы, с которыми предприятие сталкивается на определенном этапе автоматизации бюджетирования.

Таблица 1

Выбор автоматизированной системы	Внедрение
«скрытая» функциональность	перекладывание ответственности
возможность адаптации	желание чего-то большего
открытость системы	неудачный выбор времени
требования безопасности
скрытая стоимость

Проблемы автоматизации бюджетирования на этапах выбора и внедрения автоматизированной системы

Рассмотрим подробнее проблемы внедрения и использования информационных технологий.

На первом этапе — при выборе автоматизированной системы — основной проблемой является «скрытая» функциональность . Выбор автоматизированной системы обусловлен многими факторами. Это, прежде всего, функциональность такой системы, а также ее стоимость и трудозатраты по ее внедрению. Однако объективно оценить преимущества той или иной системы очень сложно, потому что, несмотря на достаточно агрессивную маркетинговую компанию многих раздатчиков, информативность предлагаемых ими материалов невысока. Обычно акцент делается либо на невысокую стоимость, что характерно для отечественных разработчиков, либо на перечислении наименований компаний, где система уже внедрена. И в том и другом случаях, как правило, нет возможности получить информацию о том, какой функциональностью обладает система.

Рассмотрим вопрос о возможностях адаптации автоматизированной системы бюджетирования.

Сегодня практически каждое предприятие индустрии туризма, прошедшее через тяжелые кризисные годы, имеет собственную среднесрочную стратегию, многие даже долгосрочную. Внедрение новой автоматизированной системы означает не отказ от наработанных методов планирования, а прежде всего сокращение временных и людских затрат на выполнение рутинных операций. Поэтому автоматизированная система бюджетирования должна обладать возможностями ее 100-процентной настройки на принятую схему планирования, а не наоборот. Система должна позволять пользователю использовать заложенные в систему алгоритмы типовых расчетов, а также и самому определять собственные. Поэтому одним из главных свойств автоматизированной системы бюджетирования является эволюционность ее внедрения. Если поставщик, не произведя обследования существующей на предприятии схемы финансового планирования, предлагает реализовать новую бюджетную модель, это первый признак того, что в будущем можно столкнуться с проблемой развития такой системы.

Как правило, при выборе автоматизированной системы составляют таблица с параметрами существующих на рынке решений, а затем сопоставляют наличие тех или иных характеристик. Такие характеристики целесообразно разделить на функциональные и технические. Для тех, кто решил приобретать автоматизированную систему бюджетирования и находится в процессе нелегкого выбора между предлагаемой системой — «всемирным лидером», «практичной, недорогой и простой во внедрении» и «очень хорошей, но стоящей своих денег», необходимо уточнить характеристики автоматизированных систем, представленные в табл. 2.

Таблица 2

Характеристики	На что следует обратить внимание
1	2
Использование иерархически организованных измерений бюджета (статьи, финансовые инструменты, услуги, срочность ресурсов, сегменты рынка)	Имеется ли возможность представить измерения в табличной и древовидной форме, как предполагается актуализировать элементы измерений. Как внесение изменений в АБС будет отражаться на измерениях бюджета. Возможно ли установить связи между различными измерениями и исключить при планировании заранее нелогичные пересечения измерений.
Сценарное планирование и сценарный анализ	Возможность ведения в единой базе данных одновременно нескольких сценариев одного бюджета (оптимистический, кризисный); возможности использования для сценарного анализа внешних и внутренних ограничителей бюджета.
Контроль непротиворечивости на этапе ввода данных в систему	Проверка соответствия вводимых данных структуре и связям заданных измерений бюджета; проверка соответствия вводимых данных целевым показателям (лимитирование статей); проверка цикличности расчетов.
Корректность работы с временными рядами	Поддержка различного типа бюджетных статей (оборот, сальдо); работа со средними значениями (курсами, средними остатками, средними оборотами и др.); корректность округления значений при распределении по времени.

Использование математических, финансовых и других функций	Возможности проводить распределение/перераспределение данных; наличие логических условий и операторов для ввода формул; наличие функций обработки дат, а не только цифровых данных; наличие функций обработки массивов бюджетных данных, а не только одной бюджетной записи или строки.
Получение массива плановых данных одной операцией	Современные информационные технологии позволяют определять правила, по которым одной операцией (действием) можно сформировать массив плановых данных на основе заданной структуры одного из измерений. Это позволяет значительно сократить трудозатраты на ввод и расчет однотипных данных.
Возможности определения курсов валют, бюджетных предпосылок и целевых показателей	Возможность задания необходимого количества валют и обменных курсов; наличие в системе типизированных показателей (лимит, норматив и др.) и показателей, определяемых пользователем как целевые или справочные; возможность связывать или не связывать показатели с измерениями бюджета.
Поддержка и контроль регламента обмена бюджетными данными	Во многих системах, включая дорогостоящие зарубежные, отслеживание регламента и само понятие регламент взаимодействия отдается на откуп пользователя. Это означает, что данная система не имеет эффективных средств автоматизации, для того, чтобы облегчить и упорядочить процедуры согласования и утверждения бюджетных данных отдельных пользователей и бюджетов подразделений.
Формирование комплекта бюджетных отчетов	Наличие типовых бюджетных отчетов; возможности динамической группировки и детализации статей в отчетах; возможности представления отчетов в виде структурированных кросс-таблиц (измерения бюджета могут находиться как в строках, так и в столбцах); технология и скорость обновления данных в отчетах; достаточность графических средств; возможности интеграции с MS Office и специализированным программным обеспечением построения аналитических отчетов.
Средства контроля исполнения бюджета	Частота, с которой осуществляется контроль исполнения бюджета; математический аппарат для анализа отклонений.
Поддержка процессноориентированного бюджетирования	Наличие возможности заложить в модель бюджета последовательность алгоритмов распределения/перераспределения бюджетных данных по видам деятельности, группам продуктов и услуг.

Функциональные характеристики автоматизированной системы бюджетирования

В табл. 2 приведены основные функциональные характеристики, на которые следует ориентироваться при выборе автоматизированной системы.

Для успешной постановки бюджетирования компьютерная программа должна решать две взаимосвязанные задачи.

• 1.    Автоматизировать финансовое планирование и прогнозирование, предоставить возможность проведения так называемого сценарного анализа будущего финансового состояния предприятия или отдельных видов бизнеса, обеспечить получение ответов на вопросы типа «что, если…», т.е. что будет с тем или иным

• 2.    Осуществить сбор, обработку и консолидацию фактической (отчетной) информации.

финансовым показателем, если изменятся внешние или внутренние условия бизнеса (темпы инфляции, условия внешнего финансирования).

Важной характеристикой является открытость системы .

Необходимо определить степень «открытости» данной автоматизированной системы, т.е. возможность ее интеграции с имеющимися автоматизированными системами. Современная автоматизированная система должна не только поддерживать гибко настраиваемый импорт/экспорт фактических данных из учетных систем, но и обладать возможностями отслеживания лимитов по статьям нормативов и других ключевых показателей и выдавать соответствующие предупреждения.

Немаловажным при взаимодействии учетных автоматизированных систем и системы бюджетирования является технология обновления бюджетных справочников. Если предприятию необходима модель бюджета, которая позволяла бы проводить контроль отклонений и анализировать фактические данные, то необходимо убедиться, что данная система бюджетирования поддерживает синхронное (с учетными системами) обновление бюджетных справочников. Полноценное обновление предполагает хронологический учет всех изменений, таких как добавление, удаление, объединение, дробление, изменение наименований для статей, единиц организационной структуры и т.д.

Требования безопасности — еще одна проблема, требующая серьезного рассмотрения при выборе автоматизированной системы. Многие системы бюджетирования, разработанные на Западе, не адаптированы к российским условиям и возможности их доработки значительно ограничены из-за того, что российские поставщики программных продуктов не имеют возможности вносить изменений в такие системы на уровне программного кода.

Представленные на рынке системы значительно отличаются по техническим или технологическим характеристикам: от файл-серверных систем до систем с WEB-серверной архитектурой. Каждое предприятие индустрии туризма должно само определить необходимый баланс между функциональностью и новизной технического решения. Однако автоматизированная система должна отвечать наиболее общим техническим требованиям, предъявляемым к системам бюджетирования.

При выборе автоматизированной системы необходимо учитывать также проблему скрытой стоимости .

Следует помнить, что покупка лицензий — это еще только вершина айсберга. Совокупная стоимость складывается также из стоимости внедрения и технической поддержки системы. Перед покупкой лицензий полезно заранее знать, включает ли техническая поддержка консультации по реализованной модели бюджета или лишь обновление до новых версий и исправление ошибок в старых. В табл. 3 приведены стоимостные параметры, которые характерны как для отечественных, так и зарубежных систем.

Таблица 3

Характеристики	На что следует обратить внимание
1	2
Стоимость лицензий	В договоре необходимо уточнить спецификацию программного обеспечения (ПО), точно определить какие программные продукты будут поставлены разработчиком. Это позволит исключить ситуацию, когда необходимая функциональность единой системы бюджетирования, будет обеспечиваться множеством программных продуктов данного разработчика, каждый из которых обладает избыточной или недостаточной функциональностью. Для лицензий на ПО, поставляемое из-за рубежа, желательно знать актуальное таможенное законодательство, а также уточнить, кто несет затраты по уплате таможенных пошлин.
Стоимость дополнительного программного обеспечения	Зачастую базовая конфигурация без дополнительных модулей не отвечает всем функциональным и техническим требованиям. Лучше узнать об этом до покупки лицензий на ПО. В случае использования в качестве базы данных программного обеспечения сторонних разработчиков необходимо уточнить наличие лицензий на такое ПО и оценить его стоимость.
Стоимость услуг по внедрению	Услуги фирмы-поставщика, как правило, дешевле, чем услуги консультантов, например, из первой пятерки. Основной критерий выбора того, кто осуществляет внедрение — это уровень знаний консультантов сторонней организации по линии данного программного продукта, специалистов фирмы-поставщика по специфике управления финансами и, наконец, собственных специалистов. Можно минимизировать расходы на внедрение, если высокая квалификация собственных специалистов позволяет ограничиться обучением их навыкам работы с данной системой.

Техническая поддержка	Кто оказывает техническую поддержку — поставщик или разработчик ПО, в случае если речь идет о зарубежной системе (предпочтительна поддержка из России, как правило, она осуществляется более оперативно). Каким образом происходит обновление ПО, исправление ошибок: с сайта, по e-mail.
Срок поставки	Срок официальной поставки лицензий на зарубежное ПО может отличаться от заявленных нескольких дней.
Срок внедрения	Необходимо предусмотреть время на обучение сотрудников, непосредственно на внедрение и проверку функций и характеристик системы. Общий срок внедрения не должен превышать 6 месяцев.

Структура стоимости и срок внедрения автоматизированной системы бюджетирования

На втором этапе, предполагающем внедрение «чудо-системы», половина проблем внедрения возникают из-за неправильного выбора автоматизированной системы (см. 1-й этап). Оставшаяся половина обычно связана с организационной несогласованностью действий клиента и компании, осуществляющей внедрение. Вот лишь некоторые из подобных проблем.

• 1.    Взаимное перекладывание ответственности с заказчика на исполнителя и наоборот.

• 2.    Желание в течение периода внедрения реализовать больше, чем изначально планировалось.

• 3.    Неудачный выбор времени внедрения.

Очевидно, что предвидеть все возможные проблемы и формализовать все условия в договоре между сторонами невозможно. Но наиболее типичные конфликты сторон можно предотвратить, следуя заранее согласованной технологии внедрения.

Взаимное перекладывание ответственности сторонами обычно является следствием некачественно составленного договора на внедрение и приводит к затягиванию сроков, снижению энтузиазма и охлаждению отношений между клиентом и поставщиком системы.

Значительно облегчает процесс внедрения автоматизированной системы бюджетирования создание совместной рабочей группы с участием специалистов заказчика и исполнителя. В состав такой группы рекомендуется включить ведущих специалистов заказчика из подразделений, непосредственно занятых в процессе планирования и анализа бюджета.

Другой немаловажный фактор успеха — максимальное содействие исполнителю в обеспечении его информационными материалами. Заказчику стоит еще до начала внедрения ознакомить исполнителя с документацией, регламентирующий процесс бюджетирования, с тем, чтобы минимизировать время, необходимое исполнителю для обследования. Это позволит избежать ошибок и неточности в реализации автоматизированной модели бюджета.

Желание в течение периода внедрения реализовать больше, чем изначально планировалось, – другими словами, охватить необъятное, как правило, приводит к печальному результату, а вернее к его отсутствию. Так же, как и перекладывание ответственности за отрицательный результат, непреодолимое стремление улучшить бюджетную модель наблюдает- ся с обеих сторон. Заказчик стремится за оговоренную сумму выжать из исполнителя максимум возможного, а исполнитель порой идет на поводу, не желая портить сложившихся партнерских отношений.

Однако следует помнить, что при внедрении автоматизированной системы бюджетирования важен не процесс, а результат. Известное правило 80/20 (80% трудозатрат позволяет получить лишь 20% результата) лучше применять с точностью до наоборот. Помогает не отрываться от действительности следование детально обозначенному календарному плану. Такой план целесообразно включить в качестве приложения к договору между сторонами, определив ответственных, продолжительность и результат каждого этапа работ. По итогам проведения предварительного обследования системы планирования, используемой до автоматизации, следует детализировать календарный план и утвердить его перед началом внедрения на самом высоком уровне.

Неудачный выбор времени внедрения — еще одна проблема, возникающая на рассматриваемом этапе.

Несмотря на то, что актуальным вопрос приобретения автоматизированной системы становится именно в период составления ежегодного бюджета, это наиболее неудачный момент начала внедрения. Период составления бюджета «ручным» способом можно использовать для проведения обследования при условии, что специалисты, задействованные в бюджетном процессе, входят в рабочую группу и не менее трети рабочего времени посвящают обследованию.

Создание макета бюджета на основе данных уже прошедшего периода также нельзя назвать удачным, так как ценность такой автоматизированной модели для практического применения не высока. Также неподходящим является время незадолго до начала составления бюджета, так как дополнительные трудозатраты на освоение нового программного обеспечения во время составления бюджета могут привести к естественному отторжению новой автоматизированной системы и отрицательным результатам.

Наиболее подходящим можно считать период сразу после утверждения бюджета, составленного «ручным» способом.

Рассмотрим проблемы, возникающие на третьем этапе автоматизации бюджетирования, при оценке ре- зультатов внедрения автоматизированного решения.

Внедрение можно считать удачным в следующих случаях.

• 1.    Соблюдены запланированные сроки внедрения.

• 2.    Система отвечает требованиям предприятия.

• 3.    Выявлены существенные ошибки в бюджете, сформированном ранее без использования автоматизированных средств.

• 4.    Подготовлен необходимый комплект документации, позволяющей осуществлять дальнейшую эксплуатацию системы с минимальной зависимостью от конкретных исполнителей.

Независимо от того, кто осуществляет внедрение автоматизированной системы —специалисты, разработчики ПО или консультанты — в конечном итоге желательно наличие следующих документов:

• 1)    руководство для администратора и пользователя по программному обеспечению;

• 2)    задание на внедрение автоматизированной системы;

• 3)    программа и методика испытаний;

• 4)    технологическая инструкция.

Практика показывает, что включение в перечень документации описания технологического процесса или подробной технологической инструкции более чем желательно. В процессе реализации часть пунктов рабочего задания теряет свою актуальность, в то время как другая часть требует дополнительной детализации и описания технологии работы. Кроме того, наличие технологической инструкции позволяет намного сократить период обучения навыкам работы с ПО и созданной автоматизированной моделью бюджета при смене сотрудников, занятых в бюджетном процессе.

Оценить эффективность внедрения автоматизированной системы позволяет создание модели бюджета на основе тех же данных, которые использовались для создания бюджета традиционными методами (до внедрения). Преимущества автоматизированной системы по сравнению с составлением бюджета «ручным» способом становятся более очевидными, если внедрение было успешно осуществлено незадолго после утверждения «старого» бюджета. Выявление в результате сравнения двух бюджетов точных соответствий данных, а также расхождений в пользу использования автоматизированной системы повышают доверие к бюджетным данным, полученных автоматизированным способом и делают переход к автоматизированной модели бюджета безболезненным для специалистов всех управленческих уровней.

Подводя итог всему вышесказанному, можно сделать следующие выводы.

При внедрении автоматизации бюджетирования предприятие индустрии туризма сталкивается с рядом проблем. Причины возникновения большинства из описанных выше проблем мы видим в том, что при автоматизации бюджетирования не используется системный подход, а руководство не осведомлено о различных подводных камнях. Поэтому с целью недопущения возникновения аналогичных проблем при разработке и внедрении данного инструмента на конкретном объекте необходимо учитывать все эти факторы и принимать действенные меры по их устранению.