Анализ информационного менеджмента образовательной системы

Информационный менеджмент – это специальная область менеджмента, выделившаяся как самостоятельное направление в конце 70-х гг. xx века. Сфера информационного менеджмента – совокупность всех необходимых для управления решений на всех этапах жизненного цикла предприятия, включающая все действия и операции, связанные как с информацией во всех ее формах и состояниях, так и с предприятием в целом. При этом должны решаться задачи определения ценности и эффективности использования не только собственно информации (данных и знаний), так чтобы каждый менеджер получал только релевантную информацию, но и других ресурсов предприятия, в той или иной мере входящих в контакт с информацией: технологических, кадровых, финансовых и т. д.

К задачам информационного менеджмента относятся: формирование технологической    среды информационной    системы; развитие информационной системы и обеспечение её обслуживания; планирование в среде информационной системы; формирование организационной структуры в области информатизации; использование и эксплуатация информационных систем; формирование инновационной политики и осуществление инновационных программ; управление персоналом в сфере информатизации; управление капиталовложениями в сфере информатизации; формирование и обеспечение комплексной защищенности информационных ресурсов.

В структуре информационного менеджмента систем вуза можно выделить ряд подсистем как автономных, так и интегрированных в общую автоматизированную систему управления вузом. В этом ряду имеются следующие подсистемы: подсистема типа "электронный деканат"; подсистема диспетчерского управления учебным процессом, включая функции разработки расписаний учебных занятий; подсистема управления методическим обеспечением и базой учебных материалов (репозиторием), предназначенная для сопровождения учебно-методической документации и электронных учебных материалов; подсистема управления научноисследовательским сектором (отделом или вузовским НИИ); подсистема делопроизводства, поддерживающая работу канцелярии, архива, экспедиции и т.п.; подсистема "Кадры"; бухгалтерская и планово-экономическая подсистемы; библиотечная информационная система, служащая для учета библиотечных фондов, поиска пользователями литературных источников, оформления и удовлетворения запросов; подсистема управления дистанционным обучением, входящая в программное обеспечение образовательных порталов; подсистема поддержки инженерных служб вуза и ряд других, наличие которых определяется спецификой вуза.

Электронный деканат владеет и управляет всей информацией для организации процесса обучения, в которую входит: управление доступом обучаемых, преподавателей к системе (назначение имени пользователя и пароля); управление оценками (подтверждение или неподтверждение результатов аттестации, печать аттестационных ведомостей для деканатов, рассмотрение апелляций); управление учебными планами (формирование, внесение изменение типовых учебных планов по различным специальностям, по которым обучаемые выбирая элективные дисциплины, будут формировать индивидуальные учебные планы).

Эта система является связующим звеном, обеспечивающим многоуровневую систему сбора и учёта информации обо всех студентах вуза, создание единого информационного пространства (единая и доступная база данных по университету), обеспечивающего эффективный обмен информацией между всеми подразделениями вуза.

Информационная система «Электронный деканат» объединяет деканаты с другими подразделениями и службами вуза, участвующими в учебном процессе (кафедры, административные, учебные и научные структуры). Система предназначена как для сотрудников деканатов, так и для сотрудников служб университета, осуществляющих взаимодействие с деканатами. Часть информации - состав студенческих групп, успеваемость каждого студента, графики учебных планов - доступна учащимся и их родителям.

Основой большинства названных автоматизированных подсистем информационного менеджмента являются системы управления базами данных (СУБД) или хранилищами данных и системы управления документами и документооборотом. На современном рынке программных продуктов имеется большое число таких систем. Для их правильного выбора нужно уметь сопоставлять характеристики этих систем с масштабами и спецификой задач, выполняемых подразделениями вуза.

Информационное наполнение баз и хранилищ данных определяется особенностями вуза. Поэтому разработка информационных моделей приложений, отражающих разные аспекты деятельности вуза, и сбор соответствующих данных должны выполняться работниками данного вуза.

Регулярная актуализация информации в базе данных «Деканат» обеспечивает возможность выполнения верного расчета учебной нагрузки по данным на начало учебного года, ее корректировки при значительных изменениях реального контингента, и, следовательно, своевременное и плановое осуществление учебного процесса. Данные об абитуриентах, представляются также в портале в виде динамических диаграмм, и обеспечивают заинтересованным должностным лицам университета возможность осуществления оперативного контроля хода выполнения плана приема студентов в представительствах.

Примером модели информационного менеджмента образовательной системы является разработанная в университете и успешно эксплуатируемая система электронного документооборота планирования и управления учебным процессом, ядром которой является пакет программ «Plany»[1]. Она содержит электронные макеты соответствующей нормативной документации и обладает широкими возможностями автоматизации всех сопутствующих их подготовке процессов. Известно, что основополагающими документами при организации учебного процесса являются рабочие учебные планы (РУП), разработанные в полном соответствии с требованиями государственного образовательного стандарта (ГОС). В соответствии с уровнями образования в пакете имеется четыре электронных макета РУП для: специалистов очной и очно-заочной форм обучения (Mainpls); бакалавров и магистров (Mainplm); специалистов заочной формы обучения (Mainplz); аспирантов (Mainpla).

Соответствующие макеты используются разработчиками РУП, учебнометодическим управлением университета (для проверки содержания РУП) и остальными пользователями как справочная система. На уровне кафедр используются: план работы кафедры (DepNagr); индивидуальный план преподавателя (Prototip); рабочая программа дисциплины (RPD).

С пакетом «Plany» тесно взаимодействуют другие информационные системы вуза: "Электронная библиотека " (база данных учебных и методических материалов, ; «Абитуриент» (ввод и хранение данных об абитуриентах), «Деканат» (учет данных о студентах); «Электронные ведомости» (учет, хранение и анализ результатов контрольных мероприятий); «Visual Testing Studio» (проведение контрольных мероприятий в корпоративной сети и Интернет); «Карточки заочников» (учет и хранение данных о выполнении графика учебного процесса); «Информационная система» (WEB-информация для участников учебного процесса и всех заинтересованных лиц, ; специализированный портал СДО , важной особенностью которого является глубокая интеграция с упомянутыми информационными системами университета.

В настоящее время актуальным направлением   развития информационного менеджмента образовательной системы является создание наиболее передовой единицы образовательного учреждения эпохи информационного общества виртуальной кафедры. Виртуальная кафедра есть разновидность сетевой, компьютерно-интегрированной организации, состоящей из неоднородных, свободно взаимодействующих агентов (людей и виртуальных агентов), находящихся в различных местах. Она представляет собой сложное переплетение реальных и виртуальных структур, приводящее к синергетическим эффектам, которые способствуют возникновению новых функциональных возможностей. Виртуальная кафедра может рассматриваться как своего рода метакафедра, объединяющая цели, традиции, ресурсы (например, педагогические и технологические) и опыт нескольких кафедр (и даже вузов) в интересах подготовки специалистов мирового уровня, а в конечном счете, чтобы обеспечить выживание и конкурентоспособность партнеров на рынке образовательных услуг. Создание виртуальных кафедр на сегодняшний день является одной из перспективных клиентоцентрических стратегий в сфере высшего образования, позволяющая существенно улучшить организационную гибкость, адаптивность и реактивность.