Автоматизация документооборота в деятельности департамента опеки и попечительства окружной администрации города Якутска

В рамках усовершенствования системы социальной защиты населения, особое внимание уделяется разработке и оптимизации информационно-коммуникативной инфраструктуры. В контексте управления органами опеки и попечительства, автоматизация документооборота является ключевым фактором для повышения оперативности и качества предоставления социальных услуг. Эффективная интеграция информационных ресурсов через создание специализированных хранилищ и баз данных является приоритетным направлением в реализации межведомственной информационной системы [3].

Современная практика управления в социальной сфере сталкивается с проблемой несоответствия сбора и обработки информации, особенно статистических данных, текущим управленческим задачам. Несогласованность форматов и метрик в различных отраслях и подразделениях осложняет анализ и принятие решений.

Реализация межотраслевой информационной системы способствует повышению оперативности и эффективности управленческих решений, обеспечивает устой- чивость развития социальной защиты и информационную безопасность. Необходимость создания единой модели информационного пространства социальной сферы становится очевидной. Такая система позволит реализовать интеграцию информационных ресурсов, обеспечивая своевременный доступ к аналитическим и сводным данным о состоянии социальной защиты и эффективности городских социальных программ.

В современной Российской Федерации интеграция информационных технологий в структуру работы учреждений социальной защиты представляет собой важный и неотъемлемый элемент повышения их функциональности [4]. Обусловленная социальными и экономическими требованиями, эта тенденция отражает переход от инновационного этапа к стадии активного внедрения ИТ-решений. Тем не менее, исследования показывают, что реализация данных технологий не полностью соответствует существующим потенциалам, что ограничивает эффективность их эксплуатации. Анализируя межсекторальные ресурсы, следует отметить, что в социальных учреждениях присутствует оборудование и софт, а также финансовые вложения; однако отсутствие стратегически обоснованной концепции применения ИТ обусловливает недостаточное развитие данной области.

Примером информационного обеспечения является практика Департамента опеки и попечительства Окружной администрации города Якутска. Эта организация внедряет информационную систему, целью которой является мониторинг ключевых показателей и процессов, определяющих функционирование учреждения. Применение системы направлено на предоставление актуальных данных для принятия управленческих решений. Состав информационной системы включает в себя различные подразделения, которые осуществляют создание, хранение, обмен и переработку информации, необходимой для деятельности Департамента. Сетевая инфраструктура организации состоит из локальных вычислительных сетей, соединяющих различные территориальные отделения, а также взаимодействует с системами других министерств, как, например, с Министерством финансов Республики Саха (Якутия) для координации бюджетно-финансовых процессов.

Министерство занимается внедрением и поддержкой корпоративных технологических платформ, охватывающих системы для автоматизированного документооборота, обмена текстовыми данными, предоставления дистанционной поддержки, а также специализированных программных решений, предназначенных для регистрации лиц, имеющих право на получение разовых денежных средств и субсидирования их затрат на услуги ЖКХ. Кроме того, создаются интерактивные площадки для диалога и решения вопросов, относящихся к вышеупомянутым системам и их техническому оснащению.

Внедрение региональной корпоративной системы передачи данных способствовало повышению уровня информационного взаимодействия между Министерством и его подведомственными структурами, улучшению оперативности и точности предоставления социальных услуг. В результате сократилось время на обработку заявлений и жалоб льготников с 7-10 дней до 1-2 дней, что демонстрирует значительное улучшение эффективности процессов внутри системы социальной защиты.

Министерство труда и социального развития Республики Саха (Якутия) активно внедряет информационные системы, которые способствуют автоматизации сбора и обработки данных о лицах, имеющих право на социальную поддержку, обеспечивая тем самым эффективное управление и использование централизованного реестра нуждающихся в помощи. Одновременно, в рамках административной реформы, осуществляются действия, направленные на улучшение качества и доступности государственных социальных услуг для населения Якутии, а также на сокращение бюрократических барьеров при их получении.

Внедрение информационных систем позволяет Министерству:

• -    эффективно выполнять перечисления социальных пособий лицам, имеющим на это право согласно законодательству на федеральном и региональном уровнях;

• -    осуществлять регистрацию и выдачу материальной помощи получателям социальных услуг [2];

• -    осуществлять надзор за соблюдением законности в распределении государственной поддержки и сокращать расходы на социальное обеспечение граждан.

Несмотря на активное использование и внедрение автоматизированных систем учета и формирования отчетности в отделах Министерства, процесс автоматизации функций организации в целом все еще находится в стадии разработки и оптимизации.

Стратегическая инициатива государственной политики в сфере цифровизации структур опеки и попечительства включает в себя три основных направления.

Первоначально, необходимо разработать всесторонне продуманную концептуальную схему «Автоматизации инфраструктуры организаций социальной защиты», способную обеспечить эффективную кооперацию между различными информа- ционными системами и приложениями. Это даст возможность организациям социальной сферы достигать стратегической цели интеграции сервисов. Реализация данной концепции требует совместных усилий представителей социального сектора и IT-индустрии в разработке технических спецификаций, облегчающих интеграцию и оптимизацию определенных бизнес-процессов [1].

Второе направление подразумевает раз- витие и внедрение интерактивных порталов для учреждений социальной защиты. Эти порталы должны превысить функциональность базовых информационных вебсайтов, трансформируясь в комплексные сетевые платформы, схожие с Government Service Network США. Такие порталы представят собой интегрированные системы, способные предоставлять гражданам доступ к удобным, персонализированным услугам и информации в едином пространстве, а также расширят возможности дистанционного обучения.

Третье направление базируется на концепции «Software as a Service» (SaaS), предложенной корпорацией Microsoft, и предполагает радикальное изменение взаимодействия между органами социальной защиты и гражданами через внедрение современных информационных технологий, обеспечивающих доступность услуг в любое время и с любого устройства, подключенного к Интернету. Это также включает в себя централизацию ресурсов и прило- жений, что позволит сотрудникам социального сектора работать в едином информационном пространстве с высокой степенью взаимодействия, способствуя повышению эффективности их работы [5].

Таким образом, на основе вышеизложенного, целесообразно сделать следующие выводы:

• 1.    Автоматизация документооборота в органах опеки и попечительства имеет решающее значение для повышения опера-

• тивности и качества предоставляемых социальных услуг.

• 2.    Стратегическая интеграция информационных ресурсов является ключевой для создания эффективной межведомственной информационной системы и оптимизации процесса управления в социальной сфере.

• 3.    Существует необходимость в разработке и реализации стратегически обоснованной концепции применения информационных технологий для полного раскрытия их потенциала и повышения эффективности работы социальных учреждений.

• 4.    Процесс автоматизации в органах опеки и попечительства все еще находится в стадии разработки и требует дальнейше-

• го усовершенствования и оптимизации.

• 5.    Внедрение автоматизированных систем учета и формирования отчетности является важным шагом в контроле законности предоставления государственной поддержки и оптимизации финансовых затрат на социальную защиту населения.