Автоматизация инвентаризации в организациях с низкой цифровой зрелостью: возможности поэтапного внедрения

Цифровая трансформация национальной экономики определяет на сегодняшний день конкурентоспособность и национальную безопасность страны. Внедрение и реализация современных информационнокоммуникационных технологий, обеспечивающих работу многоуровневых информационных систем, предусматривает кардинальное повышение эффективности бизнеса и предприятий. Сегодня для предприятий и компаний для повышения жизнестойкости и развития на рынках с растущим уровнем конкуренции и более коротким жизненным циклом продуктов, несомненно, важны инновации. Внедрение цифровых технологий в учет и контроль имущества становится неотъемлемым элементом современной системы управления. Однако далеко не все российские организации готовы к полноценной цифровой трансформации: по данным Минцифры, более 60% предприятий малого и среднего бизнеса относятся к категории с «низкой цифровой зрелостью»1. Это выражается в отсутствии информационных систем, использовании бумажных документов, ручном вводе данных и недостаточной подготовке персонала.

В то же время, вступление в силу новых стандартов бухгалтерского учета (в частности, ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация») обязывает организации обеспечить прозрачность и достоверность учетной информации, что невозможно без автоматизации процессов. Наибольшие трудности возникают при проведении инвентаризации — ресурсоемкой процедуры, требующей точности, своевременности и документального оформления.

Для того чтобы выстроить эффективную стратегию автоматизации инвентаризации, особенно в условиях ограниченных ресурсов, необходимо учитывать исходный уровень готовности предприятия к цифровым преобразованиям. Без такой оценки невозможно определить реалистичные цели, выбрать подходящие инструменты и спрогнозировать риски внедрения.

Одним из ключевых факторов, определяющих возможности и темпы цифровизации, является уровень цифровой зрелости организации.

В настоящее время разработано достаточно много моделей оценки цифровой зрелости предприятий. Модель цифровой зрелости предприятия определяет ключевые направления необходимых преобразований. Детальная оценка цифровой зрелости предприятия может быть проведена консалтинговыми компаниями. В качестве ориентиров для проведения самооценки следует использовать пять укрупненных направлений: стратегия и бизнес-модель, потребители, организационная культура и персонал, операционные процессы и информационные технологии. 2

Цифровая зрелость характеризует уровень цифровой трансформации и является одним из критериев для оценки достижения ее целей. Цифровая зрелость может оцениваться как на уровне отдельных организаций, так и на уровне стран. Организация экономического сотрудничества и развития (ОЭСР) проводит оценку цифровой зрелости организаций предпринимательского сектора на основе трех параметров:

• •    возможности информационно-коммуникативных технологий (ИКТ) (обучение цифровым навыкам сотрудников, наличие специалистов по ИКТ, внедрение цифровых технологий);

• •    расширенные функции ИКТ (информационная безопасность, адаптация программного обеспечения для управления бизнесом, собственные разработки);

• •    веб-зрелость (наличие веб-сайта с возможностями проведения электронной торговли, размещения онлайн-рекламы) .3

При низкой зрелости основные признаки следующие:

• •     отсутствие единой информационной системы учета;

• •     бумажный документооборот;

• •     зависимость от ручного ввода данных;

• •     слабая IT-инфраструктура;

• •     низкая осведомленность сотрудников в сфере цифровых

инструментов.

Как правило, такие условия делают невозможным полноценное внедрение RFID-технологий, облачных решений или сквозной автоматизации. Тем не менее, даже при ограниченных ресурсах можно начать поэтапное движение к цифровизации — от упрощенных мобильных решений до полноценной интеграции с 1С и ЭДО.

Реализация автоматизации инвентаризации в организациях с низкой цифровой зрелостью требует особого подхода. Главный принцип — постепенность: от минимально необходимых цифровых инструментов к более сложным, при сохранении соответствия нормативным требованиям.

Возможную поэтапную модель внедрения можно представить следующим образом (таблица 1):

Таблица 1Модель внедрения автоматизации инвентаризации

Предложенная модель поэтапного внедрения соответствует логике адаптивной цифровизации, когда технологии подстраиваются под реальные условия предприятия. Такой подход признается наиболее эффективным при ограниченных ресурсах и отсутствии цифровой культуры: «Для предприятий с низкой цифровой зрелостью приоритетом становится не масштабность решения, а его реализуемость в текущих условиях» .4

Однако даже при такой гибкой и адаптивной стратегии организации сталкиваются с рядом ограничений, которые носят как объективный, так и субъективный характер. Эти барьеры могут существенно замедлить или даже поставить под угрозу реализацию автоматизации на отдельных этапах.

Рассмотрим основные затруднения, с которыми могут столкнуться предприятия на пути цифровизации инвентаризационного процесса. К основным ограничениям можно отнести:

• •    финансовые барьеры: закупка ТСД, лицензий 1С, подключение к ЭДО требует вложений;

• •    кадровый дефицит: не во всех организациях есть IT-специалисты, способные настроить систему;

• •    организационные ошибки: неформальное отношение к процедуре, отсутствие регламента;

• •    юридические риски: отсутствие подписей, актов, расхождение с требованиями ФСБУ 28/2023, 402-ФЗ.

В связи с этим ключевое значение имеет наличие локального регламента по автоматизированной инвентаризации, в котором должны быть прописаны: порядок действий, требования к системе, состав комиссии, ответственность за расхождения.

Для организаций, стремящихся к постепенной автоматизации учета основных средств, целесообразно придерживаться следующих рекомендаций (рисунок 1):

Рис. 1. Рекомендации по внедрению автоматизации основных средств5

Таким образом, автоматизация инвентаризации — важный шаг на пути к повышению эффективности и достоверности бухгалтерского учета. Для организаций с низкой цифровой зрелостью это не должен быть одномоментный переход, а системный процесс, адаптированный к условиям. Построение автоматизированной системы инвентаризации в условиях низкой цифровой зрелости требует не только технических решений, но и осознанного управленческого подхода, нормативной поддержки и согласованности всех участников процесса. Как отмечают эксперты, цифровая трансформация должна основываться на поэтапной адаптации бизнес-процессов, а не на насильственном внедрении технологий .6