Автоматизация учета кадров в вузах

Эффективность управления персоналом, наиболее полная реализация поставленных целей во многом зависят от выбора вариантов построения самой системы управления персоналом предприятия, познания механизма его функционирования, выбора наиболее оптимальных технологий и методов работы с людьми.

Управление в кибернетическом понимании представляет собой, как известно, целенаправленное воздействие на систему и ее элементы для сохранения структуры и состояния системы или перевода ее в другое состояние в соответствии с целью функционирования и развития этой системы.

Целями регулирования являются обеспечение, поддержание и предупреждение тех или иных последствий в зависимости от конкретного характера проявлений со стороны объекта управления.

Трудовой коллектив представляет собой некую систему «Кадры», состоящую конструктивно из элементов, находящихся во взаимосвязи. Она имеет свою внутреннюю структуру, поскольку работники различаются по выполняемым функциям, категориям, профессиям и по многим другим характеристикам. Сама по себе система представляется до- статочно сложной, так как для нее характерно множество связей между элементами как по горизонтали (между работниками), так и по вертикали (между структурными подразделениями, органами Управления и т.п.).

Цель внедрения автоматизированной информационной системы — повышение эффективности работы компании за счет организации системы регулярного менеджмента с использованием компьютерных технологий, увеличивающих производительность труда персонала и позволяющих принимать более взвешенные управленческие решения. Построение автоматизированной информационной системы требует разработки и реализации программы мероприятий и соблюдения ряда правил (регламентов) как в процессе проектирования и внедрения, так и в ходе ее эксплуатации.

Обычно, затевая автоматизацию учета, руководитель предприятия преследует довольно прагматические цели. Часто выгоду от внедрения автоматизированной системы связывают с сокращением штата работников организации. С внедрением автоматизированной системы работы персоналу организации только прибавляется. Это связано с тем, что автоматизированные системы учета — это, прежде все- го, инструмент для обработки информации. С внедрением такой системы появляется возможность обрабатывать значительно больше этой самой информации, чем это было раньше. Однако информация в системе не появляется ниоткуда. В систему она попадает не без помощи людей. При внедрении автоматизированной системы руководство будет получать более точную и оперативную информацию.

При принятии решения о путях автоматизации важную часть занимает выяснение возможных затрат на это благородное дело. Часто бытует мнение: «Купив готовую программу или заказав программу у разработчика за большие деньги, затраты станут минимальны, время пожинать плоды». Информационная система это не только и не столько программа, компьютеры, сколько люди, способные наполнить базу данных конкретной информацией. И если необходимую информацию просто неоткуда взять, то возможна ситуация, когда ни одним из тысячи и одного метода, заложенного в программу, невозможно будет воспользоваться. Поэтому с приобретением программы все только начинается и, порой, затраты на то, чтобы заставить эту программу работать многократно могут превышать собственно ее стоимость.

Этап ввода системы в действие является самым трудным во всех отношениях, тем не менее, если все трудности преодолены, наступает время пожинать с таким трудом выращенные плоды. Но при этом систему надо сопровождать.

Автоматизированная система создает единое информационное пространство для всех «подключенных» служб. Факты деятельности предприятия отражаются в базе данных в одном месте и один раз. Устраняется многократный ввод одних и тех же сведений в разные программы, журналы, карточки и т.д. Каждый сотрудник для выполнения своей работы может воспользоваться результатами работы других.

Важным направлением учета в ВУЗах является автоматизация учета кадров. Автоматизация деятельности отдела кадров позволяет эффективнее выполнять функции контроля за формированием фонда оплаты труда, правомерностью установления надбавок и доплат. Возможна также не только унификация процесса формирования штатных расписаний образовательных учреждений и учебных планов, но и унификация всей системы документооборота в подведомственных учреждениях, особенно в части кадрового делопроизводства.

Отдел кадров для обеспечения функционирования различных подразделений и служб подготавливает значительный объем распорядительной (приказы о приеме на работу, увольнения, изменении оклада), плановой (график переизбрания профессорско-преподавательского состава), учетной, рабочей и другой документации. Одной из задач автоматизированного рабочего места является автоматизация подготовки и передачи этой информации в виде печатных, электронных документов и фрагментов баз данных в другие автоматизированные рабочие места.

Специалисты считают, что управление современным предприятием условно можно разделить на управление финансами, материальными потоками, средствами производства и человеческими ресурсами (персоналом, кадрами). Во всем цивилизованном мире человеческий труд считается самым дорогостоящим ресурсом, в связи с этим на рынке уже давно появились и продолжают появляться комплексные системы и решения по автоматизации работы с кадрами – средства «управления человеческим капиталом».

Информационные технологии сегодня успешно работают практически на всех уровнях управления предприятием. Но если автоматизация бизнес-процессов – очевидный для руководства компаний путь повышения эффективности, то необходимость автоматизации работы кадровой службы осознается пока далеко не всеми. Руководителям компаний, специалистам отделов кадров и кадровым службам необходимо осваивать информационные технологии в теоретическом и практическом аспектах. Список задач, которые нужно решить еще до начала автоматизации:

• •    учет персонала – первичная и основная задача управления персоналом;

• •    определение необходимости автоматизации кадровых служб;

• •    составляющие комплексного управления персоналом (аппаратные и программные средства, доступ к данным и обмен ими между подразделениями и филиалами, модели мотивации, оценка и аттестация, повышение квалификации, учет текучести кадров и расходов на персонал);

• •    проблемы выбора и внедрения системы автоматизации кадрового учета (соотношение цена/производитель-ность, поддержка, интегрирование с другими учетными системами);

• •    профессиональные, деловые и психологические компетенции сотрудников как фактор успешности их профессиональной деятельности.

По мнению экспертов очень часто те, кто решил использовать в работе компьютерные программы для управления персоналом и расчета заработной платы, сталкиваются с вопросом: «с помощью какого программного продукта автоматизировать этот участок». Помимо решения вопросов о функциональной полноте и возможностях программы необходимо учитывать и технические характеристики (работа в сетевом режиме, быстродействие, надежность, простота в использовании). Немаловажен и ценовой аспект. Системы управления персоналом ориентированы на решения вопросов кадровой политики, подбора и обучения, эффективности и мотивации работы. Большинство из них предназначены для ведения расчетов с работниками на предприятиях и в организациях в соответствии с количеством, качеством и результативностью труда, а также формирования расчетно-платежных ведомостей, налоговых отчетов, бухгалтерских проводок и других документов, соответствующих требованиям российского законодательства.

Тенденции развития общества требуют безотлагательного решения проблемы опережающего развития системы кадрового учета на основе информационных технологий. Информатизация предполагает не только широкое использование информационных технологий в управлении персоналом, но и изменение содержания, методов и организационных форм кадрового учета.