Автоматизация в компании "Рокада Мед": необходимость или бесполезное нововведение

В современном мире, в дни, когда рынок информационных технологий и телекоммуникаций переживает период подъёма после кризиса, автоматизация становится актуальным вопросом для любого предприятия. Автоматизация работы компании с использованием современных программ, означает, в первую очередь, повышение конкурентоспособности и имиджа предприятия за счет более эффективного использования ресурсов компании, и за счет повышения эффективности анализа рынка.

Любое крупное торговое предприятие, в особенности то, которое занимается как розничной, так и оптовой торговлей, заключает договора с многочисленными производителями и имеет развитую логистику и сеть складов, нуждается в надежной и эффективной организации единого информационного пространства, к которой имел бы доступ каждый сотрудник. Качественно реализованная задача управления информацией, в современном мире - это залог успеха любой организации.

Объектом исследования данной научной статьи является предприятие ООО «Рокада мед». Компания «Рокада Мед» с 1991 года занимается развитием российского рынка стоматологических материалов и оборудования, предлагая комплексные решения для диагностики, лечения и профилактики стоматологических заболеваний. За время работы компания «Рокада Мед» стала уверенным лидером отрасли на российском рынке и продолжает свое развитие. Миссия «Рокада Мед» — лучшие технологии врачам, сияющие улыбки — пациентам, здоровье — нации. Дерево услуг предприятия показано на рисунке 1.

Рисунок 1 - Дерево услуг ООО «Рокада мед»

Компания является одним из лидирующих поставщиков и официальным дистрибьютором как российских, так и зарубежных производителей стоматологических материалов. Предприятие имеет разветвленную организационную структуру, где каждый работник имеет свою зону ответственности. Во главе компании стоит генеральный директор, в его подчинении находятся несколько отделов: отдел продаж, кадровая служба, служба организации логистики, юридический отдел, сервисный отдел, финансово-экономический отдел, склад, ИТ-отдел. В свою очередь во главе каждого отдела стоит руководитель, в подчинении которого находится большое количество сотрудников.

Работа такой большой компании как «Рокада мед» невозможна без внедрения автоматизированной информационной системы. Современному торговому предприятию очень трудно обойтись без ИС, ведь бизнес процессы на каждом этапе работы компании требуют тщательного, оперативного контроля и своевременного реагирования на возникающие ошибки в работе. ИС позволит автоматизировать деятельность фирмы на каждом этапе: заключение договоров с производителями, работа с контрагентами, контроль складских запасов, автоматизация и эффективность работы службы логистики, будет существенно упрощена работа торгующих менеджеров и торговых агентов. Внедрение ИС будут очевидны для работников любого ранга:

˗ для генерального директора компании – возможность оперативно отслеживать плановые показатели торгующих подразделений (валовая прибыль, сумма платежей, дебиторская задолженность и т.д), а так же возможность составления необходимых отчетов по любым датам и показателям;

˗ для руководителя среднего звена – возможность вести работу с подразделениями компании, доводить до их сведения необходимые изменения в работе, а так же контролировать сотрудников, вплоть до выгрузки отчетов по каждому работнику;

˗ для рядовых сотрудников – удобство работы с клиентами, экономия времени. В наше время нет необходимости доказывать эффективность информационных систем (ИС), так как они используются более десятка лет и уже доказали свою эффективность не один раз.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что внедрение ИС необходимо на предприятии ООО «Рокада мед».

Обзор современных ИС

В современном мире представлено огромное количество различных ИС для управления любым предприятием. В их числе как зарубежные ИС от ведущих мировых разработчиков, так и отечественные продукты, хорошо зарекомендовавшие себя на рынке Российской Федерации.

При всем многообразии рынка информационных систем, не все могут подойти под специфику предприятия ООО «Рокада мед», ведь в стоматологическом бизнесе огромное количество нюансов. Не все информационные системы имеют возможность удовлетворять требованиям, предъявляемым к такой отрасли торгового предприятия. Помимо функционала, немаловажным критерием является стоимость системы и стоимость ее обслуживания и сопровождения. Таким образом, несмотря на рынок ИС, который в настоящее время пересыщен программными продуктами, далеко не все могут быть полезны в работе ООО «Рокада мед»

В данной статье предложен наиболее оптимальный набор критериев, опираясь на которые руководство может принять решение о внедрении той или иной ИС.

• 1.    Функциональные требования

• 2.    Масштабируемость

• 3.    Надежность

• 4.    Стоимость

Функциональные требования регламентируют функционирование или поведение системы. Функциональные требования отвечают на вопрос «что должна делать система» в тех или иных ситуациях. При выборе ИС этот критерий является наиболее важным, ведь если в системе не будет реализована необходимая функция, то и работа смежных с ней подразделений будет нарушена.

Этот критерий подразумевает сохранение эффективной работы системы при увеличении числа пользователей или расширении функционала. Опираясь лишь на «коробочный функционал», у руководителя существует опасность получить систему, которая не будет видоизменяться и масштабироваться. В любом модуле системы должна быть реализована возможность доработки функционала, настройки отчетных форм и т.д собственными или же привлеченными специалистами. То есть ИС должна подстраиваться ко всем потребностям и удовлетворять специфике работы торгового предприятия.

Основное назначение этого критерия – поддерживать эффективную работу во время сбоев и критических ситуаций. Современные технологии позволят создать информационные системы, практически полностью устойчивые к любым внешним воздействиям. Так же в понятие критерия «надежность» входит и защищенность от кражи информации. Для крупного торгового предприятия, каким и является «Рокада мед», это наиболее актуально, так как в базе хранится вся информация о контрагентах, их счета, реквизиты и т.д. Поэтому в системе должны быть применены все стандартные механизмы защиты информации и жесткое разграничение прав доступа каждого сотрудника, ведь зачастую хакером может оказаться и штатный работник компании.

Этот критерий так же является немаловажным при выборе информационной системы для торгового предприятия. Для некоторых предприятий вопрос стоимости стоит наиболее остро, на некоторых менее, поэтому, не уделив должного внимания этому критерию, предприятие рискует внедрить не эффективную ИС за огромные деньги. Так как можно утверждать, что не всегда наиболее затратный программный продукт отвечает всем функциональным и техническим требованиям.

В таблице 1 приведен краткий обзор наиболее распространенных информационных систем, которые используются в управлении предприятием.

Таблица 1

Обзор информационных систем, используемых в управлении предприятием

Название системы	Особенности и недостатки	Модули/ конфигурации	Цена, на 1 раб. место
1С:ПРЕДП РИЯТИЕ. ( Компания 1С, Россия)	Система “1С:Предприятие”: комплексная конфигурация “Бухгалтерия; Торговля; Склад; Зарплата; Кадры” представляет собой программу, которая подойдет практически для любых организаций т.к имеет стандартный набор модулей. Недостатки: необходимость привлечения для внедрения дорогостоящих специалистов компании-разработчика, платные обновления продуктов, низкая безопасность и защищенность информации.	1)    бухгалтерия; 2)    торговля; 3)    склад; 4)    заработная плата; 5)    кадры.	От 10 500 рублей
SAP BAAN. Разраб отчик – компания BAAN, Нидерланды.	Система BAAN состоит из нескольких модулей, которые могут работать как вместе, так и независимо друг от друга. Система BAAN позволяет контролировать производственные процессы, вести товарно-материальный учет, анализировать логистические решения. Недостаток: отсутствует функция управления человеческими ресурсами, отсутствие поддержки промежуточного ПО, дороговизна.	1)    управление финансами; 2)    бюджетирование; 3)    управленческий учет; 4)    управление материальнотехническим обеспечением, сбытом и складскими запасами; 5)    планирование и управление производством;	От 3 000$
ГАЛАКТИК А – программный продукт компании «Галактика», Россия	Система Галактика автоматизирует работу предприятия практически на всех его циклах: работу по учету и планированию, ведению бухгалтерии, контролю товара на складе. Система имеет модульную структуру, модули, объединены в функциональные контуры Недостаток: система не имеет аналитики, не является интегрированной, система не имеет функций, необходимых для	1)    бухгалтерский и налоговый учет; 2)    складской учет, управление логистикой; 3)    финансовое планирование, управленческий учет; 4)    управление и планирование производства;	От 30 500 рублей

	обеспечения деятельности крупных корпораций (Централизованное снабжение, распределение функций между организациями, передача полномочий от одной организации к другой, взаиморасчеты внутри корпорации и т.д.)
Маркет – компания-разработчик «Pro log», Россия	Одним из основных преимуществ программы является то, что она автоматизирует работу и взаимодействие абсолютно всех подразделений компании, в том числе находящихся удаленно друг от друга. Второе немаловажное преимущество - Программа полностью адаптирована под специфику предприятия. В данном программном средстве учтены абсолютно все аспекты работы ООО «Рокада мед», вытроено четкое разграничение прав. отвечающих организационной структуре компании. Недостатки: примитивный интерфейс	1)    закупки; 2)    продажи; 3)    финансы; 4)    бухгалтерия; 5)    работа с клиентами; 6)    торговые агенты; 7)    склад; 8)    маршрутные листы;.	От 15 000 рублей

Проанализировав каждую из предложенных систем, можно сделать вывод о том, что каждая из систем имеет свои достоинства и недостатки. Каждая из систем требует адаптации под специфику предприятия. На сегодняшний день одним из главных инструментов эффективного управления деятельностью торгового предприятия можно назвать информационные системы. Их грамотное использование значительно повышает конкурентоспособность предприятия на рынке товаров и услуг.

В последние годы в торговых предприятиях четко прослеживается тенденция активного продвижения розничной торговли, что в свою очередь влечет необходимость увеличения и наращивания эффективности своей деятельности. Не малую роль в этом играет уровень возможностей программы и ее функционал. Рынок специализированного программного обеспечения так же не стоит на месте. Появляются новые все более совершенные программы, предоставляющие широкие возможности по управлению различными бизнес-процессами предприятия и по оперативной обработке поступающей информации[1].

Подводя итог, можно дать ответ на вопрос, поставленный в самом начале, в названии статьи. Безусловно, внедрение ИС на предприятии «Рокада мед» является необходимостью, это обусловлено рядом причин, описанных в научной работе. Так же в данном исследовании были представлены наиболее важные критерии, опираясь на которые руководители могут принять решение о внедрении информационной системы. Но перед тем как сделать выбор, необходимо изучить все критерии, проанализировать какой их них будет наиболее важным для конкретного предприятия, затем, исходя из этого, на следующем шаге изучать рынок информационных систем, который так же был подробно описан в данной научной статье.