БД «Успеваемость» для автоматизации работы деканата

Интенсивное развитие средств коммуникации придает информации уникальное положение в обществе. Она стала оказывать непосредственное влияние на все сферы хозяйственной и духовной деятельности человека, превратилась в интернациональное средство взаимодействия и взаимовлияния государств, отраслей, фирм, а также в сфере образования [1]. На сферу образования возложена глобальная задача – подготовка квалифицированных конкурентоспособных кадров и специалистов. Осуществление этой задачи включает в себя организацию многофакторной деятельности учебных заведений. Одним из этих факторов является управление и контроль учебного процесса, которое осуществляется деканатом. Работа деканата включает в себя составление различных таблиц, списков по данным студентов и их обновление. Ведение документаций в работе деканата часто осуществляется с использованием МS Word и MS Excel. Применение их для поиска и внесения изменений вручную, особенно при большом количестве информации представляет собой довольно трудоемкий процесс. Это приводит к такой проблеме как излишнее трата времени, которая является актуальной на настоящее время. Данная проблема нашла решение с помощью применения программы Microsoft Access, в которой была создана база данных с названием «Успеваемость». Она предоставляет возможность контролировать учебный процесс по группам и для отдельных студентов, преподавателей, предметов, сформирование различных видов запросов, использование формы для удобного ввода данных, составление отчетов на основе сформированных запросов.

Кратко о функции объектов базы данных: таблицы являются основными объектами БД. В них находятся все данные, необходимые для работы. Запросы нужны для предоставления выборочной информации, создание вспомогательных таблиц. Макросы – служат для одновременного выполнения множества операций. Отчеты – представление информации в конечном формате для распечатки. Для удобства ввода и обновления данных используются объекты – формы.

БД «Успеваемость» состоит из: 11 таблиц, 13 форм, 26 запросов, 4 отчетов и 36 макросов. Для управления с базой данных создана главная кнопочная форма

«База данных «Успеваемость»».

Основные таблицы связаны между собой, это позволяет с легкостью произвести каскадное обновление в таблицах. На основе этих таблиц построены запросы, благодаря которым осуществляется быстрый поиск и вывод данных на экран.

У «Перечень сведений для деканата» раскрывает окно «Сведения для деканата» (Рис.2.), оно включает в себя три внутренних раздела, которые в свою очередь предоставляют информацию об успеваемости, о преподавателях и студентах.

У «Перечень объектов формирования» служит для внесений изменений и добавление полей в таблицы, создание новых запросов, форм и макросов. Если при работе БД возникает ошибка выполнение запроса или макроса, то внесение

Рис.2. Пункты раздела «Сведения для деканата» исправлений производится с этого раздела.

В разделе «Сведения об успеваемости» можно сформировать отдельные списки отличников, хорошистов, троечников и задолжников. С помощью пункта «Рейтинг групп» можно узнать лучшую группу факультета. Пункт «Вывод оценки по предмету» предоставляет списки студентов и их оценки по выбранному предмету.

В разделе «Сведения о студентах» можно сформировать список студентов факультета и отдельных групп, а также проживающих в доме проживания студентов. Пункт «Оценка студента по предмету» похож с пунктом «Вывод оценки по предмету», но отличается тем, что он будет отображать оценку по выбору предмета и фамилии студента.

В этом разделе большой интерес представляет пункт «Стипендия/Контракт», выбрав этот пункт можно перейти во вложенный раздел с соответствующим названием. Здесь представляется информация о студентах, обучающихся на контрактной основе, получить информацию об оплате контракта, о назначении стипендии студентам. Пункт «Расходы на выплату стипендий» (Рис.3.) выводится в объекте Отчет. По запросам сформировывается количественные показатели по успеваемости и вычисляется общая сумма к

Рис.3. Пункт «Расходы на выплату стипендий» оплате стипендий за следующий месяц.

Вторым основным разделом является «Перечень объектов формирования», который служит для управления разделом «Перечень сведений для деканата». Раздел состоит из объектов, на которые основана БД «Успеваемость». При необходимости можно конструировать поля к таблицам для внесения нового вида информации, на основании этих изменений можно будет формировать запросы, формы и отчеты. Важно отметить роль, созданных многоколичественных макросов, которые позволяют мгновенно выполнить несколько действий.

В заключении, с переходом в цифровизацию экономики, как и во многих отраслях и производство, сфера высшего образования требует разработку и использование информационной системы (ИС). На ИС возлагают задачи сбора, хранения и обработки необходимых данных об организации, ее сотрудниках и т.

• п. Современной формой информационных систем являются базы данных. Одним из таких шагов является автоматизирование рабочих мест. Внедрение БД «Успеваемость» позволяет автоматизировать процесс работы деканата, помогает упростить и ускорить создание, обновление, обработку данных и получение выходных отчетов. Это приведет к повышению эффективного распределения рабочего времени.