Цифровые технологии – в документационное обеспечение деятельности образовательного учреждения

Качество и эффективность воспитательнообразовательного процесса в учреждениях общего образования существенно снижается из-за перегрузки педагогических работников созданием разного рода документов. На государственном уровне прилагаются усилия по регламентации и сокращению перечня документов, подлежащих подготовке педагогическими работниками при реализации основных общеобразовательных программ, а также образовательных программ среднего профессионального образования [1].

Одной из мер по снижению бюрократической нагрузки на учителей и других педагогических работников является внедрение электронного документооборота (ЭДО) и переход к стандартизации различных форм отчетности. Это стало возможным, прежде всего, на основе нормативно-правовой базы, созданной в стране.

Так, федеральный закон «Об образовании в Российской Федерации» (статья 18) допускает использование для реализации образовательных программ электронных образовательных и информационных ресурсов, наряду с печатными изданиями [2]. Согласно федеральному закону «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», определены законодательные нормы документирования информации (статья 11) и регулирования обмена информацией в форме электронных документов при осуществлении полномочий органов государственной власти и органов местного самоуправления (статья 11.1) [3]. В продолжение содержащихся в законе правовых норм федеральный закон «О защите детей от информации, причиняющей вред их здоровью и развитию» [4] законодательно закрепил виды информации, причиняющей вред здоровью и (или) развитию детей (статья 5).

Требования к кадровому электронному документообороту (КЭДО), вступившие в действие с 1 марта 2023 года, установлены Трудовым кодексом РФ (статья 22.1) [5]. Там же законодательно закреплено понятие кадрового электронного документооборота, осуществление которого регулируют статьи 22.1–3 ТК РФ. Суть КЭДО законодатель увидел в создании, подписании, использовании и хранении работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, офор- мленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.

В общем плане электронный документооборот (ЭДО) есть не что иное, как процесс, помогающий ускорить и максимально упростить передачу различных документов между физическими и юридическими лицами. Возможности ЭДО, как отмечают специалисты, многогранны [6]. Можно обмениваться документами, направлять сведения в государственные структуры, сдавать отчетность, получать ответы на запросы и выписки, контролировать и согласовывать договоры. Главное преимущество ЭДО в том, что все это можно совершать, не покидая рабочего места или в дистанционном формате организации труда (согласно главе 49.1 «Особенности регулирования труда дистанционных работников» в ТК РФ).

данные сотрудников защищены функции автоматизации доступ с любых устройств нет необходимости в бумагах работа с документами онлайн

Внедрение ЭДО с использованием единой цифровой платформы в образовательном учреждении позволяет минимизировать дублирование данных, автоматизировать рутинные процессы и сократить время, затрачиваемое учителями на оформление бумажных документов. При этом следует учитывать нормативно-правовые требования, чтобы цифровые инструменты полноценно соответствовали установленным стандартам и не создавали дополнительной нагрузки на пользователей. В частности, необходимо принимать во внимание положения приказа Минпросвещения РФ, регулирующего деятельность образовательных учреждений в сфере организации документооборота [1]. Это ключевой документ по упорядочению и оптимизации бюрократических процедур, так как устанавливает перечень обязательных форм отчетности, регламентирует сроки их предоставления, внедряет требования к цифровому ведению документации.

Тем не менее, несмотря на имеющиеся возможности и прилагаемые усилия, сохраняется в образовательных учреждениях наличие избыточной документации, которую приходится оформлять учителям – журналы учета посещаемости, успеваемости, контроля поведения, различные формы отчетности (ежеквартальные, полугодовые, годовые и т.п.). Причем часто все это дублируется в электронных системах, повторно востребуя уже установленные данные, что порождает бюрократическую перегрузку, не помогая анализу и управлению образовательным процессом. Автоматизация документооборота оказывается неполной, а интеграция информационных систем недостаточной, так как нередко используются разрозненные программные продукты, не обеспечивается единый подход к ведению и хранению данных, имеет место ручной перенос данных, увеличивающий ошибки и количество времени на оформление документов.

Одним из путей снижения бюрократической нагрузки на управленческих и педагогических работников является внедрение моделей безбумажного управления и систем ЭДО. Необходимая централизация в хранении данных, автоматизация заполнения и передачи отчетов, интеграция с государственными информационными системами достигается при использовании современных электронных платформ. Такие системы ускоряют процесс согласования и контроля документов, освобождают педагогических работников от рутинных профессиональных и административных задач, упрощают коммуникацию с контролирующими органами.

В нашей школе, как и в других российских общеобразовательных учреждениях, для организации ЭДО используются специализированные платформы, интегрированные с государственными информационными системами (ГИС) и региональными информационными системами (РИС). Они играют ключевую роль в цифровизации образовательного процесса. С их помощью обеспечивается доступ к образовательным ресурсам, осуществляется управление данными и взаимодействие участников образовательных отношений, а также участников отношений в сфере образования.

Одна из таких систем – это федеральная государственная информационная система «Моя школа».

ОБРАЗОВАНИЕ

НАЦИОНАЛЬНЫЕ| ПРОЕКТЫ

Федеральная государственная информационная система

Моя школа

Единый доступ к образовательным сервисам и цифровым образовательным сервисам для учеников, их родителей и педагогов

Система соответствует требованиям законодательства РФ, методическим документам ФСТЭК и ФСБ России в части защиты информации. Возможность ее применения открыта соответствующим постановлением Правительства РФ [7]. А после внесения поправок в федеральный закон «Об образовании в Российской Федерации» (статья 98) общеобразовательные учреждения и профессиональные образовательные организации с 2023 года в обязательном порядке используют исключительно государственные информационные системы в рамках образовательных программ. Это сделало доступными пользователям системы «Моя школа» личных кабинетов, библиотек верифицированного образовательного контента, тестирующих подсистем, облачного хранения, редактирования документов и др. ¹

В целях снижения бюрократической нагрузки на педагогических работников полезным нам видится использование федеральной информационной системы оценки качества образования (ФИС ОКО), государственной информационной системы «Образование», информационной системы «Аттестация педагогических работников» и др. Применение платформ позволяет вести электронные журналы успеваемости и посещаемости, оформлять протоколы заседаний педагогических советов, автоматически формировать отчетность и передавать ее в запрашивающие органы посредством защищенных каналов связи. При этом соблюдаются законодательные нормы, и исключается дублирование данных.

На уровне региона мы используем действующую в Волгоградской области государственную информационную систему «Единая информационная система в сфере образования Волгоградской области» (ГИС «Образование»), которая включает информационнотехнологические средства, обеспечивающие организационно-методическое сопровождение функционирования системы образования региона посредством эксплуатации четырех подсистем.

1

Это,во-первых,подсистема«IRTechSecurity» с модулем «Защита информации от несанкционированного доступа». Вторая подсистема «Е-услуги. Образование» объединяет модули «Предоставление информации об образовательной организации», «Зачисление в дошкольную образовательную организацию», «Зачисление в общеобразовательную организацию», «Зачисление в организацию дополнительного образования», «Зачисление в загородные оздоровительные лагеря». Она обеспечивает реализацию государственных и муниципальных услуг в электронном виде, автоматизировать процессы учета очередности зачисления, передавать сведения и записи в образовательные организации. Модули, позволяющие автоматизировать анализ информации, формировать статистические и аналитические отчеты по вопросам качества образования в дошкольных, общеобразовательных, профессиональных и дополнительных образовательных организациях, а также в связи с мониторингом системы образования, входят в третью подсистему «Сетевой Город. Образование». Четвертая подсистема «Контингент обучающихся» – это региональный сегмент единой федеральной межведомственной системы учета контингента обучающихся, с помощью которого автоматизировано получение аналитической и статистической информации по контингенту обучающихся, успеваемости, миграции, здоровью обучающихся, а также по образовательным организациям [8]. Наша школа, как и все образовательные организации Волгоградской области, является пользователем ГИС «Образование» и взаимодействует с ее оператором «Центром развития и организационно-аналитического сопровождения образования Волгоградской области», осуществляющего свои функции при координации комитета образования и науки Волгоградской области [9].

Практика эксплуатации федеральных и региональных информационных систем в сфере общего образования убеждает в преимуществах безбумажного учета документации и документооборота, а именно, прежде всего, в автоматизации рутинных операций. В частности, за счет использования шаблонов для заполнения различных форм, сокращающего время на оформление документов и уменьшающего вероятность ошибок. А также посредством применения встроенных в системы контролирующих и проверочных механизмов, что исключает некорректность записей и помогает в сверке данных. Юридическую надежность и административную прозрачность обеспечивает использование электронных подписей и протоколирование действий.

В целом создается единое информационное пространство для педагогического коллектива образовательного учреждения на основе создания комфортной цифровой среды. Для этого в образовательном учреждении устанавливаются рабочие места с необходимым оборудованием и обеспечением стабильного доступа к интернету, технического сопровождения, оперативности в решении текущих вопросов.

Помимо материально-технических условий, успешное внедрение цифровых технологий для ЭДО востребует мотивационный фактор: необходимо формирование положительного отношения педработников к цифровизации и целенаправленное преодоление их сопротивлений изменениям, обусловленным дефицитом навыков эксплуатации новых инструментов и опасениями «возможной замены себя машинами». Выход – в преодолении кризиса компетентности у педработников посредством корпоративного повышения квалификации в формате целевых тренингов, индивидуальных и групповых консультаций, а также обучения по программам дополнительного профессионального образования. В рамках этих мероприятий педработни-ки осваивают функционал цифровых платформ, получают рекомендации по использованию информационных систем. Мощным мотивом при этом выступает позитивный опыт сокращения времени на заполнение рутинных документов на основе использования систем ЭДО. А поддержка администрации и демонстрация успешных практик коллег по снижению бюрократической нагрузки усиливают мотивацию педработни-ков к системному внедрению элементов ЭДО.

В заключение подчеркнем, что наш опыт убеждает: внедрение цифровых технологий в документооборот не ограничивается умелой эксплуатацией новых инструментов, но, прежде всего, востребует от педработников цифровое сознание и компьютерную грамотность, а внутри образовательного учреждения – технологизацию управления как образовательными процессами, так и функционированием и развитием учреждения в целом. Это позволяет создать систему удобных условий труда педработникам, резко сократив избыточные бумажные операции, повысив быстроту обработки информации, оптимизировав решение рутинных задач в сфере обеспечения обучения и воспитания учащихся.