Документность как свойство текста (на примере текстов сферы PR)

DOI:

Понятие документ используется в различных сферах общественной деятельности. В широком, социокультурном, понимании документом называют все то, что служит для регистрации, передачи и сохранения информации [10].

Становление документоведения как науки и формирование его понятийно-терминологического аппарата осуществлялись преж- де всего на основе исследования управленческих документов.

В узком, документоведческом, значении документ – «зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать»; ей приписывают специфические свойства [4].

Отмечается, что данное определение отражает достигнутый уровень документовед- ческих исследований [8, с. 47], но документо-ведение как наука, в рамках которой изучаются виды, жанры и формы документов, не может ограничиваться рассмотрением официальных документов, оставаясь только в рамках государственного стандарта.

Кроме того, содержание понятия документ не является неизменным: оно отражает особенности обозначаемых объектов, результат аналитико-синтетической обработки значимой социальной информации.

Неодинаковое понимание документа, возникновение в обществе новых отношений, их постоянное развитие, увеличение роли делового общения определили необходимость исследования разнородных объектов [5], уточнения содержания термина, корректировки существующих классификаций документов.

Стали появляться работы, посвященные специальным документам, использующимся в различных сферах: науки [6], образования [1], права [7], медицины [9; 12], религии [14] и других. Полученные исследователями результаты расширили уже имеющиеся представления о документе и выявили проблемные вопросы, в том числе о сущности и свойствах документа, разновидностях документных систем, особенностях документного текста.

Одним из активно развивающихся аспектов деловой деятельности современных организаций стали связи с общественностью (PR-деятельность), направленные на формирование благоприятной информационной среды, установление деловых контактов, позиционирование компании в отрасли (подробнее о роли PR в системе управления см.: [3]).

В рамках настоящего исследования выдвинута гипотеза о том, что в PR-деятельности функционируют документы, различные по особенностям реализации основных свойств и, соответственно, документному статусу.

Тексты, возникающие в сфере PR, оцениваются учеными неоднозначно, для их обозначения широко используется термин PR-текст. Несмотря на то, что PR-текст принято рассматривать как элемент публичной коммуникации, в тесном взаимодействии с публицистическими и рекламными текстами, все чаще отмечается, что некоторые разновидности PR-текста по внешним признакам и стилистическим особенностям обнаруживают сход- ство с документами, подчеркивается их значимость в делопроизводстве, констатируется близость в технологии и средствах создания (подробнее см.: [11]). В ряде научных и методических работ даже зафиксирован термин PR-документ, хотя его использование еще не получило аргументированного обоснования (см., например: [2; 13]).

Рассматривая документ как текст, предназначенный для регулирования специальных деловых отношений и деловой деятельности, мы предложили подход к анализу разнородных деловых текстов с использованием понятия документность . При этом под докумен-тностью понимается категориальное свойство текста, реализующееся в комплексе частных свойств: системности, функциональности, информативности, структурности, а также стилевой отнесенности текста.

Охарактеризуем указанные свойства.

Системность – обязательная связанность с другими документами, включенность в определенную группу (систему) документов, отражающих процесс деловой деятельности.

Функциональность – реализация документом каких-либо функций. Документ, как правило, является полифункциональным. Учитывая это, мы выделили три основных функции документа: регулятивную (упорядочение процессов, взаимоотношений объектов); информативную (сообщение о событиях, констатация фактов, описание значимых явлений без выражения оценочных характеристик); имиджевую (приращение паблицитного капитала PR-субъекта, формирование положительного имиджа организации).

Документы разных видов, использующиеся в сфере PR, могут выполнять несколько основных функций, при этом одна из них является доминирующей.

Информативность – наличие в документе определенного типа информации. Документы сферы PR могут передавать три типа информации, из которых один является доминирующим:

• 1)    фактуальную информацию, отражающую факты, процессы, которые происходили, происходят или будут происходить в окружающем мире;

• 2)    концептуальную информацию, передающую читателю авторское (индивидуаль-

• ное или коллективное) понимание отношений между явлениями, описанными средствами фактуальной информации, их причинно-следственных связей, их значимости в социальной, экономической, культурной жизни народа; описание программы организации, ее роли в социуме;

• 3)    PR-информацию – сведения, представленные в оптимизированном виде, направленные на приумножение паблицитного капитала организации.

Для характеристики документного текста имеет значение также количественный аспект информации – информативная плотность текста. Документу свойственно стремление к компрессии, что обусловлено общеязыковой тенденцией к экономии речевых усилий, а также задачей PR-коммуникации по удержанию внимания адресата.

Структурность – наличие реквизитов как составных элементов документного текста.

Рассматривая стилевую отнесенность текста , мы исходим из того, что документный текст должен соответствовать нормам официально-делового стиля.

Идею градации объектов по каким-либо признакам, их неодинаковое проявление, зависящее от различных факторов, выражает понятие степень документности .

Представим типологию документов сферы PR с учетом степени документности.

• 1- я группа. Документы, сопровождающие деятельность организации по связям с общественностью ( высокая степень доку-ментности ):

• –    деловые письма, направленные на оперативное решение вопросов;

• –    информационные письма;

• –    контактоустанавливающие письма.

Документы данного типа подчиняются общим требованиям ведения делопроизводства в организации, тесно связаны с документами по основной деятельности.

В качестве доминирующей выполняют регулятивную функцию, выражающуюся в значимой роли делового письма в менеджменте организации; передают фактуальную информацию.

Структура делового письма определяется стандартом ГОСТ Р 6.30-2003, а также разрабатываемыми на его основе инструкци- ями по делопроизводству организаций. Так, документы оформляются на бланке письма и включают следующие реквизиты: эмблема организации; наименование организации; справочные данные об организации (реквизиты бланка); дата и регистрационный номер документа; ссылка на регистрационный номер и дату документа (в письмах-ответах); адресат; заголовок к тексту; отметка о наличии приложения (в сопроводительных письмах); подпись; печать (в гарантийных письмах); визы согласования; отметка об исполнителе. После поступления письма в стороннюю организацию оно проходит обработку и рассмотрение в установленном порядке, и состав реквизитов дополняется отметкой о поступлении документа в организацию и резолюцией.

Текст делового письма выдержан в рамках официально-делового стиля. В нем используются средства, традиционные для письменной деловой речи, в том числе:

• –    языковые формулы: обращаемся к Вам с просьбой... ; направляем Вам... ; гарантируем произвести оплату... и т. д.;

• –    терминологическая лексика: пропускная способность нефтепровода ; технический надзор ; строительный контроль и т. д.;

• –    клише: надлежащее исполнение ; вышеназванная конференция... и т. д.;

• –    сложные отыменные предлоги: в целях повышения эффективности... ; в связи с возникшей потребностью... и т. д.;

• – страдательные конструкции (преобладают над действительными): в рамках проекта будут организованы круглый стол, деловые встречи и итоговая конференция и т. д.;

  – простые распространенные предложения, осложненные обособленными оборотами и однородными членами: Приглашаем Вас принять участие в новом проекте, посвященном 60-летию Победы в Великой Отечественной войне ; Мы надеемся на Ваше активное участие в формировании издания , предоставлении информации , архивных материалов и др.

2-я группа. Документы, реализующие деятельность организации по связям с общественностью, или PR-документы ( средняя степень документности ):

– публичный отчет;

– пресс-релиз;

– политика в области качества.

Документность как категориальное свойство данных объектов имеет особенности в реализации частных свойств системности, функциональности, информативности, структурности, а также в стилевой организации текста.

Доминирующей функцией документов данной группы выступает информативная, выражающаяся в их способности удовлетворять потребности целевой общественности в информации, доминирующим типом информации является концептуальная.

Структура рассматриваемых документов не отличается строгой регламентированностью, однако практика их создания сформировала определенные, достаточно устойчивые требования к реквизитному составу. Так, публичные отчеты включают в себя титульный лист с наименованием вида документа, эмблемой и наименованием организации; обращение руководителей, основной текст и приложения. Политика в области качества содержит такие реквизиты, как эмблема организации, наименование вида документа, текст, подпись, оттиск печати , а также ссылку на распорядительный документ, которым она вводится в действие. Пресс-релиз оформляется на бланке организации и включает эмблему и наименование организации, дату документа, место издания документа, наименование вида документа, заголовок к тексту, текст. При этом широкое распространение получила практика оформления документов данной группы с использованием фотографий и графических элементов, традиционно не характерных для официально-деловых документов.

В текстах используются преимущественно средства официально-делового стиля (отраслевая терминология, а также термины смежных областей, аббревиатуры, сложные отыменные предлоги, клише, страдательные конструкции, предложения с обособленными членами, сложные рубрицированные перечисления и т. д.).

Одновременно отмечается наличие в некоторых документах оценочной информации о деятельности организации, подчеркнутая экспрессивность отдельных элементов текста, использование слоганов, цитат.

3-я группа. Документы, отражающие деятельность организации по связям с общественностью ( низкая степень документности ):

– корпоративное издание;

– медиатекст;

– брошюра и проспект.

Такие документы содержат информацию о профессиональной жизни коллектива, базируются на документах по основной деятельности, являясь результатом их аналитико-синтетической обработки. Они комментируют, разъясняют содержание этих документов, как правило, включают их фрагменты или полные тексты.

Доминирующей функцией для них является имиджевая, доминирующим типом информации – PR-информация. Документы отражают ход реализации крупных проектов компаний; аспекты социальной и экологической политики, охраны труда; содержат интервью с руководителями и рассказы о сотрудниках, аналитические материалы, демонстрирующие позицию компании по тем или иным вопросам; освещают вклад компании в культуру и историю социума. При этом сведения даются в оптимизированном виде, что приумножает паблицитный капитал организации.

В тексте отмечаются устойчивые, повторяющиеся формально-содержательные элементы, назначение которых позволяет считать их реквизитами, идентифицирующими текст как определенный вид документа.

Для рассматриваемых текстов характерна стилевая неоднородность. В них в разной степени сочетаются стандартные и экспрессивные средства языка, образность, оценоч-ность, например, в текстах брошюр: К своему 55-летнему юбилею коллектив пришел с впечатляющими результатами ; За всеми этими работами стоит напряженнейший труд ; И хотя на спортивных площадках, как и положено в соревнованиях, присутствуют и азарт соперничества, и радость поражения, по большому счету, проигравших здесь не бывает и т. д.

Используются речевые средства, свойственные прежде всего публицистическому стилю. Например, тропы:

– сравнения (Борьба с преступными группами для компании – нечто среднее между шахматной партией (когда при- ходится предугадывать действия противников на несколько шагов вперед) и биатлоном – игрой в догонялки, а порой и стрельбой);

– перифразы ( черное золото = нефть);

– метафоры ( Непрерывная игра в кошки-мышки со службой безопасности компании существенно осложняет воровство нефти ); и т. д.

На синтаксическом уровне тексты характеризуются преобладанием простых распространенных предложений с обособленными оборотами, вводными словами и словосочетаниями, выражающими отношение автора к высказыванию или указывающими на последовательность мыслей.

Тем не менее в текстах рассматриваемых документов отмечаются и черты официально-делового стиля. Специфика работы предприятия получает отражение в терминах и их аббревиатурах, которые при первичном употреблении обычно сопровождаются расшифровкой; используются словосочетания с отглагольными существительными; страдательные конструкции, акцентирующие внимание на действии; простые двусоставные распространенные предложения, часто осложненные обособленными оборотами; предложения с однородными членами; описательный способ изложения с целью констатации фактов, причинно-следственных отношений.

Исследование показало, что релевантными, конститутивными свойствами документов, использующихся в PR-деятельности организаций, являются структурность и системность . Нерелевантными свойствами, реализующимися вариативно, выступают функциональность (характер доминирующей функции) и информативность (доминирующий тип информации). Вариативна также стилевая отнесенность текста.

В сфере PR используется большое количество текстовых форм, которые также могли бы быть проанализированы и классифицированы в соответствии с изложенным подходом. Специфика PR-деятельности, ее задачи и роль в системе управления, факт инициированности текстов PR компанией и характер информации (о деловой деятельности) позволяют в той или иной степени считать их документами. Нали- чие в документоведении широкого определения понятия документ упростило бы объяснение данного обстоятельства. Однако мы исходим из того, что документ является средством делового общения, и нами выделены свойства документа как элемента деловой коммуникации. В этом смысле целесообразно говорить о степени документности в зависимости от выраженности свойств.

Проявление конститутивных свойств и различная реализация нерелевантных свойств являются ярким отличительным признаком документа, определяющим его особое место среди лингвистических объектов. Описание этих свойств позволяет сформировать комплексное представление об исследуемом объекте и говорить о его документном статусе. Наличие структурности и системности обусловливает возможность отнесения объекта к документам. Степень документности зависит от доминирующей функции, типа доминирующей информации, а также стилевых особенностей текста.

Предложенный подход может использоваться для анализа документных средств других коммуникативных сфер, что определяет перспективные научные задачи как для доку-ментоведения, так и для документной лингвистики.