Документооборот в средних общеобразовательных школах

Входной документопоток содержит следующие стадии: прием и первичная обработка документов; предварительное рассмотрение и распределение документов; регистрация документов и формирование справочно- информационного банка данных по документам; рассмотрение документов руководителем и передача их сотрудникам для исполнения, ознакомления или использования в работе; исполнение, использование документов или ознакомление персонала с документами.

Выходной и внутренний документопотоки включают следующие стадии обработки: исполнение документов; контроль за исполнением документов и поручений; регистрация изданных отправляемых и внутренних документов, формирование справочно-информационного банка данных по документам; отправка документов; передача внутренних документов на рассмотрение и исполнение; систематизация исполненных документов; оформление, формирование и хранение дел; передача дел в архив; уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.[1]

Предположим, что основные причины роста объема документооборота: отсутствие четкого разграничения функций между сотрудниками учреждения, включая руководителей; отсутствие регламентированных требований к составу издаваемых документов в той или иной ситуации, к процессу документирования информации; отсутствие профессионализма у директора, заместителей и работников служб ОУ; боязнь ответственности за принимаемые, часто ошибочные решения, создание документов для подстраховки; боязнь явной практической ненужности для управленческого процесса и в связи с этим имитация активной якобы полезной деятельности; рост объема документации беспредметных и безрезультатных коллегиальных обсуждений (тоже своего рода имитации работы); неумение составлять документы, многословие текста, отсутствие четко выраженной мысли, необходимость дополнительных уточняющих запросов; наличие переписки внутри учреждения, фирмы или подразделения; дублирование результатов работы автоматизированных систем в традиционных учетных и отчетных формах документов; отсутствие практики бездокументного ответа на запросы с использованием телефонной связи или возвращения автору инициативного документа с заверенной резолюцией руководителя или справкой исполнителя.[2]

Можно рассмотреть два варианта, для решения проблемы:

• 1.    Централизация операций по приему и отправке документов. Согласно этому правилу все документы организации, как поступающие (независимо от способа доставки), так и отправляемые (за исключением поступающих и передаваемых по факсу и электронной почте должны обрабатываться в службе делопроизводства. Сосредоточение операций по приему и отправке документов в «одних руках» одновременно решает несколько задач: во-первыx, освобождает других от выполнения чисто технических операций (проверка правильности доставки документов, вскрытие конвертов, вкладывание документов в конверт (при отправке), маркировка. Передача в почтовое отделение, отправка по факсу и др.), во-вторых, повышает эффективность использования средств оргтехники.

• 2.    Однократность регистрации документов, поступивших в организацию и отправляемых из организации. Cоблюдение данного правила позволяет выделить из всей массы документов, поступивших в организацию, те из ниx, которые в силу своей важности и значимости для школы должны быть рассмотрены руководителем. Оcтальные документы, минуя руководителя, направляются на рассмотрение его замеcтителям, которые наделены соответствующими компетенциями. Документ, поступивший в канцелярию и предназначенный для рассмотрения руководителем или его заместителями, регистрируется в ней и, поступая после рассмотрения руководителем к исполнителю, повторно там не регистрируется. Другими словами, каждый документ в организации имеет один регистрационный номер, присвоенный ему в канцелярии.[3]