Формирование списка необходимых компетенций государственного служащего в сфере документационного обеспечения управления

Цифровая трансформация государственного управления затрагивает деятельность каждого государственного служащего и требует изменения подходов к решению повседневных задач. Любой госслужащий ежедневно в обязательном порядке выполняет какие-либо действия с управленческими документами (в том числе с электронными), начиная от просмотра и изучения готовых материалов, заканчивая полным циклом работ, связанным с подготовкой нового документа. Независимо от того, на каком носителе готовится документ, он должен быть грамотно составлен и правильно оформлен. Только в этом случае он будет выполнять функцию, ради которой был создан.

Существует еще ряд качеств, которыми госслужащий должен обязательно обладать, так как он – залог успешного функционирования государства. Для поддержания этих качеств и осуществляется непрерывное профессиональное образование или обучение на протяжении всей жизни. Его государственный служащий может осуществлять самостоятельно или через систему образования.

Многолетнее участие в работе кадровых и аттестационных комиссий в Правительстве Пензенской области позволило прийти к заключению о необходимости формирования списка компетенций государственного служащего, связанных с документационным обеспечением управления (далее – ДОУ). Именно знания, умения и компетенции в данной сфере гарантируют эффективные коммуникации органа власти, как внутренние, так и внешние.

^∗ Исследование выполнено при финансовой поддержке РФФИ в рамках научного проекта № 19-411-580002.

Для выбора формулировок компетенций по ДОУ в первую очередь был составлен перечень основных программных и нормативных документов, определяющих требования к делопроизводству и ДОУ в органах власти на основе приказов Росархива и Федерального архивного агентства [1]. При решении вопроса о включении каждой компетенции в список необходимых (при работе с управленческой документацией) использована ранее описанная методика [2].

Для создания начального списка компетенций были изучены профессиональные стандарты специалистов по ДОУ, в которых описаны трудовые действия, выполняемые с документами [3], и должностные регламенты государственных гражданских служащих Правительства Пензенской области, где зафиксированы их должностные обязанности. Участие в разработке обоих профессиональных стандартов позволило в первую очередь включить в список такую компетенцию, как знание нормативной законодательной базы, регламентирующей ДОУ в органах власти. Это понятно не только экспертам, поскольку каждый шаг в работе с документами связан с той или иной нормой. Любая ошибка в документе органа власти чревата серьезными последствиями. Кроме того, важнейшей компетенцией является владение навыками подготовки деловой корреспонденции. От того, насколько грамотно составлено и оформлено письмо, зависят и качество коммуникации, и имидж органа власти.

Кроме того, во всех регламентах для разных должностей государственной гражданской службы Пензенской области в разделе II, где описываются квалификационные требования, указано, что гражданский служащий должен знать законодательство России и своего субъекта. Среди нормативных законодательных актов также обозначены акты по делопроизводству. При этом у всех в должностных обязанностях предусмотрен подпункт о том, что гражданский служащий «соблюдает правила делопроизводства, в том числе учитывает и хранит полученные на исполнение документы и материалы, своевременно сдает их ответственному за делопроизводство, в том числе при уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни или оставления должности» [4].

В подавляющем большинстве должностных регламентов определена необходимость следующих знаний:

• –    технологии работы со служебными документами и поручениями;

• –    порядка подготовки, согласования проектов нормативных правовых актов губернатора Пензенской области и Правительства Пензенской области, законов Пензенской области;

• –    процедуры рассмотрения обращений граждан и юридических лиц;

• –    процедуры подготовки проектов писем в адрес заявителей, государственных органов и органов местного самоуправления, должностных лиц [5].

Также во всех документах присутствует требование такого профессионального навыка, как умение разрабатывать проекты нормативных правовых актов, осуществлять процедуру их согласования и подписания.

Каждая компетенция перед включением в список согласовывалась с экспертами, в состав которых вошли:

• 1)    заместитель директора Государственного архива Пензенской области (далее – ГАПО);

• 2)    заместитель председателя Комитета по делам архивов (далее – КДА) Пензенской области;

• 3)    начальник Управления делопроизводства и информационно-технического обеспечения Законодательного собрания Пензенской области;

• 4)    заместитель начальника Управления по контролю за исполнением управленческих решений Правительства Пензенской области;

• 5)    начальник отдела правового кадрового и документного обеспечения;

• 6)    заместитель начальника отдела делопроизводства Правительства Пензенской области;

• 7)    заместитель начальника отдела Министерства экономики;

• 8)    главный специалист-эксперт Управления по обеспечению деятельности губернатора Пензенской области;

• 9)    главный специалист-эксперт Правового управления Правительства Пензенской области.

Все эксперты работают с управленческой документацией и, что важно, организуют и контролируют работу с документами других служащих. ГАПО и КДА, представители которых обозначены первыми в списке специалистов, входят в структуру Росархива – главного органа, формирующего правила работы с документами в России.

В первоначальный список было включено 26 компетенций на основе анализа упомянутых нормативных актов [6] и разных должностных регламентов. Для оценки соответствия сформированного списка компетенций реальным функциям, выполняемым госслужащими на рабочих местах, проведен опрос, в котором приняли участи 144 человека из 24 исполнительных органов государственной власти Пензенской области. Участвовали представители всех категорий служащих (секретари, инспекторы, специалисты разных разрядов, ведущие и главные специалисты, старшие специалисты, специалисты-эксперты, советники, консультанты) из разных министерств, департаментов, управлений, комитетов и отделов. Такой состав и представительство должностей из всех структур обеспечили достаточную точность результатов исследования. Опрос реализован в период прохождения госслужащими повышения квалификации.

Прежде чем оценить важность компетенций, для уточнения их формулировок госслужащим предлагалось также ответить на простые вопросы. Далее приведены примеры некоторых из них.

• 1.    Проекты каких документов Вам приходится чаще всего готовить?

• 2.    Знаете ли Вы, какие документы должны утверждаться руководителем?

• 3.    Знаете ли Вы, как правильно оформляется адресат в письме?

• 4.    Подготовка каких документов вызывает у Вас самые большие трудности?

• 5.    Обращаетесь ли Вы к инструкции по делопроизводству Вашего органа власти, когда нужно подготовить новый документ?

• 6.    Если на обращении гражданина руководитель в резолюции указал кроме Вас еще несколько исполнителей, кто организует исполнение поручения?

• 7.    Знаете ли Вы типовые сроки исполнения документов?

• 8.    Знаете ли Вы, как оформляется виза согласования документа?

• 9.    На какие органы власти распространяются Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления?

• 10.    Как оформляется реквизит «подпись» на бланке должностного лица?

• 11.    Может ли на документе быть проставлено несколько указаний по исполнению документа от разных должностных лиц?

• 12.    Какое максимальное количество адресатов может иметь письмо без составления списка рассылки?

Информация об ответах на все вопросы была обработана и для облегчения восприятия представлена в виде диаграмм, как показано на рисунках 1 и 2. Особое удивление вызвал ответ на вопрос 4 (см. рисунок 2). Оказалось, что подготовка письма вызывает такие же трудности, как формирование проекта постановления или распоряжения, при этом 30 % участников анкетирования чаще всего составляют именно письма.

Документы, указанные респондентами в ответах на вопрос 1:

"Проекты, каких документов Вам приходится чаще всего готовить?"

Рисунок 1 – Варианты ответа на вопрос 1

Документы, указанные респондентами в ответах на вопрос 4: "Подготовка каких документов вызывает у Вас самые большие трудности?"

Рисунок 2 – Варианты ответа на вопрос 4

В анкету для оценки важности компетенций вошли самые «популярные» компетенции, указанные экспертами и госслужащими. Участники опроса из обеих групп должны были расставить приоритеты у всех компетенций (на первое место ставилась самая важная для каждого служащего).

При обработке и анализе результатов в каждой группе определялся обобщенный ранг каждой компетенции и рассчитывался весовой коэффициент с использованием метода парных сравнений [7]. Сопоставить ранги самых востребованных 10 компетенций, выставленные членами обеих групп респондентов, можно по таблице 1.

Таблица 1 – Результаты расчета ранга компетенций по ДОУ

Номер компетенции	Описание	Ранг R l от экспертов	Ранг R l от госслужащих
2	Владение навыками подготовки деловой корреспонденции	1	1
1	Знание порядка подготовки, согласования проектов нормативных правовых документов	2	3
6	Знание и применение процедуры рассмотрения обращений граждан и юридических лиц	3	2
3	Знание типовых сроков исполнения документов в государственном органе	4	6
5	Владение технологиями работы со служебными документами и поручениями	5	4
7	Знание нормативной законодательной базы, регламентирующей ДОУ в органах власти	6	7
8	Знание и умение использовать в работе инструкции по делопроизводству в органе власти	7	5
9	Умение работать с системой электронного документооборота	8	9
4	Умение использовать в работе электронные шаблоны документов	9	8
10	Знание порядка передачи документов на хранение ответственному за делопроизводство	10	10

Как видно из таблицы 1, оценки экспертов и госслужащих близки. На первом и последнем местах стоят одни и те же компетенции, остальные разнятся в одну-две позиции. Это дает возможность предположить, что владение выбранными 10 компетенциями действительно позволит выполнить весь спектр работ с наиболее востребованными управленческими документами в органе власти.

Сформированный список компетенций использован для подготовки пособия и рабочей тетради – справочника для госслужащих по ДОУ. В дальнейшем его можно применять при проведении кадровых конкурсов и аттестации, подготовке образовательных программ для вновь поступающих на госслужбу либо очередных программ повышения квалификации.

Ссылки:

• 1.    Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления [Электронный ресурс] : приказ Росархива от 24 дек. 2020 г. № 199. Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс» ; Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления [Электронный ресурс] : приказ Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. № 71. Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».

• 2.    Фионова Л.Р. Оценка готовности госслужащих к работе в электронном правительстве // Теория и практика общественного развития. 2014. № 1. С. 73–77.

• 3.    Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией [Электронный ресурс] : профессиональный стандарт : утв. приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 15 июня 2020 г. № 333н. Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс» ; Специалист по управлению документацией организации [Электронный ресурс] : профессиональный стандарт : утв. приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 10 мая 2017 г. № 416н. Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».

• 4.    Выписка из должностного регламента с квалификационными требованиями и перечнем функций по должности ведущей группы (консультант) [Электронный ресурс] // Официальный портал Правительства Пензенской области. Управление по обеспечению деятельности губернатора Пензенской области. 2021. URL: https://pnzreg.ru/authority/government-ser-vice/kadrovyy-rezerv/290035 (дата обращения: 19.03.2021) ; Выписка из должностного регламента с квалификационными требованиями и перечнем функций по должности ведущей группы (консультант) [Электронный ресурс] // Официальный портал Правительства Пензенской области. Управление экономического планирования и финансового обеспечения. 2021. URL: https://pnzreg.ru/authority/government-service/kadrovyy-rezerv/286691 (дата обращения: 19.03.2021).

• 5.    Выписка из должностного регламента с квалификационными требованиями и перечнем функций по должности ведущей группы (консультант) // Официальный портал Правительства Пензенской области. Управление экономического планирования и финансового обеспечения.

• 6.    Об утверждении Методических рекомендаций … ; Об утверждении Правил делопроизводства … ; Специалист по организационному и документационному обеспечению … ; Специалист по управлению документацией …

• 7.    Малыгина Е.А., Фионова Л.Р. Системный подход к формированию «портфеля» компетенций документоведа на основе мнения работодателей // Вестник Костромского госуниверситета им. Н.А. Некрасова. Сер.: Технические и естественные науки. 2007. № 1 (4). С. 79–82.

Редактор: Тюлюкова Мария Олеговна Переводчик: Ханмамедова Виктория Рамизовна