Информационное обеспечение научной деятельности организации

На сегодняшний день процесс инновационной деятельности является основным способом получения конкурентных преимуществ, обеспечения экономического роста и повышения конкурентоспособности любой организации. Разработка и внедрение новых научных разработок является одним из наиболее трудоемких, затратных и рискованных сторон деятельности организации [1]. Одной из основных причин неудач применения процесса научных разработок в организации является неэффективная управление этим процессом.

В настоящее время в условиях развития информационного и технического прогресса осуществление научной деятельности приобретает особое значение. В некоторых работах рассматриваются структуры систем или процессов управления научной деятельностью [2, 4]. Однако на самом деле инструментам управления научной деятельностью уделяется недостаточное внимание, так как отсутствует спрос на модели и методы научных исследований. Хотя именно такие инструменты призваны обеспечить ускорение научных разработок и достижение заданных результатов.

Механизм управления новых разработок научной организации рассматривается как механизм взаимосвязи и взаимодействия функций управления, процесса управления и обеспечивающих подсистем, на- правленный на наиболее эффективное ее осуществление и развитие [3].

В работе система обеспечения разработок научной организации включает в свой состав следующие подсистемы: организационного обеспечения, информационного обеспечения. кадрового обеспечения, финансового обеспечения, материальнотехнического обеспечения, правового обеспечения и нормативно-методического обеспечения.

На результаты новых разработок научной организации оказывают влияние управление процессом ее реализации и организационная структура, в рамках которой этот процесс осуществляется [15]. Поэтому правильно сформированная организационная структура позволяет обеспечить научной организации рациональное и гибкое использование ресурсов.

Подсистема финансового обеспечения состоит из взаимосвязанных элементов с иерархическим подчинением и специфическими функциональными особенностями [17]. Новые разработки научных организаций включает ряд этапов, и ею заняты различные подразделения (отделы), поэтому важно обеспечить финансирование всех ее этапов в определенной последовательности (НИОКР, разработка и создание опытного образца, серийное производство и продажа новых разработок).

В основе подсистемы кадрового обеспечения новых разработок научной орга- низации лежит процесс определения потребности в специалистах, который обуславливается, прежде всего, стратегией формирования, поддержания и развития новых разработок.

подсистема материально-технического обеспечения имеет ряд функций, следуя которым она поддерживает эффективность осуществления новых разработок: планирование потребности в материальных ресурсах; заготовка и логистика; хранение заготовленного сырья и материалов; осуществление учета и контроля выдачи сырья и материалов для осуществления новых разработок [7].

Подсистема правового обеспечения новых разработок научной организации представляет собой процесс использования юридических знаний, методов и средств на всех этапах управления новых разработок с целью обеспечения ее эффективности и результативности.

Нормативно-методическое обеспечение новых разработок научной организации представляет собой совокупность документов, устанавливающих нормы, стандарты, правила, различные требования и характеристики, а также различные справочные материалы, которые используются при решении различных управленческих задач.

Информационное обеспечение управления новых разработок научной организации является одной из важнейших обеспечивающих подсистем. На практике работа с информацией в научных организациях в большинстве случаев осуществляется без создания подсистемы информационного обеспечения. Часть функций по работе с информацией выполняется (в числе прочих) другими подразделениями [12]. В этом случае невозможно обеспечить непрерывность процесса информационного обеспечения, некоторым его этапам уделяется незначительное внимание, происходит дублирование отдельных видов работ с информацией, не обеспечивается взаимодействие всех подразделений (отделов) организации по работе с информацией.

Необходимо отметить, что наличие качественной и своевременной информации является одним из наиболее важных усло- вий успешного осуществления новых разработок научных организаций [13]. Прежде всего, необходимо обеспечить руководителей и специалистов информацией о конъюнктуре потребительского и сырьевого рынков, состоянии инфраструктуры, наличии и доступности ресурсов, а также информацией о наличии инновационных разработок и/или проведении исследований, способных решить наиболее острые проблемы химических предприятий (ресурсосбережение, энергоэффективность, экологическая безопасность и безопасность жизнедеятельности, эффективность и безопасность производственных процессов).

Развитие новых разработок научных в современных организациях в значительной мере зависит от качества информационного обеспечения, которое необходимо для принятия управленческих решений. Руководству научной организации важен систематический анализ и максимально точное прогнозирование динамики ряда социально-экономических показателей.

Для новых разработок научной организации характерна потребность в новых идеях, для воплощения которых необходимо информационное обеспечение: начиная от сведений о новых научнотехнических разработках до технической и технологической документации производственных процессов. Осуществление новых разработок связано с трансформацией научных идей в новый продукт или в новый способ применения уже известных продуктов.

Исследуемым организациям для выявления новых научных открытий и разработок, проведения экспертизы собранных сведений и превращения ее в необходимую для осуществления и развития новых разработок информацию, трансформации выявленной научных идеи в новую продукцию, оценки экономической эффективности проекта и организации серийного производства необходимо создать технологию информационного обеспечения новых разработок, позволяющую обеспечивать всех участников инновационного процесса своевременной, достоверной и качественной информацией [14, 16].

Подсистема информационного обеспечения новых разработок научной организации включает несколько этапов: выяснение потребностей в информации, которые зависят от специфических факторов и масштабов новых разработок научной организации; установление источников, инструментов сбора и обработки информа- ции; определение передачи информации и ее интерпретация в рамках системы отчетности; хранение информации; исследование информации.

На этапе подготовки (рис. 1) важно определить потребителей и состав информации, необходимой для успешного осуществления новых разработок [6].

Рис. 1. Технология подпроцесса информационного обеспечения научной организации (подготовка)

Информацией должны обеспечиваться, прежде всего, лица, принимающие ключевые решения в ходе реализации новых разработок: руководство подразделений; авторы научных идей и предложений; исследователи прикладных инновационных разработок, конструкторы-разработчики структуры и модификаций новой продукции; разработчики технологии производства новой продукции; разработчики инновационных проектов; специалисты по маркетингу и рекламе; товароведы; финансисты и экономисты; специалисты по снабжению и сбыту; руководители организации; потребители.

Состав информации, которой должны быть обеспечены участники инновационного процесса, зависит от его этапа [8]. Например, на этапе прикладных исследований и разработок необходима информация о направлениях фундаментальных исследований и получаемых при их осуществлении знаниях, на этапе прикладных исследований возникает потребность в информации о направлениях прикладных исследований и их результатах, а на этапе промышленного производства новой продукции необходима информация о конкурентной продукции и возможных источниках финансирования и потенциальных инвесторах.

Следующим важным этапом является определение источников информации. Источники информации, необходимой для осуществления новых разработок, могут быть внешними и внутренними [5]. Внутренними источниками являются подразделения НИОКР, производственные и маркетинговые подразделения, а также организации, входящие в одно объединение. К внешним источникам относятся научная и техническая литература, конференции, семинары, симпозиумы, выставки, ярмарки, другие рекламные средства, сеть Интернет, неформальные контакты. возможностях организациях-конкурентов, о конъюнктуре рынка и т.д.

Носителями внешней информации являются конкуренты, потребители, поставщики, консалтинговые фирмы, научноисследовательские институты, высшие учебные заведения. Наиболее значимыми носителями информации об инновациях, по результатам опросов, являются потребители и внутренние подразделения организации [9]. Кроме того, информацию об инновациях организации получают через выставки, ярмарки и другие рекламные средства, а также в научной и технической литературе и сети Интернет. Необходимо отметить, что организации, отвечая на вопрос о значимых для них источниках информации, не назвали консалтинговые, информационные компании, НИИ, вузы, конференции, семинары, симпозиумы, профессиональные ассоциации, неформальные контакты. Однако именно эти источники могли бы играть основную роль в развитии научного процесса [10].

На этапе осуществления (проведения) информационного обеспечения новых разработок научной организации (рис. 2) реализуются операции, связанные с поиском, хранением, передачей, обработкой и использованием информации.

Рис. 2. Технология подпроцесса информационного обеспечения научных разработок (проведение)

Рассмотрим подробнее основные информационные процессы, протекающие в научной организации [9]. Поиск информации представляет собой извлечение информации, которая хранится в различных источниках.

Извлечение информации осуществляется с помощью различных методов, таких как: непосредственное наблюдение, прямое общение со специалистами в определенной области новых разработок научной организации, изучение научной и/или технической литературы по определенным вопросам, изучение материалов в библиотеках и архивах, формирование и отправка запроса к различным информационным системам и базам данных и др. [11]. Чтобы полученную информацию можно было многократно использовать, ее необходимо хранить. Способ хранения информации зависит от ее носителя (бумажный, электронный).

Основным типов хранилища информации на современных организациях являются информационные системы. Кроме того, информация может храниться на бумажных носителях в виде книг и документов, которые размещаются в строго определенном порядке в библиотеках и/или архивах. Строгий порядок хранения в данном случае обеспечивает быстрый поиск и выдачу нужных материалов.

Процесс передачи информации осуществляется с участием двух сторон: тот, кто передает информацию (источник), и тот, кто ее получает (приемник). Между этими участниками действует канал передачи информации или канал связи. Канал связи представляет собой совокупность технических средств, обеспечивающих передачу информации от источника к получателю [18]. Для передачи информации на расстоянии используются различные носители информации, например, сообщения, письма, электромагнитные носители.

Кроме того, для передачи информации нужны устройства, реализующие этот процесс, такие как, например, факс, телефон, видеосистемы. Наиболее развитой системой связи во внешней среде на сегодняшний день является сеть Интернет [19]. Обработка информации представляет со- бой преобразование информации из одного вида в другой, осуществляемое по строгим формальным правилам. Существует много видов обработки информации, что связано с различными подходами к работе с ней. Началом обработки является сбор и анализ информации, после чего специалисты приступают к ее синтезу, формализации и классификации. Результатом такой работы чаще всего являются различные отчеты, сводки и сообщения. Основными способами обработки информации

В процессе анализа осуществляется распределение полученных данных и приведение к единому виду для упрощения дальнейшей работы с ней. Данные, приведенные в единый вид, значительно упрощают процедуру анализа, сортировки и использования.

Важным приемом обработки информации является синтез, который предполагает соединение и объединение данных, полученных из различных источников, на основе анализа информации. Результатом синтеза информации является, например, таблица, отчет, статья или лекция. Информация является основой разработки и принятия управленческих решений по осуществлению новых разработок научной организации. Качество и своевременность полученной информации обеспечивает возможность принимать правильные и эффективные решения.

Особенностью информационного процесса новых разработок научной организации является защита информации. Защитой является предотвращение доступа к информации без соответствующих санкций. Защита информации в научных организациях предполагает разработку и внедрение комплекса организационных, правовых и технических мер по предотвращению угроз несанкционированного доступа к конфиденциальной информации и устранению возможных последствий. Кроме того, при организации информационного обеспечения необходимо создание унифицированной документации и системы документооборота (рис. 3).

Это необходимо для лучшего восприятия информации с документов, что дает возможность для эффективной обработки и применения единой терминологии наименований показателей. При осуществлении инновационной и управленческой деятельности документы являются основным носителем информации, поэтому эффективность процесса документирования определяет качество информационного обеспечения управления новых разработок научной организации [20].

Заключительным этапом подпроцесса информационного обеспечения является мониторинг (рис. 4).

Рис. 3. Технология подпроцесса информационного обеспечения новых разработок (заключительные операции)

Рис 4. Технология подсистемы информационного обеспечения новых разработок (мониторинг)

В процессе мониторинга осуществляется: оценка и анализ содержательной стороны и методологии построения системы информационного обеспечения новых разработок научной организации; анализ качества информационного обеспечения; экономический анализ затрат, связанных с осуществлением информационного обеспечения новых разработок научной организации; структурный анализ, предполагающий выявление закономерностей по- степенного агрегирования, усреднения информации и образования документов.

В заключении необходимо отметить, что в процессе управления новыми разработками выбор технологии управления определяют конкурентное преимущество научной организации [21]. При этом используются и известные административные процедуры, и научные дисциплины, которые применяются при организации, проектировании, производстве и сбыте, ресурсном обеспечении, планировании и контроле научной деятельности. Для обеспечения эффективности процесса разработки и внедрения научных разработок должна использоваться соответствующие технологии управления, которые выстраивают последовательность действий по обеспечению научной деятельности и ин-

Также необходимо отметить, что применение разработанной технологии информационного обеспечения новых разработок научной организации позволит ускорить инновационные процессы и сократить время, затрачиваемое на поиск информации, оценку ситуации и принятие эффективных управленческих решений.

новационных процессов.