Инновационные способы совершенствования документооборота на предприятии, контроля и учета в делопроизводстве

Инновационные способы совершенствования документооборота на предприятии, контроля и учета в делопроизводстве.

Для большинства руководителей, думающих о будущем компании, особо актуальным является вопрос сокращения бумажного документооборота, сохранности отчетных документов, а также возможности беспрепятственно и за короткое время найти необходимый документ в архиве. Проблема сокращения времени на подготовку, подписание, а также хранение документов стоит перед каждой компанией.

Нами были рассмотрены четыре способа взаимодействия с контролирующими органами с целью совершенствования документооборота и контроля.

• 1.    Применение электронного документооборота на предприятиях

Электронный документооборот - совокупность автоматизированных процессов по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства» [1].

Современные процессы документооборота требуют подхода, реализовать который можно с помощью электронных документов.

Так, видами электронного документооборота являются:

• -    производственный документооборот;

• -    управленческий документооборот;

• -    архивное дело (совокупность процедур архивного документооборота);

• -    кадровый документооборот (процедуры кадрового учета);

• -    бухгалтерский документооборот;

• 2.    Применение электронной подписи в электронном документообороте.

Использование системы электронного документооборота позволяет сократить временные затраты на поиск, согласование, подписание документов. Руководитель не забывает рассмотреть или подписать документ, а возможность потери документа исключена.

Электронная цифровая подпись - аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов, основным назначением которого является придание электронному документу юридической силы.

Электронная цифровая подпись надежна, ее невозможно подделать, изменить или нарушить [2]. Уполномоченное лицо компании может использовать электронную цифровую подпись практически для всех видов своей деятельности:

• -документооборот с контрагентами;

• -отчетность в электронном виде;

  -отправка документов в контролирующие органы.

• 3.    Предоставление документов бухгалтерской отчетности в электронном виде [3].

• 4.    Применение инновационных способов хранения электронных документов на предприятиях.

Регламентирует использование электронной подписи Федеральный закон от 06.04.2011 № 63 «Об электронной подписи». Согласно данному закону, все документы, в том числе и налоговая отчетность, подписанные электронной цифровой подписью признаются юридически значимыми.

Порядок предоставления документов в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи утвержден Приказом Федеральной Налоговой Службы Российской Федерации от 17.02.2011 г. № ММВ-7-2/169.

Формат описи утвержден Приказом Федеральной Налоговой Службы Российской Федерации от 29.06.2012 г. № ММВ-7-6/435.

Все документы, предоставляемые в контролирующие органы в электронном виде, должны иметь определенный формат в соответствии с Приказом Федеральной Налоговой Службы Российской Федерации от 21.03.2012 г. № ММВ-7-6/172.

Уполномоченное лицо компании отправляет документы через специализированного оператора в виде xml-файла, либо в виде копии в формате .jpg или .tiff.

В случае если требование налоговой службы доставлено в виде обычного письма, то электронные документы из архива необходимо напечатать, при этом на них должна находится отметка о том, что они были подписаны электронной цифровой подписью. Также распечатанный документ заверяется собственноручной подписью руководителя и печатью организации (Письмо Минфина РФ от 11.01.2012 № 03-02-07/1-2).

С целью обеспечения лучшей физической сохранности документов, упрощения доступа к ним и оперативности их обработки применяются электронные архивы.

Возможность хранения документов в электронном виде появилась вместе с электронной подписью, которая не только приходит на смену печати организации, но и становится гарантом неизменности документа со временем. А чтобы хранить электронный документ, больше не нужны отдельные помещения для бумажных архивов.

Электронные документы могут храниться в сервисе электронной документации (на сервере компании) или в облачном сервисе хранения данных (на сервере специализированного оператора) [4].

В заключении стоит отметить, что в современных экономических условиях отслеживание и работа с инновационными технологиями в бухгалтерском учете является определяющей для сокращения количества затрачиваемого времени на подготовку и подписание документов, а также доведения их до контролирующих органов [5].