К вопросу об автоматизации сбора заявок ремонта и обслуживания компьютерной техники в центре информационных технологий вуза

Центр информационных технологий (ЦИТ) ХГУ им. Н.Ф. Катанова занимается широким спектром работ, связанных с установкой программного обеспечения и ремонтом компьютерного оборудования. Сотрудники ЦИТ выполняют задания по заявкам, поступающим в бумажном виде от различных институтов.

Актуальность данной темы заключается в том, что сотрудники ЦИТ намного эффективнее будут справляться со своими обязанностями, если автоматизировать работу. Автоматизация работы будет способствовать освобождению от рутины и появлению принципиально нового инструмента, который прямо или косвенно приведет к сокращению нецелевого расходования времени и мотивации на хорошие результаты, что позволит быстрее реагировать на заявки, поступающие от институтов. Исходя из этого было принято решение - разработать приложение для ведения учета ремонта оборудования и устанавливаемого программного обеспечения в ЦИТ на языке C#, с использованием базы данных Access и среды моделирования UML.

Разработанное приложение позволит сотрудникам быстрее и качественнее реагировать на заявки, приходящие в ЦИТ. Так же данное приложение позволит унифицировать, за счет хранения информации о программных продуктах, установленных в компьютерных лабораториях, что позволит более эффективно использовать данные аудитории в процессе обучения студентов.

Рассматривая работу отдела технических и программных средств обучения (ОТиПСО) можно выделить два основных вида деятельности – это ремонт компьютерной техники и установка программного обеспечения на компьютеры. К сотрудникам через заявки поступают задания, которые в последствие обрабатываются сотрудниками отдела. Поступление заявки от сотрудников института, до сотрудников ОТиПСО может занять длительное время, кроме этого, часть заявок выполняется вообще без бумажного сопровождения, т.е. сотрудники института напрямую обращаются к сотруднику ОТиПСО, что приводит к снижению показателя работы, так как такие обращения не учитываются в отчетах о деятельности отдела.

Чтобы автоматизировать работу сотрудников отдела ОТиПСО предлагается создать приложения пользователя для сотрудников институтов, через которое от этих сотрудников будут поступать заявки в специально созданную базу данных и приложение администратора для сотрудников ОТиПСО в котором будут осуществляться обработка заявок поступивших от сотрудников институтов.

Для реализации базы данных необходимо составить две таблицы, в которых будут присутствовать следующие значения.

• 1.    Ремонт , состоящая из:

• a.   Институт

• b.   Серийный номер компьютера

• c.   Вид неисправности

• d.   Дата приема заявления

• e.   Дата выполнения заявки

• f.   Сотрудник, который выполнил заявку

• g.   Что было заменено

• 2.    Установка программного обеспечения , состоящая из:

• a.   Институт

• b.   Аудитория

• c.   Программное обеспечение, которое необходимо установить

• d.   Дата приема заявления

• e.   Дата выполнения заявления

• f.   Количество компьютеров, на которые будут установлено

заявленное программное обеспечение.

• g.   Сотрудник, выполнивший заявку

Для упрощения учета создадим еще четыре таблицы:

• 1.    Таблицу «Комплектующие», содержащую данные по наименованию, количеству пришедших и остатку деталей после того, как они были использованы для замены вышедшего из строя оборудования.

• 2.    Таблицу «Программное обеспечение», содержащую данные о наименование, количестве и остатке лицензионных ключей, дате окончания лицензий и количестве дней, оставшихся до конца истечения срока лицензии.

• 3.    Таблицу «Институты», для хранения названий институтов и их аббревиатур.

• 4.    Таблицу «Сотрудники», для хранения данных о сотрудника.

Чтобы успешно разработать программный продукт, нужно определиться с выбором CASE– средств.

CASE–средство – это инструмент, который позволяет автоматизировать процесс разработки информационной системы и программного обеспечения. CASE средства в основном применяют для сокращение времени и затрат на разработку информационных систем и повышение их качества.

Для реализации данной работы было выбрано CASE–средство StarUML [1], потому что данное ПО распространяется бесплатно и доступно для свободной установки с официального сайта StarUML. Для того, чтобы правильно спроектировать программную систему, необходимо рассматривать ее с различных точек зрения, в этом может помочь системная архитектура.

Планируемое к разработке приложение позволит сотрудникам быстрее и качественнее реагировать на заявки, приходящие в ЦИТ. Так же данное приложение позволит унифицировать процесс работы за счет хранения информации о программных продуктах, установленных в компьютерных лабораториях, что позволит более эффективно использовать данные аудитории в процессе обучения студентов.