Концепция построения системы управления в национальном исследовательском университете на основе информационного ресурса

В настоящее время инновационная деятельность национального исследовательского университета связана с необходимостью внесения изменений в образовательный процесс, инновационного изменения в системе и структуре упёавления, масштабного обновления материально-технического потенциала. Используемые в данный период вёемени системы упёавления вузом существенно сокращают возможности перехода к инновационной деятельности. Сложившаяся со временем структура управления и, соответственно, ее составляющие, такие как методы управленческого учета, система планирование, система отчетности не удовлетворяют критериям, предъявляемым к национальным исследовательским университетам (НИУ) [1]. Следовательно, такие изменения продиктованы в первую очередь требованием к соответствию статуса исследовательского университета, а также современным представлением о структуре и деятельности вуза. Инновационная деятельность в сложившихся условиях должна стать основным видом деятельности как образовательная или научная, и это является необходимым условием дальнейшего развития НИУ.

Совершенствование инновационной деятельности в НИУ должно начинаться с построения эффективной структуры управления и базироваться на поиске и освоении новых подходов к методам управленческого учета. Для обеспечения информацией управленческого характера, необходимо сосредоточить усилия вуза на использовании существующих и перспективных методах управленческого учета. Управленческий учет должен обеспечивать текущие потребности в управлении, а также решать стратегические задачи. При этом необходимо отметить, что рост финансирования вузов по программе НИУ, увеличение масштабов проектов, применение новых технологий, а также необходимость в составлении отчетности перед управлением НИУ и Министерством образования и науки РФ активизировали поиски путей развития управленческого учета на местах и привели к широкому признанию его как области исследования. Таким образом, управленческий учет в университете представляет собой подсистему управления и определяется как учетно-аналитическая система, интегрирующая информацию для оценки и анализа деятельности университета с целью принятия управленческих решений, повышающих результативность. В отличие от простого сбора данных и учета ресурсов и хозяйственных операций управленческий учет направлен на анализ и обобщение информации и осуществляется с использованием всех учетных данных, необходимых для управления НИУ.

Большинство университетов, получивших статус НИУ, или уже занимаются модернизацией системы управления, или находятся в состоянии определения и обоснования методов управления вузом [2]. И это очевидно, так как в настоящее время еще нет сложившихся, зарекомендовавших систем и методов управления НИУ. Об этом можно судить по ежегодным отчетам вузов перед Министерством образования и науки. Новые направления и возможности развития университетов, связанные с дополнительным финансированием, требуют особого инновационного подхода к построению структуры управления. Существующие и используемые успешно модели управления должны быть пересмотрены с учетом особенностей в деятельности вузов. В сложившихся условиях НИУ нуждается в решении задач управления на качественно новом уровне. Необходимость оперативного реагирования на изменения в структуре вуза и изменения, связанные с вводом новых объектов в исследовательских центрах, требует перестройки внутренней системы управления университета, постановки управленческого учета, оптимизации процессов управления. Безусловно, что на данный момент существует система управления в любом НИУ [3] независимо от того, выполняет ли она полностью свои функции или только частично. Такая система управления, как правило, функционирует на основе установленных документально (положения о подразделениях, должно- стные инстëукции и т. п.) или сложившихся пëак-тически пëавил. Она может устëаивать до опëеде-ленного момента ëуководство вуза и его упëав-ленческое звено, но качественный пеëеход вуза в категоëию исследовательских потëебует как минимум внесения изменений или пеëеход на систему, более совеëшенную. В ëамках системы упëав-ления можно выделить внутëеннюю область ëе-суëсов и внешнюю область. Внутëенняя область ëесуëсов должна служить целям упëавления, на-пëавленным на ëешения вопëосов локального ха-ëактеëа, и обеспечивать инфоëмацией ëуководство НИУ. Внешняя область должна обеспечивать необходимой инфоëмацией вышестоящие оëганиза-ции и заинтеëесованные стоëоны.

Эффективность системы упëавленческого учета заключается в ее логичной стëуктуëе и обоснованности . В такой системе инфоëмация од - ноëодна и достовеëна , пëичём очень важно , что достовеëность инфоëмации должна гаëантиëо - ваться собственно системой в целом , а не отдель ными подëазделениями или людьми . Результатом использования должна стать возможность пëосто - го и эффективного контëоля ëаботы НИУ в целом , контëоля отдельных пëоцессов , подëазделений , объектов собственности , ëасходования сëедств и контëоля деятельности отдельных сотëудников . Система упëавленческого учета должна содеëжать в себе следующий ëяд обязательных модулей :

• -    планово - бюджетный модуль пëедназначен для пëинятия стëатегического напëавления ëазви - тия , составления плана бюджетов НИУ ;

• -    модуль « Научно - обëазовательные центëы » ( НОЦ ) должен обеспечивать данными систему упëавления и систему отчетности по центëам ;

• -    модуль коëëектиëовки планов и бюджетов дает возможность вносить опëеделенные измене ния , возникающие в ходе ëеализации бюджетов , и коëëектиëовать исходные показатели ;

• -    инфоëмационно - аналитический модуль , позволяющий обëабатывать собëанную инфоëма - цию и давать количественную хаëактеëистику по казателей .

Особенностью ëешения задач упëавления яв ляется необходимость использования в качестве одной из основ для пëинятия ëешений данных упëавленческого учета . Таким обëазом , логично считать , что НИУ нуждается в системе упëавлен - ческого учета , котоëая позволит ëешать следую щие задачи :

• -    эффективно упëавлять ëесуëсами : финан совыми , тëудовыми , матеëиально - техническими , инфоëмационными ;

• -    планиëовать , анализиëовать и контëолиëо - вать показатели инновационной деятельности НИУ ( в целом и по подëазделениям , центëам финансовой ответственности , инновационным пëоектам );

• -    оптимизиëовать ëесуëсы НИУ , выявлять и контëолиëовать финансовые потоки внутëи уни - веëситета .

Создание такой системы невозможно без ис пользования инфоëмационных ëесуëсов . Πëове - денный анализ публикаций по вопëосу опëеделе - ния понятия « инфоëмационный ëесуëс » позволяет сделать вывод , что большинство автоëов пëидеë - живаются пëоизвольной тëактовки . В зависимости от темы , целей и задач исследований автоëы пëи - водят свое понимание содеëжания инфоëмацион - ного ëесуëса . На сегодняшний день в научной ли - теëатуëе учеными отмечается ëешающая ëоль ин - фоëмационного ëесуëса в совëеменном обществе . Однако пëактически отсутствуют ëаботы , дающие полное пëедставление о нем . Многие автоëы дают узкую тëактовку теëмина , относя к инфоëмацион - ному ëесуëсу только инфоëмацию , отчужденную от его создателя и зафиксиëованную на матеëи - альном носителе ( В . В . Годин , И . К . Коëнеев , А . Б . Антопольский , А . В . Костëов , Н . И . Гендина , О . В . Пешкова ), научно - техническую инфоëмацию ( Р . М . Нижегоëодцев ) либо ëасшиëяют его до ин - фоëмационной системы , включающей в себя кëо - ме инфоëмации еще и пеëсонал ( Абëахам Штуб , Тимоти Д . Веллс и Кëистин Севилла , Ƃëет Вакнеë , Элен Монк , Джеймс О ’ Бëайн и Джоëдж Маëакас , Фëанк Дëавис ) [4].

Несмотëя на ëазнообëазие опëеделений , в ос новном под инфоëмационным ëесуëсом понимает ся набоë данных , документы , пëогëаммное обес печение . Такой подход к составу ëесуëса пëед - ставляется несовеëшенным , так как не содеëжит носителей инфоëмации и сëедств обëаботки и пе - ëедачи данных . В совëеменных условиях инфоë - мационный ëесуëс должен стать одним из инстëу - ментов в системе упëавленческого учета . Под ин - фоëмационным ëесуëсом следует понимать не только обмен инфоëмацией , наличие баз данных , ноëмативной документации и т . д ., но и исполь зуемое обоëудование , связанное локальной сетью . Обобщая вышесказанное , можно дать следующее опëеделение : инфоëмационный ëесуëс – это ин - фоëмационная система , состоящая из сëедств сбо - ëа , пеëедачи , обëаботки , хëанения данных , а также весь имеющийся в системе объем инфоëмации .

Наличие качественной инфоëмационно-аналитической системы позволит выполнять не только повседневную ëаботу по бухгалтеëскому учету и опеëативно упëавлять имеющимися ëесуë-сами НИУ, но также создать единое инфоëмаци-онное пëостëанство унивеëситета. Имея столь полную и достовеëную инфоëмацию, поступающую в ëежиме online, ëуководство НИУ сможет пëинимать упëавленческие ëешения, касающиеся обëазовательной и научно-исследовательской деятельности. Для эффективного упëавления в НИУ необходима сфоëмиëованная система упëавленче-ского учета, котоëая позволяет максимально ëе-зультативно использовать имеющейся ëесуëсный потенциал унивеëситета. Такая система может быть сфоëмиëована и может базиëоваться на использовании инфоëмационного ëесуëса унивеëси- тета. На рисунке представлена система управленческого учета, построенная на основе информационного ресурса.

Данная система пёедставлена как непрерывный замкнутый цикл управления, позволяющий в необходимый момент времени иметь достаточную информацию о происходящих процессах. Система упёавленческого учета напёавлена не только на обеспечение сведениями внутёенних пользователей, но и на формирование информации для внешних пользователей. Основой концепции такой системы послужил существующий и перспективный информационный ресурс НИУ. В данном случае инфоёмационный ёесуёс является базой и инстёу-ментом построения системы управления. Актуальность данного ёешения обусловлена особенностью подхода к разработке новой системы управленческого учета в НИУ на основе информационного ресурса. Использование такой системы предоставит возможность ее дальнейшего перспективного развития и одновременной интеграции в процесс автоматизации управления вуза. В системе управленческого учета выделены три области управленческого процесса:

• -    область генерального процесса предназначена для обобщенного анализа и разработки дальнейших планов;

• -    область периодического процесса включает в себя систему формирования данных, позволяющую корректировать или вводить новые показатели и ресурсы;

• -    область оперативного процесса, обеспечи-

• вающая систему управленческого учета непрерывным процессом управления, движения и обработки данных.

На представленной схеме в структуре ключевое место занимает подсистема «Портал». Она обеспечивает возможность сбора, обработки, размещения представленной информации. В цикле управления является основной частью всего процесса управления за счет уникального набора инструментов и свойств, характерных понятию «портал». Управление ресурсами НИУ осуществляется инструментами портала, такими как:

• -    система управления контентом, которая предназначена для классификации и размещения поступающей информации по ее видам, управления содержанием и способом отображения;

• -    система учет показателей, которая содержит средства сбора данных и привидения показателей в сопоставимый вид для дальнейшего анализа полученных значений;

• -    система управления базами данных, где вся информация по деятельности НИУ накапливается, сохраняется и обрабатывается, обеспечивая информацией элементы системы управления;

• -    система администрирования, которая позволяет распределять права доступа к информации, выделяя при этом внешнюю и внутреннюю область пользователей. Обеспечивает контроль соблюдения технологии сбора, обработки и размещения информации.

Также значительную роль в процессе управления играет система отчетности. В системе выде-

Структура системы управленческого учета в НИУ

ляется два вида отчетов: отчеты, пёедназначенные для внутренних пользователей в целях упёавления, и отчетность, пёедставляемая для вышестоящих оёганизаций и внешних пользователей. К свойствам стоит отнести доступность необходимой ин-фоёмации в любой момент вёемени и ее актуальность. Поётал обеспечивает необходимый в таких случаях обмен данными, снабжает всю систему упёавления своевёеменной инфоёмацией.

Область генеёального пёоцесса охватывает всю систему упёавления НИУ. Задачами цикла является не только анализ состояния НИУ, но и стёатегическое упёавление всей деятельностью. Система анализа позволяет оценить, на начальном пеёиоде фоёмиёования системы и в пёоцессе деятельности, состояние и возможности системы упёавления вуза, а также дать оценку ёесуёсам. Масштабность цикла упёавления влечет за собой соответствующую пеёиодичность меёопёиятия.

В области пеёиодического пёоцесса ёеализу-ются укёупненные пёоцессы, связанные с упёав-лением как по сёокам длительности цикла, так и по его функциональным возможностям. В состав этой области входит система фоёмиёования данных в виде показателей и инфоёмационных ёесуё-сов. На текущей стадии пёоцесса должны быть обоснованы и пёиняты показатели оценки деятельности. Сфоёмиёованные показатели опёеделят в дальнейшем стёуктуёу и набоё данных отёажае-мых в отчетности. Обёазованные таким способом данные послужат основой дальнейшего анализа. Инфоёмационные ёесуёсы вуза должны служить целям упёавления и осуществлять функциониёо-вание системы упёавления. Так как данная система ёеализуется на основе инфоёмационных ёесуё-сов, к ним пёедъявляются особые требования по фоёмиёованию стёуктуёы и возможности быть интегёиёованными в упёавленческую сёеду. В данном цикле инфоёмационные ёесуёсы вуза либо фоёмиёуются вновь, либо коёёектиёуются.

Эффективность деятельности заключается в движении и обмене инфоёмацией в системе упёав-ления и постоянным анализом поступающих данных. Область опеёативного пёоцесса обеспечивает движение потока таких данных в цикле упёавления НИУ, напёавлена на обёаботку и коёёектиёовку текущей инфоёмации в коёоткие сёоки.

Работоспособность всей системы упёавления обеспечивает метод упёавленческого учета, бюд-жетиёование. Система бюджетиёования обёазует совместно с инфоёмационными ёесуёсами цикличность пёоцессов упёавления, что позволяет обеспечивать данными всю систему упёавления. Метод бюджетиёования позволит эффективно ёаз-ёабатывать планы, вести контёоль деятельности отдельных центёов и всего НИУ, а также пёини-мать обоснованные упёавленческие ёешения. В целях повышения скоёости пёоцессов система бюджетиёования должна базиёоваться на инфоё-мационном ёесуёсе.

Использование бюджетиёования в системе упёавленческого учета инновационной деятельности унивеёситета выглядит наиболее пёиемлемым методом, позволяющим максимально эффективно стёоить стёуктуёу упёавления. Пёоцесс бюджети-ёования сопёовождается интенсивным инфоёма-ционным обменом и включает этапы: планиёова-ние, контёоль исполнения бюджетов, анализ отклонений и коёёектиёовка бюджетов [5].

Значение бюджетиёования в унивеёситете состоит в том, что оно:

• 1)    пёедставляет стратегические и тактические цели унивеёситета в виде конкёетных финансовых показателей;

• 2)    выявляет возможность ёеализации пёогёамм и планов ёазвития унивеёситета с точки зёения обеспеченности их финансовыми ёесуёсами;

• 3)    позволяет опёеделить пёиоёитеты ёазвития унивеёситета в условиях огёаниченности финансовых ёесуёсов;

• 4)    опёеделяет ёазмеёы финансиёования под-ёазделений унивеёситета из ёазличных источников;

• 5)    позволяет пёоконтёолиёовать целевой ха-ёактеё и эффективность использования финансовых ёесуёсов [6].

Бюджетиёование как технология упёавления позволяет повысить эффективность и качество упёавленческой ёаботы, усилить ёежим экономии матеёиальных и финансовых ёесуёсов, выявить пёичины отклонений тех или иных показателей деятельности пёедпёиятия.

В основу бюджетиёования, пёежде всего, положена ёазёаботка ёазличных видов бюджетов (планов), являющихся одним из основных инструментов упёавленческого учета. Однако, основываясь на фоёмиёовании бюджетов, бюджетиёование подёазумевает не только собственно планиёова-ние, но одновёеменно создает условия для пёове-дения контёоля и анализа исполнения запланиёо-ванных показателей. Сёавнивая полученные фактические ёезультаты с бюджетными (плановыми) и пёоводя их оценку, ёуководством осуществляется бюджетный контёоль и пополняется инфоёма-ция обо всех напёавлениях и аспектах деятельности оёганизации, котоёая используется затем пёи пёоведении коёёектиёовочных меёопёиятий и пёинятии ёешений относительно будущих элементов сводного бюджета.

Эффективное упёавление унивеёситетом все более зависит от уёовня инфоёмационного обеспечения его отдельных подёазделений и служб. Вузы, имеющие сложную оёганизационную стёук-туёу, остёо нуждаются в опеёативной экономической и финансовой инфоёмации, помогающей оп-тимизиёовать затёаты и финансовые ёезультаты, пёинимать обоснованные упёавленческие ёеше-ния. Инфоёмация, необходимая для опеёативного упёавления унивеёситетом, содеёжащаяся в системе упёавленческого учета, должна связать все звенья такой системы, обёазовав потоки, и должна стать основанием для принятия управленческих решений.

Анализ отечественных научных публикаций показывает, что во многих национальных исследовательских университетах не выработано четкого механизма управления ресурсами, подготовки достаточно полной информации о деятельности университета. Неумение оперативно управлять материальными и информационными потоками мешает университету принимать управленческие решения и планировать свою работу.

Информационные ресурсы, являясь объектами информационной экономики, обладают совершенно иными свойствами, не присущими ресурсам материальным. В отличие от большинства ре-суёсов, котоёые способны истощаться, инфоёма-ционные ёесуёсы имеют свойство накапливаться, обогащаться и могут использоваться многокёатно. Эти свойства позволяют говорить о большом потенциале этого вида ёесуёсов, котоёые необходимо использовать для ёешения стёатегических упёавленческих задач.

Анализ ёазличных подходов к составу информационных ресурсов НИУ позволяет выделить следующие их виды:

• 1)    средства вычислительной техники и коммуникационное оборудование;

• 2)    лицензионное программное обеспечение и автоматизиёованные инфоёмационные системы;

• 3)    совокупность данных и документов в библиотеках, аёхивах, фондах, базах данных и дё., а также электронные и бумажные носители информации;

• 4)    локальная сеть, доступ в Интернет, информационный поётал.

НИУ обладает всеми вышепеёечисленными видами инфоёмационных ёесуёсов, совокупность котоёых обёазует единый инфоёмационный ёе-суёс НИУ. Использование инфоёмационного ёе-суёса и постёоения на его основе системы упёав-ленческого учета в НИУ позволит ёешить пёобле-мы инфоёмационного обеспечения и автоматизации пёоцесса упёавления инновационной деятельностью НИУ. Это позволит использовать весь накопленный потенциал вуза, сокёатит вёемя и ёас-ходы, связанные с внедёением системы.

На текущий момент отсутствует типовая уни-фициёованная инфоёмационная модель упёавле-ния инновационной деятельностью, способная автоматизиёовать пёоцессы упёавления в НИУ. Соответственно, на рынке информационных технологий не пёедставлен готовый пёогёаммный продукт, готовый в полной степени автоматизировать и обеспечить полноценную поддержку процесса управления ресурсами НИУ в сфере инновационной деятельности. Применение универсальных ERP-систем в НИУ без значительной корректировки программного продукта будет затруднительно в связи со спецификой, обусловленной научной и исследовательской деятельностью. Прове- денный анализ публикаций по теме внедрения ERP-систем на предприятиях позволяет охарактеризовать этот процесс как весьма непростой. Основная сложность заключается во внедрении ERP-системы и построении ее работы на основе существующей системы управления. В этом случае необходимо подстраивать ERP-систему под существующие процессы управления предприятием. Такое решение задач, как правило, накладывает ряд ограничений на ERP-систему и в значительной мере сужает ее эффективность. Порою перед разработчиками возникают проблемы, которые невозможно решить и, как итог деятельности, либо принять компромиссный вариант, либо вообще отказаться от дальнейшего внедрения. Такие трудности в основном вызваны отсутствием возможности автоматизировать определенные управленческие процессы.

Автоматизированная система поддержки научной и инновационной деятельности исследовательского университета должна решать следующие задачи:

• 1)    планирование научной и инновационной деятельности (формирование планов НИР и научных мероприятий);

• 2)    анализ и прогнозирование результатов деятельности (анализ загруженности и результативности использования аудиторного фонда и лабораторного оборудования, анализ занятости и результативности работы профессорско-преподавательского и учебно-вспомогательного состава);

• 3)    управление научными исследованиями (управление проектами НИУ ЮУрГУ; мониторинг ключевых показателей проектов НИУ; оперативное управление бюджетом научноисследовательского и образовательного процесса);

• 4)    формирование внутренних и внешних отчетов (подготовка годового отчета об инновационной деятельности НИУ, отчетов научнообразовательных центров; формирование перечня мероприятий в области инновационной деятельности, отчетов об использовании ресурсов в ходе учебного процесса и научно-исследовательских работ) [7].

Использование информационных технологий в системе управленческого учета инновационной деятельности НИУ обусловлено такими факторами, как постоянно растущий объем информации о ходе работ и результатах инновационного процесса, потребность в оперативных данных, позволяющих принимать оптимальные управленческие решения по результатам деятельности руководителей, преподавателей, сотрудников и студентов НИУ. Необходимость многогранного анализа научно-инновационной деятельности, прослеживания динамики изменений и своевременной корректировки хода исследовательского и образовательного процесса, потребность в учете результатов использования инновационных ресурсов НИУ. Таким образом, информационные ресурсы стано- вятся базой постëоения системы упëавленческого учета, обеспечивая ее дальнейшее ëазвитие и эффективное функциониëование.

ず итеëɑтÜëɑ

• 1.    Официа¿ьный сайт ぜ инистеëства обëɑ£о - вани и наÜки づ Ф . – http://mon.gov.ru/pro/niu/

• 2.    Официа¿ьный сайт ぞ ациона¿ьного фонда подготовки кадëов . – http://ntf.ru/

• 3.    Официа¿ьный сайт ぞご У ùУë ゎ У . Упëав¿е - ние наÜчныê исс¿едований . – http://susu.ac.ru/ru/ about/Struktura_vuza/Upravlenija/

• 4.    ず авëищева , ぎ . ぎ . づ о¿ь инфоë½ационныê ëе - сÜëсов пëедпëи ти в фоë½иëовании внÜтëенней инновационной сëеды / ぎ . ぎ . ず авëищева // ゑ оспëои£ -

  водство : в£аи½осв £ь по¿итико - эконо½ического и инститÜциона¿ьного аспектов : ½е¢вÜ£ . сб . наÜч . ст . – ご ваново : ご ван . гос . Üн - т , 2010. – Ⅽ . 56–67.

• 5.    СингатÜ¿¿ина , ゎ . づ . Систе½а финансового Üпëав¿ени Üнивеëситето½ : бюд¢етиëование и Üпëав¿ение финансовы½и ëесÜëса½и / ゎ . づ . Сина - гатÜ¿¿ина . – と а£ань : « Фи£теêпëесс ». – 2006. – Ⅽ . 172–178.

• 6.    び ëа½ова , Т . ぜ . Фоë½иëование систе½ы внÜтëивÜ£овского бюд¢етиëовани / Т . ぜ . び ëа½о - ва // ゑ естник づ оссийской эконо½ической акаде½ии и½ . ゎ . ゑ . ぢ¿ еêанова . – 2007. – ヽ 3 – Ⅽ . 10–17.

• 7.    ゎ овоëков , ん . Ⅽ . ん вто½ати£аци Üпëав¿ени наÜчной де те¿ьностью Üнивеëситета / ん . Ⅽ . ゎ о - воëков // Унивеëситетское Üпëав¿ение : пëактика и ана¿и£ . – 2009. – ヽ 6. – Ⅽ . 13–18.

ぢ остÜпи¿а в ëедакцию 23 июн 2011 Ç .

Шевелев Анатолий Евгеньевич . Доктоë экономических наук , пëофессоë , за ведующий кафедëой « Бухгалтеëский учет и финансы » тоëгово - экономического фа культета , Южно - Уëальский госудаëственный унивеëситет ( г . ぶ елябинск ). Область научных интеëесов – ëиски в бухгалтеëском учете , налоги и налогообложение , бух - галтеëская ( финансовая ) отчетность . Контактный телефон : (8-902) 267-93-91.

Shevelev Anatoly Evgenevich is Doctor of Science (Economics), Professor, head of the Accounting and Finance Department of the of the Trade and Economics Faculty of South Ural State University, Chelyabinsk. Research interests: risks in accounting, taxes and taxation, book-keeping (financial) report. Tel: (8-902) 267-93-91

Гвоздев Максим Юрьевич . Стаëший пëеподаватель кафедëы « Бухгалтеëский учет и финансы » тоëгово - экономического факультета , Южно - Уëальский госудаëст - венный унивеëситет ( г . ぶ елябинск ). Область научных интеëесов – упëавленческий учет в национальных исследовательских унивеëситетах . Контактный телефон : (8902) 267-93-91.

Gvozdev Maxim Jurevich is a senior lecturer of the Accounting and Finance Department of the Trade and Economics Faculty of South Ural State University, Chelyabinsk. Research interests: the administrative account of national research universities. Tel: (8-902) 267-93-91