Корпоративная информационная система для организации дополнительного профессионального образования: состояние и перспективы

Человечество стремительно развивается в информационное общество, автоматизируя процедуры сбора, обработки и хранения информации с использованием информационных систем различной степени автоматизации. Целью создания информационных систем вообще и в образовании в частности является повышение производительности и эффективности труда работников, улучшение качества информационной продукции и услуг, повышение сервиса и оперативности обслуживания пользователей.

Следует отметить, что информатизация организационных и управленческих процедур в образовательной деятельности существенно повышает их эффективность. В этой связи образовательным организациям разного уровня образования предлагаются соответствующие программные продукты. Из многообразия программных решений в Челябинской области наиболее распространены:

• •    для общего образования — «Сетевой город» Самарской фирмы IRTEX;

• •    для среднего профессионального образования — «1С:Колледж ПРОФ» на платформе 1С и ProCollege на основе СДО Moodle, разработка творческого коллектива ГБПОУ «Южно-Уральский многопрофильный колледж».

Организации высшего образования используют, как правило, собственные разработки.

Как проблема автоматизации решается в учреждениях дополнительного профессионального образования, организация образовательного процесса в которых имеет свою специфику? Опубликован опыт автоматизации учебного процесса института дополнительного профессионального образования Уфимского государ- ственного нефтяного технического университета [1], опыт применения программы «БИТ. Дополнительное профессиональное образование» [2], разработчиками которой является компания «Первый БИТ» (г. Москва).

Мы предлагаем решение, реализованное в ГБУ ДПО «Челябинский институт развития профессионального образования» (далее — ГБУ ДПО «ЧИРПО»).

Организация учебного процесса по программам дополнительного профессионального образования (повышение квалификации и профессиональная переподготовка) в ГБУ ДПО «ЧИРПО» осуществляется по схеме, представленной на рисунке 1.

До недавнего времени специалисты учебного отдела ГБУ ДПО «ЧИРПО» вручную выполняли следующую работу: оперативное согласование сроков, учебных планов с заказчиками образовательных услуг; формирование списков групп слушателей; подбор педагогических работников; оформление договора; подготовка проектов приказов на зачисление и отчисление слушателей; составление расписания занятий; подготовка документации для оплаты профессорско-преподавательскому составу, отчетов и пр.

Разработанная и внедренная в образовательный процесс автоматизированная информационная система (далее — АИС ЧИРПО)¹ существенно упрощает работу сотрудников учебного отдела, избавляя их от рутинной

Рис. 1. Схема работы по организации учебного процесса

Рис. 2. Структурная схема АИС ЧИРПО

работы по сбору и обработке заявок от слушателей на прохождение курсов переподготовки и повышения квалификации; минимизирует количество ошибок, возможных при формировании списков учебных групп, приказов; ускоряет процесс сбора и обработки информации. Более того, АИС ЧИРПО позволяет не только быстро собрать информацию, но и обработать ее в соответствии с потребностями учебного отдела; обеспечивает легкое, интуитивно понятное управление собранной информацией.

С технической точки зрения автоматизированная информационная система ЧИРПО представляет собой клиент-серверное приложение2, простейшая структурная схема которого представлена на рисунке 2, а схема функционирования — на рисунке 3.

Рис. 3. Схема функционирования АИС ЧИРПО

Проверка работоспособности и надежности АИС ЧИРПО проводилась поэтапно:

• 1)    проверка аутентификации пользователей в системе;

• 2)    испытание функций создания учебных направлений;

• 3)    проверка работоспособности подсистемы «Управление группами и архивными группами»;

• 4)    проверка работоспособности подсистемы «Управление слушателями»;

• 5)    проверка работоспособности подсистемы «Прием заявки».

Подтвердив соответствие требованиям безопасности и отказоустойчивости при работе в различных условиях, с весны 2015 г. система введена в эксплуатацию и доступна пользователям с официального сайта ГБУ ДПО «ЧИРПО».

В настоящее время используются следующие модули АИС ЧИРПО:

• •    «Регистрация слушателей»;

• •    «Формирование групп»;

• •    «Подготовка приказов».

Регистрация слушателей предваряется подписанием соглашения на обработку персональных данных.

Форма «Регистрация слушателей» требует ввода информации в такие поля, как: место работы, занимаемая должность, направление (название) программы повышения квалификации или профессиональной переподготовки, предварительные сроки.

Регистрация

ФИО

Город город

Образовательная организация

ОбрззоватвЛьнов учреждение

Должность

Электронная почта

| электронная почта

Направление переподготовки и повышения квалификации

Преподаватели ОБЖ и физ-ры (Теория обучения и педагогические технологии * Желаемын месяц обучения

Январь                                                             v

3 арегистрироватъс я

Рис. 4. Регистрация слушателей

После регистрации слушателей операто- список зачисленных в группы, список незачи-ру (специалисту учебного отдела) доступны: сленных (рис. 5); 2) количество слушателей по 1) весь список зарегистрированных слушателей, направлению программы (рис. 6).

Слушатели

Всего слушателей «2 д^

в<»

• Зачислен ФИО        Город    органшация   Должность      Телефон      E-mail               Группа    Месяц

КТ      меижотэ      Челябинск  ГБЛОУ'Юыо-   преподаватель    8-351-907-66-78 flarsidaiza@gm3ii сот    лк(СПД)-5  Сентябрь

Лариса                  уральский спец дисциплин

Ивановна                государственный колледж*

КТ ФзхриевзАнмз Озерск Г БЛОУ         преподаватель 8 912 084 64 53 konshina-              ПК(рус , Февраль минайлоенэ               ‘Озересий русского языка и                   annaaZigryanoex ru инязь5

Рис. 5. Формирование групп

Рис.6. Количество слушателей по направлениям

Автоматическое формирование групп по выбранной программе повышения квалификации и профессиональной переподготовки производится с учетом того факта, что численный состав группы не должен превышать 25 человек. Система позволяет также выводить список слушателей в текстовом формате, что удобно, в том числе, и для работы следующего модуля.

Модуль «Подготовка приказов» позволяет автоматически генерировать приказы на зачисление и на отчисление слушателей (рис. 7, 8) и выводить их в текстовом формате.

Рис. 7. Формирование приказа о зачислении

Создать приказ об отчислении

Груш ПК (ДиРектоРа)-2

ПК(Енц> 1                                                                 Мастера rVo без умета профиля (Мето   20

ПК(ЕМЦИ                                                             Преподаватели естественнонаучного ^®

Рис. 8. Формирование приказа об отчислении

Успехи первых шагов автоматизации работы учебного отдела организации дополнительного профессионального образования дают все основания надеяться, что в перспективе по следовательно будут разрабатываться и внедряться в практику новые модули, такие как:

«График учебного процесса»;

«Расписание»;

«Журнал группы»;

«Заявления слушателей»;

«Формирование ведомостей»;

«Выходные документы»;

«Отчеты по движению контингента».