Модель развития системы стандартизации организации в условиях ограниченных ресурсов

В условиях, когда существует необходимость скорейшего внедрения новых технологий, производств и даже моделей управления предприятием, для принципиальных изменений и грамотной перенастройки производственной системы, необходимо знать причины формирования требований. Внедрение новых стандартов без понимания того, «зачем» необходимо выполнять установленные требования, всегда встречает большое сопротивление персонала организации или приводит к нежелательным результатам. Так, например, при внедрении ISO 9001 из-за непонимания причин установления требований стандарта имели место следующие принципиальные несоответствия [4-6, 14-17]:

. выстраивается система управления по стандарту, а не система достижения целей организации с учетом требований ISO 9001;

. огромная бюрократизация системы, причем под требованиями ISO 9001 подразумевается документирование каждого действия;

. после получения сертификата организация останавливалась в своем развитии и т.д.

Читая стандарт ISO 9001:2015 невозможно понять насколько «глубоко» должна быть построена система [10]. Как в стандарте ISO 9001:2015, так и в стандартах организаций причины определения тех или иных требований в явном виде не прописаны. Но, текст стандарта можно трактовать в неявном виде, обращая внимание на соответствующие изменения и учитывая нацеленность стандарта на рискоза-

щищенность и отказ от обязательства документировать требования.

Так, например, в четвертом разделе новой версии ISO 9001:2015 кроме «стратегии» отмечено и «понимание», то есть руководство может развивать не только документально установленные цели, но и зарекомендовавшие себя корпоративные ценности организации, которые не всегда возможно задокументировать [3].

Результатом реализации стандарта является выполнение всех норм на должном уровне. Уровень качества реализации одной нормы определяет то, насколько возможна реализация другой. Так, например, выявленные несоответствия при процедуре аудита позволят реализовать корректирующие мероприятия и снизить влияние нежелательных рисков. Если процедура аудита проведена не на должном уровне, то реализация корректирующих мероприятий и сокращение нежелательных последствий будут не настолько эффективны [7].

АУДИТ ДОКУМЕНТАЦИИ

При проведении аудита документации системы менеджмента качества (СМК) можно найти несоответствия между установленными требованиями и фактами функционирования самой системы. Данные несоответствия касались:

. применяемых марок материала;

. используемых технологий обработки;

. зон ответственности;

. форм используемых записей и другие.

Прорабатывая несоответствия необходимо понять: что послужило причиной возникших несоответствий, почему стандартизация оказалось настолько неэффективной? Причинами могут стать и навязанные требования руководства, и низкий профессионализм сотрудников и т.д. Но проблемы стандартизации систем менеджмента качества организации гораздо глубже. Доказательством тому может служить то, что ISO 9001 отказался от обязательства разрабатывать документы (в том числе и руководство по качеству), следовательно документирование требований стало недостаточно эффективным инструментом [11].

Сегодня на первый план выходят методы стандартизации, которые можно автоматизировать, тем самым снизить трудоёмкость их внедрения. Они реализуются в соответствующих программных комплексах. Например, разработка программного обеспечения, которое помогает формировать планы и программы внутренних аудитов, увязывает их с плановопредупредительным ремонтом оборудования, графиком отпусков руководителей предприятия и так далее. Тем самым обеспечивается абсолютное соответствие заполняемых форм записей, выполняется в автоматизированном режиме контроль процедур. Таким образом, стандартизация становится активным инструментом реализации установленных требований [1].

ПРИЧИНЫ НЕВЫПОЛНЕНИЯ УСТАНОВЛЕННЫХ ТРЕБОВАНИЙ

Без анализа причин невыполнения установленных требований, а точнее без понимания того «почему» данные требования оказались неудобными и неважными программные продукты, повысят только исполнительскую дисциплину, но не обеспечат понимание того «зачем» выполнять требования. Если не заниматься повышением удобства форм, устанавливаемых стандартом, методов сбора и внесения информации, ответственности за информацию, то персонал будет искать другие способы избегания выполнения требований.

Ключевыми причинами невыполнения персоналом требований стандартов и других нормативных документов являются ограниченные ресурсы организации и неэффективное использование информационной базы норм и требований.

МОДЕЛЬ РАЗВИТИЯ СИСТЕМЫ СТАНДАРТИЗАЦИИ ОРГАНИЗАЦИИ В УСЛОВИЯХ ОГРАНИЧЕННЫХ РЕСУРСОВ

Предлагаемая структурная модель развития системы стандартизации организации представлена на Рис. 1

РАЗВИТИЕ СИСТЕМЫСТАНДАРТИЗАЦИИ ОРГАНИЗАЦИИ

Стандарт организации о порядке управления документированной информацией не-

___$___

Возможность интеграции в информационную среду организации

Выделение ресурсов

Реализация

Увеличение показателя удельной ресурсной возможности г

Увеличение показателя реализации нормативных требований р

Одновременное повышение показателей рил

Внедрение требования

Рис. 1. Модель развития системы стандартизации организации обходим, как процессный подход ко всей системе менеджмента качества на предприятии, направленный на достижение поставленных предприятием целей. Цель данного процесса внедрить в каждое подразделение предприятия, относящиеся к СМК, четкую процедуру, определяющую номенклатуру необходимых документов, порядок их разработки и ответственность за работу с документами (распространение, изменение, хранение, изъятие и защита). Описанная процедура управления документированной информацией поможет распределить обязанности работников, отвечающих за документацию и даст четкое понимание, кто вовремя не внес исправление или не ввел документ в оборот. Проблема, которая была выявлена в процессе аудита (отсутствие своевременных исправлений в конструкторской документации и внедрение нового документа без изъятия старого), исчезнет вместе с введением процедуры управления документацией. Своевременная работа предприятия с документами поможет избежать множество проблем и потерь, таких как эконо- мические затраты и время. Тогда как вовремя не исправленная документация (в соответствии с требованиями) грозит несоответствиями, которые не всегда можно исправить. А нарастание объема отбракованных деталей приведет к огромным экономическим потерям для предприятия.

Проблема ограниченных ресурсов

Одна из ключевых проблем - это ограничение ресурсов (в том числе и временных) на поддержание процедур стандартизации. В этих условиях необходимо четко понимать, как решать задачи стандартизации в условиях жёсткой ограниченности ресурсов.[2]

Понимая, что ресурсы ограничены и зная характер зависимости уровня качества реализации нормы от объемов выделенных ресурсов, можно поставить и решить задачу оптимизации распределения ресурсов между нормами. Развитие стандартизации в рамках организации рассматривается как совокупность процессов, которые носят как стационарный так и динамический характер. Под стационарным состоянием понимается стабильное значение результатов действия нормативных документов, отход от стационарного состояния – результат интеграции новых документированных процедур [6, 7].

Вводя обобщенный параметр – «Удельные ресурсные возможности организации», определяемый как совокупность всех ресурсов организации, затрачиваемых на поддержку одного установленного в стандарте требования вуб.чы.час r [         ], можно представить возможно- шт.

сти организации C_n по интеграции требований N [шт.], с учётом ее способности к удовлетворению все большего числа требований шт.

S [   ] в следующем виде (причем S является час2

своего рода ускорением, связывающим стационарно-динамические процессы с общей теорией развития):

C_n=r-NS , (1)

Если в практике деятельности организации нет необходимости в интеграции дополнительных требований, график зависимости c^ остается прямой линией параллельной оси абсцисс. Изменения в организации, необходимые для интеграции новых требований по линейной и нелинейной (ускоренной) траектории, определяются следующим образом:

SC_t = r 6N = r • S ■ AN = r-^d(pf) , (2) где p – показатель реализации нормативных требований в единицу времени;

r – совокупные ресурсы организации, затрачиваемые на поддержку одного установленного в стандарте требования;

S – способность организации к интеграции новых требований;

t – время.

В результате интегрирования выражения по времени и с учетом того, что S = - , а N = p-t , объем затрат на интеграцию новых требований N за время t составит:

C_t = J rSdN = J r^d(pt) = rj pdp = ^/2 rp² , (3)

где С^ – это возможности организации по интеграции новых требований, анализируемые по ресурсам в финансовом эквиваленте, человеческим ресурсам, показателю реализации нормативных требований.

Динамика интеграции новых требований по линейной траектории обусловлена возможностью изменения факторов p и r . При выборе интеграции по нелинейной траектории развития кроме данных факторов для обеспечения устойчивого развития системы организации стандартизации необходимо обеспечить рост показателя S .

Обеспечение интеграции новых требований возможно тремя способами. Первый – за счет увеличения реализации нормативных требований в единицу времени p (т.е., например, за счет увеличения числа параллельно выполняемых нормативов) без изменения ресурсов r (при этом все ресурсы оцениваются в одной шкале измерения, согласно установленной выше размерности).

Второй – за счет увеличения ресурсов r без увеличения p .

Третий – путем одновременного повышения p и r.

Необходимый для организации объем выполняемых требований в единицу времени без изменения совокупных ресурсов определяется следующим образом [12,13]:

N^No+p^,(4)

rlNT = rlN0 + ^/2 rpi ,(5)

J _ Р1~Ро _nL где            – способность организации к увеличению числа выполняемых требований с Po до Pl за время (t” -1°).

В результате преобразований выражение для p примет вид:

, (6)

ы Ni Tn ( где ^1 — ~ , а СП = I Г ) .

Nq

Данное выражение и представленные на рисунке 2 некоторые частные случаи графики зависимости p позволяют определять и обосно-

Рис. 2. Зависимость необходимого изменения p

вывать необходимый темп развития стандартизации в организации. В качестве примера на графике определена зависимость для трёх требований (Рис. 2).

Проблема информационной обеспеченности

Еще одна ключевая проблема – информационная обеспеченность персонала. Сегодня в современных системах менеджмента качества необходимо выстраивать информационную базу требований, которая взамен существующих стандартов, представляет собой комплекс программных средств, порталов информации. Рекомендации по развитию информационной базы требований системы менеджмента качества организации:

• .    определение объемов ресурсов, затрачиваемых на поддержание и развитие системы стандартизации на предприятии;

• .    структуризация требований (по персоналу, по процессам и технологиям, по изделиям, по алфавиту, категориям и иерархиям и т.д.);

• .    демонстрация верно и неверно выполненных требований, с указанием соответствующих последствий и рисков;

• .    выделение наиболее важных требований;

• .    использование презентаций и аудио-видео материалов.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Проблема развития стандартизации организации является актуальной, так как результатом реализации стандарта является выполнение всех норм на соответствующем уровне. Ключевыми причинами невыполнения персоналом требований стандартов и других нормативных документов определены: ограниченные ресурсы (в том числе времени) и неэффективная информационная база норм и требований в организациях. Решение задачи оптимизации распределения ресурсов между нормами можно определить анализируя ограниченность ресурсов и характер зависимости уровня качества реализации нормы от объемов. Причём стабильное значение результатов действия нормативных документов можно охарактеризовать как стационарное состояние, а соответственно результат интеграции новых документированных процедур как отход от стационарного состояния.