Моделирование бизнес-процесса документооборота на охранном предприятии

Автоматизация документооборота, на сегодняшний момент, стала не просто средством оптимизации внутренних процессов предприятия, а насущной необходимостью в условиях жесткой конкуренции. Именно автоматизация документооборота дает новые возможности любой организации по ускорению работы, которая позволяет опередить конкурентов при принятии как оперативных, так и стратегических решений.

Цели автоматизации документооборота организации, вне зависимости от организационно-правовых форм, довольно схожи и заключаются в следующем:

• -    повышение качества и оперативности управления, и как следствие этого обеспечение конкурентоспособности предприятия на рынке;

• -    объединение в единый делопроизводственный цикл всех структурных подразделений организации, включая территориальноудаленные;

• -    обеспечение оперативного, и в то же время разграниченного доступа к информационным (документационным) ресурсам организации;

• -    снижение трудовых и временных затрат и накладных расходов, и как следствие, получение экономического эффекта;

• -    заложение основы постепенного перехода к электронному документообороту на предприятии, работа на перспективу.

Основные подразделения участвующие в бизнес-процессе: Дирекция, Бухгалтерия, Абонентский отдел, Диспетчерская служба, Служба технической поддержки.

Ниже представлены схемы моделирования бизнес-процесса документооборота на охранном предприятии в соответствии с рисунками 1-

1С: Предприятие

Дирекция

Формирование Заявления

Консультирование

Вход в систему

Заявление

Регистрация заявления

Формирование квитанции

Регистрация состояния тревожных кнопок

Клиент

Служба тех. поддержки

Формирование бланков договоров

Абонентский отдел

Рисунок 1 – Диаграмма прецедентов

Служба тех. безопасности

Клиент

Абонентский отдел

Дирекция

Рисунок 2 – Диаграмма деятельности

Клиент консультируется с абонентским отделом по поводу оказания услуг. Приняв решение, клиент подает заявление на оказание услуг. Абонентский отдел печатает бланк заявления, заполняет его вместе с клиентом и регистрирует в программе. Далее дирекция формирует новый договор с клиентом, подписывает его и передает в абонентский отдел. Далее договор регистрируется и второй экземпляр договора выдается клиенту. Далее оказываются оговоренные услуги, служба тех. безопасности отслеживает состояние объектов. За отчетный период и при закрытии договора формируется отчет по проделанной работе.