Моделирование процесса организации и проведения банкета для участников конференции в нотации IDEF0

Сегодня актуальными для реальной экономики России являются вопросы массового применения информационных и коммуникационных технологий, направленных на развитие информационного общества, формирование национальной цифровой экономики (ЦЭ), что следует из утвержденной 9 мая 2017 г. Указом Президента Российской Федерации

«Стратегии развития информационного общества РФ на 2017-2030 годы» [1], и внедрения процессного подхода к организации и управлению деятельностью компаний.

К преимуществам ЦЭ можно отнести: рост производительности труда, повышение конкурентоспособности компаний, снижение издержек производства, создание новых рабочих мест, возникновение новых возможностей, позитивно отражающихся на жизни человека [2].

Преимущество процессного подхода перед привычным функциально-ориентированным управлением заключается в том, что деятельность любой компании (производственной или сферы услуг) рассматривается как система процессов по превращению входящих в них ресурсов в конечный продукт. Конечной целью всей деятельности и каждого процесса является выпуск продукции, или ее элементов. Именно процессы обеспечивают ценность, значимую для потребителя.

Гостинично-ресторанное хозяйство (ГРХ) не может стоять в стороне от глобальных процессов, происходящих в стране и мире.

Так, использование программных средств для ведения бизнеса, в частности для решения организационных, управленческих и экономических задач осуществляется в 57,4% от общего количества предприятий ГРХ (весь предпринимательский сектор - 54,3%); 12,2% предприятий ГРХ используют ERP-системы (ERP-система - целостная система управления компанией); использование интернета для продаж в ГРХ составляет 17,9% (весь предпринимательский сектор - 12,6%); использование «облачных» сервисов в организациях ГРХ на 2017 г. составлял 27,5% от общего количества предприятий, и уступал по уровню только сектору связи (31,2%). По развитию ЦЭ Россия на 2017 г. занимала 45-е место среди 195 стран, а по вовлеченности людей в ЦЭ - 7-е место (86% населения пользуются интернетом каждый день) [3].

Появляются

многочисленные

публикации,

посвященные

реинжинирингу процессов в различных организациях производственной сферы и сферы услуг, направленного на повышение эффективности их деятельности. Любой процесс должен быть поставлен так, чтобы результаты процесса приводили к достижению целей бизнеса [4].

В российской консалтинговой компании iTeam, функционирующей на рынке с 2002 г., зародился и проводится в жизнь масштабный проект – система управления организациями «Русский менеджмент». «Русский менеджмент» ориентирован на управление процессами.

Процессный подход к управлению деятельностью предполагает, прежде всего, разработку бизнес-модели организации, т.е. модели деловых процессов организации.

Представление системы бизнес-процессов в наглядной (графической) форме позволяет: четко определить требования, предъявляемые к ведению процесса; конкретизировать функции отдельных сотрудников, подразделений и их взаимодействие; выявить слабые места в организации работы и наметить пути ее оптимизации; систематизировать знания о компании и ее процессах; и, что особенно важно, определить, что является результатом выполнения процесса, кто их потребитель [5].

Учитывая изложенное выше, целью данной статьи является разработка модели процесса «Организация и проведение банкета для участников конференции», которая может служить для обучения новых сотрудников их должностным обязанностям, согласованным действиям между структурными подразделениями компании, или быть основой для разработки внутренних регламентов или стандарта организации (СТО).

Модель разработана с применением стандартизированной в России методологии функционального моделирования IDEF0 и компьютерной программы AllFusion Process Modeler 4.1.4 [6, 7].

Банкет - это торжественный званый завтрак, обед или ужин, устраиваемый в честь какого-либо лица, события или торжества.

Организация и четкая работа по подготовке к обслуживанию банкета зависят от того, насколько подробно и своевременно обусловлены, и согласованы все детали проведения банкета между заказчиком и исполнителем (администрацией ресторана).

Методология функционального моделирования IDEF0 предназначена для формализации и описания бизнес-процессов. Моделирование начинается с разработки контекстной диаграммы (А-0, рис. 1), на которой объект моделирования представлен единственным блоком с граничными стрелками, тем самым указывается область моделирования и ее границы. Стрелки на этой диаграмме отображают связи объекта моделирования с окружающей средой. На контекстной диаграмме указана точка зрения должностного лица, с позиций которого создается модель, и цель, для достижения которой ее разрабатывают.

USED AT:

AUTHOR: Топольник, Коваленко

PROJECT: Организация и проведение банкета

NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

DATE:

REV:

17.05.2019

21.07.2019

WORKING

READER

DATE

Требования заказчика

DRAFT

RECOMMENDED

PUBLICATION

CONTEXT:

TOP

Нормативная документация

Рапоряжение директора на проведение банкета

Денежные средства

Заказ на проведение банкета

Персонал

Технические и материальные средства

Цель: Анализ технологии процесса Точка зрения: Директор ресторана

NODE:

A-0

Организация и проведение банкета для участников конференции

Рисунок 1 – Контекстная диаграмма процесса «Организация и проведение банкета для участников конференции»

Организация получает от клиента заказ на проведение банкета и денежные средства, сотрудники, руководствуясь требованиями заказчика, нормативной документациями и распоряжениями директора, с помощью технических и материальных средств, выполняют заказ.

Дочерняя (декомпозированная) контекстная диаграмма (А0, рис. 2) охватывает ту же область, что и родительский блок, но описывает ее более подробно.

Деятельность предприятия по оказанию данной услуги включает в себя 4 процесса первого уровня: заказ банкета, составление договора, организация банкета и проведение банкета, которые выполняются в порядке доминирования.

Рисунок 2 - Диаграмма декомпозиции процесса «Организация и проведение банкета для участников конференции»

Обобщающие названия механизмов «Персонал», «Технические и материальные средства» и управления «Нормативная документация» конкретизированы для каждого процесса, а «Требования заказчика» и «Распоряжения директора на проведение банкета» управляют нужные процессы. «Заказ на проведение банкета» инициирует (является входом) первый процесс, «Денежные средства» – второй процесс.

Процесс «Заказать банкет» выполняется администратором ресторана. Выход этого процесса – «Согласованный заказ», является входом во второй, третий и четвертый функциональные блоки, а выход «Составленное меню» (перечень блюд и напитков) - входом в третий блок.

Процесс «Составить договор» выполняется в соответствии с национальным стандартом ГОСТ Р 7.0.97-2016 [8], и завершается оплатой заказа, которая выполняется бухгалтером. Составленный документ, наряду с другими, является управлением при организации банкета; как результат его организации подготавливается зал для приема гостей и готовятся, согласно разработанного меню, блюда и напитки.

Результат проведения банкета – потребитель, удовлетворенный оказанной услугой, а ресторан имеет доход.

Дочерняя диаграмма процесса «Заказать банкет» (А1, рис. 3) содержит три функциональных блока, реализуемых последовательно, внутренним связям: выход предыдущего процесса является входом в последующий процесс.

Заявка на заказ поступает к администратору ресторана, он ее обрабатывает, руководствуясь требованиями заказчика и внутренним регламентом, принимает ее, получает от заказчика информацию о предстоящем мероприятии (дата, время, количество) и составляет с ним меню. Для всех функциональных блоков управлением является требования заказчика и внутренний регламент, исполнителем – администратор ресторана.

Рисунок 3 – Диаграмма декомпозиции процесса «Заказ банкета»

На рисунке 4 представлена диаграмма декомпозиции процесса «Составить договор» (А1).

Этот процесс имеет три функциональных блока (составление бланка документа, определение суммы счета, оплата счета). Документальное оформление заказа на организацию и проведение банкета осуществляется в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 (управление всеми этапами процесса). Подготовка бланка документа осуществляется администратором с использованием офисной техники (компьютера) и соответствующего программного обеспечения.

Все блоки процесса последовательно взаимосвязаны, поэтому выходы предыдущего процесса являются входами в последующие процессы. Входы: «Согласованный заказ», «Денежные средства», «Заполненный договор», «Стоимость услуги»; выходы: «Составленный договор об оплате» и «Оплаченная услуга».

Рисунок 4 – Диаграмма декомпозиции процесса «Составить договор»

Дочерняя диаграмма процесса «Организовать банкет» (А3) представлена на рисунке 5.

Он состоит из 4 подпроцессов: первая пара – одобрить план проведения банкета и подготовить зал (выполняются последовательно); и вторая пара – сначала необходимо рассчитать и закупить продукты для кухни и бара, а потом приготовить заказанные блюда и напитки. Соответственно этим парам указаны два входа - «Согласованный заказ» и «Составленное меню» .

В соответствии с распоряжением директора ресторана на проведение банкета, администратор подготавливает план его проведения, где указано время начала подготовки торгового зала и начала самого банкета (выходы функционального блока 1). После этого официанты, бармены и уборщики с использованием моющих средств готовят зал и его оборудование к приему участников банкета.

Рисунок 5 – Диаграмма декомпозиции процесса «Организовать банкет»

Параллельно с этим администратор, шеф-повар и бармен рассчитывают необходимые для приобретения по составленному ранее меню продукты и передают их на производство (кухню и буфет) для приготовления. Для расчета используется автоматизированная система R-Keeper.

Заключительным этапом организации банкета является приготовление заказанных блюд и напитков. Этот процесс выполняют повара, кухонные работники, бармен с использованием кухонного технологического оборудования, руководствуясь назначенным временем начала банкета.

На рисунке 6 представлена диаграмма декомпозиции процесса «Провести банкет», состоящая из 3 подпроцессов: закрытие ресторана для других посетителей, обслуживание гостей, уборка торгового зала после завершения банкета.

Рисунок 6 – Диаграмма декомпозиции процесса «Провести банкет»

Функции процесса связаны последовательно. Они выполняются сотрудниками ресторана в соответствии со своими должностными обязанностями и инструкциями. Время начало банкета инициирует выполнение первого функционального блока. Процесс «Обслуживание гостей» приготовленными по согласованному с заказчиками меню (вход) осуществляется с соблюдением стандартов обслуживания (управление).

Результат этого процесса – удовлетворенные гости оказанной услугой.

После завершения банкета, когда гости разойдутся, необходимо убрать помещение, где проводилось указанное мероприятие (функциональный блок 3, диаграмма А4)

Таким образом, средствами IDEF0 разработана модель процесса «Организация и проведение банкета для участников конференции». Модель включает шесть диаграмм – контекстную, которая была декомпозирована до процессов первого и второго уровня. Моделирование процесса позволило лучше понять организацию работы в целом. В каждом конкретном процессе было определено, что будет преобразовываться, каков результат, кто и с помощью каких средств, а также что регламентирует условия осуществления каждого функционального блока.

При использовании графического языка IDEF0 исследуемая система предстает перед руководителями разного уровня и рядовыми сотрудниками в виде иерархии выполняемых функций, где есть конкретные ответственные, составляющие организационную структуру предприятия.

Разработанная модель может служить основанием для усовершенствования работы, обучения принятых сотрудников, а также разработки корпоративных стандартов и вносит определенный вклад в развитие цифровой экономики в сфере услуг.