Обзор функциональных возможностей информационных технологий в управлении персоналом организации

На сегодняшний день можно утверждать, что персонал и кадры – это один из главнейших ресурсов любого предприятия. Особенно этот ресурс важен, если хозяйственная деятельность предприятия имеет связь с навыками, имеющими специфическое назначение. В таких предприятиях всегда ощущается острая нехватка высококвалифицированных кадров.

Именно поэтому вопрос эффективного управления персоналом на предприятиях ставится особенно остро в современных экономических реалиях нашей жизни. В осуществлении данной задачи вполне могут оказать посильную помощь информационные системы в области управления кадрами.

Для чего большинство компаний мира, в России в том числе, используют информационные технологии для управления кадрами? Этот вопрос достаточно сложен и многогранен, однако в любых вариациях ответов на данный вопрос можно сказать, что главная функция, которую осуществляют информационные системы для управления персоналом, это функция выработки тех решений, которые будут наиболее эффективными с точки зрения использования персонала, а также для ведения контроля за выполнением указанных выработанных решений на практике [1, с.69].

Итак, можно говорить о том, что информационной системе по управлению кадрами присущи процессы разработки и использования того программного обеспечения, которое необходимо для максимально эффективной организации автоматизированного решения проблем в области управления кадрами. В целях ведения актуального и своевременного учета в области кадрового дела информационная система сособна решать такие вопросы как постановка и ведение табельного учета, ведение документооборота по кадрам. Частично сюда же затрагиваются вопросы оплаты и расчетов с персоналом. Кроме прочего, руководство организации в этом случае получает доступ к персональной информации о каждом сотруднике в систематизированном виде [2, с.87]. Такую информацию гораздо легче использовать в целях создания планов по обучению, развитию, созданию поощрительных схем, а также применения различных систем штрафов в случае необходимости. Таким образом, с помощью подобной систематизации процессов и достигается эффективность в управлении кадрами.

На рис.1 показана такая систематизация задач управления персоналом и их решение на базе информационных технологий.

Рис. Задачи управления персоналом в организации

Для того, чтобы осуществить вышеуказанные задачи именно на практике, в современных организациях активно внедряются различные системы автоматизации по управлению персоналом. Они помогают достаточно эффективно разгрузить кадровых работников, а также сотрудников отдела бухгалтерии. Автоматизированные системы позволяют избавить сотрудника кадровой службы от множества тех рутинных процедур, которые он вынужден исполнять ежедневно. Сюда традиционно можно отнести заполнение различных унифицированных форм, табелей, журналов учета, изменения в личные дела сотрудников организации.

Наряду с получением основного функционала при применении информационных технологий в управлении персоналом, кадровая служба получает в свое ведение и некоторые весьма значительные дополнительные преимущества [2, с.84]. Основными из них являются следующие:

• 1 .Ускорение доступа к информации по персональным данным на каждого из работающих сотрудников. Следует отметить, что данный доступ открыт не для всех работников, а лишь в автономном режиме для тех пользователей, у кого есть специальный ключ (доступ). Например, в популярной сегодня программе «1С: Зарплата и кадры» главный бухгалтер может работать в автономном режиме для изменения данных по начислению премии сотруднику, а кадровый работник – нет, или наоборот [1, с.74]. Кроме того, на предприятии обязательно издается приказ о списке лиц, допущенных к работе с тем или иным программным обеспечением, в котором находятся данные по сотрудникам организации (имеются ввиду персональные данные).

• 2 .Принятие основных решений по кадрам на основе детального анализа тех данных, которые содержатся в информационной системе по управлению кадрами.

• 3 .Возможность проведения мероприятий по обучению персонала, и после обучения автоматизированные программы «помогают» выбрать наилучшего сотрудника, наиболее подходящего для той или иной должности.

• 4 .Возможность создания качественной мотивации труда для работников. Это требуется для выполнения оперативных и тактических задач, а также стратегических целей организации.

• 5 .Формирование будущих целей по управлению персоналом в согласовании с теми стратегическими задачами, которые поставлены перед организацией. Стоит отметить, что любые задачи в области управления кадрам никогда не должны противоречить основным целям.

Следует сказать, что для автоматизированной системы управления персоналом актуальной является задача отслеживания хода рабочего процесса или донесения необходимой информации до самого сотрудника. Это особенно важно, если в каком-либо проекте участвуют сразу несколько подразделений, но, к примеру, они находятся на расстоянии друг от друга. В таком случае доступ к тому или иному документу есть у каждого сотрудника, принимающего участие в проекте, причем доступ он получает обычно, используя любой компьютер локальной сети организации, по логину и паролю [3, с.112].

Интересным моментом и темой исследования для многих авторов является то, что у автоматизированной системы управления персонала обычно есть способность отслеживания хода процесса работы, а также функция донесения самой информации до сотрудника. Это происходит в том случае, если исполнение документа или процесса требует непосредственного участия самого работника. Перспективы развития информационных систем в управлении персоналом – именно в развитии таких функций. Они, с одной стороны, не позволяют упустить важные события, а с другой стороны – сами являются некими «контролерами» выполнения задач [4, с.21].

Сегодня скорость и оперативность играют ключевую роль,в рамках жесткой конкуренции. И скорость отслеживания всех тенденций на рынке труда – не исключение. В этом, безусловно, также могут помочь информационные технологии. Можно занять выгодное положение на любом рынке, если руководство организации вооружено информацией. В этом процессе крайне важно отслеживать перемещения сотрудников, потребность в кадрах и их планирование, определение необходимости расширения или сужения штата. Автоматизированные системы управления персоналом сегодня легко с этим справляются. Особенно такие системы развиты за рубежом.

Во многих зарубежных и крупнейших российских компаниях автоматизированная система управления персоналом позволяет принимать резюме, проводить их сортировку, проверять актуальность размещенных на различных сайтах объявлений о вакансиях, отправку рассылочных писем кандидатам и другие важные функции, применяемые при подборе и отборе персонала [4, с.24].

Некоторые отечественные предприятия автоматизированные системы управления персоналом пытаются сегодня использовать в направлении развития персонала, а не только его учета, но, к сожалению, пока реалии дня таковы, что наши кадровые службы ограничены в основном ведением делопроизводства. О чем говорить, если во многих государственных и бюджетных учреждениях, несмотря на взятый курс на повышение электронной грамотности в нашей стране, используются бумажные варианты документооборота. Многие отделы кадров буквально «завалены» стопками приказов, справок и личных дел сотрудников. О развитии пока говорить рано, но в этом направлении определенные успехи уже есть.

В целом, можно говорить о большой дифференциации в вопросе использования современных информационных технологий в рамках отдельно взятого предприятия. Слишком разнятся бюджетные возможности у крупных альянсов и малого бизнеса. Крупные компании активно перенимают опыт использования информационных технологий по типу западных стран, а вот малые предприятия зачастую просто не могут себе позволить использовать дорогие программные продукты для управления персоналом в своей деятельности. Поэтому одним из возможных направлений развития области информационных технологий в области управления кадрами является повышение их доступности для предприятий различных форм собственности и размеров.