Организация информационно - документационного обеспечения деятельности руководителя на основе применения автоматизированных технологий

Управленческая деятельность присуща всем государственным и негосударственным учреждениям, а также предприятиям и организациям. Она охватывает различные направления и сферы деятельности. В этом процессе управления передаётся обрабатывается и собирается огромное количество информации. На основе информации принимаются управленческие решения, а информация служит доказательством их исполнения и источником для обобщения.1

Роль информационно - документационного обеспечения управления в последнее время возросла в несколько раз. В условиях современного мира, его социального, а также экономического развития следует отметить, что возросла значимость информационного обеспечения в процессе организации документационного обеспечения управления, в которое входит сбор информации, её хранение, переработка, передачи и архивация в целях принятия обоснованных и эффективных управленческих решений. Для принятия эффективных управленческих решений в современных условиях развития и роста рыночной экономики организациям требуется целостная и связная автоматизированная система документации. Система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений, участвующих в технологических процессах делопроизводственной деятельности. Документационное обеспечение управления в организациях, учреждениях и на предприятиях осуществляется специальной документационной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчинённого непосредственно руководителю организации. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо достаточное внимание в работе. Во время рыночных отношений немаловажное значение придаётся механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность работников занятых в управлении.2

Автоматизация делопроизводства преследует достижение следующих целей в области работы с документами:

• 1.    Регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству организации или в её структурные подразделения;

• 2.    Регистрация всей исходящей корреспонденции и её внутренних документов;

• 3.    Списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

• 4.    Осуществление контроля за исполнением поручений;

• 5.    Поиск документов.

Управленческая деятельность основана на реализации всех выше перечисленных видов информационных технологий в соответствии с последовательностью и содержанием отдельных этапов процесса принятия решений. Поэтому современные информационные технологии обеспечения управленческой деятельности основаны на комплексном использовании различных видов информационных процессов на базе единого технического комплекса, основой которого являются средства компьютерной техники.3 Управление организацией основана на следующих процессах:

• 1.    Получение информации и её обработка;

• 2.    Анализ, подготовка и принятие решений;

• 3.    Выполнение решений;

• 4.    Учёт и контроль принятых решений.

Внедрение полноценной системы автоматизации делопроизводства предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий, при котором в системе электронного делопроизводства достигается повышение оперативности управления ресурсами организации, выявляются её резервы и перспективы роста для укрепления позиций на 4 рынке.

Основной задачей документальных информационных систем является хранение и предоставление пользователю документов, содержание которых соответствует его информационным потребностям. Таким образом, документальная информационная система представляет собой единое хранилище документов с инструментарием поиска и выдачи необходимых пользователю данных.