Документационное обеспечение управленческой деятельности в условиях применения автоматизированных технологий

Обоснованность и профессиональный уровень принимаемых решений определяет эффективность деятельности фирмы. Необходимость учета при принятии управленческих решений большого количества политических, экономических, социальных, юридических и моральных факторов значительно усложняет задачу выбора правильного варианта решения. В первую очередь, необходимо собрать необходимую информацию для принятия решения. В этом отношении существенную помощь руководителю оказывают современные информационные технологии. Информационная технология — процесс, совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи данных (первичной информации) для получения информации о состоянии объекта, процесса или явления (информационного продукта). 1

Целью информационных технологий — является производство информации для ее анализа человеком, и принятия на его основе решения по выполнению какого-либо действия.

Информационная технология является наиболее важной составляющей процесса использования информационных ресурсов общества. К настоящему времени она прошла несколько эволюционных этапов. В современном обществе основным средством для переработки информации служит персональный компьютер, который существенно повлиял как на концепцию построения и использования технологических процессов, так и на качество результатной информации. Внедрение персонального компьютера в информационную сферу и применение телекоммуникационных средств связи определили новый этап развития информационной технологии и, как следствие появления нового понятия -автоматизированная информационная технология.2

Автоматизированная информационная технология — это совокупность методов и способов сбора, передачи, накопления, хранения, поиска и обработки информации на основе применения средств вычислительной техники и связи.

Главной

целью создания автоматизированной информационной технологии в управлении организацией является своевременное предоставление достоверной, и в необходимом количестве информацию, которая передается специалистам и руководителям для принятия обоснованных управленческих решений.3

Информационная технология, должна отвечать на следующие требования:

• -    обеспечивать высокую степень разделения всего процесса обработки информации на этапы (фазы), операции, действия;

• -    включать весь набор элементов, необходимых для достижения поставленной цели;

• -    иметь регулярный характер.

Основные    направления    автоматизации    информационноуправленческой деятельности компаний следующие:  автоматизация процесса обмена информацией, включая учрежденческую АТС, “ электронную почту”.

Таким образом, развитие рыночных отношений привело к появлению предпринимательской деятельности, созданию фирм, которые заняты информационным бизнесом, разработкой информационных технологий, их совершенствованием, распространением компонентов АИТ, в частности программных продуктов, автоматизирующих информационные и вычислительные процессы. К их числу относят также вычислительную технику, средства коммуникаций, офисное оборудование и специфические виды услуг – информационное, техническое и консультационное обслуживание, обучение и т.п. Это помогло быстрому распространению и эффективному использованию информационных технологий   в управленческих и производственных процессах, практически к повсеместному их применению и большому многообразию.4

ФОРУМ МОЛОДЫХ УЧЕНЫХ №12(28)