Документационное обеспечение управленческой деятельности в условиях применения автоматизированных технологий

В условиях прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы и организации.

Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени опирается на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала главным ресурсом и элементом социальной и политической жизни общества.1

Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо достаточное внимание в работе. Во время рыночных отношений немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность работников занятых в управлении.2

Совершенствование документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным проблемам в работе руководителя и предприятия. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается быстрое движение и исполнение документов, сохранение .Но все эти этапы делопроизводственной работы с документами похожие .Поэтому грамотный работник должен уметь не только правильно составлять и оформлять документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами. Но к сожалению, многие руководители предприятий, работники, которые отвечающие за документационное обеспечение управления, не знают основы современного делопроизводства, а так же с ведением документации. Развитие общества, рыночных отношений сопровождается массой объема различных видов документов, появлением новых носителей информации. Требуется четкое принятия решений, что напрямую зависит от правильно организованного документооборота, от применяемых технологий и техники. Поэтому организации стараются автоматизировать процесс делопроизводства.3

Под системой автоматизации документационного обеспечения управления следует понимать систему, предназначенную для решения задач документирования, организации работ с документами и документооборота, независимо от объекта автоматизации. Важно, чтобы управление в данной организации осуществлялось в соответствии с требованиями нормативно методических документов.

Внедрение автоматизированных технологий всегда должно начинаться с разработки проекта, включающего совершенствование системы управления организации и ее информационно-документационного обеспечения.

Таким образом, автоматизация делопроизводства организации должна начинаться с оптимизации системы управления и принципов работы с документами. Именно на такой оптимизированной модели должна строиться автоматизированная система делопроизводства. В противном случае перевод на автоматизированную основу противоречивой и нечеткой схемы управления и работы с документами приведет к созданию такой же 4 несовершенной автоматизированной системы.