Организация работы ветеринарной лаборатории с заказчиком исследований (испытаний)

Лабораторные исследования, проводимые в ветеринарных лабораториях, являются важным элементом обеспечения стойкого эпизоотического благополучия территории страны и ее продовольственной безопасности. Изучение организации работы ветеринарных лабораторий, их отделов вносит большой вклад в дело обеспечения продовольственной безопасности и эпизоотического благополучия [1, 2]. Важную роль при этом играет правильная организация их работы, способствующая эффективному использованию трудовых ресурсов [3-7].

Материал и методы исследований. Исследования проводились в Казанском отделе по работе с заказчиком и обращению с объектами исследований Татарского филиала федерального государственного бюджетного учреждения «Федеральный центр охраны здоровья животных» с использованием абстрактнологического метода исследований.

Результат исследований.

Казанский отдел по работе с заказчиком и обращению с объектами исследований является структурным подразделением Татарского филиала ФГБУ «Федеральный центр охраны здоровья животных». Отделом осуществляются прием проб от заказчика, оформление документов, внесение сведений в ФГИС «Веста» и передача проб в отделы ветеринарной лаборатории на исследования, оформление протокола испытаний в информационной системе и выдача его заказчику. Казанский отдел по работе с заказчиком и обращению с объектами исследований в штате имеет 6 ветеринарных специалистов: заведующий отделом, заместитель заведующего отделом и четыре ветеринарных врача. Отдел оснащен персональными компьютерами для каждого из специалистов, принтерами, электронными весами для взвешивания поступающих проб, инфракрасными термометрами для определения температуры поступающих проб, термометрами стеклянными жидкостными для определения температуры внутри холодильной и морозильной камер для временного хранения поступающих проб, приборами для измерения значения силы тока, напряжения в электрических цепях переменного тока, комбинированным прибором «Testo» для измерения относительной влажности и температуры воздуха.

Прием проб в отделе начинается с оформления заявки на исследование или испытание, бланк заявки заполняется заказчиком. В лаборатории имеется два окна приема проб: первое окно для приема пищевой продукции, здесь заполнятся заявка на испытания, второе для приема патологического и биологического материала, здесь составляется заявка на исследования. В зависимости от того, какой образец пробы направляется на исследование, заказчик обращается в соответствующее окно. Пока идет процесс оформления заявки образцы проб помещаются в холодильники или морозильные камеры. Заявка на испытания содержит следующую информацию: наименование образца, заказчик, ИНН заказчика, юридический адрес (или место регистрации физического лица) заказчика, фактический адрес, дата и время отбора образца, № и дата акта отбора проб, место отбора образца, кто произвел отбор проб, нормирующий документ, регламентирующий правила отбора проб, нормирующий документ на образец, основание для проведения лабораторных исследований, имеется ли контрольный образец, изготовитель, дата изготовления, срок годности, масса (объем) партии, условия хранения, масса и объем образца, количество образцов, условия доставки образцов, ответственность за доставку (сроки и условия), вид упаковки, номер сейф-пакета, пломбы, желаемый способ получения протокола испытаний, способ расчета за оказание услуги, примечание, подпись с расшифровкой заказчика, контактный телефон. Оформляющая часть заявки заполняется специалистом отдела, и она включает следующее: состояние образца, необходимость возврата образцов или тары, должность, подпись с расшифровкой принявшего пробу, дата и время принятия пробы, должность, подпись с расшифровкой сделавшего заключение о принятии или не принятии в работу образца, дата и время. По решению лаборатории требование о возврате проб (образцов) может быть отклонено по объективным причинам (образцы израсходованы, пришли в негодность и т.д.). Не подлежат возврату образцы, поступившие на микробиологические, молекулярные, гистологические исследования. К заявке должен прилагаться нормирующий документ, по которому произведен продукт.

Заявка на исследования содержит следующую информацию: сведения о заказчике, его юридический и фактический адрес, количество проб, тип биологического или патологического материала, вид и возраст животного, от которого были взяты пробы, название хозяйства или ФИО гражданина, которому принадлежат животные, должность, ФИО лица отобравшего пробы, место отбора проб, дата и время отбора проб, вид упаковки, номер сейф-пакета / пломбы (при наличие), основание для проведения исследований, первично или вторично проводятся исследования, сведения о вакцинации, благополучно ли хозяйство по данному заболеванию, условия хранения материала, список животных, от которых взят материал на исследования, желаемый способ получения протокола испытаний, способ расчета за оказание услуги, контактный номер телефона, адрес электронной почты, подпись с расшифровкой заказчика. Оформляющая часть заявки, заполняемая специалистом отдела, включает: подпись с расшифровкой сотрудника отдела принявшего пробу, должность, подпись с расшифровкой сделавшего заключение о принятии или не принятии в работу образца, дата и время.

Если исследование является платной ветеринарной услугой, заказчик и исполнитель заключают договор, в котором прописываются права и обязанности обоих сторон и условия оплаты. Далее специалист отдела приклеивает на пробу маркировку (регистрационный номер образца, дату поступления, шифр образца), определяет в какой отдел будет направлена проба, согласно требованиям заказчика. Далее специалист отдела вносит информацию в журнал регистрации биологического материала или проб пищевой продукции. Журнал регистрации проб пищевой продукции содержит следующую информацию: порядковый номер записи, дата поступления материала, заказчик, номер сейф-пакета (при наличии), шифр, наименование образца, состояние, масса пробы, цель обращения, ФИО сотрудника отдела, номер протокола испытаний, ФИО получателя протокола испытаний и способ доставки, примечание. Журнал регистрации биологического материала содержит следующую информацию: регистрационный номер, дата поступления, заказчик, наименование поступившего материала, вид исследования, количество проб (голов), в какие отделы отправляется биоматериал, цель обращения, номер протокола, шифр, дата выдачи, отправки протокола, ФИО получателя, примечание. Журналы заполняются в электронном виде и распечатываются для хранения на бумажном носителе 1 раз в месяц.

Затем специалист отдела согласно заявке заказчика составляет задание на проведение исследований, в котором указывается наименование образца, нормирующий документ на образец, масса образца, состояние образца, условия хранения, количество образцов, цель (основание) для проведения исследований, оставляет ли заказчик право выбора оптимальной методики испытаний образцов за испытательной лабораторией, наименование показателей исследования, методика выполнения испытаний, в случае если заказчику требуется провести исследования по конкретной методике, указывается находится ли показатель в области аккредитации или он вне области аккредитации лаборатории, в случаях, когда заказчику требуются исследования, которые находятся вне области аккредитации лаборатории, но лаборатория предоставляет данные услуги, это указывает в задании. Кроме того, в задании на проведение исследования указывается погрешность методики, срок проведения испытания. В случае, если отбор образцов осуществляется специалистами лаборатории, то в документ включается информация о неопределенности (погрешности) метода отбора, поясняется учитывается или не учитывается в расчете неопределенности (погрешности) методики испытаний значение неопределенности (погрешности). Указывается выполнены ли основные требования нормирующих документов к условиям доставки и состоянию образцов, которые возможно оценить при приеме образцов. Далее указывается должность и подпись принявшего и проанализировавшего пробу, время и дата приема. Задание на проведение исследований биологического и патологического материала включает следующие сведения: наименование материала, вид и возраст животного, сведения о вакцинации, оставил ли заказчик право выбора оптимальной методики исследований образцов за лабораторией, исследуемый показатель, указывается метод исследования, подбирается методика выполнения исследования, факт наличия методики испытаний в области аккредитации, срок проведения исследования, дата.

Затем специалист снимает копии задания на проведение исследований с закрытием раздела со сведениями о заказчике для сохранения конфиденциальности для каждого отдела, в который будет отправлена проба. После этого он оформляет бланк передачи проб, который состоит из двух частей, одна часть направляется в отдел, другая, после принятия пробы отделом, с подписью принявшего возвращается обратно. Затем специалист вносит информацию о предстоящем исследовании пробы в ФГИС «Веста».

Далее маркировку на пробе заматывают темной летной с целью сохранения конфиденциальности и беспристрастности исследований и помещают пробу в лифт для проб с сопроводительными документами: бланком передачи проб в отдел, общим бланком передачи проб, копией задания на проведение исследований без информации о заказчике услуги. Сотрудники отделов лаборатории получают пробы, ставят подписи в общем бланке передачи проб и приступают к исследованиям, а отдел по работе с заказчиком и обращению с объектами исследований получает полностью оформленный общий бланк передачи проб, который подлежит хранению.

Далее отделы выполняют заявленные исследования, а результаты заносят в ФГИС «Веста». Когда все исследования выполнены, отдел по работе с заказчиком и обращению с объектами исследований формирует протокол испытаний, в который включает следующие сведения: наименование образца испытаний, нормирующий документ, по которому произведен продукт, кому продукт принадлежит, заказчик, основание для проведения лабораторных исследований, место отбора проб, акт отбора проб, номер сейф-пакета, дата и время отбора проб, кто произвел отбор, в чьем присутствии, нормирующий документ, регламентирующий правила отбора пробы, номер партии, масса партии, количество в партии, производитель, дата изготовления, срок годности, ветеринарное свидетельство (сертификат), транспорт, зона вылова, вид упаковки доставленного образца, состояние образца, масса пробы, количество проб, дата поступления, даты проведения испытаний, структурные подразделения, проводившие испытания, фактическое место проведения исследований, соответствие требованиям, результаты испытаний, где указывается наименование показателя, единица измерения, результат испытаний, погрешность, норматив, нормирующий документ на метод испытаний, применяемое оборудование. Информация генерируется автоматизированной системой «Веста» и оформляется в форме протокола испытаний сотрудником отдела, при этом сотрудник еще раз проверяет правильность внесения информации в систему по заявке заказчика, правильность внесение нормирующего документа, в соответствии с которым было произведено исследование, распечатывает сформированный протокол и отправляет его для проверки заместителю руководителя лаборатории, который проверяет правильность внесенных сведений, далее документ поступает второму заместителю лаборатории, который проверяет правильность внесения нормирующих документов на методики проведения исследований. После внесения всех поправок распечатывает протокол испытаний в двух экземплярах, подписывается руководителем лаборатории и один экземпляр выдается заказчику, второй остается на хранении в лаборатории. В случае, если заказчик внес ошибочные сведения в заявку и они отразились в протоколе, он может обратиться к директору лаборатории с просьбой о внесении изменений и после получения разрешения специалист отдела вносит коррективы и оформляет для заказчика новый протокол.

Заключение. Отдел по работе с заказчиком и обращению с объектами исследований осуществляет большой объем работы, которая является начальным звеном организации лабораторных исследований. Работа отдела включает следующие этапы: прием пробы и оформление заявки заказчика, в случае оказания платный лабораторной услуги организацию взаиморасчётов, регистрацию принятой пробы, составление задания на проведение исследований (испытаний), внесение информации об исследовании (испытаний) в ФГИС «Веста», передачу проб в отделы, формирование и оформление протокола исследований (испытаний), выдачу протокола исследований (испытаний) заказчику. Работа Казанского отдела по работе с заказчиком и обращению с объектами исследований Татарского филиала ФГБУ «Федеральный центр охраны здоровья животных» организована в соответствии с принципами надлежащей лабораторной практики (GLP).

Резюме

В статье представлены результаты изучения организации работы отдела по работе с заказчиком и обращению с объектами исследований, порядок оформления документов, основные этапы обращения с объектами исследований (испытаний), функции специалистов отдела. Отдел является структурным подразделением ветеринарной лаборатории. Обращение с объектами исследований включает: прием пробы и оформление заявки от заказчика, организацию взаиморасчётов, в случае оказания платный лабораторной услуги, регистрацию принятой пробы, составление задания на проведение исследований, внесение информации о предстоящем исследовании в федеральную государственную информационную систему, передачу проб в отделы, формирование и оформление протокола испытаний, выдачу протокола испытаний заказчику, что соответствует принципам надлежащей лабораторной практики.