Организационное моделирование процесса управления закупками для нужд университета
Автор: Овсянникова Галина Леонидовна, Кийкова Елена Валерьевна
Журнал: Университетское управление: практика и анализ @umj-ru
Рубрика: Управление экономикой вуза
Статья в выпуске: 5, 2012 года.
Бесплатный доступ
Рассматриваются вопросы организационного моделирования процесса закупок для нужд университета, предложены методы его оптимизации. Представлена схема взаимодействия структурных подразделений и должностных лиц в процессе закупок.
Организационное моделирование, закупки, бизнес-процесс, схема взаимодействия, ответственные исполнители, оптимизация, организационные инновации
Короткий адрес: https://sciup.org/142140053
IDR: 142140053
Текст научной статьи Организационное моделирование процесса управления закупками для нужд университета
Не существует универсальной организации, способной достигать различных целей без изменения структуры.
У условиях ограниченности бюджетного фи--^ нансирования вузов, изменения модели управления государственными финансами, направленной теперь на усиление ответственности за эффективное использование выделяемых ассигнований, происходит трансформация роли закупки товаров и услуг для государственных нужд [3]. В связи с этим встает вопрос об оптимизации процесса осуществления закупок для нужд университета.
В настоящее время одним из ресурсов, определяющих конкурентоспособность организации, являются инновации. Наиболее значимы для вуза
организационные инновации, направленные, в первую очередь, на устойчивое функционирование вуза во внешней среде, именно они создают конкурентное преимущество [7].
Организационное моделирование процесса управления закупками для нужд университета должно дать четкое представление об исполнителях (участниках процесса) и их ролях, о последовательности действий при проведении закупок, о схеме взаимодействия структурных подразделений и должностных лиц, о документах, регламентирующих этот процесс. Одним из результатов организационного моделирования будет оптимальная структура подразделений, занимающихся закупками.
Для оптимизации процесса «Закупки для нужд университета» были использованы: принципы и методы инжиниринга, реинжиниринга;
методы имитационного моделирования и функционально-стоимостного анализа бизнес-процес-сов — ФСА; инструментальные методы — регламентация, автоматизация. Вопросы организационного моделирования рассматривались на примере деятельности Владивостокского государственного университета экономики и сервиса (ВГУЭС).
Система закупок товаров, работ и услуг для нужд университета является важным бизнес-про-цессом, так как ошибки и неэффективные управленческие решения могут негативно сказаться на всей деятельности вуза и повлечь штрафные санкции со стороны надзорных органов. Процесс «Закупки для нужд университета» можно назвать обеспечивающим, в нем задействованы все структурные подразделения университета, как составители заявок на закупку товаров, работ и услуг (рис. 1).
Оптимизация любого бизнес-процесса начинается с формирования цели процесса (в зависимости от миссии и стратегических целей вуза), разработки системы показателей достижения целей и оценки его эффективности. Все это позволяет определить критерий оптимизации процесса.
Для получения сбалансированной системы целей процесса и системы целевых показателей мы использовали анализ требований заинтересованных сторон. Не для каждого обеспечивающего процесса можно построить сбалансированную систему целей и показателей. Если заинтересованными сторонами процесса являются только подразделения университета и их требования однозначны, то сбалансированная система целей может не получиться. По предлагаемому нами алгоритму [6] для выявления заинтересованных сторон используется методология IDEF0. Заинтересованными сторонами процесса закупок являются Министерство образования и науки РФ (бюджет), государство, поставщики, университет и подразделения университета. В результате выстраивается система показателей достижения целей. Распределение ответственности за достижение значений показателей выполняется с учетом организационной структуры университета, задач, стоящих перед подразделениями, и взаимосвязей между ними.
При процессном управлении необходимо выделить владельца каждого бизнес-процесса, который распоряжается ресурсами, необходимыми для выполнения процесса и получения его результата. Владельцем процесса «Закупки для нужд университета» является ректор. Ректор может делегировать данные полномочия проректору, в подчинении у которого находятся отдел закупок, служба снабжения и финансовые службы — основные участники процесса закупок [6].
Исследования организационных структур университетов России и их документации по управлению закупками показали, что закупочная деятельность осуществляется в вузах по-разному. Мы предположили, что организация закупок зависит от приоритетов, выбранных университетом. Приоритет процесса закупок для нужд университета определяется миссией и стратегией университета. При этом такие факторы, как оргструктура, организационная культура, размер вуза, региональная специфика и пр., являются второстепенными, так как часть из них регулируется результатами организационного моделирования, а другие определяются политикой государства в области образования. Подразделения, занимающиеся закупками, могут находиться в подчинении у первого проректора, проректора по административно-хозяйственной части или проректора по экономике (табл. 1).
Таблица 1
Приоритеты процесса закупок
Проректор |
Доминанта |
Первый проректор |
Развитие университета |
Проректор по АХЧ |
Исполнение и контроль обязательств |
Проректор по экономике |
Сбалансированный бюджет |
Во ВГУЭС для решения этой триединой задачи были введены должности ответственных исполнителей по закупкам. Это руководители структурного подразделения или работники университета, которым делегированы полномочия по обеспечению подразделений университета (сотрудников и / или обучающихся) определенными видами товаров, работ и услуг, планированию закупок определенных товаров, работ и услуг, подготовке технического задания для размещения заказов и контролю над исполнением сводной заявки по группе товаров, работ, услуг в соответствии с утвержденными заявками от инициаторов закупки 1 .
В целях осуществления единой политики по организации и проведению закупок товаров,
га а к х Стратегический х х менеджмент S со 2 га 5 & 5 е -------------------- о о g Оперативное ^ н управление |
Управление Управление Управление взаимоотно ш ениями финансами международными с внешней средой связями Процессвну т ренних Управление коммуникаций и пере- Маркетинг у , р персоналом дачи информации |
о Довузовская ф подготовка о С Ф -П Z ------------------------ со о ^ Отбор абитуриентов |
Проектирование Реализация образо образовательных вательных программ Подготовкам Воспитательная работа программ магистратуры высшей квалификации собучающи м ися Реализация образова- Реализация допол Научные Содействие трудо тельных программ (специ- нительных образова- исследования устройству и сопровож- алитет, бакалавриат) тельных программ и разработки д ение в ып ускни к° в |
Кадровое га делопроизводство 2 5 га о х Библиотечное ф и информационное О обслуживание |
Менеджмент Учебно-методическое Информатизация Содержание ресурсов (фи- обеспечение инфраструктуры нансы) Материально-техническое Обеспечение обеспечение учебного З акупки для нужд процесса и процесса университета комплекснои научных исследований безопасности |
Управление экономикой
Рис. 1. Бизнес-процессы верхнего уровня управления ВГУЭС
работ, услуг для обеспечения потребностей университета приказом от 11.04.2012 г. определены ответственные исполнители по закупкам и за ними закреплены группы товаров, работ, услуг в соответствии с номенклатурой 2 .
Полномочия владельца процесса «Закупки для нужд университета» во ВГУЭС делегированы проректору по экономике и финансам, так как у него в подчинении находятся все финансовые службы и отдел закупок. Служба снабжения ВГУЭС подчиняется проректору по административно-техническим вопросам и строительству. Собиранием аналитического материала по процессу «Закупки для нужд университета» занимается проректор по экономике и финансам [6].
Анализ процесса закупок позволил определить схему его осуществления и всех участников, найти узкие места. В ходе построения модели As-Is «Закупки для нужд университета» были выявлены следующие проблемы:
-
— нет единого центра управления закупками для нужд университета;
-
— нет оперативной информации о средствах для обеспечения процесса закупок;
-
— отсутствуют оценка возможных рисков в сфере закупок и план по их минимизации (система управления рисками);
-
— в должной степени не налажен обмен информацией между отделами, занимающимися закупками, и подразделениями университета;
-
— отсутствуют контроль и мониторинг исполнения обязательств, гражданско-правовых договоров;
-
— отсутствуют «контрольные точки» для процесса закупок;
-
— нет типовых форм договоров, соответствующих действующему законодательству;
-
— отсутствует система целевых показателей процесса закупок.
По результатам работы группы экспертов была построена модель To-Be (рис. 2). Процесс закупок для нужд университета можно разделить на пять частей: планирование закупок на финансовый год, осуществление внеплановых закупок, организация и проведение торгов, исполнение и контроль обязательств, мониторинг процесса и его улучшение. Основными исполнителями (участниками процесса) являются: ректор вуза, проректор по экономике и финансам, курирующие проректоры, управление экономики и планирования (УЭП), отдел закупок, юридический отдел, от- ветственные исполнители, инициаторы закупок. Ректор утверждает документы, а проректоры и начальник УЭП согласовывают заявки.
Закупки для нужд университета состоят из трех последовательных этапов: планирование закупок на финансовый год, организация и проведение торгов, исполнение и контроль обязательств. Для определения участников каждого процесса рекомендуем использовать диаграмму Swim Lane (рис. 3; дорожки обозначают организационные единицы — исполнителей действий процесса).
При построении модели То-Ве для устранения выявленных узких мест и решения существующих (выделенных) проблем был предложен ряд мероприятий (табл. 2).
Все перечисленные выше мероприятия направлены в первую очередь на оптимизацию документационного обеспечения процесса «Закупки для нужд университета».
На основе процессной модели закупок для нужд университета To-Be можно построить схему взаимодействия структурных подразделений и должностных лиц (рис. 4), написать регламенты по процессам с алгоритмами действий (рис. 5), положения о структурных подразделениях и о должностных лицах, участвующих в закупках. Основным документом является Положение о порядке проведения закупок для нужд университета.
Для мониторинга процесса «Закупки для нужд университета» и его улучшения необходима оперативная информация о ходе закупок. Автоматизация процесса ускорит создание сводных заявок от ответственных исполнителей, заявок для включения в план, позволит проводить мониторинг исполнения заявки, получать оперативную информацию о средствах для обеспечения процесса закупок, контролировать и вести мониторинг исполнения обязательств (гражданско-правовых договоров). Создание информационной системы «Закупки для нужд университета» повысит эффективность принимаемых управленческих решений. Информационная система должна включать автоматизированные рабочие места: составителя заявки, ответственного исполнителя, начальника отдела закупок, сотрудника отдела закупок, начальника управления экономики и планирования, курирующего проректора, проректора по экономике.
В результате организационного моделирования процесса «Закупки для нужд университета» получены схема взаимодействия структурных подразделений и должностных лиц, документы,

Рис. 2. Закупки для нужд университета — 1-й уровень

Рис. 3. Декомпозиция процесса планирование на финансовый год — подпроцесс Формирование сводной заявки по группе товаров (Пример использования диаграммы Swim Lane)
Таблица 2
Функционирование процессной модели закупок То-Ве
Проблема
Нет единого центра управления закупками для нужд университета
Нет оперативной информации о средствах обеспечения процесса закупок
Отсутствуют оценка возможных рисков в сфере закупок и план по их минимизации (система управления рисками)
В должной степени не налажен обмен информацией между отделами, занимающимися закупками, и подразделениями университета
Отсутствуют контроль и мониторинг исполнения обязательств, гражданско-правовых договоров
Отсутствуют «контрольные точки» для процесса закупок
Нет типовых форм договоров, соответствующих действующему законодательству
Отсутствует система целевых показателей процесса закупок
Мероприятие
Закрепление менеджера (владельца) процесса — проректор по экономике и финансам
Создание информационной системы «Закупки для нужд университета»
Создание регламента «Разработка плана закупок и порядок его корректировки»
Создание информационной системы «Закупки для нужд университета»; разработка формы заявки от инициатора закупки, сводной заявки по группе товаров, работ и услуг для включения в план, оповещение о сроках
Введение в информационную систему отчета по срокам исполнения обязательств
Построение системы целевых показателей процесса закупок
Разработка типовых гражданско-правовых договоров; создание каталогов (перечня с характеристиками) на товары, рекомендуемые для приобретения, с целью унификации заказов
Построение системы целевых показателей процесса закупок регламентирующие этот процесс, оптимизировано документационное обеспечение, сформировано задание на автоматизацию процесса. Оптимальная структура отдела закупок, как основного исполнителя процесса, была рассчитана с помощью методов имитационного моделирования и функционально-стоимостного анализа (ФСА) процессов этого отдела. ФСА позволяет выбрать такой вариант структуры отдела, который требует наименьших затрат и является наиболее эффективным с точки зрения конечных результатов [4]. В качестве критериев оптимизации структуры отдела использовались загрузка сотрудников, стоимость процесса, время выполнения заявки. Целью имитационного моделирования деятельности отдела закупок являлось нахождение оптимального количества штатных сотрудников.
По ряду признаков, указанных в работе [2], предложенная нами схема взаимодействия структурных подразделений и должностных лиц ВГУЭС в процессе «Закупки для нужд университета», где центральное место занимают ответственные по закупкам товаров, работ и услуг, и регламентация деятельности участников этого процесса носят характер организационно-управленческих инноваций. К организационно-экономическим результатам можно отнести: измене ния в структуре персонала и порядке его работы; введение новых регламентов и положений; введение новых форм заявок и системы показателей; изменения в технологии и методах принятия решений [2].
Организационное моделирование можно представить как процесс преобразований с помощью методики IDEF0 (рис. 6). Исходной информацией служат стратегические цели организации и существующая организационная структура с формализованными и неформализованными отношениями. Результатами организационного моделирования являются оптимальная организационная структура, стандарты организации, регламентирующие взаимодействие подразделений в данном процессе, и задание на автоматизацию.
Под управляющими воздействиями в методологии IDEF0 понимают предписывающие документы [5]. Проведение организационного моделирования контролируется уставом организации, стандартами ISO, финансовой политикой (организации или вышестоящей организации — министерства). Организационное моделирование проводится проектной группой с использованием соответствующего программного и технического обеспечения — ресурсов процесса.
Курирующий проректор
согласование всех видов заявок; корректировка сводной заявки в зависимости от финансового обеспечения закрепленных за ним смет


УЭП

— согласование заявок на наличие запланированных в финансовом плане средств;
— контроль исполнения бюджета в части плана закупок;
— анализ финансовой деятельности университета по исполнению плана закупок

Ректор ВГУЭС
утверждение плана закупок
Ответственные исполнители
Структурные подразделения
составление заявки; прием ТМЦ и постановка их на материальный учет
* — при закупках ТМЦ

Материальный отдел
постановка товарно-материальных ценностей на материальный учет
Проректор по экономике и финансам

несет ответственность за формирование и выполнение закупок
ных и утвержденных в установленном порядке заявок от инициаторов закупки;
i -
I -
— формирование заявки на закупку товаров (работ, услуг), от-
несенных к компетенции конкретного ответственного исполнителя, утверждение и представление в отдел закупок;
I -
^^
— формирование и представле-
ние в течение двух недель после утверждения консолидируе-
I -
мого бюджета согласованной
сводной заявки по группе товаров, работ, услуг;
— мониторинг рынка товаров работ, услуг;
I -
1,
— подготовка проектов договоров и гражданско-правовых до-
говоров, заключаемых без проведения торгов (за исключением запроса котировок);
— предоставление заключенных договоров и гражданско-
I -
I -
правовых договоров в отдел закупок;
— контроль за исполнением сторонами своих обязательств по договорам;
— участие в приемке товаров работ, услуг в соответствии с ус-
1,
ловиями договоров;
— анализ исполнения сводной заявки на закупку товаров, работ, услуг


Отдел закупок
— создание каталогов товаров; сбор и регистрация согласован-


Юридическая служба
— правовое сопровождение оформления и заключения договоров;
— претензионная работа с поставщиками

I -
I -


Служба снабжения
— обеспечение транспортноэкспедиционных услуг;
— приемка и выдача ТМЦ

и

Финансовый отдел
— перечисление денежных средств с лицевого счета университета поставщикам;
— обеспечение передачи сведений об исполнении гражданско-правовых договоров в реестр государственных контрактов

— проверка поступивших сводных заявок и заявок на изменение плана закупок;
— формулировка замечаний по заявкам, которые не могут быть включены в план по тем или иным причинам, и оповещение ответственных исполнителей;
— выбор способа размещения заявок;
— формирование плана закупок и утверждение его с проректором по экономике и финансам;
— размещение плана заку-
пок на сайте;
— формирование плана-графика размещения заказов и оповещение ответ-
I -
I -
-
ственных исполнителей о сроках предоставления
заявок на закупку товаров работ, услуг с соответству-
1,
г -
ющим пакетом документов по заявкам;
— оформление документов для размещения заказа;
-
— размещение извещения о проведении котировок/ аукциона/конкурса;
-
— работа на сайте госзакупок;
-
— формирование проекта гражданско-правовго договора;
— утверждение договора у
ректора и направление документов поставщику;
работа с УФАС;
— формирование отчетности и формирование архива
I -
I -
I -
Рис. 4. Схема взаимодействия структурных подразделений и должностных лиц ВГУЭС в процессе «Закупки для нужд университета»
Формирование сводной заявки

Распоряжение проректора по экономике и финансам


Составление заявки
Выполняет
Составитель заявки

XOR
| УЭП
Принимает
Рис. 5. Фрагмент алгоритма планирования закупок на финансовый год
Заявка, согласованная сУЭП ,
Защита и согласование заявки
Согласование финансового обеспечения
Составитель заявки
Согласование заявки

Руководитель подразделения
Принимает решение
Принимает решение
Курирующим проректор
XOR

Финансовая политика
Устав
Стандарты
ISO организации

Стратегические ------ цели организации —► _ г Организационное моделирование
Существующая организационная _ структура с формализованными и неформализованными _________________________ отношениями ^
Проектная Программное группа и техническое обеспечение
Задание на автоматизацию -
Оптимальная - организационная -структура
Стандарты организации, регламентирующие взаимодействие подразделений в данном процессе
Рис. 6. Функционзльнзя модель оргзниззционного моделировзния
Во ВГУЭС проектная группа для проведения организационного моделирования процесса «Закупки для нужд университета» использовала систему бизнес-моделирования Business Studio.
Внедрение результатов организационного моделирования обеспечивает выполнение в организационной структуре следующих общих правил, направленных на достижение поставленных целей:
-
— закрепленные функции структурных подразделений полностью покрывают потребности управления бизнес-процессами;
-
— функции, закрепленные за каждым подразделением, не приходят во взаимное противоречие при оценке результатов деятельности;
-
— дублирование функций различных подразделений сведено к минимуму;
-
— функции каждого подразделения обеспечены в ресурсном отношении (включая административный ресурс);
-
— функции каждого подразделения обеспечены в информационном отношении;
-
— разработаны и действуют процедуры контроля [1].
С учетом результатов организационного моделирования процесса «Закупки для нужд университета» во ВГУЭС было проведено распределение функций между структурными подразделениями. Так, например, организация и про ведение процедур заключения гражданско-правовых договоров с физическими лицами на выполнение работ и оказание услуг, в том числе преподавательских, в соответствии с требованиями законодательства были закреплены за ОТЗП (отдел труда и заработной платы), как структурой, ответственной за планирование, анализ и контроль расходов университета на оплату труда работников. Локальными нормативными актами по университету введен порядок расчета по договорам, а также определена ответственность проректоров при проведении торгов. Принятое положение об ответственных исполнителях по закупкам товаров, работ и услуг, которые стали ключевыми фигурами данного процесса, позволило не только определить их функционал, но и закрепить права и ответственность, а главное — сделало легитимным их требования к структурным подразделениям и должностным лицам.
-
1. Ануфриева О. Б. Организационная структура как важный механизм управления предприятием // Вестн. НГУ. Сер. : Соц.-экон. науки. 2007. Т. 7, вып. 3. С. 83-90.
-
2. Асаул А. Н. Организация предпринимательской деятельности : учеб. пособие. СПб. : АНО ИПЭВ, 2009. 336 с.
-
3. Гаджиев Н. Г., Ахмедов А. 3., Курбанова М. М. Внутренний аудит закупок в государственных высших учебных заведениях // Экономический анализ: теория и практика. 2009. № 16. С. 19-24.
-
4. Кочеткова А. И. Введение в организационное поведение и организационное моделирование : учеб. пособие. 2-е изд. М. : Дело, 2004. 944 с.
-
5. Малышева Л. А. Управление организационными изменениями на основе контроллинга. Екатеринбург:
-
6. Малышева Л. А., Овсянникова Г. Л., Кийкова Е. В. Повышение эффективности процесса закупок в вузе на основе системы показателей // Университетское управление: практика и анализ. 2012. № 4. С. 93-100.
-
7. Солдатова Ю. А. Трансформация организационной структуры инновационного вуза в условиях применения проектного управления : дис. ... канд. экон. наук. Владивосток, 2006.
Ин-т экономики УрО РАН, 2004. 360 с.