Подходы к организации проектного офиса в системе управления проектами

В данной статье отражено, что методологическая роль проектного офиса связана с разработкой, внедрением и совершенствованием процессов, методов и инструментов проектной деятельности.

Проектное управление, проектный офис, сотрудник проектного офиса.

Rаksha V.A., undergraduate student

Stavropol Institute of Cooperation (branch) BOOKEP

Russia, Stavropol

Department of Economics and Management of Stavropol Institute of Cooperation (branch) BOOKEP

Russia, Stavropol

APPROACHES TO THE ORGANIZATION OF THE PROJECT OFFICE IN

THE PROJECT MANAGEMENT SYSTEM

This article reflects that the methodological role of the project office is associated with the development, implementation and improvement of processes, methods and tools of project activities.

Project management, project office, project office employee.

Проектное управление на сегодняшний день в условиях постоянно изменяющейся внешней среды и ограниченности ресурсов является одной из самых эффективных управленческих практик. Основой стратегического управления проектной деятельностью в организациях, в том числе и в органах власти является проектный офис. В практике проектной деятельности существует достаточно много разных понятий, которые используются для обозначения проектного офиса, например, офис проектного управления или РМО.

На сегодняшний день существует множество различных рекомендаций по созданию проектного офиса. Рассмотрим один из алгоритмов разработки проектного офиса.

В данном алгоритме можно выделить следующие семь этапов:

• -    диагностический этап;

• -    этап разработки концепции и структуры проектного офиса;

• -    этап определения стандартов и методологии проектного офиса;

• -    этап адаптации стандартов и методологии;

• -    этап планирования организации проектного офиса;

• -    этап подбора персонала в проектный офис;

• -    этап обучения персонала проектного офиса.

На первом диагностическом этане необходимо определить, нуждается ли конкретная организация в проектном офисе, как созданная структура поможет в достижении стратегических целей организации.

На втором этапе разрабатывается концепция и структура проектного офиса, которая должна соответствовать стратегиям, целям и задачам организации.

На третьем этапе следует определить необходимые методы и инструменты проектного управления в соответствие с установками стратегической системы организации.

На четвертом этапе выбранные за основу стандарты и методологии следует адаптировать к корпоративной культуре и процессам организации.

На пятом этапе необходимо заняться планированием организации проектного офиса. Здесь можно использовать инструментарий проектирования и реинжиниринга бизнес-процессов с учетом вновь создаваемого подразделения и новых функций участников проектной деятельности.

На шестом этапе необходимо подобрать персонал для работы проектного офиса, а также подобрать специалистов для проектных команд.

На седьмом этапе проводится обучение всех участников проектной деятельности. Общую мегодологию должны освоить все специалисты организации. Таким образом, можно выровнять их уровень понимания корпоративной системы управления проектами и выработать единые подходы к реализации проектов.

При создании проектного офиса необходимо принять решение к каким компонентам он будет иметь отношение. Рассмотреть организационный охват проектного офиса, определяющий подразделения и организации, на которые распространяются его полномочия и ответственность.

В рамках организации проектного офиса следует определить, какие из функций проектный офис должен выполнять и в какой роли, а также географическую распределенность офиса. Специалисты рекомендует для упрощения и улучшения качества коммуникаций избегать территориальной распределенности сотрудников проектного офиса.

Также при создании и развитии проектного офиса может быть использован аутсорсинг, где часть функций офиса будет реализовываться с привлечением внешних подрядчиков.

Одним из важных аспектов встраивания проектного офиса в структуру организации является правильное и четкое распределения полномочий и ответственности между участниками проектной деятельности. Рекомендуется закрепить данное распределение в виде матрицы ответственности или в другом локальном нормативном документе организации.

Исследовав вышеназванные аспекты можно сделать вывод, что проектный офис в каждой конкретной организации и в каждом конкретном органе власти будет иметь свои особенности создания и развития с учетом нормативно-правовой базы его организации.