Проблемы внедрения системы электронного документооборота на периферии

Введение. Развитие региональной социально-экономической системы является результатом взаимодействия ее отдельных частей – центра и периферийных районов, эффективность развития которых определяется спецификой экономических и финансовых активов,     географическим     положением,     особенностями     регионального воспроизводственного процесса, обусловленными природными, ресурсными, структурноотраслевыми и другими факторами, присущими каждому из них.

Различие уровня развития центра и периферии является одним из аспектов их взаимодействия, который рассматривается в теории Фридмана. Центр – небольшая зона, на территории которой объединены разнородные технические, социальные и культурные нововведения. Периферия – совокупность удаленных и недостаточно развитых территорий, где модернизация происходит медленными темпами, чаще всего служит сырьевым ресурсом для центра и является исключительно потребителем инноваций. Центр стабильно доминирует над периферией, имея свойство использовать периферию как поставщика ресурсов, которые становятся основой для создания инноваций. 33

Поддержание распространения инноваций на периферийные территории — задача центра, при решении которой достигается развитие периферии, определяет актуальность данного исследования. Проведен анализ проблем внедрения системы электронного документооборота на периферии на примере муниципального образования сельского поселения (МО СП) «Дырен-Эвенкийское».

Методы/методики исследования . Местное самоуправление является составным элементом общей системы управления в государстве, для которого законодательно определяются сферы деятельности, полномочия и ответственность. Муниципальное управление - это практическое, организующее и регулирующее воздействие местных органов власти на общественную жизнедеятельность населения муниципального образования в целях ее упорядочения, сохранения или преобразования, опирающееся на их властную силу [5]. Справедливо признать, что процессы взаимодействия центра и муниципальных образований осложнены действием временных и пространственных ограничений. Например, для центра более свойственно стремление к преодолению временных ограничений, тогда как для периферии - пространственные ограничения. Таким образом, центр-периферийное развитие определяет неравновесность экономического пространства, преодоление которой необходимо для сбалансированного развития РСЭС.

Результаты исследования . МО СП «Дырен-Эвенкийское» находится на территории муниципального образования «Курумканский район». Расстояние до районного центра составляет 56 км, расстояние до г. Улан-Удэ - 468 км. Территория, занимаемая сельским поселением, составляет 951,25 км². На данной территории, по состоянию на 01.01.2016, зарегистрировано 959 чел., число фактически проживающих составляет около 600 чел.

На территории МО СП «Дырен-Эвенкийское» осуществляют свою деятельность:

• -    индивидуальные предприниматели по переработке древесины (ленточные пилорамы) - 7;

• -    магазин розничной торговли - 3 (Сансар, Алекс, Тэрэнги);

• -    предприятие по изготовлению мясных полуфабрикатов - 1 (РСО «Кедр»).

Сельское поселение (СП) «Дырен-Эвенкийское» является участником межведомственного электронного документооборота, Задача структурных преобразований системы состоит в достижении максимальной эффективности выполнения целевой функции муниципального управления, организующего и регулирующего воздействия местных органов власти на жизнедеятельность населения. Предполагается, что именно использование информационных технологий в большей степени должно повлиять на организующее и регулирующее воздействие путем 34

повышения оперативности документооборота, обмена необходимой информацией, «минимизация издержек, в том числе финансовых и временных, при осуществлении информационного взаимодействия участниками межведомственного электронного документооборота» [4]. «Межведомственный электронный документооборот представляет собой взаимодействие информационных систем электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов, а также государственных внебюджетных фондов (далее соответственно – информационные системы электронного документооборота, участники межведомственного электронного документооборота)», в ред. Постановлений Правительства РФ от 01.08.2011 № 641, от 06.04.2013 № 305 [1].

В штат администрации – органа местного самоуправления – входит 10 чел., из них с высшим образованием – 5, со средним – 5. В 2012 г. в работе МО СП «Дырен-Эвенкийское» начали использоваться информационные технологии, такие как выход в Интернет, электронная почта. Следует отметить определенные трудности, в частности низкую скорость загрузки, ограниченные возможности. Использование электронной почты зависит от качества связи. Учитывая существующую инфраструктуру – слабые сети, низкое качество связи, можно предполагать возникновение технических проблем при введении системы электронного документооборота, которая была введена в муниципальном образовании в 2015 г. Данная система обеспечивает взаимодействие с органами исполнительной власти, такими как прокуратура, ГБУЗ Курумканская ЦРБ, ОСЗН по Курумканскому района, администрация, Отдел экономики, ЦЗН Курумканского района и др. (рис.).

Основными регламентирующими документами деятельности муниципального образования являются ФЗ от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», ФЗ «Услуги, предоставляемые государственными и муниципальными учреждениями и другими организациями, в которых размещается государственное задание (заказ) или муниципальное задание (заказ), подлежат включению в реестр государственных или муниципальных услуг и предоставляются в электронной форме», ФЗ от 22 марта 2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд». В соответствии с ФЗ от 22 марта 2013 г. № 44-ФЗ создана единая информационная система в сфере закупок с использованием официального сайта в Интернете.

Предоставление государственных и муниципальных услуг в электронной форме и доступ заявителей к сведениям об услугах обеспечивается федеральной государственной информационной системой «Единый портал государственных и муниципальных услуг».

Однако ограниченная доступность информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» и низкая надежность коммуникаций становятся основными причинами невозможности выполнения законодательных требований. Во многих случаях наблюдается парадоксальная ситуация, когда работник администрации выезжает в районный центр с единственной целью размещения одного документа на портале во избежание штрафных санкций со стороны контролирующих органов. Учитывая качество существующей инфраструктуры, такие поездки становятся частым явлением, что отрицательно сказывается на ожидаемом эффекте.

Региональные органы исполнительной власти

Муниципальные органы исполнительной власти

Рисунок. Схема системы взаимодействия сельского поселения

Анализ показал, что за год работы системы электронного документооборота выявлены следующие проблемы:

• 1)    частые технические сбои в работе сети снижают оперативность обмена информацией;

• 2)    появился обратный эффект, связанный с увеличением отчетных документов (введение ежемесячной отчетности в 2015 г. вместо ежеквартальной, что отразилось на увеличении объема документооборота в три раза и не способствовало минимизации временных издержек работников администрации);

• 3)    увеличение материальных и временных издержек.

Таким образом, на сегодня инфраструктурные проблемы становятся основной причиной, не позволяющей оценить положительные стороны электронного документооборота. Внедрение системы электронного документооборота больше влияет на укрепление исполнительской дисциплины в администрации, чем на оперативность обмена документами.

Следует констатировать тот факт, что при некоторых положительных моментах на практике наблюдается явное несоответствие ожидаемых и фактических результатов. Среди положительных моментов во введении СЭД можно отметить сокращение времени на передачу информации или отчетов, появление возможности хранения большого объема информации (документации), повышение доступности и прозрачности для населения информации об услугах и деятельности органов исполнительной власти.

При введении СЭД наблюдается отрицательный эффект в виде:

• –    увеличения объема документооборота;

• –    увеличения нагрузки на работника за счет увеличения документооборота;

• –    несоответствия размера вознаграждения за работу и объема выполняемой работы;

• –    постоянного сокращения штата при неизменной или даже увеличивающейся нагрузке;

• – отсутствия системы технического обслуживания и ремонта ПК и удаленный доступ к существующим (ближайший в районном центре);

  – недостаточной обеспеченности инфраструктурой в отдаленных сельских МО.

Выводы. На наш взгляд, решение вышеуказанных проблем требует анализа, разработки проекта и реализации следующих мероприятий:

– разработка правил документирования и организации работы с электронными документами, так как имеющиеся нормативно-методические материалы носят рекомендательный характер, что позволяет большинству руководителей органов исполнительной власти не воспринимать их как обязательные;

– обучение и повышение квалификации служащих – получение элементарных знаний по основам делопроизводства и электронного документооборота на курсах повышения квалификации не только служащими, занятыми непосредственно делопроизводством, но и главами и чиновниками для более глубокого понимания проблемы;

– введение службы оперативной технической помощи на местах;

– инвентаризация отчетных документов, так как во многих случаях значимость документов носит формальный характер.

– разработка проекта поэтапного внедрения системы электронного документооборота (СЭД), обеспечивающего поступательное решение возникающих задач. Подобная форма внедрения электронного документооборота позволит оценить все положительные качества системы электронного документоооборота.

Таким образом, введение СЭД должно предполагать не только замену бумажных документов электронными, но и совершенствование методов работы органов исполнительной власти и их взаимодействия друг с другом. А положительный эффект от внедрения информационных технологий на периферии возможен только при заинтересованном участии всех участников процесса внедрения: чиновника, руководителя, служащего.