Разработка модели оптимизации транспортных затрат предприятия на основе концепции архитектуры интегрированных информационных систем (ARIS)

Изменение экономической ситуации в мире актуализирует внимание к проблемам транспортного обслуживания, что обусловлено тенденциями его развития: повышением ответственности за качество и сроки перевозки по всей цепи поставки; увеличением перевозок грузов в специализированном подвижном составе;ужесточением требований к временным параметрам доставки грузов.

Для оптимального использования подвижного состава экспедитору приходится прикладывать максимум усилий, чтобы обеспечить обратную загрузку транспорта. Анализируя действующие грузопотоки, разрабатывая схемы оптимальной маршрутизации, экспедитор (АТП) гармонизирует отношения между участниками транспортного процесса в цепи поставок, становится своеобразным «дирижером» всего транспортного потока в качестве перевозчика по

договору, принимающего на себя полную ответственность за сохранность груза и соблюдение сроков его доставки [3, с. 305].

Цепи поставок, рассматриваемые на мезоуровне, могут иметь сложную структуру, состоящую из нескольких звеньев, которые предназначены для оказания тех или иных услуг по управлению потоками: экспедиторы, транспортные компании, логистические посредники, специалисты в области программного обеспечения, банки и др. [9].

Для совершенствования методов управления применяются современные компьютерные и телекоммуникационные технологии [1]. Целью информационной поддержки процесса транспортировки автотранспортом в логистических системах является организация, планирование, координация транспортировки груза, а также контроль, достоверное и оперативное отслеживание в режиме реального времени параметров транспортного процесса и информационного сопровождения материальных и транспортных потоков [5].

Поскольку вся ключевая информация об организации процесса представлена в машинной форме, она может быть оперативно оценена с применением компьютера [14].

Одной из задач информационнокомпьютерной поддержки операционной логистической деятельности (транспортировки) является снижение затрат на транспортную составляющую в цене товара. Необходимость решения этой задачи объясняется возрастающей долей транспортных затрат в процессе закупок, сбыта. Поэтому весьма важно при выработке решений о закупке продукции, например на внешнем рынке, наряду с ценой учитывать логистические затраты, которые включают затраты по доставке товаров непосредственно на рынок реализации, страховку, выборочную эспертизу товара, таможенные процедуры, складирование, рекламации, управленческие издержки, риски. Анализ показывает, что ценовое преимущество по ряду видов продукции может составлять в среднем 30–35% [8].

Несмотря на то что доля транспорта и связи в объеме оборота организаций по видам экономической деятельности почти в три раза меньше, чем доля оптовой и розничной торговли, практически ни один из приведенных на рис. 1 видов деятельности не может организовать снабженческо-производственно-сбытовые процессы без участия транспорта, прежде всего наземного – железнодорожного и автомобильного, темпы изменения объемов перевозок и грузооборота которых приведены на рис. 2 и рис. 3.

Транспорт и связь 11%

Другие 15%

Оптовая и розничная торговля 34%

Производство и распределение электроэнергии, газа и воды 14%

Обрабатывающее производство 26%

Рис. 1. Структура оборота организаций по видам экономической деятельности за январь-сентябрь 2014 г. (в % к общему обороту)1

К другим относятся следующие виды услуг: строительство, сельское хозяйство, охота, лесное хозяйство, добыча полезных ископаемых, финансовая деятельность, операции с недвижимым имуществом, образование, здравоохранение, предоставление коммунальных, социальных и персональных услуг.

120%

100%

80%

60%

40%

20%

0%

I III I II

----------------------------------------------------------------------------------1---------------------------------------------------------------------------------------1--------------------------------------------------------------------------------------1---------------------------------------------------------------------------------------1-------------------------------------------------------------------

/

z

z z

Рис. 2. Темпы изменения объема перевозок за январь-сентябрь 2014 г. в % к январю-сентябрю 2013 г. по видам транспорта

2013   2014

Рис. 3. Темпы изменения грузооборота за январь-сентябрь 2014 г. в % к январю-сентябрю 2013 г. по видам транспорта

В данной статье рассматриваются предлагаемые авторами рекомендации по формированию информационной поддержки процесса управления транспортировкой как операционной логистической деятельностью.

Важнейшей частью всего транспортного процесса являются информационная поддержка и мониторинг работы транспорта. Нужна 100% гарантия доставки товара необходимого качества до потребителя в нужном количестве и точно в срок [6].

Между тем существующие на предприятиях автотранспорта (микроуровень) организационные структуры, построенные по функциональному признаку и имеющие характер «виноградной лозы», не соответствуют требованиям гибкости, в том числе в управлении информационными потоками. На основании анализа информационной поддержки транспортного обслуживания клиентов предприятиями автотранспортного бизнеса авторами выявлены следующие недостатки:

– несоблюдение логической последовательности обработки данных, отражающих процесс оказания транспортных услуг;

– отдельные функции менеджмента процесса, которые не связаны с событиями, инициирующими выполнение функций или переключение между ними;

– не выстраивается процедурная последовательность функций как логической цепочки событий (цепочка процесса);

– отсутствует соблюдение логической взаимозависимости возможных точек ветвления и циклов потока управления транспортными средствами на маршруте, выраженной посредством логических операций;

– имеет место дезинтеграция между ручной обработкой данных и обработкой с помощью информационных технологий;

– организационная дезинтеграция, в частности частая смена сотрудников отдела, выполняющих данную функцию;

– процедурная избыточность данных и задержки в выполнении функций приводит к нарушению требований логистики: нужное время, высокое качество, минимальные издержки.

Перечисленные недостатки следует рассматривать как причины низкой эффективности транспортного обслуживания.

Поэтому необходима дальнейшая работа по совершенствованию процесса управления транспортными компаниями на основе использования современных инструментов менеджмента и логистики, цель которой – предотвращать проблемные ситуации до их перехода в состояние кризиса [16].

Требуется построение эффективной информационной поддержки процессов транспортировки. Отсутствие таких систем или слабая организация оказывает негативное воздействие на координацию всего процесса транспортировки [12].

Несмотря на то что в мировой практике логистика и транспортировка рассматриваются в комплексе, одной из наиболее значимых проблем для многих предприятий, участвующих в цепях поставок, является нечеткая согласованность процессов между собой, что приводит к высоким логистическим затратам при недостаточно высоком уровне транспортного обслуживания.

Решению этой проблемы могло бы способствовать использование предлагаемого авторами инструмента планирования и анализа транспортного обеспечения материального и сопутствующих потоков в соответствии с требованиями клиентов, который назовем «логистическая структура процесса оказания транспортной услуги» (ЛСПОТУ).

Определим «логистическую структуру процесса оказания транспортной услуги» как совокупность основных и дополнительных элементов, участвующих в формировании и управлении движением материальных и сопутствующих потоков от поставщика к потребителю в соответствии с требованиями клиентов, обусловленных заказом на транспортное обслуживание, и сопутствующий логистический сервис. Последовательность этапов реализации ЛСПОТУ представлена на рис. 4.

Поиск

клиентов транспортной организации

Выявление потребностей и анализ возможностей их удовлетворения транспортной эрг ани зап и ей

Разработка

ЛСПОТУ в соответствии с требованиями клиентов

процесса оказания

Уточнение

Согласование элементов ЛСПОТУ, транспортных услуг"

Планирование маршрута, уточнение параметров "пакета корректировка параметров "пакета транспортных услуг" с клиентом

Реализация

входящих в

"пакет транспортных

Рис. 4. Последовательность этапов реализации ЛСПОТУ

транспортных услуг и контроль

Новизна предлагаемого инструмента состоит в его направленности на формирование единого информационного транспортного пространства для всех участников цепочки поставки:

– грузоотправителя;

– грузополучателя;

– автотранспортного предприятия;

– логистических провайдеров.

Целью создания такого пространства является обеспечение оперативного доступа с любого рабочего места цепочки поставок ко всем видам данных. Кроме того, это позволяет автотранспортному предприятию, выступающему в данном случае как экспедитор, качественно обработать весь массив информации.

Задачи ЛСПОТУ сводятся к следующим: рационализации процесса оказания транспортной услуги, включающего непосредственно процессы сервисного обслуживания клиента и процессы, связанные с выполнением самой транспортной услуги; формированию логистической структуры процесса оказания транспортных услуг с дифференциацией на обязательные и дополнительные элементы; созданию максимальных удобств клиентам за счет использования пакета услуг; обеспечению высокой культуры обслуживания клиентов и высокого качества оказываемых услуг; созданию условий для выполнения услуг с минимальными затратами трудовых и финансовых ресурсов предприятия.

Логистическая структура процесса оказания транспортных услуг (поэлементная) на малых и средних предприятиях автотранспорта практически совпадает, однако наблюдаются отличия в составе элементов основных и особенно дополнительных, в силу того что они связаны со спросом на эти услуги, формированием соответствующей инфраструктуры и определенной технологией оказания логистических услуг. Под технологией понимают способы последовательного изменения состояния объекта, в данном случае груза. Структура процесса оказания услуг по транспортному обслуживанию определяется организацией материальных потоков и состоит в объединении отдельных звеньев и стадий товародвижения, установлении необходимых связей между ними и обеспечении взаимодействия с целью минимизации затрат по выполнению заказов при условии их своевременного и качественного исполнения.

Особенность организации процесса оказания транспортных услуг состоит в том, что даже в рамках одного предприятия его структура может быть различна и зависеть, с одной стороны, от спроса на эти услуги, с другой, от возможностей АТП реализовать эти услуги. Однако этапы формирования ЛСПОТУ существенно не отличаются для автопредприятий различных организационно-правовых форм и форм собственности.

Как показывает опыт зарубежных стран, создание служб коммерческой информации позволяет сконцентрировать банки данных по значительному кругу проблем, касающихся бизнеса: ситуациях на рынке, торговокоммерческих организациях, промышленных стандартах, законодательстве, налоговой политике, ценах и т.д. Оперативность этой информации, качество и быстрота получения позволяют субъектам рыночного хозяйства рассматривать различные стратегические приемы для достижения конкурентных преимуществ на основании знаний об изменении факторов микро- и макросреды и адаптивной системы менеджмента [10, с. 335].

Сегодня потребители все чаще обращают внимание на дополнительные критерии, такие как сроки доставки, возможность получения заказанного товара в четко оговоренное время, а также качественное информационное сопровождение процесса выполнения заказа [10, с. 411].

Для обработки потоков информации используются различные информационные технологии, реализуемые информационными системами. Предложенная в статье Д.П. Ивановой типология информационных систем предполагает существование развитых средств общения пользователей с системой, посредством которых пользователь формирует запросы, вводит их в систему, воспринимает информацию, выдаваемую системой [2].

В процессе интегрированного управления транспортировкой необходимо добиться сфокусированности и координации взаимосвязанных серий похожих событий таким образом, чтобы при этом обслуживание внешних и внутренних потребителей улучшилось, а затраты снижались. В основе крупномасштабных изменений в управлении цепью поставок лежат инновации в сфере вспомогательных технологий, особенно веб-технологий. Именно эти технологии помогают улучшать выполнение операций и повысить эффективность показателей функционирования в целом, переводя их на новый, более высокий, уровень.

Архитектура прикладных элементов цепи поставок по всем уровням структуры данных (заказ на закупку, данные грузовой партии, заказ на транспортировку), на уровне сети основана на применении следующих уровней преобразования:

• –    электронный обмен данными (API);

• –    программный интерфейс приложения (XML);

• –    расширяемая спецификация языка, предназначенная для создания страниц (WWW);

• –    протокол беспроводного доступа к БД (WAP);

• –    глобальная система позиционирования – спутниковая система связи и навигации (GPS).

Решение задачи оптимальной транспортировки базируется на подходе, основанном на сотрудничестве всех участников цепочки поставки. Именно такой подход ведет к улучшению обслуживания и снижению затрат в масштабах всей цепи поставок, приводит к согласованию требований по транспортировке на входе и на выходе, позволяет добиваться более высокой загрузки обратных рейсов или постоянного улучшения результатов в целом. Напротив, осуществление управления требованиями потребителей несогласованно, лишь на отдельных участках, т.е. фрагментарно, приводит к разрыву цепочек, к субоптимизации показателей функционирования перевозчиков, что,в свою очередь, способствует росту затрат: они становятся более высокими, чем могли бы быть [13].

Для эффективного управления АТП необходим комплексный анализ деятельности предприятия, на основе которого выделяются бизнес-процессы, проводится анализ их взаимосвязи, распределение ответственности при максимальной прозрачности структур, гомогенной коммуникационной базе, интегрирующей все уровни предприятия.

В целях описания всех основных функций бизнес-процесса на первом шаге при создании интегрированной информационной системы разрабатывается модель бизнес-процесса, которая, в свою очередь, разделяется на подмодели, или типы моделей, в соответствии с типами представлений, что способствует существенному снижению степени ее сложности. Содержимое типов моделей может быть описано методами, предназначенными для конкретного типа представления.

Все это должно быть ориентировано на достижение целей, которые ставит перед собой предприятие. Методы моделирования деятельности компании являются одним из инструментов для управления этими сложными задачами. Модели деятельности – это решающая предпосылка для анализа бизнес-процессов, построения эффективных информационных структур в виде сложных распределенных интегрированных систем, поддерживающих все основополагающие организационные структуры.

Новизна подхода к реализации информационного потока состоит в том, что выгодность его использования рассматривается в трех аспектах:

• 1)    для автотранспортного предприятия;

• 2)    грузоотправителя;

• 3)    грузополучателя.

Предлагается следующая модель поэтапного процесса реализации сервисного сопровождения транспортировки на основании информационно-компьютерной поддержки.

Каждое событие (операция) инициирует выполнение определенной функции. Моделирование отдельных компонентов архитектуры информационной системы покажем на примере грузового АТП, расположенного в Саратовской области.

Первый этап. Поступление заказа от клиента.

Для выполнения этой операции необходимо включить в информационный поток направленности «клиент – АТП» данные о клиенте и перечне дополнительных услуг сервисного сопровождения перевозки груза, включенных в заказ.

Второй этап. Подтверждение заказа.

Является результатом выполнения функции получения заказа и инициирует информационный поток, содержащий данные для выполнения дополнительных операций, таких как контроль выполнения заказа, планирование перевозок и сервисных услуг. Требуется описание множества параметров состояний (данных), а также людские и технические ресурсы. Эти ресурсы могут быть связаны с отдельными компонентами других процессов. Таким образом, возможна ситуация, при которой требуются одни и те же описания состояний или одни и те же ресурсы.

Третий этап. Планирование пакета услуг.

Определяются показатели использования ресурсов для выполнения перевозок и сервисных услуг, включаемых в межфункциональный информационный поток, содержащий данные для проведения расчета маршрута, себестоимости перевозок и каждого вида услуг в соответствии с согласованным с клиентом пакетом. Это важно для контроля и анализа процессов транспортного обслуживания, для описания компонент, более тесно связанных с самим транспортным процессом.

Четвертый этап. Реализация транспортной услуги и контроль.

Происходит на основании модели ситуационно-процессного управления, включающей в информационный поток в качестве входных данных информационно-справочные АСУ, непредвиденные факторы, постоянно-заданные параметры объекта, в качестве выходных данных – формирование плана работы с учетом установленных приоритетов. Реализация предложенной модели позволяет контролировать перевозчиком нормативные сроки доставки грузов [4].

На данном этапе определяется последовательность, принципы взаимосвязь каждого функционального процесса. Кроме того, оценивается качество выполнения каждого перечисленного функционального процесса в соответствии с системой выбранных показателей.

Моделированию отдельных компонентов архитектуры интегрированной информационной системы (различные типы моделей и уровни их представлений) предшествует осмысление содержательной части бизнес-процесса, чтобы понять проблемы бизнеса.

Для упрощения модель делится на отдельные типы моделей, в описании которых используются элементы дискретного моделирования и различные методики. С каждым типом моделей можно работать независимо от других типов. Декомпозиция бизнес-процесса на отдельные типы моделей уменьшает степень его сложности за счет исключения из рассмотрения взаимосвязей между компонентами процесса, относящихся к другому типу моделей.

Модели, отражающие проблемы бизнеса, должны описывать широкий спектр бизнес-процессов с точки зрения данных, функций и организационных структур, включая взаимосвязи, существующие между ними. Более того, выбранная модель должна описывать целевые установки таким образом, чтобы это описание служило основой для остальной части процесса моделирования.

Требования к полноте описания текущего состояния бизнеса, а также к компактности отображения недостатков имеющихся информационных систем обусловливают ограниченность возможностей общеизвестных методов моделирования. Основные возможности этих методов рассчитаны на анализ различных аспектов бизнеса, поэтому они могут применяться только для создания отдельных типов моделей (рис. 5). Таким образом, состояния и события формируют представление данных, или информационную модель, в которой соединены банк данных и банк методов.

Рис. 5. Схема формирования информационной модели ЛСПОТУ

Логистика способствует формированию системного взгляда на фирму и ее партнеров по сделке. Она представляет собой, главным образом, концепцию планирования, ориентированную на создание такой схемы, посредством которой потребности рынка могут быть трансформированы в план и стратегию производства, связанные со стратегией и планом закупок [7].

Таким образом, научная новизна предложенных методических рекомендаций по созданию логистической структуры процесса оказания транспортной услуги и ее информационной поддержки позволяет достигнуть следующих результатов:

– сформировать единое информационное пространство для взаимодействия функциональных подразделений и АТП с внешней средой;

– четко распределить ответственность между участниками процесса оказания транспортных услуг;

– организовать контроль прохождения товаропотока в соответствии с разработанным транспортным маршрутом;

– избежать дублирования функций по управлению процессами транспортного обслуживания;

– добиться экономичности выполняемых логистических услуг, поддерживающих перевозку грузов клиентам в соответствии с требованиями логистики.

Реализация поэтапного формирования ЛСПОТУ требует адекватной информационнокомпьютерной поддержки, в частности при создании макетов данных по пакетам услуг, о материалах и финансовых потоках, при автоматизации документооборота, обусловленного организацией товародвижения, планирования, регулирования, учета, контроле и анализе материальных потоков [1]. Коммуникации обеспечивают информационный обмен с внешней средой, что способствует адаптации компании к

Основой формирования ЛСПОТУ является сгруппированная на основные и дополнительные элементы совокупность услуг и параметров, необходимых для обеспечения расчетов маршрута, его стоимости, а также стоимости логистических услуг, обусловленных требованиями заказчика (рис. 2, рис. 3). Основные элементы ЛСПОТУ: дата, заказчик, место погрузки, место разгрузки, вид груза, особенности грузовых единиц, расстояние перевозки, время доставки, требования к подвижному составу (вес, объем, кузов), стоимость перевозки, способ оплаты.

Дополнительные элементы ЛСПОТУ: перегрузка (перевалка), хранение грузов, экспедиторские операции, информационные операции, финансовые операции, услуги по грузопереработке, страхование грузов, упаковка, таможенные процедуры и т.д.

Для расчета стоимости операций логистического сервиса    необходимы такие показатели, как объем, тариф за единицу услуги.

На основе мониторинга транспортных перевозок и дополнительных услуглогистического сервисаформируются пакеты услуг, наиболее востребованных потребителем. В электронные таблицы заносятся исходные данные об этих пакетах. Далее, в соответствии с заказом, проводится расчет (также в электронной таблице) стоимости доставки, с учетом затрат на перевозку и дополнительные услуги логистического сервиса. Использование электронных таблиц позволяет:

– проводить расчет альтернатив;

– выбирать альтернативу с минимальными издержками или по другим критериям (например, минимальному времени доставки).

Разработанный на анализируемом автопредприятии программный продукт может быть приобретен и использован другими АТП, за счет чего получена экономическая эффективность (таблица).

изменяющимся рыночным условиям [4].

Расчет экономической эффективности программного продукта для определения услуг логистического сервиса*

Показатель экономиической эффективности	Обозначение показателей	Формула	Расчет	Величина
Прибыль от реализации продукта	Пр	П = C р X У п р     100	П _ 34270 X 45 р =     100	15421,5
Налог на добавленную стоимость	НДС	(Cs +ZZJX18 НДС =      -- 100	(34270 + 15421,5) х 18 НДС _ 100	8944,47
Отпускная цена	Цо	„ _ ( C р + Пр + НДС ) о           10	_ (34270 + 15421,5 + 8944,47) Ц о =            10	5863, 60
Срок окупаемости	Ток	Т = — ок    Пр	Т _ 55980,05 ок = 15421,5	3,63
Коэффициент экономической эффективности	Ер	Е р = Ток	ЕР _ — р 3,63	0,28

*

Реальная себестоимость (Ср) – 34270, уровень рентабельности (Урп) – 45, капитальные вложения (К) – 55980,05.

Таким образом, предложенная логистическая структура процесса оказания транспортной услуги и методическое обеспечение ее формирования    позволяют    учитывать особенности запросов клиентов по каждой операции в технологической цепочке доставки груза и требований к сервисному сопровождению товародвижения. Применение подхода к транспортному обслуживанию, основанному на ЛСПОТУ и апробированному на одном из грузовых автотранспортных предприятий Саратовской области, позволило добиться полного контроля над своими затратами и лучшего обслуживания потребителей. Усилия по интегрированному управлению транспортировкой и получаемые в результате этого преимущества: при управлении транспортировкой на входе (за счет обратной загрузки) – 5–25%; при управлении перевозчиками (выбор вида транспорта, единый тип заявки) – 3– 18%; при вспомогательных технологиях (маршрутизация и диспетчирование) – 5–20%. Практическое значение ЛСПОТУ состоит в точном расчете пакета (набора) сервисных услуг при транспортировке груза по требованиям клиента, обеспечении взаимодействия функциональных подразделений, а также АТП и клиента, а для заказчиков – оптимизации стоимости транспортной услуги. Предлагаемая нами модель применима предприятиями разных видов деятельности, т.к.

позволяет оптимизировать транспортные затраты.