Система менеджмента качества как механизм эффективной реорганизации системы управления профессиональной образовательной организации

В Челябинской области в последние годы активно проходят процессы реорганизации системы профессионального образования, направленные на формирование и реализацию согласованного по показателям экономической и социальной эффективности размещения различных видов профессиональных образовательных организаций на территории региона. Процессы реорганизации обусловлены целым рядом причин, которые можно разделить на внешние и внутренние. К внешним причинам относятся недостаточное финансирование уставной деятельности, потеря связи с базовыми предприятиями, негативное воздействие демографического спада, передача учреждений НПО и СПО федерального подчинения в ведение региона, снижение спроса на рабочие профессии со стороны основного потребителя — молодежи. К внутренним — недостаточная сформи- рованность современной учебно-материальной базы, опережающие темпы износа зданий над темпами их реконструкции, отсутствие стимулирующей функции базовой зарплаты персонала, устаревшая и неэффективная структура управления. Можно вполне остановиться в перечислении причин, являющихся серьезным препятствием для перехода профессиональной образовательной организации в режим инновационного развития.

В итоге наблюдается не просто снижение качества подготовки специалистов среднего звена и квалифицированных рабочих, а несоответствие компетенций молодых специалистов современным требованиям производства.

На основе анализа внешних и внутренних причин такого несоответствия государство запускает проекты по реорганизации системы профессионального образования, что полностью отвечает экономическим законам функционирования рыночной экономики.

Проводя реорганизацию, государство создает базовые условия для инновационного развития образовательных организаций в долгосрочном периоде, в котором все их ресурсы (капитал, инвестиции, труд, информация) становятся переменными (подвижными). Степень подвижности ресурсов образовательной организации зависит от системообразующего фактора, без которого невозможно обеспечить эффективность инновационного развития. Таким фактором является предпринимательство. Однако этот важнейший системообразующий фактор отторгается традиционной системой управления, сложившейся в рамках административно-командной системы хозяйствования при централизованном порядке планирования и отсутствии рынка и до сих пор доминирующей в профессиональных образовательных организациях. Данная система управления обеспечивает распределение ресурсов в организации с заранее заданной целью, по заранее разработанному плану и с непрерывным контролем результатов деятельности.

Использование предпринимательства в качестве фактора производства становится возможным только в условиях новой системы управления, с новой философией, где действуют иные системы ценностей и приоритетов. Такой системой управления является менеджмент. Менеджмент — это управление социально-экономическими процессами посредством и в рамках предпринимательской структуры. Тем не менее государственные, общественные и иные организации также должны использовать принципы и методы менеджмента, если хотят достичь своих целей при минимуме затрат.

Менеджмент пронизывает всю организацию, затрагивая практически все сферы ее деятельности, осуществляет управление функциональными процессами, протекающими в организации, формирует и изменяет, когда это необходимо, внутреннюю среду организации, выступая при этом в различных видах [1]. Одним из видов менеджмента является менеджмент качества, который в современной теории и практике управления социально-экономическими системами считается неоклассическим менеджментом, обеспечивающим развитие организации в условиях неопределенности и непредсказуемости рынка потребителя. В данных условиях система менеджмента качества, функционирующая на основе принципов всеобщего управления качеством (TQM), используется как эффективный инструмент совершенствования системы управления организацией.

В каждой профессиональной образовательной организации существует свой неповторимый особенный внутренний мир, в котором переплетаются и уживаются интересы личности и групп, стимулы и ограничения, традиционные технологии и инновации, дисциплина и свободное творчество, нормативные требования и неформальные инициативы. У каждой образовательной организации есть свой облик, культура, традиции и репутация. Реорганизация системы профессионального образования в любой форме (слияние, присоединение, разделение, выделение, преобразование) разрушает внутренний мир организации и приводит к реорганизации структур управления. В этих условиях система менеджмента качества становится эффективным инструментом безболезненного прохождения процесса формирования нового коллектива и снижения сопротивления изменениям со стороны персонала за счет использования постановки системы менеджмента качества как «легенды изменений».

Для обеспечения дальнейшего развития вновь созданной образовательной организации необходимо сформировать новую внутреннюю среду, в которой будет работать новый коллектив. Решить этой проблему может только новый подход к управлению, таковым является всеобщее управление качеством (TQM). Всеобщее управление качеством основано на участии всех работников в управлении образовательной организацией на всех уровнях организационной структуры и направлено на достижение долгосрочного успеха через удовлетворение требований потребителя, обеспечение выгоды для работников образовательной организации и выполнение требований общества. Данный подход заложен в стандартах качества ИСО 9000, на основе которых и формируется система менеджмента качества профессиональной образовательной организации.

Главная идея TQM состоит в том, что образовательная организация должна работать не только над качеством своих образовательных услуг, но и над качеством организации работы, включая деятельность всего персонала. При этом происходит постоянное параллельное совершенствование трех составляющих: качества образовательных услуг, качества организации процессов, уровня квалификации персонала. Всеобщее управление качеством — это не программа, это систематический, интегрированный и организованный стиль работы, направленный на непрерывное улучшение. Более того, это проверенный временем стиль управления, десятилетиями успешно используемый организациями по всему миру. Основные принципы всеобщего управления качеством реализует система менеджмента качества, эффективно выстроенная на основе стандартов ISO 9000.

Основной целью создания стандартов ISO 9000 была разработка требований к деятельности организации, выполнение которых свидетельствовало бы о способности производить продукцию (услугу) в точном соответствии с требованиями клиентов. Стандарты содержат ряд требований, которые организация наиболее приемлемым для себя способом реализует в своей деятельности. Таким образом, система менеджмента качества выстраивается индивидуально под конкретную организацию в соответствии с ее целями и задачами, спецификой внешнего окружения и внутренними особенностями деятельности.

Система менеджмента качества — это управленческая подсистема, в основе которой лежит структурированный набор документов, регламентирующих основные аспекты деятельности образовательной организации. Документация системы менеджмента качества должна описывать деятельность образовательной организации, особенно те процессы, которые существенно влияют на качество производимых образовательных услуг. Документальное описание ключевых процессов деятельности обеспечивает их прослеживаемость, четкое понимание, управление и постоянное улучшение.

Концепция стандартов ISO 9000 основана на процессном подходе, согласно которому деятельность профессиональной образовательной организации описывается в виде ряда взаимосвязанных процессов, управляя которыми, профессиональная образовательная организация совершенствует собственную деятельность. В соответствии с данным подходом каждый процесс в организации должен иметь своего владельца, который несет ответственность за процесс, отслеживает и анализирует его эффективность, отвечает за его корректировку. Периодическая деятельность по мониторингу и корректировке обеспечивает непрерывное совершенствование процессов деятельности всей образовательной организации.

Система менеджмента качества содержит еще несколько встроенных механизмов самосовершенствования (внутренние аудиты, анализ со стороны руководства, обратная связь от потребителей и др.), которые в совокупности обес- печивают, во-первых, своевременное изменение системы в ответ на изменения внешней и внутренней среды, а во-вторых, постоянное улучшение деятельности профессиональной образовательной организации. Внедрение системы менеджмента качества предполагает вовлечение персонала в деятельность по улучшению качества, что дает возможность профессиональной образовательной организации более полно и эффективно использовать способности, знания, умения и навыки своих сотрудников. Вовлечение персонала в деятельность по управлению качеством и специально выстроенная система стимулирования повышают удовлетворенность сотрудников и, соответственно, позитивно влияют на результаты их деятельности. Планирование профессионального роста и обучение персонала также направлены на повышение эффективности использования трудовых ресурсов образовательной организации.

Эффективная система менеджмента качества позволяет также снизить затраты на управление: документированность ключевых процессов деятельности образовательной организации обеспечивает их лучшую управляемость; контроль, анализ и пересмотр процессов обеспечивает их непрерывное совершенствование; распределение полномочий и ответственности персонала обеспечивает механизмы контроля исполнения обязанностей и меры предупреждения отрицательных результатов. Как результат, профессиональная образовательная организация становится более прозрачной для ее руководителей и (при необходимости) для внешнего окружения, повышается точность, качество и оперативность принятия управленческих решений.

Выстраивание деятельности профессиональной образовательной организации в соответствии с процессным подходом подразумевает наличие документально сформулированных результатов деятельности процессов, а также инструментов определения эффективности каждого процесса, что делает возможным оценку выгодности покупки результатов некоторых подпроцессов на стороне, т. е. применение аутсорсинга. Услуги сторонних организаций могут использоваться с целью снижения затрат при условии сохранения текущего качества образовательных услуг либо для максимизации качества образовательных услуг при заданном уровне расходов. В итоге профессиональная образовательная организация получает возможность улучшать качество предоставляемых образовательных услуг. Улучшение качества с точки зрения определения международного стандарта означает, что образовательные услуги предоставляются потребителю в большем соответствии с их требованиями, что ведет в конечном итоге к росту лояльности всех потребителей и увеличению спроса на образовательные услуги профессиональной образовательной организации.

Внедрение и поддержание в работоспособном состоянии системы менеджмента качества позволяет обеспечить ряд ключевых факторов успеха [3].

Лидерство высшего руководства . Как показывает практика, ключевой составляющей успеха проекта по разработке и внедрению системы менеджмента качества является личное желание и стремление первого руководителя профессиональной образовательной организации выстроить действующую систему. Желательно, чтобы процесс разработки и внедрения системы менеджмента качества находился под контролем высшего руководства. Для успеха проекта необходимо выделять требуемые материальные и трудовые ресурсы для его осуществления, кроме того, периодически должен проводиться анализ системы со стороны руководства с целью определения ее эффективности и совершенствования.

Привлечение квалифицированного менеджера по качеству . Роль данного сотрудника особенно возрастает в том случае, если профессиональная образовательная организация решает выстраивать систему менеджмента качества без привлечения внешних консультантов. Менеджер по качеству должен обладать знаниями, умениями и навыками в области разработки и внедрения системы менеджмента качества по ISO 9000, кроме того, желательно наличие у него лидерских качеств, хороших организаторских и коммуникативных способностей. Менеджер по качеству в профессиональной образовательной организации, которая только начинает разработку системы менеджмента качества, должен обладать сильной внутренней энергетикой, харизмой, что поможет ему увлечь идеями менеджмента качества другие категории сотрудников, создать группу энтузиастов внедрения системы менеджмента качества. Для того чтобы деятельность менеджера по качеству была более эффективна, желательно подчинить его напрямую первому руководителю предприятия и дать все необходимые полномочия по управлению процессами системы менеджмента качества.

Информирование и обучение сотрудников. Для того чтобы уменьшить сопротивление персонала изменениям, которые сопровождают процесс разработки системы менеджмента ка- чества, руководство профессиональной образовательной организации должно выстроить систему внутренних коммуникаций, посредством которой будет проводить разъяснительную работу среди сотрудников, объяснять им цели, смысл и содержание происходящих изменений, знакомить с общими принципами системы менеджмента качества и целями профессиональной образовательной организации в области качества. Также следует обучать сотрудников действовать в соответствии с новыми процессами и регламентами системы менеджмента качества.

Вовлечение сотрудников в работу в области качества . Вовлечение персонала в процесс разработки системы менеджмента качества и развития предприятия существенно повышает мотивированность сотрудников при общей экономии ресурсов и укреплении внутрикорпоративных связей. Это может происходить, например, в формате рабочих групп, объединяющих как формальных, так и неформальных лидеров профессиональной образовательной организации, которые будут разрабатывать документацию системы менеджмента качества. Подобная форма организации работ позволит при создании регламентных документов использовать опыт сотрудников, непосредственно участвующих в производственном процессе; в ходе совместной работы будет проходить одновременное обучение персонала образовательного учреждения измененным регламентам деятельности и новым формам совместной работы. Вовлечение персонала в процесс изменений будет способствовать снижению сопротивления, которое возникает при нововведениях.

Соблюдение принципа разумной достаточности. Содержание, объем, формат документации системы менеджмента качества образовательное учреждение определяет самостоятельно, стандарт не предъявляет здесь жестких требований. Поэтому очень важно, чтобы документация, созданная под эгидой системы менеджмента качества, была в первую очередь понятна и удобна для использования сотрудниками, помогала им в их деятельности, а не создавала бюрократические препоны. Не перегружайте персонал излишними регламентами.

Формирование идеологии управления качеством. Эффективная система менеджмента качества невозможна без изменения идеологии образовательной организации, что находится в рамках прямой ответственности руководства профессиональной образовательной организации. Сформировать веру сотрудников в эффек- тивность системы менеджмента качества способны только реальные факты, поэтому здесь важны даже маленькие победы: каждое позитивное изменение должно подаваться в ключе деятельности в области управления качеством. Если руководитель будет публично отмечать все факты повышения эффективности и качества работы, связывая их с выстраиваемой системой, вероятность общего позитивного отношения к системе менеджмента качества со стороны персонала значительно возрастет.

Привлечение внешних консультантов. Квалифицированные специалисты в области систем менеджмента качества могут оказать обра-