Системы электронного документооборота, используемые для функционирования высших учебных заведений

Документооборот существует на любом предприятии от самой непосредственной формы между бухгалтером и директором в бумажном виде, до сложной цепочки параллельных и последовательных действий в рамках работ с электронным документом [1]. Для любой относительно крупной компании ведение документооборота является первоочередной и сложной задачей: систематизировать все документы в организации, описать движение этих документов, особенно при большом количестве документов, очень сложно.

Для решения задачи систематизации документов в организации, увеличения эффективности работы с документами применяются системы электронного документооборота.

Тема автоматизации процессов документооборота в настоящее время является актуальной. Все больше учреждений достигает необходимого уровня зрелости, и приходит к необходимости формализации бизнес-процессов и внедрения средств для их автоматизации [2]. С другой стороны, учреждения прошли длительный путь по созданию своих информационных систем, что обеспечивает потенциальные возможности для реализации задач подобного уровня сложности. Однако специалисты информационных систем сталкиваются с большими проблемами при определении методики и выборе программного обеспечения, которое было бы способно обеспечить адекватные средства для решения задач данного класса.

В ходе проведения исследования документооборота в СибГАУ были составлены схемы движения документов и информационные потоки в учебно-научном подразделении. На рисунке 1 представлена общая организационная структура университета, которая отражает иерархию подразделений в ВУЗе.

Рисунок 1 – Организационная структура СибГАУ

Во главе всего вуза стоит Ректор, который является высшим звеном управления в информационных потоках университета. Каждый отдел согласно своим функциям, разрабатывает документы, которые передает в другие отделы, а также внешним организациям и предприятиям.

Анализ взаимодействия подразделений СибГАУ позволил выделить основные виды потоков информации, которая циркулирует в ВУЗе, к ним относятся: учебные планы, информация о сотрудниках, приказы, штатное расписание, заработная плата, договоры, служебная информация, отчеты о работе кафедры, планы работы кафедры, учебная нагрузка, документы Государственной аттестационной комиссии (ГАК) и Государственной экзаменационной комиссии (ГЭК), и др.

В настоящее время информационная система СибГАУ представляет собой разрозненные подсистемы, эксплуатирующиеся в различных службах университета и, зачастую, не связанные между собой информационными потоками. Эти подсистемы создавались независимыми друг от друга группами разработчиков на базе различного программного обеспечения. Вследствие этого они не имеют единого системообразующего начала, что делает крайне сложным процесс интеграции их в единую систему.

В СибГАУ используется УИС – это университетская информационная система, которая создана для работы деканатов и дирекций, в которой для кафедры применимы лишь учебные планы и списки групп. Учебные планы вбиваются в данную систему сотрудниками выпускающей кафедры, что несет дополнительную нагрузку. Данные абитуриентов и вновь поступивших студентов заносятся в базу данных Open ERP. Сотрудники ИТ-подразделения осуществляют синхронизацию учётных ВУЗ-специфичных систем на OpenERP (openerp.sibsau.ru) [3] . Это свободная, веб-ориентированная ERP-система под лицензией AGPL. Open ERP-система СибГАУ позволяет производить:

• -    учёт абитуриентов, автоматизировать работу дирекций/деканатов;

• -    оформление единой системы программной документации (ЕСПД или ГОСТ 19) (Планируется дописать worklow по разработке и утверждению ЕСПД);

• -    создание документации по госконтрактам (94-ФЗ).

При дальнейшем изучении информационных потоков в университете СЭД будет развиваться, пополняться подсистемами и статическими данными. Используя веб-ориентированную ERP-систему ВУЗ имеет много возможность для самостоятельного редактирования и расширения функциональных возможностей системы.

В виду постоянной смены образовательных стандартов, расширения направления подготовки и по ряду других причин, документооборот увеличивается, при этом документы, запрашиваемые в различные подразделения, повторяются. При использовании СЭД требуется меньше затрат ресурсов на перестройку документооборота при изменении внешних условий.

Автоматизация документооборота позволяет рационально распределять ограниченные трудовые и материальные ресурсы, контролировать сроки и порядок заполнения документов, что приводит к увеличению эффективности работы сотрудников университета, уменьшению времени, затрачиваемому на поиск и редактирование документов, позволяет избежать дублирования документов и актуализировать данные в режиме реального времени [4].