Стратегическое планирование и управление проектами

Стратегические действия компании, помогающие находить решения в конкурентной борьбе, особенно резко возросло в начале двадцать первого века. Это связанно с возникновением новых возможностей для бизнеса - обновление информационных сетей, для получения и распространения информации. Увеличение роста конкурентоспособности за ресурсы, корректировка роли человеческих ресурсов, совершенствование в окружающей среде, а также ряд других причин привели к резкому росту значения стратегического управления.

Базовыми принципами стратегического управления являются:

• -    стремление увеличить потенциал прибыльности операционной функции в планировании и на этой основе повышение стоимости и обеспечение непрерывности ведения бизнеса;

• -    направленность на формирование конкурентных преимуществ на основе идентификации и генерирования ключевых факторов успеха;

• -    растущая динамика к переменам экономической среды и гибкость;

• -    большое количество назначений развития, позволяющих устранять возможные искривления в бизнес-модели и сохранять необходимую стабильность.

Весь процесс стратегического управления можно разбить на 5 этапов: стратегический анализ, формирование миссии и целей, разработка 2

либо выбор уже существующей стратегии, внедрение стратегии, оценка и проверка осуществления стратегии.[2]

Довольно часто перед руководством компании стоит цель реализации разработанной стратегии, перевода ее на операционный уровень, формирования адекватных параметров, обуславливающих ее осуществление, разработки соответствующих процедур управления.

Одним из важнейших шагов по улучшению системы стратегического управления в компании является постановка стратегического планирования проектов.

На примере современного технологичного предприятия машиностроительной отрасли был произведен анализ стратегического планирования.

Организация имеет несколько направлений деятельности: производство трубопроводной арматуры, производство арматуры для отраслей энергетической и горнодобывающей промышленностей, жилищно-коммунальных хозяйств, химической, нефтегазовой и атомной промышленности.[3]

Для создания плана и компьютеризации управления проектами на предприятии задействован комплекс программ, подготовленный в составе Microsoft Office, Microsoft Project. MS Project является рабочим инструментом руководителя проекта.

Посредством MS Project компьютеризированы следующие этапы работы над проектом:

• 1.    Планирование проекта (логическая структура проекта, связи между работами, календарный план, критический путь);

• 2.    Информатизация проекта (сбор, хранение, актуализация и обмен данными);

• 3.    Разработка диаграмм, графиков и отчетов;

• 4.    Проверка исполнения проекта (анализ состояния на текущий момент, корректировка изменений и совершенствование графика работ);

• 5.    Регулирование ресурсов (назначение ресурсов, потребление, настройка календаря ресурса и т.д.);

• 6.    Контроль расходов (вычисление затрат);

• 7.    Координирование работы участников проекта, как на стадии разработки, так и в процессе всего жизненного цикла проекта.[1]

Любой проект предполагает осуществление ряда взаимосвязанных задач. Для воспроизведения проекта предоставляются строго характерные ресурсы (человеко-часы, материалы). Дата начала и дата окончания есть во всех проектах, а также другие разные границы (например, графики деятельности участников проекта).

Так как проект создается для реализации заданных параметров за определенный срок и за определенную стоимость, то составляется план. В плане указываются работы, которые необходимо произвести, определяется состав участников проекта, время и средства, которые нужны для этого.

Все проекты имеют три момента – задачи, ресурсы и назначения.

Задача – это действие, выполняемое в рамках проекта для реализации определённых параметров.

Проект делится на задачи как можно более детально. Это позволяет лучше им руководить. Задачи разбиваются на подзадачи.

Не всегда задачи в проекте реализуются последовательно одна за другой. Иногда исполнение следующей задачи можно начать раньше, чем закончится предыдущая. Такое планирование называется быстрым путем. Например, при изготовлении изделия, имеющего большое количество деталей не обязательно изготавливать все детали последовательно, обычно детали изготавливают на разном оборудовании параллельно и на участок сборки они приходят одновременно.

Однако есть задачи, которые следует обязательно завершить, прежде чем перейти к следующим. Например, невозможно начинать изготовление продукции до конструкторско-технологической подготовки производства. Эти задачи называются завершающими.

Длительность – это промежуток рабочего времени, который нужен для исполнения задачи. Выходные дни при планировании MS Project не учитывает. Например, если длительность исполнения задачи составляет три дня, а исполнение начинается в пятницу, и при этом используется стандартный график, то окончание исполнения задачи будет запланировано на вторник, а не на воскресенье. При этом длительность все равно будет равна трем дням, а не пяти.

Ресурсы в MS Project – это работники и оборудование. Каждый работник, участвующий в проекте, исполняет заданную функцию.

В MS Project используются два типа стоимости ресурсов: повременная ставка и стоимость за использование. В случае повременной ставки стоимость участия ресурса в проекте рассчитывается в зависимости от времени, которые было затрачено при работе ресурса над задачей (ставка умножается на количество часов). В случае стоимости за использование затраты вычисляются умножением стоимости использования на количество задач, в которых задействован ресурс. Для каждого ресурса можно указать как повременную ставку, так и стоимость за реализацию.

Бюджет – это оценочные затраты на проект, заданные в плане.

Область охвата – это комбинация всех целей и задач проекта, а также работ, необходимых для их реализации.

Назначения - это связи между ресурсами и задачами. Для осуществления одной задачи может быть назначено несколько ресурсов.

Многие проекты имеют строго определенные дату окончания, доступный бюджет и область охвата. Это сочетание данных о времени, стоимости и области охвата называют треугольником проекта.

Изменение одного из этих трех элементов обязательно повлияет на два других. Несмотря на то, что важны все три элемента, чаще всего наиболее критичным является только один из них. Например, если нужно изменить план проекта так, чтобы приблизить дату окончания, то вероятно увеличение затрат (в этом случае следует задействовать дополнительных сотрудников) или сокращение области охвата (удаление из проекта каких-либо второстепенных задач).

Не всегда сокращение времени реализации проекта увеличивает затраты. В некоторых случаях, напротив, сокращение времени реализации уменьшает и затраты, необходимые для выполнения проекта.

Сетевое планирование - одна из форм графического изображения определения работ и длительности исполнения стратегических планов и долгосрочных комплексов проектных, плановых, организационных и других видов работ организации. Наряду с линейными графиками и табличными расчетами сетевые методы планирования часто используются при разработке перспективных планов и для создания моделей сложных производственных систем и других объектов долгосрочного выполнения.

Сетевые планы мероприятий организации по формированию новой конкурентоспособной продукции включает в себя не только суммарную длительность всего комплекса проектно-производственной и финансовоэкономической деятельности, но и длительность, и порядок реализации отдельных этапов, а также обеспечение потребности экономических ресурсов. Впервые планы-графики результатов производственных циклов 6

были использованы в американских компаниях Г. Гантом. На линейных или ленточных графиках по горизонтальной оси в заданном масштабе времени откладывается продолжительность работ по всем стадиям, этапам производства. Последовательность работ показывается по вертикальной оси с требуемой степенью их расчленения на отдельные части или элементы. Цикловые или линейные графики используются на предприятии в процессе краткосрочного или оперативного планирования производственных работ. Пример плана-графика изготовления и поставки изделий машиностроительного организации проиллюстрирован на рисунке 1.

И д

Наименование работы

[3 u о Я « я я О Й Я я

св Я

Я я св 5 н 5 св я О О

Диаграмма Ганта

ОО о Cl =Я св

ОО о CI Я 2 К

ОО о CI Я 2 К

ОО о CI н о я <

ю я я ОО Я ^н и с^

to Я ОО О ci

ОО о CI я & to Я о

я to Ч CI

1

Согласование документации

о

ОО о eq to о о

ОО о CI 04 О о m

Н               О

2

Согласование планов качества

to to

ОО о eq о ОО

ОО о CI о

Н।              ----1О

3

Подготовка производства

ио о.

ОО о eq to о m Cl

ОО о CI 04 О о m

Н।                      ।О

4

Заказ материалов и комплектующих, входной контроль

г-

ОО о eq о

ОО о CI о

Н

О

5

Изготовление изделий

Cl

ОО о CI о

ОО о

Н

О

6

Испытание изделий

S

ОО о CI о m

ОО о ^ ci

Н

О

7

Приемочная инспекция

1—1

ОО о eq ci

ОО о ci vS

Н

О

8

Упаковка и отгрузка изделий

40

ОО о eq ci 40

ОО о ci m Cl

Н

О

Рисунок 1 План-график изготовления и поставки изделий машиностроительного предприятия

За время использования Microsoft Project на исследуемом предприятии управление проектами стало более эффективно. Этот программный продукт дал возможность выполнять структуризацию проекта путем разделения его на этапы, задачи и подзадачи, а также выявить критические задачи, длительность которых существенно влияет на длительность выполнения всего проекта. С помощь МS Project легко получить сетевой график и календарный план проекта, выполнить назначение ресурсов задачам проекта, эффективно регулировать загрузку ресурсов.

Осуществление мероприятий позволило повысить результативность стратегического управления на машиностроительном предприятии.