Технологические аспекты формирования и управления портфелем проектов в образовательно-научном кластере "Институт управления и территориального развития"

To view a copy of this license, visit

Результаты функционирования и в разной степени развития системы образования России в одном из уровней, закладывающих профессиональные компетенции для последующего созидания и экономического роста страны – высшего образования, вызывают нарастающий интерес. Причины этого интереса в т.ч. связаны с поиском инновационных инструментов позволяющих создавать и ускорять как достижение целей и задач, так и формировать механизм обеспечения постоянных результатов. На этом пути, с учётом возрастающей роли проектной деятельности в вузе, возникает потребность в механизмах сбалансированного наполнения, так называемого портфеля проектов и сопровождающих механизмов с участием заинтересованных сторон. Ситуация осложняется недостаточным уровнем исследования формирования и применения технологических карт и операций управления портфелем проектов с учётом профиля вуза или его структурного подразделения. Цель исследования состоит в разработке технологии действий, позволяющей формировать, управлять и направлять проектную работу в вузе или его отдельном структурном подразделении с учётом его территориального развития и профиля деятельности. В исследовании учитывается как аспект сбалансированности портфеля, так и роль внутренних и внешних заинтересованных сторон проектов входящих в портфель.

Анализ публикаций по проблематике исследования

Изучению проектной деятельности с позиции различных аспектов применения в современном поступательном развитии общества уделяется определённое внимание. Основные направления исследований посвящены стратегическим аспектам проектной деятельности. Внимание отводится и портфелю проектов как совокупности программ и проектов с учётом целей и стратегий развития организации. Ряд работ посвящено целям и задачам управления портфелем проекта [7], технологиям управления проектом [7], компетен- циям менеджеров в области управления проектами [9], необходимости более сильной внешней ориентации при управлении портфелями проектов [9], стратегическим аспектам реализации корпоративной стратегии при различных типах рисков [3], выявлению современных требований управления проектами [4].

Проектная деятельность активно используется в различных отраслях и сферах деятельности как инструмент обеспечения устойчивости и развития в обостряющейся конкуренции, а также как инструмент реализации целевой организационной функции – проектная активно закрепилась в системе образования. Исследованию аспектов проектной деятельности на различных уровнях образования (как школы, так и вуза) посвящено ряд работ [6].

В работах различных исследователей проектная деятельность, управление проектной деятельностью и в определённых случаях – управление портфелем проектов является актуальной составляющей функционирования и развития современной организации. Авторы отражают обязательность проектного подхода для развития организации системы образования. Весомость вклада исследователей о роли, месте, составляющих проектной деятельности и управления как самими проектами, так и портфелем проектов не вызывает сомнения. Вместе с тем отражение вопросов управления портфелем проектов в высшем учебном заведении системы образования находит отражение в публикациях в основном либо в разрезе научной работы вуза [2], либо стратегического развития и целеполагания вуза [5]. Анализ подходов к управлению портфелем проектов [1] или конкретные рекомендуемые технологии управления портфелем проектов в увязке со стратегий, больше посвящён организации без учёта специфики, места и роли в системе развития современного вуза. Таким образом, технологические и методические аспекты управления портфеля проектов в вузе или его укрупнённой структурной составляющей, с присущей ей профилизацией, является актуальной и недостаточно изученной проблемой.

Методология и результаты исследования

Подходы к проблематике технологий формирования и управления портфелем проектов в вузе основываются на национальном стандарте Российской Федерации «Требования к управлению портфелем проектов »1, устанавливающим требования к управлению портфелем проектов на этапах его формирования и реализации. Технологические процессы и методы реализации процессов управления портфелем проектов применительно к вузу в стандарте естественным образом не описаны. Акцент сделан на выходах процессов управления портфелем проектов и подразумевает разработку индивидуальных технологий формирования и управления портфелем проектов (ФУПП) с учётом специфики функционирования, целей, задач и прочих особенностей и вызовов организации. Организации различных форм собственности, государственные и муниципальные образования, негосударственные и некоммерческие организации разрабатывают собственные системы ФУПП выраженные, как правило в виде положений, регламентов и приказов. В итоге содержание проектов входящих в портфель проектов формирует свою определённую типологию, например, разделяясь на операционные, прорывные и проекты по модернизаци и2. Параллельно проводятся различные семинары, конференции, проектные сессии, посвящённые инструментам и методам управления портфелем проектов с учётом особенностей стратегических приоритетов вуза и накопленного опыт а3.

На сегодняшний день единой системы ФУПП не существует. Ситуация понятна, т.к. у различных сфер деятельности своя специфика, этапы и цели развития. Аналогичная ситуация и в системе уровней образования. Вузы разного масштаба, исходных условий, целеполагания, ресурсного обеспечения и прочих факторов, подошедшие в своём развитии к возможности и необходимости ФУПП действуют самостоятельно, опираясь на опыт других. Опыт технологии ФУПП структурного подразделения федерального вуза может стать фундаментом для собственных разработок вузов и их структурных подразделений.

Балтийский федеральный университет имени И. Канта (БФУ им. И. Канта) в рамках реализации целей и стратегии развития структурно функционирует в формате образовательно-научных кластеров (ОНК) - высоких технологий, медицины и наук о жизни, образования и гуманитарных наук, управления и территориального развития. БФУ им. И. Канта является участником проекта «Приоритет 2030». Проектная деятельность Университета координируется дирекцией проектного управления БФУ им. И. Канта и утверждённым Положением об организации проектной деятельности, которое определяет порядок организации проектной деятельности, в т.ч. отбора и утверждения проектов. ОНК реализуя внешние и внутренние проекты, ориентируется на цели и задачи развития ОНК как структурных подразделений БФУ им. И. Канта. В ОНК «Институт управления и территориального развития» в целях совершенствования и развития деятельности и результатов, предлагается создание Совета, способствующего развитию ОНК. Совета призван анализировать, содействовать и направлять развитие ОНК как структурного подразделения БФУ им. И. Канта в рамках соответствующих, целей, задач и стратегии. В состав Совета целесообразно включать внешних представителей организаций различных форм собственности, государственных и муниципальных образований, негосударственных и некоммерческих организаций, способствующих территориальному развитию. Управление проектной деятельностью ОНК предлагается реализовывать через ФУПП. Цели ФУПП призваны соответствовать целям Университета и стремиться к обеспечению эффективности в достижении запланированных результатов с учётом заданных ограничений. Важным и естественным с позиции управления является обеспечение возможности контроля процесса и достижения ключевых показателей реализации проектов портфеля. Задачи проектов портфеля (ПП) корректируются с учётом новых вызовов влияющих на корректировку целей и содержания ПП ОНК. К задачам ПП относительно постоянного характера следует отнести:

• -    стратегическое согласование проектов и выявление синергетического эффекта для ОНК и БФУ им. И. Канта;

• -    эффективное управление ресурсами, необходимыми для реализации проектов и планирование этапов реализации проектов;

• -   совершенствование и\или развитие новых

• к омпетенций участниками проектов в процессе и по итогам реализации проектов;

• -    использование механизмов поддержки проектов и разработка показателей и критериев для оценки результативности проектов;

• -    создание, утверждение и использование нормативно-регламентного и методического обеспечения проектов;

• -    передача результатов проектов заинтересованным сторонам;

• -    построение эффективной организационной структуры управления проектами и утверждение проектов;

• -    мониторинг проектов, принятие решений о включении\исключении проектов в\из состава портфеля, а также формулировка и использование инструментов мониторинга рисков проектов;

• -    мониторинг исполнения бюджета проектов и обеспечение возможности внесения изменений в проекты портфеля при

сохранении и\или повышении результативности проектов.

Осуществим описание технологии ФУПП образовательно-научного кластера (рис. 1), включающей в себя этапы последовательных и одновременных действий, направленных на формирование и последующую реализацию портфеля проектов.

Изучение законодательных и регламентирующих документов (1.1.). Часто инициаторы проекта, его идеи и результата, рассуждают с позиции собственного интереса от процесса или итогов проекта, не увязывая с концепцией или деталями проектной деятельности организации или её структурного подразделения.

Для понимания содержательной и инструментальной роли той или иной идеи задумываемого проекта в деятельности ОНК, а также максимизации соответствия результата формируемым задачам, инициатор, будущий исполнитель, руководитель проекта или отдельной его группы, лица принимающие решения, должны изучить весь перечень используемых регламентов и законов.

Изучение терминологии (1.2.). Участники проекта будучи специалистами своего профиля, не всегда понимают чёткие рамки понятий, используемых в проектной работе. Термины, используемые в проектной деятельности и ФУПП, формируют дисциплинированность в части как процесса, так и результата проекта, общее понимание всеми участниками проекта, что позволяет не тратить время на последующее согласование понимания ряда сущностей проектной работы и тем самым интенсифицировать усилия команды проекта.

Определение участников проекта (1.3.). В формировании и реализации портфеля проектов ОНК могут участвовать административноуправленческие, научно-педагогические работники (НПР) ОНК, подрядчики - исполнители по договору возмездного оказания услуг.

Изучение\утверждение целей портфеля проектов (1.4.). Цели портфеля проектов ОНК находясь в согласовании с целями

СЕТЕВОЙ НАУЧНЫЙ

ЖУРНАЛ

развития Университета призваны достичь планируемого уровня достижений, прежде всего в базовых и при возможности во вспомогательных процессах кластера. К базовым процессам отнесём образовательный процесс, научную экспертно-аналитическую деятельность, развитие кадрового потенциала сотрудников и студенческого потенциала, территориальное развитие. К вспомогательным процессам могут относиться издательские, просветительские и арт-проекты, а также проекты социальной активности и другие типы программ и проектов, определяемые с учётом специфики, задач, показателей деятельности и новых вызовов.

Рис. 1 – Цикл технологии формирования и управления портфелем проектов образовательно-научного кластера управления и территориального развития

Изучение типологии портфеля проектов (1.5.). Портфель проектов в целях интенсификации усилий по увеличению вероятности получения результатов его реализации предлагаем разделять на следующие типы: «Портфель развития», «Портфель устойчивости», «Портфель инноваций», «Портфель потенциальных проектов».

Задание (формулировка) ограничений (1.6.). Факторы, которые ограничивают возможности по реализации проекта, существуют всегда. Формулировка этих факторов и выявление величин их влияния на портфель проектов -задача данного этапа.

Показатели эффективности портфеля проектов (1.7.). Показатели эффективности должны отражать изменения по проектам, относящимся к базовым процессам (см. п.1.4.) в каждом из типов портфелей (см. п.1.5.). Обозначение показателей на данном этапе важно с позиции, как ориентира, так и ограничения при последующем оборе инициатив и включения их портфель проектов, предназначенный для реализации в определённый период.

Возможность контроля процесса и результата (1.8.). Контроль результатов обусловлен итоговым отчётом и сформулированными ещё до принятия портфеля проекта как совокупности проектов критериями и показателями результативности. Важно предусмотреть в обязательном порядке периоды и инструменты контроля процесса реализации портфеля проектов. В этом случае есть возможность по итогам анализа промежуточных результатов принимать необходимые управленческие решения, направленные на повышение вероятности результативности проектов в портфеле, а также организационно усиливать ответственность исполнителей в период действия проекта в портфеле.

Сбор проектных идей, инициатив для включения в портфель программ и проектов (2.1.). Инициативы и предложения инициаторов, исполнителей, участников проектов в ПП возникают в результате профессиональной деятельности, часто как естественных процесс, а также с помощью стимулирующих мероприятий со стороны руководства образовательно научным кластером. Сбор идей технологически в системе ФУПП может начинаться (рис. 1) с периода изучения терминологии и определения участников ПП (п.1.2.-1.3.).

Проработка проектных идей и инициатив (2.2.). Цель данного этапа - выявление соответствия идей и инициатив, стратегическим целям образовательно-научного кластера управления и территориального развития как структурного подразделения, функционально вносящего вклад в реализацию стратегии и достижение целей Университета. Проработка осуществляется автором идеи одновременно с этапами 2.3., 2.4., для последующего направления на рассмотрение проектной заявки. Проблемный аспект в этом процессе - выявление степени соответствия цели проекта, целям портфеля проектов. Заказчик, руководство ОНК заинтересовано в стопроцентном соответствии заявленным целям, что не всегда возможно и возникает вопрос о критериях принятия решений о включении \ не включении проекта в ПП.

Анализ доказательной базы в пользу проекта для включения в общий портфель ОНК, (2.3.). Формулировка видов достигаемых эффектов и показателей эффективности проекта, (2.4.). Сформулированные авторами идеи проектов, а также информация этапов 1.6.-1.7., представляется с соответствующей аргументацией по форме, созданной с соответствующими дополнениями на основе формы последующего промежуточного отчёта по проекту. На данных 2-3 этапах технологии (рис. 1), часть идей и инициатив (проектных разработок) не будет завершено для последующего рассмотрения и принятия решения по ним, т.к. авторы придут к пониманию, что их инициатива либо не соответствует целям ОНК и ПП, либо доказательная база в пользу проекта не аргументирована.

Заполнение инициаторами программы \ проекта матрицы результатов (2.5.). Матрица результатов должна учитывать соответствие содержания работ вкладу в стратегические цели Университета и ключевые показатели эффективности ОНК, а также базовому процессу ОНК (табл. 1). Проект может быть отнесён более чем к одному базовому процессу, при этом ключевым выбирается один процесс с соответствующим обозначением «К». Автор, инициатор проекта принимает решение об отнесении проекта к типу портфеля в соответствии с классификацией (п. 1.5.), а также решение о возможности коммерциализации по итогам реализации проекта.

Направление для обобщения заместителю руководителя ОНК по развитию и проектной работе авторских матриц проектов (3.1.). Заместитель руководителя сверяет направленные авторские матрицы проектов на предмет требований к содержанию по критериям и формирует обобщённую матрицу по форме (табл. 2), позволяющей лучше понимать насыщение ПП проектами и судить в определённой степени о его сбалансированности.

Направление матрицы типов проектов и процессов в портфеле проектов ОНК в Совета по развитию ОНК (3.2.). После представления \ защиты заместителем руководителя ОНК матрицы типов проектов и процессов в портфеле проектов, Совет по развитию ОНК обозначает ограничения по реализации проектов (финансовые, трудовые, материально-технические, технологические, иные) на период действия ПП. Членами Совета проводится дополнительный анализ, уточнения по представленным в матрицах проектам. К итоговой встрече членами Совета формулируются ограничения по реализации и аргументация по включению \ не включению проектов в ПП.

Принятие решения Советом по развитию ОНК о включении \ не включении проектов в ПП ОНК (3.3.). Принятие решения дополняется (при включении проектов в портфель) решением об отнесении к типу портфеля. На данном этапе важно учитывать то, насколько сбалансирован портфель проектов по своему составу в части типов портфеля и процессов ОНК. В данном случае сбалансированность может быть обеспечена стремлением сформировать не менее трех проектов в каждом типе портфеля и базовым процессом ОНК. Совет развитию ОНК на основе собственных экспертных оценок принимает решение об отборе к реализации в календарный период проектов портфеля.

Календарный план работ (4.1.). Включённые в ПП инициативы планируются к реализации во времени, формируя итоговый документ «Календарный план реализации ПП ОНК на период». В нем излагаются разделы, подразделы, стоимость работ и ответственные по ним. План составляется заместителем руководителя ОНК.

Таблица 1 – Матрица результатов проекта

Проект «__________________________________» Тип портфеля – _______________________________ Возможность коммерциализации по итогам реализации проекта – ______________________________
Стратегические цели Университета	Цель: Трансрегиональный консолидатор и кооператор					Цель: ______________
KPI ОНК
Базовый процесс ОНК	Образовательный – «К»			Территориальное развитие
Результаты проекта
Показатели
Критерии оценки
Этапы работ
1. Разработка
1.1.
2. Реализация (апробация)
2.1.

Таблица 2 – Матрица типов проектов и процессов в портфеле проектов ОНК

Типы портфелей	Процессы ОНК БФУ им. И.Канта
	Базовые						Вспомогат.
	Образовательный процесс	Научная деят-ть	Экспертно-аналитич. деят-ть	Развитие кадрового потенциала сотруд ников	Развитие студенч. потенциала	Территориальное развитие
1) Портфель развития
2) Портфель устойчивости
3) Портфель диверсифи циров. инноваций
4) Портфель потенциальных программ и проектов

Согласование и утверждение календарного плана реализации ПП ОНК у членов Совета по развитию ОНК (4.2.). Документационное обеспечение реализации ПП ОНК (4.3.). Формирование необходимых для реализации проектов портфеля рабочих документов должно учитывать тот факт, что в большинстве ПП (особенной в портфеле инноваций) исполнители столкнуться с ситуацией отсутствия регламентирующих и иных документов. Многие документы, методики, технологии, придётся формировать в процессе реализации проектов, а значит на данном этапе технологии ФУПП (п.4.3.) не заканчивается подготовка всех документов ПП. На данном этапе принимается и утверждается решение о приоритете для научно-педагогических работников ОНК между проектной и непроектной нагрузкой (деятельностью).

Реализация (выполнение) проектов входящих в утверждённый перечень ПП (5.1.).

Мониторинг выполнения (5.2.). Промежуточный отчёт (5.3.). Контрольная функция мониторинга призвана не только дисциплинировать и повысить исполнительскую ответственно за принятые обязательства по проекту, но и в случае необходимости - принять своевременные решения о перенаправлении ресурсов или помощи по организационным или содержательным вопросам. В ходе мониторинга важно выявить причины отклонений и определить их влияние как на степень достижения результатов самого проекта, так и на другие, входящие в портфель проекты. Форма промежуточного отчёта подготавливаемого руководителем каждого проекта входящего в ПП. Рекомендуем в состав разделов промежуточного отчёта по проекту включить блок, связанный с достижением целей проекта, блок работы с ограничениями проекта, блок дополнительной информации и проблем, требующих освещения, рассмотрения и вмешательства с предложением путей и действий по ним. Промежуточный отчёт направляется заместителю руководителя ОНК по развитию и проектной деятельности для формирования сводного промежуточного отчёта по ПП ОНК с последующим представлением (защитой) в Совете по развитию ОНК.

Корректирующие действия (5.4.). После согласования с Советом по развитию ОНК решения о возможности, целесообразности и обеспечении корректирующих действий для устранения отклонений по проекту, авторы (руководители) проектов при взаимодействии с заместителем руководителя ОНК по развитию и проектной деятельности вносят изменения в проекты с последующим информированием заинтересованных сторон проекта (заказчики, исполнители). В случае приостановки \ остановки проектов (или типов проекта в ПП) на основе принятых решений Советом по развитию ОНК с учётом промежуточных и сводного отчётов по ПП ОНК, высвобождающие ресурсы перенаправляются на другие ПП с учётом их целесообразности в контексте содержания и меняющихся вызовов внутренней и внешней среды.

Представление итогов проектов портфеля (6.1.). В заданные проектом и с учётом сроков реализации типа ПП формируется автором (руководителем) проекта итоговый отчёт, форма которого может повторять или быть расширенной версией промежуточного отчёта по проекту. Отчёт направляется заместителю руководителя ОНК по развитию и проектной деятельности.

Обобщение итогов реализации ПП (6.2.). Заместитель руководителя ОНК по развитию и проектной деятельности производит обобщение итогов реализации проектов, типов портфеля и ПП в целом с последующим представлением (защитой) на Совета по развитию ОНК. Календарно Совета по развитию в целях мероприятий, связанных с ФУПП, проводит свои заседания не менее 2 раз в год.

Решения Совета по развитию (6.3.). Совета по развитию ОНК принимает решение о принятии \ не принятии результатов ПП, которое фиксируется в протоколе заседания Совета. В отношении определённых проектов входящих в ПП может быть принято решение о продлении сроков, итерации этапов или видов работ по проекту.

Выводы

Итогом формирования и методологии исследования является технология ФУПП применительно к деятельности образовательнонаучного кластера управления и территориального развития. Элементы и блоки технологии с учётом специфики, профиля деятельности и смены внешних факторов и вызовов может трансформироваться и расширяться. При этом значительное расширение технологической цепочки усложнит процесс эффективного управления и потребует дополнительные управленческие ресурсы и затраты времени. Управляющий системой ФУПП в образовательном учреждении высшего образования сдерживая расширение бюрократических процедур и допуская новые элементы, связанные лишь новациями и предметом работ в проектах портфеля, добьётся сбалансированности ПП и его результатов применительно к территориальному развитию.

Кроме административно-управленческого персонала ОНК, в исследовании принимали участие сотрудники дирекции проектного управления и магистранты БФУ им. И. Канта. Была установлена актуальность технологии ФУПП применительно к вузу с параллельной подготовкой документов и методик, сопровождающих этапы технологии. Разработанные документы и регламенты стандартизируют и интенсифицируют процессы проектной деятельности влияя на синергетический эффект от портфеля проектов ОНК (с учётом типологии портфелей).

Разработанная технология ФУПП подвергалась в ходе исследования анализу методом экспертных оценок со стороны ряда членов экспертного Совета ОНК, а также специалистов и профессионалов в области проектного управления. Результаты исследования подтвердили необходимость разработки технологии ФУПП для образовательной организации высшего образования с учётом её содержательно-общественной функции и влияния на территориальное развитие, а также логическую непротиворечивость последовательно-одновременных операций участников реализации портфеля проектов - разработанной технологии ФУПП и её применимость для вузов влияющих на территориальное развитие.