Управление процессом повышения эффективности деятельности образовательных организаций с использованием картирования как основного инструмента бережливых технологий

Ключевым ориентиром успешного достижения перспективных национальных целей развития нашего государства до 2036 г. Президентом РФ В. В. Путиным1 и Правительством Российской Федерации2 обозначается эффективность функционирования организаций. Решение этой стратегической задачи обосновывается положениями национальных стандартов по внедрению систем менеджмента качества на основе процессного подхода. Его преимуществами являются прогнозирование результатов и непрерывное управление на уровнях отдельных операций и их комплекса в рамках системы3. Итогом для профессиональных образовательных организаций должно стать повышение качества образования без привлечения дополнительных ресурсов и как следствие — удовлетворенность участников образовательного процесса как потребителей.

Алгоритмы улучшений во всех системах менеджмента качества при визуализации декларируют необходимость картирования последовательных операций и их анализа4, так как это «способ доступно и понятно изобразить произ- водственный процесс для каждого его участника, облегчить коммуникацию между сотрудниками» [1, с. 475]. Картирование часто называют эффективным ключом к оптимизации.

Под картированием понимают обобщенное название нескольких методов, «относящихся к категориям как пространственно-графических, так и информационно-графических методов отображения информации» [2, с. 2]. Общим требованием к составлению всех видов карт является использование унифицированных символов языка моделирования. Методика создания карт определяется объемом и содержанием прикладных задач.

Вовлечение в проектную деятельность всех государственных и муниципальных организаций социальной сферы для повышения производительности труда1 на примере проекта «Эффективный регион» актуализировало применение инструментов и методов бережливого производства, изначально разработанных для промышленного сектора. В других отраслях экономики они «не всегда могут быть повтори-мы даже с сохранением идентичности внутренних условий» [3, с. 69]. Картирование потока создания ценности, определенное законодателем как «метод, направленный на создание визуального образа информационных и материальных потоков, необходимых для выполнения заказа потребителя»2, в системе образования не является обязательным, как в медицинской сфере3. Однако в ходе первого этапа оптимизационных проектов4 участники образовательного процесса могут убедиться в его эффективности не только на производстве [4, с. 9]. «Это обусловлено его простотой и доступностью, минимальными затратами при накапливающемся во времени полезном эффекте» [5, с. 96].

Основным требованием в повышении качества продукта и удовлетворенности потребителя при активизации персонала организаций Государственная корпорация по атомной энергии «Росатом» считает умение находить и устранять потери в результате наблюдения за процессами. Именно на это направлена ее методика картирования потока создания ценности, которая в последние годы успешно применяется в образовательных организациях Челябинской области [6; 7]. В материалах завершенных оптимизационных проектов разных уровней образования [8; 9] подробно описаны этапы и особенности применения картирования и других инструментов и методов бережливого производства. Однако, на наш взгляд, до сих пор недостаточно обоснована ключевая роль картирования при формировании целевых установок повышения эффективности деятельности образовательных организаций.

Материалы и методы исследования

Проведен анализ национальных стандартов, утверждающих системы менеджмента качества и нормы бережливого производства, научных публикаций по проблеме, методических рекомендаций и пособий Государственной корпорации по атомной энергии «Росатом» и ее отраслевого центра — акционерного общества «Производственная система „ПСР“».

Проанализирован опыт внедрения картирования в деятельность образовательных организаций по плану мероприятий («Дорожная карта») по внедрению бережливых технологий в системе образования Челябинской области на период 2021–2025 гг. с начала проекта до 2024 г. включительно.

Научная новизна исследования заключается в определении картирования как детерминанты повышения эффективности деятельности профессиональных образовательных организаций.

При проведении исследования и анализе применения ключевого инструмента бережливых технологий использовались системный и процессный подходы.

Результаты исследования и их обсуждение

Инструменты и методы бережливого производства изначально разрабатывались для промышленных предприятий и в настоящее время успешно адаптируются для других отраслей экономики. При их внедрении в деятельность профессиональных образовательных организаций [10, с. 23] логичным является вопрос очередности. По статистике первой становится система организации и рационализации рабочего пространства «5S»1. На наш взгляд, это нецелесообразно, так как суть данного метода нивелируется до процедурной составляющей — уборки на своем рабочем месте. Пока у исполнителя не будет сформировано представление о процессе создания ценности производимого продукта и своей роли в нем, соответственно, не будет и внутренней осознанной потребности в оптимизации выполняемых операций. Визуализация и стандартизация тоже превентивны по отношению к системе «5S», так как перед внедрением инструмента нужно изучить принципы, приемы и методы, по которым он создается. Логично в начале всех изменений проводить картирование с параллельным использованием диаграммы Исикавы, «5 почему» и других инструментов, направленных на выявление и анализ потерь. На этапе устранения потерь внедряются «5S», кайдзен и т. п. Затем при стандартизации формализуется наилучший способ выполнения работы или организации окружающей среды на данный момент, но в будущем с развитием технологий ситуация может поменяться кардинально. Стандарты нужно актуализировать постоянно.

Определив ключевое значение карты процесса как «визуального инструмента, который помогает членам команды сформировать единое понимание основных шагов процесса, его границ, потерь, дублирующих функций и узких мест» [11], подчеркнем, что с помощью этого графического инструмента можно выявить информацию, не отраженную в текстовых формах.

С. В. Губарева [12] классифицирует процессные карты по двум основаниям. Во-первых, по степени отображения потока создания ценности, что определяется конкретными требованиями процесса. Минимальная детализация блок-схем, общих карт и диаграмм SIPOC обозначает основные этапы процесса от начала до завершения, фиксируя движение финансов, ресурсов, объема работ, информацию о технологиях, клиентах и т. д. Такие карты актуальны при анализе и управлении рабочими процессами, планировании новых проектов, докладе исполнителя.

Детализированные карты обеспечивают максимальное понимание процесса, требуя расширенной информации о подпроцессах, исходных ресурсах, количестве задействованного персонала. Линейные и кросс-функциональные карты потока создания ценности с распределением работ в рамках общего процесса строятся для выявления проблемных точек и точек принятия решений.

Во-вторых, по способу визуализации процессов карты делятся на нотации семейства IDEF, картирование потока создания ценности, временные, пространственные и др. Их общая задача — наглядно представить процесс и позволить его «прочитать» всем заинтересованным лицам, чтобы понять его цели, этапы, различные связи между операциями, средства достижения результата. Сложный синтаксис диаграмм IDEF0 требует специального программного обеспечения и более глубокого обучения персонала. В линейной карте потока создания ценности заложена возможность сокращения времени цикла каждого из этапов и ожидания между ними за счет удаления шагов, не приносящих ценности ни потребителю, ни организации. Выбор разных сценариев процесса вытягивает кросс-функциональную карту. При улучшении ограниченного рабочего пространства строится диаграмма спагетти. Временная диаграмма позволяет анализировать действия одного или всех операторов в единицу времени.

Распространение практики внедрения карты потока создания ценности в системе профессионального образования Челябинской области обусловлено требованиями технологий бережливого производства, большей простотой при составлении элементов визуализации, чем у контекстных IDEF0-диаграмм, и более полной версией отображения процесса, чем у временных диаграмм.

Национальный стандарт ГОСТ Р 564072015 «Бережливое производство. Основные методы и инструменты» вводит два вида карт потока создания ценности: текущие (с фактическими показателями на дату рассмотрения, проблемами и потерями) и целевые (фиксируют требования к эффективности процесса с учетом имеющихся ресурсов при устранении потерь, ставят акценты на возможностях и рисках). Государственная корпорация по атомной энергии «Росатом» в рамках этой классификации выделяет из карты будущего состояния целевую и идеальную [13, с. 19]. Идеологическое значение целевой карты заключается в разнице между идеальной и текущей. Понимание этого должно определять очередность их создания. Порядок выстраивания карт одинаков: после составления концепта идет личное присутст- вие на операциях процесса с конечной стадии, т. е. «с процессов, которые имеют наиболее тесные связи с потребителями и которые должны определять темп для других процессов выше по потоку»1. Включение в процесс наблюдений нескольких независимых контролеров исключит в нем субъективную составляющую.

Общий алгоритм действий при картировании [13, с. 25]:

– определить процесс (название, вход и выход, уровень детализации);

– определить участников процесса;

– определить действия участников;

– оцифровать показатели процесса (время, количество, расстояние);

– проанализировать данные, нанести проблемы и потери;

– составить детальный план мероприятий.

Проведение финансового анализа «требует дополнительных данных и может составить отдельное направление исследования рассматриваемого… процесса» [14].

Когда и какие процессы должны картироваться? Исходя из уровней управления организацией картирование как один из начальных этапов оптимизации «может быть реализован на стратегическом, тактическом и оперативном уровнях» [15, c. 48] основных, вспомогательных и управленческих процессов [15].

Картирование как инструмент бережливого производства развивается под влиянием внешних условий, к которым М. Мабхеш, В. А. Ту-шавин относят разные социальные институты, например, средства массовой информации [16], и внутренних условий, к которым с точки зрения процессного подхода относится корпоративная культура как идентификация меры своей ответственности в достижении стратегических целей организации. Важно преодолеть психологический барьер в признании личной неэффективности при выполнении функционала и отсутствия мотивации к непрерывному совершенствованию профессиональных умений (например, применение различных техник хронометража) [17, с. 103]. Поэтому обучение коллектива картированию с применением стимулирующих приемов и личный пример руководителя относят к разряду превентивных мер на пути прогрессивных преобразований.

На наш взгляд, стоит обратить внимание на готовность руководителей и преподавателей профессиональных образовательных органи- заций к работе в цифровой среде [18], так как классическое строительство карт «в карандаше» уходит в прошлое, а современные тренды быстрой обработки информации переведены в электронный формат. Инновационные формы синтеза карт потоков создания ценности с функциональным динамическим моделированием вытягивают применение программного обеспечения. Это делает возможным изучение процесса с альтернативных позиций и оценивание влияния предложенных изменений до их реализации. Возможности цифровой трансформации «позволяют осуществлять мониторинг производственных процессов в режиме реального времени» [19, с. 67], что, на наш взгляд, неизбежно ведет к унификации и алгоритмизации картирования. Благодаря современным генеративным нейросетям идея С. А. Гунькова и С. С. Акимова о создании универсального алгоритма, не привязанного к конкретным видам и типам деятельности и направленного на «максимальное удовлетворение потребительского предпочтения» [20], становится очевидной реальностью.

Однако не можем не согласиться с позицией, отраженной в монографии под редакцией А. В. Бабкина, утверждающей, что каким бы универсальным ни был любой инструмент бережливого производства, он для достижения максимального эффекта будет взят за основу и адаптирован под особенности организации [1].

Заключение

Системы менеджмента качества, решая актуальную стратегическую государственную задачу повышения эффективности функционирования организаций, выстраивают прогнозирование результатов на основе процессного подхода. Рациональным методическим инструментом идеологии непрерывного управления, нацеленного на качество профессионального образования и удовлетворенность его потребителей, становятся инструменты бережливого производства. Исходя из логики принятия решений первоочередным из них является картирование, способное визуализировать взаимосвязи всех операций создания ценности, источники явных и скрытых потерь, что позволяет не только выстраивать прогрессивную стратегию вспомогательных, основных и управленческих процессов в образовательных организациях, но и планировать конкретные мероприятия по их оптимизации, повышающей результативность любой операции. Благодаря простоте, доступности и незатратности этот инструмент бережливого производства стал популярен в проектной деятельности образовательных организаций.

Видовое разнообразие карт процессов с разными уровнями детализации позволяет обосновать стратегические и тактические решения без ограничения функциональных особенностей и количества операторов, времени и стадий потоков создания ценности. Повышение эффективности управления процессом деятельности образовательных организаций происходит благодаря развитию методологии картирования как инструмента бережливых технологий и его син- тезу с автоматизированными системами динамического имитационного моделирования. Это позволяет моделировать альтернативные оптимизационные изменения в процессах и оценивать их эффективность до реализации.

Идея процессного управления в сфере образования заключается в постоянном поиске и устранении или минимизации потерь в процессах образовательной организации. Это позволяет повышать эффективность деятельности образовательной организации за счет применения принципов и инструментов бережливого производства.