Уральский государственный университет: на пути к тотальному информационно-технологическому управлению

Ural State University: on the path to total information and technology-based management

The author of the present article analyses the obstacles for university information and technology-based systems of management, both subjective and objective. As higher education system moves towards market conditions, the accurate informational analysis and account is needed; the usage of local university management programs and program complexes assists to gain this goal.

Происхождение проблем управления ведущих зарубежных и российских вузах внедрение компьютерных информационных технологий (ИТ) в управленческие процессы осуще ствлялось давно и синхронно с развитием аппаратных и программных средств информатизации. Однако это происходило скорее спонтанно и локально, по мере возникновения потребностей в решении отдельных задач текущего дня, чем систематически и интегративно, с учетом управленческой перспективы.

Такая ситуация имеет как объективные, так и субъективные причины. К объективным причинам вполне можно отнести историческую неизбежность осуществления первых, по существу экспериментальных, шагов по созданию «для себя» различных управленческих программ и программных комплексов для работы с большими объемами информации. Удачные продукты эксплуатируются до сих пор, претерпевая определенные изменения и обновления средств их реализации. Трудно отказаться от того, что стабильно работает и привычно в эксплуатации для пользователей.

Другой объективной причиной задержки с разработкой и внедрением интегрированных информационно-технологических управленческих систем в высших учебных заведениях являлось отсутствие потребности в этом из-за полной предопределенности в использовании выделяемых ресурсов. Можно сказать, что с точки зрения управления вуз представлял собой запрограммированную линейную систему, в которой можно обойтись без внутреннего планирования, управленческой аналитики, ресурсной оптимизации. Между прочим, на производственных предприятиях с более высоким уровнем самостоятельности в управлении процесс внедрения информационно-технологических систем управления начался гораздо раньше, чем в вузах.

Еще одно объективное препятствие для развития вузовских информационно-технологических управленческих систем, на котором необходимо сделать акцент, заключается в отсутствии до последнего времени приемлемых моделей управления вузом. Появление журнала «Университетское управление» инициировало обмен управленческим опытом и разработку научно-организационных

В. Н. Ларионов, В. Е. Третьяков. Информационно-технологическое ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^м управление университетом основ управления вузом в современных условиях.

О субъективных внутренних причинах проблем обычно говорят мало, они у каждого вуза свои. Но мы все же упомянем три из них, имеющих определенную общность. Первая причина — отсутствие достаточного числа пользователей управленческих программных средств, способных к аналитической работе в своей предметной области и умеющих применять обрабатываемую информацию для решения управленческих задач. Вторая причина—необходимость для руководителей принятия ответственного решения о внедрении комплексных информационно-технологических систем управления, связанного с серьезными затратами в течение длительного периода без явной и быстрой «окупаемости». Третья причина — естественное желание некоторых специалистов (в том числе руководителей) по информационным технологиям сохранить стабильность в своей деятельности.

Необходимость изменений в управлении

Новые условия, в которых большинству вузов придется (и уже приходится) осуществлять свою деятельность, близки к предпринимательским. Спонтанный рынок образовательных услуг с возрастанием осознания обществом ценности образования постепенно становится потребительским, и качество предоставляемого вузом образования выступает главным фактором экономического и социального благополучия вуза как организации. Возрастает значимость условий и технологий осуществления образовательного процесса для выбора гражданами места получения высшего, послевузовского и дополнительного образования.

Перечисленные обстоятельства ведут к необходимости повышения объективности и эффективности принятия управленческих решений, основанных на широком спектре знаний, полученных путем точной оценки текущего состояния значительного числа параметров и использования их значений в разработанных моделях деятельности вуза. Знание текущего состояния параметров всех вузовских процессов необходимо для формирования и функционирования интегративной и интерактивной системы качества. Все это может быть обеспечено путем перманентной интеграции данных, используемых и получаемых в процессе эксплуатации локальных вузовских управленческих программ и программных комплексов.

Состав используемых в вузах компьютерных программ и программных комплексов для обработки управленческой информации довольно разнообразен как по назначению, так и по технологической базе их реализации. Сейчас везде эксплуатируются типовые или самостоятельно разработанные программные комплексы бухгалтерского учета, начисления заработной платы и кадрового делопроизводства. Почти во всех вузах есть собственные программы для работы с абитуриентами, учета объема учебной работы, контроля исполнения документов и т.п. Как правило, типовые программные комплексы поставляются разработчиками в виде закрытого для изменений кода, а собственные разработки реализуются с использованием различных систем управления базами данных и даже средств табличных вычислений. В этих условиях повышение объективности и эффективности принятия управленческих решений требует изменений, направленных на обеспечение перманентного обмена данными между различными программами и программными комплексами.

Естественный подход к таким изменениям — разработка специальных средств, технологий и порядка обмена. Его реализация может оказаться ограниченной, а в некоторых случаях и невозможной. Этот подход ведет к усложнению управленческих процедур и процесса сопровождения программ. Рано или поздно возможности эволюции в интеграции данных будут исчерпаны.

Другой подход — осуществление кардинальных изменений, т. е. информационно-технологический реинжиниринг в управлении. Как правило, это внедрение новых управленческих информационно-технологических систем, связанное со значительными затратами и известными инновационными трудностями. Но при правильном выборе системы (это особая ответственность) такой подход обеспечивает решение задач объективного и эффективного управления.

Тотальное информационнотехнологическое управление

В Уральском государственном университете выбран реинжиниринговый подход к изменениям в области применения информационных технологий в управлении. При этом мы ориентируемся на отдаленную перспективу тотального информационно-технологического управления, означающего применение информационных технологий в управлении всеми основными процессами в различных деятельности. Эта часть должна иметь единую информационно-технологическую базу.

Организационное.управлениеосуществляется образовательными подразделениями (например, факультетами и институтами университета), руководители которых наделены достаточными полномочиями по организации различных видов учебной работы. Они ответственны за использование предоставляемых им ресурсов и конечный результат работ.

Деятельность по организационному управлению лучше всего осуществлять в стиле проектного менеджмента. При этом можно ориентироваться на какую-нибудь общую для университета информационно-технологическую систему управления проектами (MS Project, Open Plan, Primavera, Spider и т. п.), допускающую интеграцию и дифференциацию проектов. И хотя содержательно организационное управление является различным для разных областей деятельности, но при таком подходе его информационно-технологическая база может быть единой.

областях деятельности университета, из которых здесь мы рассмотрим только образовательную область.

К процессам, касающимся образовательной деятельности, относятся:

— административные;

• —    организационные;

• —    процессы преподавания и учения, составляющие группу процессов обучения;

• — процессы документооборота;

• —    процессы системы качества.

Структура управления образовательными процессами схематически представлена на рис. 1. Опишем ее более детально.

Административное управление, активными участниками которого являются административные подразделения или, более широко, административно-управленческий персонал, в каких бы подразделениях он ни находился, представляет собой универсальную часть системы тотального информационно-технологического управления, необходимую для всех областей университетской

Управление документооборотом

Управление системой качества

Административное управление:

Управление учением:

Организационное управление:

Управление преподаванием:

работами, ресурсами, ...

знаниями, мето дико й, технологиями, ...

организационной структурой, бюджетом, финансами, персона лом, ...

формированием знаний, формированием умений, ...

Рис. 1. Структура управления образовательными процессами

В. Н. Ларионов, В. Е. Третьяков. Информационно-технологическое ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^м управление университетом

Управление преподаванием, т. е. педагогической работой преподавателей, сосредоточено, как правило, на кафедрах. Для каждой из них оно имеет определенную специфику и различные частные аспекты. Но можно выделить две задачи, в решении которых информационные технологии могут стать хорошим инструментом.

Первая задача — обеспечение информационного обмена между преподавателями кафедры в условиях ограниченного времени для личных контактов. Ее можно решать в рамках появившихся концепций «виртуальной кафедры» и подходящих информационных технологий, обеспечивающих такой обмен и даже совместную дистанционную работу. Правда, эти концепции не бесспорны, а используемые информационно-технологические средства пока нельзя признать удовлетворительными. Но в университете начата работа по созданию системы «Виртуальная кафедра» на базе высокопроизводительных сетевых технологий. Мы надеемся, что в перспективе разработанную систему можно будет принять в качестве единой.

Вторая задача — обеспечение достаточного для качественного обучения информационного обмена (в более широком аспекте — обмена знаниями) между преподавателя и студентами в условиях географической распределенности участников обмена и его слабой синхронности по времени. Такую задачу можно решить в рамках единой для университета (и значит, достаточно мощной и гибкой) системы компьютерного дистанционного обучения. Такая система, поддерживающая международные информационные стандарты, нами выбрана, проведено ее экспериментальное тестирование, по результатам которого можно приступать к разработке типовой для кафедр конфигурации для ее внедрения.

УПравлениеу,чением"(приобретением студентами знаний и умений) осуществляют преподаватели кафедр, в том числе путем применения современных информационных технологий. Эта часть управления наименее всего подвержена стандартизации. Здесь важно добиться систематического распространения и освоения преподавателями эффективных методов управления формированием знаний и умений. К таким методам сейчас относятся компьютерное моделирование и симуляция изучаемых явлений, объектов и процессов. В ближайшей перспективе это будут методы когнитивной графики и виртуальной реальности, а также экспертные системы для обучения.

Управление документооборотом и управление системой качества затрагивают все области деятельности университета и все основные процессы. Поэтому в идеале поддерживающие их информационно-технологическое средства должны интегрироваться со средствами, обеспечивающими все другие группы управленческих задач. В первую очередь, это относится к задачам административного управления.

Подводя итог сказанному, сформулируем некоторые направления продвижения университета к тотальному информационно-технологическому управлению:

• —    во-первых, это переход на единую информационно-технологическую систему административного управления, единую систему управления документооборотом и единую систему поддержки качества;

• —    во-вторых, выбор и внедрение в организационное управление единой системы проектного менеджмента;

• — в-третьих, разработка концепции, программы создания и реализация информационно-технологической системы «Виртуальная кафедра»;

• — в-четвертых, внедрение типовой «промышленной» системы дистанционного обучения на основе разработки кафедрального стандарта ее информационной структуры;

• —    в-пятых, организация курсовой подготовки преподавателей университета в области использования современных информационных технологий для управления учением и обмена опытом.

Система управления «Университет»

При решении вопроса о том, какую систему административного управления внедрять в университете взамен эксплуатируемых программных комплексов, были сформулированы следующие основные технические требования к новой системе:

• — возможность импорта данных из имеющихся управленческих программных комплексов;

• —    способность «решать» те административно-управленческие задачи, потребность в которых уже очевидна;

• —    открытость для разработки средств (модулей системы), которые необходимы для решения новых задач административного управления.

В результате целенаправленного трехлетнего мониторинга и анализа рынка программных продуктов для управления вузами нами была выбрана система «Университет». Эта система разработана компанией REDLAB, которая была организо-

• —    наглядная отчетность о состоянии организационной структуры и т. д.

На основе данных по организационному менеджменту в системе обеспечивается полный спектр кадровых бизнес-процессов: ведение стандартных и специфических личных данных, подготовка распорядительных документов, формирование статистических форм и аналитических отчетов.

Данные по кадровому менеджменту используются при начислении заработной платы. Здесь предусмотрено использование гибкой системы оплаты труда, которая настраивается и меняется вузом.

Важным для осуществления эффективного административного управления моментом является то, что в системе поддерживается технология многоуровневого бюджетирования и контроля расходования средств с возможностью блокирования и деблокирования бюджетов подразделений. Средства управления документооборотом интегрированы в систему «Университет» и поддерживают все стандартные функции работы с документами.

вана на базе факультета вычислительной математики и кибернетики МГУ.

Система «Университет» создана как специализированное отраслевое решение для вузов на основе системы R/3 немецкой компании SAP, разрабатывающей системы управления для больших производственных предприятий и фирм. Состав системы представлен на рис. 2.

Видно, что система «Университет» обладает достаточной степенью полноты для решения административно-управленческих задач, относящихся к различным областям деятельности университета. Она соответствует концепции тотального информационно-технологического управления.

Начальная точка работы с системой—модуль «Организационный менеджмент», включающий следующие функции:

—ведение организационной структуры (с возможностью выделения многоуровневых организационных единиц—факультет, кафедра, лаборатория и т.д.);

• —ведение должностей и штатных должностей;

• — ведение штатного расписания;

Организационный менеджм ент

Система документооборота

Адм инистрирование персонала

Систем а качества

Вуз

REDLAB

Учет труда и заработной платы

Управление учебным процессом