Внедрение автоматизированных систем управления проектами на предприятии

На эффективность и качество внедрения информационной автоматизированной системы в наибольшей степени влияет организационно-методическое и технологическое обеспечение работ на всех этапах жизненного цикла проекта [2,9].

Следует отметить, что четкая организация и планирование работ, распределение ролей и ответственности всех участников проекта, формализация процедур принятия проектных решений, регламентация состава и содержания проектной документации являются залогом достижения конечных целей проекта [1]. Само понятие «проект» обозначает комплекс взаимосвязанных мероприятий, имеющих начало и конец во времени, направленных на достижение заранее определённого результата/цели, создание определённого, уникального продукта или услуги, при заданных ограничениях по ресурсам и срокам, а также требованиям к качеству и допустимому уровню риска [5].

Строительное управление способно одновременно выполнять несколько разнородных проектов с большим количеством участников, находящихся на разных уровнях управления [4,11]. Поэтому актуальной представляется разработка современных методов управления проектами в корпоративных организациях. Целью, которой будет решение задач управления, мониторинга и прогнозирования состояния проекта строительства и формирование единой информационной среды для обеспечения всех участников необходимой информацией с учетом регламентированных прав доступа. Наиболее успешно это осуществляется с применением современных механизмов управления, где можно отразить подробный состав работ, назначить ответственных, перераспределить ресурсы, учесть риски и самое главное и своевременно реагировать на отклонения от утвержденного времени и бюджета [6,7]. В основе такого подхода лежит компьютерное моделирование проекта как динамической системы с комплексом работ, расчетом характеристик и показателей по проекту. С помощью такой модели можно осуществить:

• -    планировать и прогнозировать риски и срывы работ с учетом складывающейся ситуации на данный момент времени;

• -    отслеживать прогресс проекта, контролировать выполнение работ на объекте, затраты средств и ресурсов;

• -    регулировать ход выполнения проекта, распределяя ресурсы с

учетом складывающейся ситуации.

Ниже приведена схема, отображающая основные задачи компьютерного моделирования и управления проектом (рис.1).

Рис.1. Схема основных функций автоматизированной системы управления проектом

Информационные модели проектов создаются с использованием современных программных пакетов по управлению проектами, из которых в Казахстане наиболее распространены MSProject, Spider project, Primavera. В таблице 1 рассмотрены их функциональные возможности, достоинства и недостатки. На примере автоматизированной системы управления строительством Primavera, предоставляющей обширный набор функций, предложена структура участников проекта, находящихся отдаленно друг от друга, на разных уровнях управления, с учетом регламентированных прав доступа.

Таблица 1 Сравнительный анализ автоматизированных систем управления проектом

Название	Тип системы	Описание	Недостатки	Стоимость
Microsoft Office Project	Приклад ное ПО / web	Разработка планов, распределение ресурсов    по задачам, отслеживание прогресса    и анализ объёмов работ	1.  Ограниченный по функциональности инструмент планирования ресурсов и       отслеживания перегрузок; 2.     Нет     анализа вероятности окончания проекта по заданным условиям; 3.    Длительные сроки изучения интерфейса и освоения         всех особенностей программы
Spider Project Professiona l	Приклад ное ПО	Учет      всех ограничений, рисков       и неопределенно стей	1.    Нет оценки влияния рисков           через имитационное моделирование; 2.     Нет     анализа вероятности окончания проекта по заданным условиям; 3.    Длительные сроки изучения интерфейса и освоения         всех особенностей программы
Primavera Project Planner Professiona	Приклад ное ПО / web	Календарносетевое планирование и контроль,	1.    Отсутствует отслеживание объемов выполненных работ; 2.    Длительные сроки

l

управление портфелями проектов, управление ресурсами, сбор фактических данных

изучения интерфейса и освоения         всех особенностей программы

Вместе с тем, следует отметить, что под организационной структурой предприятия понимается его организация из отдельных подразделений с их взаимосвязями, которые определяются четко поставленными целями и распределением между подразделениями функций.

При этом, основными проблемами, возникающими при разработке структур управления являются:

• -    установление правильных взаимоотношений между отдельными подразделениями, с определением их целей, условий работы и стимулирования;

• -    распределение ответственности между руководителями;

• -    выбор конкретных схем управления и последовательности процедур при принятии решений;

• -    организация информационных потоков;

• -    выбор соответствующих технических средств.

На примере реализации крупного проекта представлена организационная структура, способная повысить эффективность управления. Проект разработан на основе государственного контракта Министерства обороны Республики Казахстан, именуемое в дальнейшем «Государственный заказчик», заключили государственный контракт с ТОО «Спецстройинжиниринг», именуемый в дальнейшем «Генеральный подрядчик», на выполнение строительства позиционного района в г. Приозерск в Карагандинской области.

Объект разделен на несколько зон. Основными сооружениями в дальнейшем рассматриваемой административно-хозяйственной зоны являются: казарма на 300 человек; КЗДС со штабом; учебно-тренажерный корпус; столовая на 350 посадочных мест; КБО с баней-душевой.

Начало проекта строительства: 10 июля 2013 года.

Окончание проекта: 30 декабря 2015 года.

В качестве стандарта по программному обеспечению был выбран Oracle Primavera P6.

Для более эффективного управления проектом разработаны графики строительства Генподрядчика и субподрядчика. Важной задачей при планировании и контроле проектов компании является систематизация проектной информации. В Oracle Primavera P6 можно управлять большим количеством проектов одновременно, поэтому для большего удобства все проекты организованы в соответствии с иерархией, называемой структурой проектов предприятия (EPS).

На уровни EPS назначаются элементы структуры ответственных и тем самым распределяются права доступа пользователей АИС УС к графикам проектов или группам графиков проектов для их планирования, актуализации и контроля [10].

В рассматриваемом примере применяется следующий подход к формированию EPS:

Первый уровень EPS соответствует Генподрячику ТОО «Спецстройинжиниринг»;

На втором уровне EPS выделяются следующие узлы:

• -    Перспективные проекты. Данный узел предназначен для ведения перспективных проектов, по которым не заключен государственный контракт.

• -    Текущие проекты. Данный узел предназначен для ведения текущих проектов, по которым заключен государственный контракт.

• -    Уровень EPS «Текущие проекты» детализируется на третьем уровне по роду войск или прочим видам деятельности.

• -    Архив проектов. Данный узел предназначен для хранения завершенных или отмененных проектов.

• -    Уровень EPS «Архив» детализируется на третьем уровне по роду войск или прочим видам деятельности.

• -    Тренировочный уровень. Данный узел предназначен для ведения тестовых проектов пользователей с целью отработки подходов к календарно-сетевому планированию в соответствии с методикой и детализируется в соответствии с перечнем пользователей.

Также существует структура ответственных (OBS), предназначенная для разграничения прав доступа к уровням EPS и проектам, ведущимися разными пользователями. Для обеспечения требуемого разграничения прав доступа пользователей к глобальным и проектным данным в рассматриваемом примере используется следующий подход к формированию OBS.

Первый уровень OBS соответствует РГП «Казвоенпроект».

Второй уровень OBS формируется в соответствии со структурой Федерального агентства специального строительства и детализируется на третьем уровне на два узла «Договорной отдел» и «Производственное управление».

Далее каждый узел разбивается в соответствии с перечнем пользователей каждого отдела.

После создания проекта и назначения ответственных необходимо разбить общий объем работ по проекту для детального планирования по отдельным видам работ (WBS).

Ответственный за разработку первого уровня WBS графика проекта - ТОО «Спецстройинжиниринг», второго уровня - РГП «Казвоенпроект», третьего уровня - Главное управление материально-технического обеспечения Вооруженных Сил Республики Казахстан.

Рис. 2. График производства работ на разных уровнях управления

По результатам внедрения программного пакета Primavera у основного субподрядчика строительства по общестроительным работам, можно сделать следующие выводы.

• •    С созданием календарно-сетевой модели проекта появилась возможность прогнозировать дальнейший ход проекта при тех или иных изменениях в плане-графике;

• •    Повысилась эффективность управления ресурсами проектов за счет оптимального распределения в соответствии с задачами проекта;

• •    Упростилась система мониторинга и контроля проектов посредством автоматизированного формирования различных отчетов о ходе проекта.

Рекомендуется в сложившейся ситуации, когда действия на стройплощадке и в офисе не скоординированы, низкий уровень коммуникации (своевременного обмена необходимой информацией) между участниками проектов, низкая трудовая дисциплина, чтобы каждый этап выполнения проекта строго контролировался ответственным за него кругом сотрудников, которые, в случае необходимости, должны создать управленческое воздействие на систему, чтобы избежать нежелательных последствий или уменьшить их [8].

Необходимо все организационные решения по вопросам внедрения подкреплять изданием соответствующих приказов и письменных распоряжений. При заключении договоров субподряда предусмотреть пункт ответственности за невыполнение своих обязательств по выполнению работ и своевременному предоставлению информации по ним. Все это в свою очередь повысит ответственность каждого из участников проекта и даст возможность своевременно реагировать на изменения и отклонения от проекта.