Возможности информационных систем в управлении образованием

Информация и информационные потоки являются одним из главных видов обеспечения управления. Информация трактуется как сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления [5]; сведения об окружающем мире и протекающих в нем процессах, воспринимаемые человеком или специальным устройством; сообщения, осведомляющие о положении дел, о состоянии чего-нибудь [3]; снятая неопределенность, т. е. сведения, которые должны снять в той или иной степени существующую у потребителя до их получения неопределенность, расширить его понимание объекта полезными сведениями [1, с. 5]; сведения об окружающем мире (объектах, явлениях, событиях, процес- сах и т. п.), которые уменьшают имеющуюся степень неопределенности, неполноты знаний, отчужденные от их создателя и ставшие сообщениями [4]. Информация обладает следующими свойствами: объективность, достоверность, полнота, точность, актуальность, полезность, доступность и пр. Информационными процессами, т. е. основными действиями, которые можно совершать над полученной информацией, являются хранение, передача и обработка информации.

Информационная система представляет собой систему, которая позволяет упорядочивать и координировать информацию, так как это необходимо для управляющего субъекта. Информационная система (ИС) - информа- ционный контур вместе со средствами сбора, передачи, обработки и хранения информации, а также персоналом, осуществляющим эти действия с информацией [1]. Она представляет собой комплекс, «включающий вычислительное и коммуникационное оборудование, программное обеспечение, лингвистические средства и информационные ресурсы, а также системный персонал и обеспечивающий поддержку динамической информационной модели некоторой части реального мира для удовлетворения информационных потребностей пользователей» [2, с. 12].

В настоящее время деятельность образовательного учреждения рассматривается как взаимосвязанные последовательные процессы, которые проходят через все подразделения, задействованы во всех службах и ориентированы на реализацию поставленных стратегических целей. При таком процессном подходе в сфере образования начинается переход к современным категориям бизнеса: бизнес-процессы, ресурсы, система качества, внутренние и внешние потребители, поставщики, партнеры. Более того, менеджмент в сфере образования также выходит на новый уровень, требующий от руководителей умения эффективно использовать ресурсы, грамотно оптимизировать бизнес-процессы. Очевидным становится тот факт, что в данной ситуации существует необходимость обеспечить процесс управления образовательным учреждением информационным инструментарием, который поможет руководству как принимать оптимальные управленческие решения, так и эффективно осуществлять управленческую деятельность в целом. Таким инструментом является информационная система образовательного учреждения. Но если раньше основной задачей информационных систем была автоматизация оперативной деятельности функциональных подразделений, а также автоматизация учетной деятельности, то сегодня требования к данным системам изменились коренным образом. На данный момент решается вопрос о трансформации информационных систем из систем учета в системы управления, которые позволят объединить задачи стратегического управления с текущей деятельностью подразделений.

В обобщенном виде можно постулировать наличие следующих функций информационных систем. Информационная система исполняет функции управления потоками информации в образовательном учреждении. Информационная система структурирует ин формацию. Она необходима организации для подбора, структурирования и правильного направления движения информации внутри образовательного учреждения и за его пределами, для эффективного управления ресурсами учреждения. Информационная система производит информацию. На каждом уровне управления (их обычно выделяют три: стратегический, тактический, оперативный) возникает определенный информационный запрос, т. е. потребность в какой-либо информации, необходимой для решения задач на этом уровне. Существующие в образовательном учреждении информационные технологии обрабатывают запрос и, используя имеющуюся информацию, формируют ответ на этот запрос. Так, руководящий субъект получает информацию, которая поможет в принятии правильного решения поставленной проблемы. Таким образом, руководитель получает информационный продукт или информационную услугу. Информационные системы необходимы для создания информационной и технологической базы, предназначенной для управления образовательным учреждением.

После успешного внедрения в организацию информационной системы (АСУП) в ней появятся следующие преимущества: руководство получает информацию об эффективности работы всех подразделений и субъектов, контролирует и координирует их работу; происходит более успешное планирование использования ресурсов; руководство своевременно получает информацию об угрозах и негативных тенденциях в образовательном учреждении; осуществляется контроль за всеми процессами, включая главный, образовательный, процесс; становятся более простыми финансовая отчетность, выполнение плановых работ, выполнение договоров; возникает возможность найти более выгодные способы взаимодействия с социальными партнерами, проводить рекламные кампании более успешно, благодаря информации о социальном заказе образовательному учреждению.

Наличие информационных систем в образовательном учреждении положительно влияет на эффективность управления, поскольку позволяет не только контролировать все процессы, происходящие в организации, но и успешно планировать работу на разных уровнях, наиболее удачным образом скоординировать работу подразделений. Анализ выполняемых образовательным учреждением задач позволяет выделить три основных направления его деятельности: учебный и методический про-

Теория и практика управления образованием

цессы, научно-исследовательская деятельность и обеспечивающие их поддержку административные процессы, включающие кадровую и финансово-хозяйственную деятельность. То есть информационная система должна соединить в себе данные из всех трех процессов и предоставить необходимую информацию в требуемом виде, это может быть и анализ, и прогноз, и модель какой-то ситуации. Из этого следует, что идеальным решением в рассматриваемой ситуации было бы создание интегрированной информационно-аналитической системы управления образовательным учреждением.

Обращаясь к накопленному опыту использования информационных систем в управлении образовательным учреждением, можно выделить следующие разработанные блоки информационных систем и их информационные возможности (см. таблицу).

Систематизация опыта применения информационных систем в образовательных учреждениях

Окончание таблицы

Рассмотрев различные информационные системы образовательных учреждений, можно прийти к выводу, что информационные системы необходимы для создания информационной и технологической базы, предназначенной для управления образовательным учреждением, обладая при этом многообразием функций информационного обеспечения управления образовательным процессом и межличностным взаимодействием.

Наличие информационной системы в образовательном учреждении дает ряд преимуществ, одним из которых является систематизация и упорядочивание всех необходимых для успешной работы учреждения данных. Еще одним преимуществом информационной системы является возможность быстрого и удобного доступа ко всем необходимым данным различных подразделений. Для пользователя необходимо сформировать запрос, и информационная система предоставит ответ на этот запрос. Так, руководящий субъект получает информацию, которая поможет в принятии правильного решения поставленной проблемы. Таким образом, руководитель получает информационный продукт или информационную услугу.

Использование информационной системы значительно упрощает процессы планирова- ния, анализа, администрирования контингента учащихся и работников, контроля выполняемых работ и процесса обучения, а также множество других процессов, необходимых в управлении образовательным учреждением. Представленный в таблице набор возможностей и функций является одним из оснований проектирования информационной системы управления образовательным процессом колледжа.