Анализ и реинжиниринг процесса планирования закупок для предприятий ресторанного хозяйства

Ресторанный бизнес - один из наиболее распространенных видов малого бизнеса, все участники которого ведут между собой постоянную борьбу за сегментацию рынка, за поиск новых и удержание постоянных потребителей своей продукции и услуг. Для завоевания и удержания лидирующих позиций на рынке возникает необходимость поиска путей повышения эффективности и конкурентоспособности предприятий ресторанного бизнеса. Одним из таких путей является внедрение инноваций в организацию и управление, как на уровне всего предприятия, так и на уровне отдельных бизнес-процессов. Именно процессно-ориентированный подход в управлении побуждает к использованию и внедрению современных методов реинжиниринга биз-нес-процессов предприятий. Проведение реинжиниринга бизнес-процессов сегодня является одной из новейших концепций развития стратегического управления предприятием, широко используется ведущими компаниями мира [1,2].

В условиях динамичного развития ресторанного бизнеса и информационных техно- логий, потребность в реинжиниринге бизнес-процессов предприятий ресторанного хозяйства постоянно растет, особенно, если речь идет не об одном отдельном заведении ресторанного хозяйства, а о целой сети. Это обусловлено необходимостью осуществления контроля и управления, как в рамках отдельного учреждения, так и всей сети в целом.

Закупка сырья для любого заведения ресторанного хозяйства является первоочередной задачей, ведь невозможно приготовить блюда, не имея в наличии необходимых пищевых продуктов высокого качества в определенном количестве. Дефицит сырья приводит к уменьшению ассортимента блюд меню, что в свою очередь может привести к понижению конкурентоспособности заведения. Избыток сырья на производстве приводит к материальным потерям предприятия, ведь пищевые продукты имеют ограниченный срок хранения. Кроме того, необходимо постоянно решать такие задачи, как выбор поставщиков и обеспечения страховых запасов сырья. Именно поэтому реинжиниринг системы планирования закупок является актуальной задачей для заведений ресторанного хозяйства.

Объекты и методы исследований

Объектом исследования в данной работе является процесс планирования закупок для предприятий ресторанного хозяйства с использованием методов функционального моделирования бизнес-процессов, которые основаны на методологии структурного анализа и проектирования.

Задачей данной работы является проведение анализа и выявление особенностей функционирования заведений ресторанного хозяйства с целью поиска путей для совершенствования системы планирования закупок.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

• 1.    Разработать функциональную модель для исследования и выявления специфики работы заведений ресторанного хозяйства, в частности задач планирования и организации закупок.

• 2.    Провести реинжиниринг бизнес-про-цессов планирования закупок.

Результаты и их обсуждение

Исследования и анализ системы планирования закупок с целью выявления недостатков и определение возможных путей ее совершенствования проводили с помощью функционального моделирования с применением методологии структурного анализа и проектирования SADT (Structured Analysis and Design Technique), форматизированной американским стандартом IDEFO [3]. Цель данной методологии достигается благодаря ее способности с заданным уровнем детализации легко отображать такие системные характеристики, как управление, обратная связь и исполнители, а также возможностью сочетания и визуализации материальных, энергетических, информационных и других потоков. Функциональные модели адекватно описывают систему благодаря тому, что они создаются с помощью четко построенного графического языка с широким привлечением к разработке персонала, который работает на данном предприятии.

Функциональная модель системы планирования закупок разработана с использованием CASE-средства AllFusion Process Modeler [4]. Данная модель представляет собой трехуровневую иерархию упорядоченных и взаимосвязанных диаграмм, отражает существующий порядок бизнес-процессов и имеет статус «AS-IS» - «как есть».

С контекстной диаграммы модели (рис. 1) видно, что процесс планирования закупок руководствуется нормативно-правовой базой предприятия, документом IPL (Identified Products List - идентифицированный список продуктов, которые могут использовать рестораны для приготовления блюд меню), отчетом о расходах сырья и нормами страховых запасов сырья. Входной информацией выступают заявки на товары от ресторанов и товарно-транспортные накладные, а также информация о поставщиках. На выходе системы имеем заказ на поставку сырья, договоры с поставщиками, график заказов и поставок, а также отчет о закупках товаров заведениями ресторанного хозяйства.

Рисунок 1 - Модель «AS-IS». Контекстная диаграмма

По результатам анализа модели установлено, что процесс планирования закупок условно разделен на три этапа: выбор поставщиков и заключение договоров с ними, подготовка и размещение, а также контроль их выполнения.

При выборе поставщиков главными критериями при их сравнении являются цены на продукцию и качество сырья. При этом не учитываются такие важные факторы, как своевременность и гибкость поставок, доставка сырья в надлежащей упаковке, выполнение заказов в полном объеме, опыт работы на рынке и прочее. Вследствие этого возникают ситуации задержек поставок со стороны поставщиков, возврат рестораном части сырья по причине ненадлежащего качества или упаковки, выполнение заказа не в полном объеме, что может приводить к дефициту сырья и, как следствие, уменьшение ассортимента блюд меню. Именно поэтому целесообразно усовершенствовать процесс выбора поставщиков путем увеличения критериев сравнения и отбора.

Персонал отдела закупок при обработке заявок на товары руководствуется большим количеством документов и отчетов. Для того, чтобы проверить целесообразность заказа указанного количества единиц продукции, ему необходимо изучить и проанализировать отчет о расходах сырья за предыдущие периоды и нормы страховых запасов сырья.

Поскольку каждая заявка от заведения ресторанного хозяйства характеризуется большим ассортиментом продуктов, а время на обработку заявок ограничено, менеджер по закупкам не успевает проверить целесообразность заказа указанного количества единиц для каждого товара. Это является существенной проблемой, ведь все заявки на поставку продукции составляются недостаточно квалифицированными работниками ресторана: барменами и шеф-поварами. При этом количество единиц необходимого сырья определяется не на основе аналитических методов, а на основе собственных соображений и личного опыта. Это часто приводит к дефициту продовольственных товаров или их избытку, что в любом случае уменьшает прибыль заведения ресторанного хозяйства.

В данной ситуации было бы целесообразно менеджеру предоставить возмож- ность формировать отчет о необходимых объемах закупки сырья на основе аналитических методов, которые будут использовать в качестве входных данных нормы страховых запасов сырья и данные о расходах сырья за предыдущие периоды.

Данные требования реализованы вследствие проведения реинжиниринга бизнес-про-цессов, результаты которого отображены на диаграмме декомпозиции «Определение потребностей в сырье на плановый период»

функциональной модели статуса «ТО-ВЕ» («как должно быть») (рис.2). При этом обеспечивается формирование отчета о необходимых объемах закупок и определении сроков поставок продукции на плановый период.

Такой отчет будет выполнять сразу две функции: контроль целесообразности заказа сырья для ресторанов и определение необходимых объемов закупки сырья на плановый период для поиска и взаимодействия с новыми поставщиками.

Рисунок 2 - Модель «ТО-ВЕ». Диаграмма декомпозиции «Определение потребностей в сырье на плановый период».

Документ IPL, включающий список товаров с детальным описанием, на сегодняшний день существует отдельно от формы заказа. При формировании заявки на сырье название товара, его поставщик, единицы измерения и другие данные записываются вручную, что приводит к возникновению ошибок и затраты времени на их исправление. С целью рационального использования времени на обработку заявок и исключения несоответствий предложено для создания формы заказа на поставку использовать документ IPL с целью автоматизированного выбора возможных продуктов и их поставщиков.

Бизнес-процессы выбора поставщиков усовершенствованы за счет возможности формирования и анализа соответствующего отчета и отражены на диаграмме декомпозиции «Выбор поставщиков и заключение договоров с ними».

Использование метода анализа иерархий позволило сравнивать поставщиков одного вида сырья по многим критериям и выбирать лучших из них.

Выводы

Предложенные мероприятия реинжиниринга бизнес-процессов закупок приведут к ослаблению влияния человеческого фактора на формирование заказов продукции и усилению контроля процессов планирования. Это обеспечит заведения ресторанного хозяйства надежными и своевременными поставками качественного сырья для производства продукции и удовлетворит вкусы и потребности самых требовательных потребителей.

В работе продемонстрировано использование CASE-средств функционального моделирования как методологической и инструментальной базы для реинжиниринга бизнес-процессов предприятий ресторанного хозяйства. Практическое значение полученных результатов работы для руководителей учреждений ресторанного хозяйства заключается в формировании методов и средств реинжиниринга системы планирования закупок, что позволит более тщательно отбирать поставщиков сырья и обеспечить своевременные поставки качественных продуктов в нужном количестве и ассортименте.