Анализ международных стандартов в сфере управления документами

ANALYSIS OF INTERNATIONAL STANDARDS IN THE FIELD OFDOCUMENT MANAGEMENT

Annotationin: the article examines international standards in the field of document management. The goal is to study the essence of standardization in the field of document management on an international scale. International Organization for Standardization ISO (ISO).

Стандартизация в области управления документацией позволяет более эффективно организовать работу с документами в сфере управленческой деятельности. Самостоятельным направлением совершенствования управления документацией является международная стандартизация.

Под управлением документами понимают область управления, отвечающую за эффективный и систематический контроль за созданием, получением, сохранностью, использованием и определением судьбы документов, включая процессы сбора и сохранения свидетельств деловой деятельности и информации о ней

в виде документов.1

Международная стандартизация - это совокупность международных организаций по стандартизации и продуктов их деятельности - стандартов, рекомендаций, технических отчетов и другой научно-технической продукции.

В 1946 году инженеры и эксперты ряда развитых стран образовали международный комитет стандартизации, который стал транснациональной платформой для создания системы универсальных и специфических стандартов ISO. Международные стандарты ИСО (ISO) - это впечатляющий свод критериев оценки бизнеса и технологий, который на сегодняшний день используется всеми игроками мирового рынка в качестве эталонной основы стандартизации. Наиболее популярным семейством стандартов считается универсальная система ISO 9000, которая впервые была применена в 1987 году. Принципиальное отличие этих стандартов от предыдущих разработок заключалось в обобщенном подходе к оценке качества управления производством и бизнесом. Тот есть международные стандарты ИСО 9000 стали применяться не к определенной группе товаров, а к целым технологическим комплексам и управленческим процессам. В России действует абсолютный аналог ISO 9001 - ГОСТ Р ИО 9001. Именно по ГОСТ Р ИСО 9001 проходят сертификацию в России. Именно система ISO является одним из двигателей научного прогресса. Разрабатывают международные нормы и стандарты обычно технические комитеты ИСО.2

Международный стандарт ИСО 5127-2001 «Информация и документация – словарь» содержит основные термины и определения, применяемые в сфере работы с информацией и документацией. Стандарт используют при разработке прикладных стандартов по информационным наукам, в том числе библиотечному делу, управлению документацией и архивному делу. Стандартами ИСО определены общие правила подготовки и оформления документов, в том числе установлены: форматы бумаги для документов (ИСО 216:1975); межстрочные интервалы и шаг письма (ИСО 4882:1979); формуляр – образец и конструкционная сетка для создания бланков и форм документов (ИСО 3535:1977); основные требования к бланкам документов (ИСО 8439:1990); принципы компоновки торговых документов (ИСО 6422:1985).3

Проставляют даты и время в документах в соответствии с ИСО 8601:1988, оформляют конверты для корреспонденции – с ИСО 269:1985. Адрес на конвертах и письмах пишут, соблюдая положения ИСО 11180:1993. В целях стандартизации в сфере делопроизводства и архивного дела подкомитетом SC 11 разработаны 3 международных стандарта: 2 части ИСО 15489 – 2001 «Информация и документация – Управление документами» и первая часть стандарта ИСО 23081 «Информация и документация – Процессы управления документами – Метаданные документов». Известен также стандарт MoReq Европейского Союза в области управления документами, принятый в 2001 г. Стандарт MoReq проводит различие между основными типами систем управления документами: информационными системами и системами электронного документооборота. Проводимое в стандарте MoReq главное отличие систем электронного документооборота заключается в том, что они не только обеспечивают сохранность информации, но также целостность и аутентичность электронного документа. После регистрации информационного материала в качестве документа тот не может быть изменен или уничтожен, если он не имеет 4

статуса документа временного срока хранения.

Стандартизацией в области информационной деятельности, издательского дела, деятельности по индексированию и реферированию, практической деятельности библиотек, документационных и информационных центров, а также архивов занимается технический комитет ТС 46 «Информация и документация». Комитет ТС 46 имеет в своей структуре 4 подкомитета: подкомитет SC 4 «Техническое взаимодействие»; подкомитет SC 8 «Качество-Статистика и оценка технических характеристик»; подкомитет SC 9 «Идентификация и описание»; подкомитет SC 11«Управление архивами/документами».5

Для более полного и быстрого понимания технической документации и изложения различных идей учёные сегодня могут пользоваться общими стандартами, которые во многом определяют ценностную суть разнообразных проектов. Ещё один плюс – это перспектива гармонизации законодательных актов и положений разных стран с общепринятыми международными законами и принципами. Благодаря продвижению международных стандартов ИСО в России была грамотно модернизирована устаревшая система советских ГОСТов.