Архивное волонтерство: опыт Великобритании

Бесплатный доступ

За несколько десятилетий архивное волонтерство вышло на новый качественный уровень, стало востребованным профильным направлением в добровольческом движении Великобритании. В статье автором дан всесторонний анализ плодотворного сотрудничества работников архивных учреждений Великобритании с помощниками добровольцами на примере реализации многочисленных общественно значимых проектов. В исследовании рассматривается состояние сферы архивного волонтерства, функционал добровольческого актива и анализируются виды выполняемых работ. Особое внимание автор уделяет волонтерскому менеджменту организации работы с волонтерами коммуникационной компанией, от отбора до обучения и мотивации. Знакомство с успешными зарубежными практиками по работе архивов с волонтерским сообществом имеет большое значение, так как подобные практики могут быть использованы в качестве примеров организации добровольческого труда на площадках отечественных архивных учреждений.

Еще

Архив, архивные волонтеры, государственный архив Великобритании, добровольческая деятельность, добровольческие объединения, волонтерский менеджмент

Короткий адрес: https://sciup.org/144162994

IDR: 144162994   |   DOI: 10.24412/1997-0803-2024-1117-192-199

Текст научной статьи Архивное волонтерство: опыт Великобритании

Первая половина XXI века характеризуется огромным интересом общественности к историческим документам, что напрямую отразилось на динамике численности добровольческого сообщества архивов в зарубежных странах. Волонтеры стали своего рода мощным импульсом развития учреждений, делая их более гибкими и открытыми, обеспечивая доступ к архивным документам и их использованию.

В настоящее время стойко формируется исследовательский интерес к отечественному архивному волонтерству [1; 2; 3; 4], однако тема организации общественных практик в архивных учреждениях за рубежом еще не нашла должного освещения [5].

Цель данной статьи – представить комплексный обзор и анализ зарубежного опыта архивных учреждений по развитию отраслевого добровольческого сообщества и практик взаимовыгодного сотрудничества.

За несколько десятилетий волонтерство в архивной сфере вышло на новый качественный уровень, стало востребованным, приобрело социально значимый статус. Это подтверждают и данные социологических опросов: например, с 2018 года 79% архивов Великобритании уже работают с волонтерами, еще 10% выразили готовность к сотрудничеству. Архивы высоко оценили явные преимущества от кооперации с волонтерами, которая позволила повысить роль учреждений в жизни местного сообщества, ориентируясь на целевую аудиторию и ее потребности, доступность и качество предоставления услуг населению и организациям, а также помогла решить часть финансовых проблем, освободить персонал от рутинных операций.

В 2019 году, согласно данным доклада «Волонтерство в архивах» Национального совета по архивам, 85% архивов Великобритании отметили, что плодотворное сотрудничество с помощниками-добровольцами позволило расширить линейку предлагаемых услуг, реализовать общественно значимые проекты, провести множество событийных мероприятий. Так, 50% учреждений выразили уверенность, что благодаря волонтерам увеличилось число пользователей архивов. По мнению 32% сотрудников архивов, волонтеры «придают работе учреждений дополнительную ценность». И наконец, 11% архивных учреждений считают, что волонтеры частично сняли нагрузку со штатного персонала и сэкономили бюджетные средства организации [14, с. 9].

Помощники-добровольцы задействованы в решении широкого круга задач – от оцифровки документов, создания каталогов до проведения просветительских акций и экскурсий на площадках архивных учреждений. Как следует из результатов опроса сотрудников архивов Великобритании, в 2009 году волонтерами были выполнены следующие виды работы:

  • -    расшифровка, ввод данных, индексирование, каталогизация, составление и распознавание документов – 93%;

  • -    сканирование и оцифровка – 54%;

  • -    исследовательская работа – 46%;

  • -    консервация и реставрация документов – 43%;

  • -    проведение публичных мероприятий – 28% (дни открытых дверей, лекции, экскурсии, знакомство с деятельностью учреждения и др.);

  • -    консультации граждан по родословной и генеалогии, по отдельным вопросам – 22% [14, с. 11].

В обобщенной характеристике помощников-добровольцев архивов Великобритании отмечается гендерная асимметрия. Зафиксировано процентное преобладание женщин (59%) над мужчинами (41%). Основной возраст добровольческого актива приходится на диапазон от 55 до 74 лет. Так, во втором докладе «Волонтерство в архивах» за 2014 год приводятся следующие цифры: 32% волонтеров от 65 до 74 лет, 25% – в возрасте 55–64 года, 12% – 75 лет и старше, и только 10% составляет доля молодых людей от 25 до 34 лет [13, с. 21]. По данным организаторов добровольческой деятельности, в 2014 году 300 архивных волонтеров отработали в общей сложности более 7000 часов в месяц, или 84 500 часов в год. Средняя продолжительность стажа работы добровольцев в архивах варьируется от 1 до 5 лет. Большинство волонтеров (82%) на регулярной основе помогают архивным учреждениям.

Архивы Великобритании декларируют следующие ключевые принципы организации добровольческой деятельности:

  • –    безопасные условия труда волонтеров;

  • –    обучение и подготовка волонтеров;

  • –    признание и поощрение волонтеров;

  • –    прозрачность и информационная открытость добровольческой деятельности;

  • – предоставление волонтерам по их запросу подтвержденной и заверенной информации об осуществленной ими волонтерской деятельности;

    – предоставление необходимых сервисов и ресурсов для работы волонтеров.

Государственный архив Великобритании накопил многолетний опыт работы с добро- вольческим активом. В рядах сплоченной и дружной команды «Общества друзей архива» числится более 400 человек. В соответствии со стратегическим планом «Архивы 21-го столетия в действии: обновленный план на 2012–2015 гг.» проводилась в жизнь политика разнообразия и инклюзивности, обеспечения равных возможностей для участия в проектах и текущей деятельности учреждений всех желающих [10].

Согласно внутренней документации, волонтер Государственного архива Великобритании определяется в качестве «человека, который не получает оплату за свой труд и выполняет различные виды работы, связанные с деятельностью архивного учреждения» [10, с. 3].

Помощников-добровольцев государственного архива можно классифицировать по степени частоты общественного участия в практиках безвозмездного труда:

Проектные волонтеры. Помощники-добровольцы набираются на конкретное мероприятие или проект и не вовлекаются во взаимодействие с целевыми группами архивного учреждения на системной основе. Так, в 2012 году сотрудники Государственного архива Великобритании обратились к волонтерскому сообществу с просьбой помочь в обработке документов – дневников военнослужащих, сражавшихся в годы Первой мировой войны. Автобиографические записи, созданные за период с 1914 по 1918 год, не только максимально реалистично иллюстрируют ход военных действий и сражений, но и детально воспроизводят события повседневной жизни на линии фронта. Усилиями 25 волонтеров с января по декабрь 2013 года было отсканировано несколько сот военных дневников. Как результат, на сайте архива были размещены оцифрованные документы военнослужащих трех кавалерийских полков и семи пехотных дивизий, сформированных вначале войны.

Приведем еще один пример знакового проекта архива. В феврале 2017 года группа волонтеров приступила к проекту по катало- гизации и обеспечению доступа к переданным из Министерства обороны 417 коробкам с десятками тысяч личных карточек британских и союзных военнопленных и гражданских интернированных, захваченных на оккупированной Германией территории во время Второй мировой войны. В результате к 2023 году были систематизированы личные карточки более 200 000 человек [11]. Один из самых долгосрочных проектов архива – работа волонтеров на протяжении более 10 лет над составлением каталога прошений о помиловании от заключенных, поданных в Министерство внутренних дел в период с 1821 по 1839 год.

Волонтеры на постоянной основе. Систематическая деятельность добровольцев выражается в предоставлении различных услуг посетителям учреждений (консультирование, помощь с поиском информации в каталогах и базах данных архива, оформлением заказа и др.).

Волонтеры, участвующие в разовых мероприятиях (образовательные лекции, тематические экспозиции и выставки для широкой публики). Помощники представляют собой значительный экономический актив и позволяют оптимизировать затраты архива на подготовку и проведение событий за счет экономии на оплате труда штатного персонала.

С распространением интернет-техно-логий государственный архив Великобритании активно популяризирует онлайн-волонтерство. Так, в 2016 году благодаря помощи удаленных «сотрудников» в онлайн-каталог было внесено 1,3 млн описаний. К примеру, волонтеры в рамках удаленного формата работы помогали учреждению в создании нового каталога, посвященного офицерам Первой мировой войны, который содержал 220 тысяч дел, а также – в расшифровке списков экипажа Торгового флота 1915 года.

Для волонтеров общественная деятельность в архиве – это отличный способ самореализации, приобретения новых знаний и социального опыта. Участие в совместных проектах и мероприятиях архива формирует чувство сопричастности, развивает солидарность, дает ощущение значимости личного вклада в общее дело – сохранение и популяризацию исторического наследия. Например, в 2017 году 48% волонтеров Государственного архива считали, что участие в проектах и текущей деятельности учреждения позволило им познакомиться с новыми людьми и расширить круг общения. Социально значимые практики позволили 31% волонтеров почувствовать себя частью единого сообщества. Еще 25% респондентов смогли улучшить и прокачать свои навыки, приобрести дополнительные профессиональные знания. Общественные безвозмездные практики – это отличный способ наработать необходимый опыт для успешного трудоустройства. Так, 16% участников опроса заявили, что стаж безвозмездной деятельности стал причиной положительного решения работодателя в пользу соискателя. Опрос 2023 года показал, что 97% добровольцев оценили свой опыт работы в архиве как «отличный» или «очень хороший».

Ежегодно в июне в рамках «Национальной недели волонтеров» в главном корпусе Государственного архива проходит торжественное мероприятие награждения активистов специально учрежденными знаками отличия – бронзовыми, серебряными и золотыми медалями за 5-ти, 10-ти и 15-летний стаж безупречной и бескорыстной работы.

Использование документов было и остается одной из главных задач архивов. И именно в этом направлении работы происходят в последнее время существенные изменения, потому что спрос на ретроспективную архивную информацию в обществе растет, а само общество довольно много времени проводит в Интернете. Сегодня у многих архивов Великобритании есть не только собственные сайты, но и странички в соцсетях, которые выступают в качестве бесплатной и эффективной площадки для реализации проектов, поиска партнеров и волонтеров для сотрудничества, новых форм использования ар- хивных документов. К примеру, волонтеры Норфолкского архива безвозмездно в свободное время ведут блог (веб-сайт) архива, который на регулярной основе пополняется и обновляется. Блог – это отличный инструмент информировать пользователей о деятельности архива, прошедших и предстоящих мероприятиях и событиях (выставках, тематических лекциях и др.), а также формировать в обществе полноценное представление о важности роли и значимости архива. Кроме того, блог позволяет осуществлять дистанционное взаимодействие с потребителями архивной информации, получение обратной связи. Наполнение блога различным контентом – ответственная задача волонтеров, так как публикации могу привлечь новую целевую аудиторию, способствовать продвижению собственных проектов и, кроме того, формировать своеобразный виртуальный облик архивного учреждения (имидж), который в наше время имеет не меньше значения, чем облик физический.

Норфолкский архив приглашает всех желающих присоединиться к небольшой группе волонтеров, которые записывают выдержки из документальных материалов в рамках проекта «Чтение из архивов». Волонтеры должны обучиться использованию Audacity и Microsoft PowerPoint для записи, редактирования и экспорта записи. Перед каждым сеансом для записи волонтерам на выбор направляется список стенограмм документов. Записи размещаются на YouTube-канале.

Волонтеры архива Ноттингемшира сортируют и каталогизируют расшифровки стенограмм епископов [9]. Активисты проекта «Друзья по поиску» консультируют посетителей архива. На постоянной основе в архиве трудятся 20 человек со вторника по четверг, обычно полдня в неделю.

Архив Ланкашира предлагает для всех желающих несколько волонтерских вакансий, предполагающих следующие виды работы [12]:

– оцифровка архивных документов;

– упаковка документов;

– оцифровка исторических фотографий с последующим их размещением на сайте Red Rose Collections для свободного доступа;

– проведение исследований;

– проведение просветительских занятий со школьниками на площадках архива;

– участие в организации и проведении тематических мероприятий и выставок (навигация, информирование, приветствие посетителей и др.).

Добровольцы из архива округа Кингс-Линн в настоящее время расшифровывают следующие виды документов: протоколы заседаний исторического городского совета, книги квартальных сессий, средневековые хартии и многое другое. Они также помогают индексировать планы управления строительством города с 1883 по 1959 год. Участие в проектах предусматривает наличие у волонтеров определенных навыков: владение базовыми электронными таблицами (Microsoft Excel), умение работать самостоятельно с документами.

Знаковым событием в жизни архивов Великобритании является присуждение национальной премии «Архивное волонтерство» Ассоциации архивов и документации. Премия нацелена на выявление лучших волонтерских проектов архивов, которые плодотворно влияют на укрепление статуса волонтерства в архивной сфере и привлекают внимание общественности к историческому наследию страны. Архивы могут номинировать на премию текущие или реализованные социально значимые проекты. Так, с 2019 года Архив Ланкашира получил престижную премию за свой проект «Предки на море» по созданию онлайн-каталога экипажей международных торговых и рыболовных судов, зарегистрированных в портах Престон, Флитвуд и Ланкастер с 1863 по 1914 год. 17 волонтеров с февраля 2017 по апрель 2018 года пожертвовали 2300 часов своего свободного времени, совместно работая над расшифровкой текста и созданием баз данных [8]. В 2020 году Проект «Дневники Анны Листер» службы Западного Йоркшира по расшифровке волонтерами каждой страницы документа получил высокую оценку Ассоциации архивов и документации. В общей сложности волонтеры потратили около 20 000 часов на работу с дневником [6].

В 2021 году Архив Глостершира был отмечен на национальном уровне премией за выдающуюся работу с участием безвозмездных помощников над проектом «Больше, лучше, сильнее: перезагрузка волонтерства в архивах», стартовавшим в марте 2018 года и продлившимся до декабря 2020 года. Проект предусматривал серию мероприятий – уникальные экскурсии, образовательные лекции, мастер-классы, обучение волонтеров работе с документальными материалами, цифровыми ресурсами, каталогами. Данный проект позволил сформировать устойчивое волонтерское сообщество, неравнодушное к истории своего округа [7].

Анализ волонтерских программ архивов Великобритании позволяет выделить ряд общих положений, которые можно рассматривать как «фундамент» организации работы со своими помощниками-добровольцами. В том, как архивы управляют волонтерской деятельностью, или в волонтерском менеджменте, традиционно выделяют ряд процессов: планирование, рекрутинг, отбор, обучение, мотивацию и сопровождение. Эти процессы осознанно осуществляются и контролируются лицом (лицами), ответственными за организацию добровольческой деятельности в архивном учреждении.

Одной из центральных задач при планировании добровольческой деятельности становится организация мероприятий и создание запросов помощи (волонтерские вакансии, или кейсы), которые можно предлагать волонтерам. Эту задачу на себя, как правило, берут сотрудники архива. В рамках планирования сотрудники архива формулируют запрос на работу волонтеров, вычленяют вакантные функции, которые не обеспечены исполнителями из числа штатного персонала учреждения. Следующий важный для планирования волонтерской деятельности вопрос – какой график участия в волонтерской деятельности лучше предложить добровольным помощникам. В зависимости от видов предполагаемой работы архив самостоятельно устанавливает нагрузку волонтеров. Определение режима занятости волонтера также зависит от проекта архива и его направленности. Например, архив Бакингемшира ищет помощников-добровольцев, готовых не менее трех часов в неделю потратить на работу с документами. Организатор добровольческой деятельности составляет профиль потенциального архивного волонтера, то есть определяет личные и профессиональные качества и компетенции, которыми должен обладать волонтер для эффективного выполнения поручаемых обязанностей. Например, для работы с базами данными будут важны усидчивость и внимательность, а для проведения культурно-досуговых мероприятий архива потребуются навыки публичных выступлений и организаторские способности. Участие в отдельных проектах требует от кандидата навыков коммуникации, умения работать в команде с сотрудниками архива и другими волонтерами для достижения общих целей, понимания своей роли и своего вклада в общее дело. Большое значение в профиле волонтера организаторы добровольческой деятельности придают и возрасту кандидатов. К примеру, Вестминстерский архив устанавливает возрастные ограничения для волонтеров – 16+. Минимальный возраст для волонтеров архива Ланкашира – 18 лет.

Привлечение архивных волонтеров включает два условных этапа

– коммуникационную кампанию, в ходе которой информация о поиске волонтеров на волонтерскую вакансию доносится до потенциальных кандидатов и формируется интерес к социальной активности. (Коммуникационная кампания архивов отличается масштабами и может иметь разные объемы: размещение информации о волонтерских вакансиях у себя на сайте, проведение представительских мероприятий у себя на площадках или обмен письмами с учебными заведениями (колледжами, вузами), партнерскими организациями в лице волонтерских объединений или размещение объявлений в социальных сетях);

– прием заявок от кандидатов в архивные волонтеры; подать заявку на участие в событии или проекте архивного учреждения может каждый желающий через сайт, с ним обязательно свяжется координатор волонтеров.

Условием успешности информирования потенциальных кандидатов о волонтерских вакансиях через обезличенные каналы коммуникаций является правильно составленное объявление о наборе. Когда осуществляется подбор волонтеров с заданными характеристиками, более эффективной становится личная коммуникация. Организатор добровольческой деятельности в этом случае может проводить презентации волонтерских вакансий, точечно доносить информацию до перспективных кандидатов и др.

Когда желающих принять участие в волонтерской активности в архиве больше, чем нужно помощников-добровольцев, либо когда важно убедиться, что кандидат сможет проявить определенные навыки и компетенции, проводится отбор. В качестве отборочных процедур, практикуемых организатором добровольческой деятельности, выступают интервью, собеседование; реже используется специальная процедура проверки сведений о кандидате в архивные волонтеры. Отбор может производиться по уровню компетенций кандидатов, по сроку подачи заявки, по рекомендациям партнерских организаций.

Обучение архивных волонтеров может быть организовано в различных форматах:

– очное обучение;

– обучение на практике;

– дистанционное обучение.

Кроме того, обучение может быть системным (регулярным), в ходе которого архивный волонтер повышает свои компетенции в целом, и предпроектным (ситуативным), цель которого – подготовка волонтера к конкретному мероприятию архивного учреждения.

Зачастую обучение ограничивается самостоятельным изучением волонтером инструкций/рекомендаций по технологии работы с документом.

Содержание программы обучения на этапе подготовки добровольных помощников отличается неоднородностью. Теоретическая и практическая подготовка волонтера зависит от уровня сложности предстоящих работ и функционала.

Программа мотивации отличается разнообразием: благодарственные и рекомендательные письма, почетные знаки, сертификаты, возможность участия в событиях и мероприятиях архива.

В обязательном порядке на всех этапах работы с архивными волонтерами предусматривается супервизия, помощь, консультирование и поддержка в решении возникших трудностей и проблем.

Нередко архивы Великобритании, реализуя проекты с участием волонтеров, нанимают специального сотрудника, в функциональные обязанности которого входит консультирование, обеспечение необходимой информацией, организация добровольческого труда, создание благоприятных условий для работы волонтера, сопровождение. Другие архивы предусматривают выделение штатной единицы по работе с добровольными помощниками в рамках обеспечения текущей деятельности с волонтерами.

Таким образом, выводы, полученные в результате предпринятого исследования, помогут сформировать общее представление о работе архивов Великобритании с волонтерским сообществом и применить его на площадках отечественных архивных учреждений.

Список литературы Архивное волонтерство: опыт Великобритании

  • Горлова Н. И., Маковецкая Д. Т. Сборник волонтерских практик в сфере культуры. Москва, 2020. 120 с.
  • Жукова Д. Д., Нефедова С. Г. и др. Сохранение культурного наследия народов России: чем могут помочь волонтеры культуры. Москва, 2022.
  • Корикова О. А. Индивидуальный подход в организации работы с архивными волонтерами в архивном деле на территории Ханты-Мансийского автономного округа – Югры. [Электронный ресурс] URL: https://clck.ru/356qk6
  • Старовойтова Л. И. Зарубежный опыт управления волонтерскими ресурсами в учреждениях культуры // Культура и образование: научно-информационный журнал вузов культуры и искусств. 2020. № 1 (36). С. 82–90.
  • Хорхордина Т. И., Халилова Л. А. Государственный архив Великобритании: история создания и деятельности в 1838–1958 гг. // Вестник РГГУ. Серия: «Документоведение и архивоведение. Информатика. Защита информации и информационная безопасность». 2016. № 2(4). С. 90–104.
  • ARA Archive Volunteer Award 2020 Announcement. URL: https://static1.squarespace.com/static/60773266d31a1f2f300e02ef/t/61e1a7d5ac25c823870987a9/1642178517618/Archive+Volunteering+Award+2020+announcement.pdf
  • Gloucestershire Archives wins the ARA Volunteering Award. URL: https://www.gloucestershire.gov.uk/archives-old/news/gloucestershire-archives-wins-the-ara-volunteering-award/
  • Lancashire County Council scoops a national award for volunteering. URL: https://skemnews.com/lancashire-county-council-scoops-a-national-award-for-volunteering/
  • Nottinghamshire archives volunteer policy. 2011. Р. 3. URL: https://www.nottinghamshire.gov.uk/media/126252/archivesvolunteerpolicy.pdf
  • The Impact of Volunteering in Archives. URL: https://static1.squarespace.com/static/60773266d31a1f2f300e02ef/t/623c84c9a9fa197ea40f460c/1648133323300/Williams_The_Impact_of_Volunteering_in_Archives_2018.pdf
  • The National Archives Annual Report and Accounts 2022–2023 Р. 40. URL: https://cdn.nationalarchives.gov.uk/documents/annual-report-large-print-national-archives‑2022–23.pdf
  • Volunteer with Lancashire Archives and Local History. URL: https://www.lancashire.gov.uk/libraries-andarchives/archives-and-record-office/volunteer-with-lancashire-archives/
  • Volunteering in Archives 2014. Caroline Williams, Independent Archival Consultant. December 2014. URL: https://clck.ru/35kjzL
  • Volunteering in Archives. A Report for the National Council on Archives By Louise Ray. June 2009. URL: https://cdn.nationalarchives.gov.uk/documents/volunteering-in-archives-report‑2009.pdf
Еще
Статья научная