Автоматизация инвентаризации как инструмент совершенствования учета основных средств

Автоматизация инвентаризации как инструмент совершенствования учета основных средств

В экономике рыночных отношений основные средства выступают как важнейшая экономическая категория. Основные средства — наиболее существенный сегмент собственного капитала организации — имущество.

Основные средства играют огромную роль в процессе труда, так как они в своей совокупности образуют производственно-техническую базу и определяют производственную мощь организации. На протяжении длительного периода использования основные средства поступают в организацию и передаются в эксплуатацию; изнашиваются в результате эксплуатации; подвергаются ремонту, при помощи которого восстанавливаются их физические качества; перемещаются внутри организации; выбывают из организации вследствие ветхости или нецелесообразности дальнейшего применения.

Формирование рыночных отношений в стране заставляет по-новому подойти к постановке учета на отдельных участках финансовохозяйственной деятельности организаций, в том числе учета основных средств. Для организации учета основных средств, важное значение имеют следующие предпосылки: классификация, установление принципов оценки и единицы учета основных средств; выбор форм первичных документов и учетных регистров; внедрение автоматизированного учёта.

Вопрос об автоматизации учета основных средств сегодня актуален как для крупных, так и для небольших организаций. Оперативное обеспечение актуальной информацией о фактическом количестве, местоположении и состоянии используемого имущества сокращает издержки на длительную и трудоемкую инвентаризацию основных фондов организации.

В средних и крупных организациях инвентаризация представляет собой непростой и продолжительный процесс. Однако в наше время с целью постановления подобных вопросов, большая часть российских организаций переходят к автоматизации процесса инвентаризации.

Если ранее инвентаризация основных средств на основе штрих-кода занимала 1 месяц с участием 3 человек, то для проведения RFID инвентаризации необходим 1 день с участием составляет 1 человека (4000 основных средств, 168 комнат). За счет увеличения скорости учета основных средств оператор получает возможность проводить периодические RFID инвентаризации основных средств в течение месяца. Появилась возможность получать список основных средств, распределенных по годам эксплуатации, что позволяет составлять планы на замену старых и закупку новых основных средств.

В процессе RFID инвентаризации основных средств может быть проверена правильность размещения имущества на территории, так как система содержит информацию о местах хранения объектов, что позволяет внедрить паспорт каждого помещения по оснащенности основных средств.

На проходных могут быть установлены RFID считыватели, с помощью которых возможно четко контролировать факты несанкционированного выноса основных средств.

Так как ручной ввод инвентарного номера при учете основных средств невозможен, контролер более не может фальсифицировать описи, создавая их без фактической проверки наличия основных средств. По количеству считанных основных средств определяется результативность его работы.

RFID метки, закрепляемые на основные средства, имеют практически неограниченный срок эксплуатации, что избавляет от необходимости проводить повторную маркировку основных средств.

В случае внедрения системы RFID инвентаризации и учета основных средств в рамках целой сети предприятий появляется возможность их централизованного контроля.

Функционал RFID системы учета основных средств обладает всеми описанными выше преимуществами, позволяя проводить быструю инвентаризацию основных средств, осуществлять ежедневный контроль, получать визуальное представление места эксплуатации, передвижение основных средств.

Состав системы RFID инвентаризации и учета основных средств включает: центральный сервер баз данных, рабочее место оператора баз данных, мобильные RFID терминалы у комиссии по инвентаризации основных средств, RFID метки, закрепляемые на основных средствах.

Все документы на основные средства поступают на мобильные RFID терминалы, посредством которых осуществляется контроль за основными средствами на местах и RFID инвентаризация основных средств. Так как вся информация о местах хранения основных средств заведена в базу данных центрального сервера и мобильного терминала, оператор тут же получает всю информацию, где должно находиться имущество, срок эксплуатации, кто является материально ответственным лицом, когда производилась закупка основных средств.

Система RFID инвентаризации и учета основных средств обеспечивает создание всего комплекса документации по объекту, делает возможной эффективную идентификацию объектов с получением всех необходимых о них сведений на любом этапе учета основных средств, реализует быструю и точную RFID инвентаризацию основных средств, позволяет контролировать перемещение основных средств внутри системы.

Таким образом, исходя из вышеуказанного, можно сказать, что значительная экономия времени - это главное достоинство автоматизированного процесса инвентаризации. Также к прочим положительным сторонам отнестся:

• •    снижение вероятности хищения имущества;

• •    повышение вероятности своевременного выявления окончания срока эксплуатации товара;

• •    вероятность избежать недостачи при приёме или выбытии основных средств;

• •    своевременный контроль, который позволит оперативно исправить неточности отражения документальных данных в аналитическом и синтетическом учёте.

На современном этапе уже можно утверждать, что все больше компаний применяют только автоматизированную инвентаризацию. Ведь в наше время успех в бизнесе заключается в стремлении внедрить и разработать технологии, которые частично покроют работу человека, вследствие чего повысят производительность, значительно сэкономят время и сократят количество ошибок допущенных работниками.