Автоматизация учета платных услуг в библиотеке

В настоящий момент в библиотеке оказываются следующие платные услуги:

• •    проведение обучающих курсов;

• •    курсы досуга;

• •    организация и проведение мероприятий по договорам с другими организациями либо местными властями;

• •    реализация методических материалов, сценариев мероприятий созданных библиотекой;

• •    услуги с использованием копировально-множительной техники.

В процессе анализа коммерческой деятельности библиотеки был выявлен недостаток, связанный с тем, что ведение учета оказанных услуг ведется в письменном виде в журнале, что требует значительных временных затрат на внесение и изменение записей. Формирование ежемесячной отчетности по коммерческой деятельности предполагает перенос данных вручную для последующей обработки в MS Excel. Такой способ требует большого количества времени на обработку информации, повышает вероятность появления ошибок, следовательно, является нерациональным.

Для решения установленной проблемы следует автоматизировать процесс учета клиентов и оказанных услуг.

На текущий момент существуют специализированные CRM-системы для ведения учета клиентов, оказанных услуг, контроля работы над проектами. Для автоматизации учета платных услуг библиотеки необходима CRM-система, обладающая необходимыми качествами для ведения учета и имеющая возможность использования бесплатного тарифа.

Рассмотрим возможности таких CRM-систем, как Класс365, Битрикс24, 1GO Online и Планфикс.

Класс365. Бесплатный тариф данной CRM-системы имеет существенные ограничения: в системе может работать только 1 пользователь, учет ведется по одной организации, не более 300 записей контрагентов, не более 300 позиций номенклатуры товаров и услуг, формирование не более 500 документов в год, пространство для размещения документов в облачном хранилище объемом 50 Мб [1].

1GO Online. Система является условно-бесплатной, так как находится в тестовом режиме работы. После того, как разработчики окончательно завершат отладку работы системы, все пользователи будут переведены на платные тарифы [2]. Бесплатный период пользования системой не предполагает каких-либо ограничений по внесению записей в справочники, облачное хранилище для документов не предоставляется.

Таблица 1 – сравнение CRM-систем

Битрикс24. Бесплатный тариф не имеет ограничений по количеству сотрудников, позволяет экспортировать данные из системы в формате .xlsx, и имеет встроенные инструменты для построения графиков, схем и диаграмм на основе данных из системы [3]. Данная система полностью удовлетворяет всем выявленным требованиям.

Планфикс . CRM-система соответствует основным требованиям, но имеет достаточно жесткие ограничения на бесплатном тарифе. Имеется возможность построения только табличных отчетов, загрузка файлов в систему, размером не более 15 Мб, а также имеются ограничения на количество справочников и записей в них [4].

Таким образом, для внедрения в библиотеку выбрана CRM-система Битрикс24, которая будет хранить в себе данные клиентов, номенклатуру услуг и данные об оказанных услугах. При помощи инструментов CRM-системы будут генерироваться отчеты по имеющимся в системе данным. Далее отчеты будут экспортироваться в .xlsx формате для дальнейшего анализа, построения схем, диаграмм, осуществления вычислений в MS Excel, на основе которых будут создаваться отчеты о коммерческой деятельности библиотеки.