Безбумажная технология обслуживания клиентов с использованием планшетов для электронной подписи

Финансовые учреждения работают с широким рядом разнообразных документов: при открытии новых счетов, обработке заявок на получение кредитов и ссуд, оформлении депозитов и документов на выдачу наличных денег с депозита.

Зачастую эти финансовые учреждения имеют множество филиалов, поэтому возникает необходимость организации централизованного документооборота. Применение традиционных процессов на основе бумажных документов сопряжено с существенными затратами, а именно: закупкой бумаги, сопутствующей электронной техники, оплатой доставки и так далее, и более длительным задержкам в обработке. Схема организации процесса централизации бумажных документов представлена на рисунке 1.

Рисунок 1  - Организация процесса централизации бумажных документов

Из схемы видно, что процесс централизации бумажных документов довольно продолжительный: для начала необходимо набрать и распечатать документ, после этого на нем ставится подпись, затем подписанный документ сканируется, сохраняется, а его бумажная версия может быть уничтожена.

Интеграция решения для распознавания и сохранения электроннорукописных подписей позволяет банкам экономить бумагу и время. Электронно-рукописная подпись клиента вставляется в соответствующий шаблон документа, который автоматически сохраняется в системе управления документами банка. Схема организации процесса централизации электронных документов представлена на рисунке 2.

Рисунок 2 - Организация процесса централизации электронных документов

Из рисунка 2 видно, что процесс централизации электронных документов представляет собой гораздо более простую схему: посредством специального устройства, отображающего документ ставится электронная подпись, при этом подписанный документ автоматически сохраняется в базу данных организации.

Финансовые учреждения могут также интегрировать систему проверки для сравнения подписи в целях предотвращения мошенничества и повышения эффективности работы.

В последнее время российские банки активно изучают возможность внедрения системы биометрической идентификации клиентов по селфи-снимкам. Данный проект реализован банком ВТБ24.

С конца апреля 2017 года ВТБ24 начал внедрение нового продукта -система "Безбумажный офис". Проект является пилотным и ожидается, что окупится за пол года, а также поможет сэкономить до 430 млн. руб. в год.

Кроме того, банк внедрил технологию аутентификации клиентов по внешности в новом типе офисов с безбумажным обслуживанием. Особенностью таких отделений является то, что клиенты подписывают только электронные версии документов. Такой подход позволяет сократить время присутствия в офисе и повысить качество обслуживания.

Принцип работы системы проверки личности по внешности имеет следующий вид: при посещении безбумажного офиса клиент проходит аутентификацию на планшете банка, самостоятельно сделав своё фото. Далее изображение автоматически сверяется с эталонным снимком, который был принят ранее при оформлении электронной подписи клиента для обслуживания в банке. В случае успешной проверки появятся документы, которые необходимо подтвердить полученным на мобильный телефон кодом. После этого они отправляются в личный кабинет «ВТБ24-Онлайн» или на адрес электронной почты клиента.

Важно отметить, что процесс биометрической аутентификации по внешности проводится только в банках, что, как утверждается, способствует обеспечению высокой надёжности. Технология может применяться при оформлении кредитов наличными, кредитных карт и депозитов, а также при операциях банка в рамках обслуживания физических лиц.

Технология безбумажного офиса уже внедрена ВТБ24 в Москве в 1 тыс. отделений. До конца текущего года банк планирует масштабировать её на сеть из 150 офисов, в 2018 году — на всю сеть, а это 1086 офисов в 75 регионах страны.

Следует заметить, что ВТБ24 не единственный банк, использующий систему электронной подписи документов. Такая система начинает внедряться повсеместно и не только в банковской сфере. Например, при подаче документов на возврат подоходного налога через сайт ФНС документы подписываются электронной подписью, для использования которой нужно лишь ввести пароль. И хотя система электронной подписи и электронно-рукописной подписи несколько разнятся, суть при этом остается та же - отсутствует необходимость в бумаге, экономия времени.

Существует ряд программ, осуществляющих подписание документов посредством планшетного компьютера путем электронно-рукописной подписи. Рассмотрим приложение Wacom sign pro PDF.

Wacom sign pro PDF представляет собой мобильное приложение для сохранения рукописной подписи в электронном виде и ее безопасного добавления в PDF документ на рабочем столе в мобильных средах. С помощью sign pro PDF можно подписать документ, заполнить форму или добавить рукописное примечание к PDF документу в электронном виде, избегая необходимости распечатывать и подписывать бумажную копию. После подписания документ будет защищен от внесения последующих изменений.

Приложение sign pro PDF Enterprise – это уникальное приложение для создания электронных подписей для корпоративных пользователей, которым необходимо эффективное, экономичное решение для подписи в мобильных средах iOS и Android.

Приложение sign pro PDF Enterprise может обслуживать до 5000 человек в одной среде, что позволяет пользователям легко внедрять электронные подписи и рукописные комментарии в свой цифровой рабочий процесс в мобильной среде, исключая бумажную документацию.

Это идеальное решение для услуг без посредников, таких как некоторые услуги в банках и страховых компаниях, услуги по ремонту, а также службы аренды и доставки. Многие предприятия могут расширить существующую мобильную инфраструктуру с помощью приложения sign pro PDF Enterprise.

Фиксация рукописных подписей в документах PDF происходит быстро и надежно, кроме того пользователи могут легко заполнять формы и комментировать существующие документы PDF в электронном виде. Все это можно сделать оффлайн без входа в персональную учетную запись в любой системе. [5]

Все документы заблокированы и защищены криптографической функцией хеширования информации. В ситуациях, когда безопасность имеет первостепенное значение, данное приложение помогает осуществлять фиксацию биометрических подписей. Также, sign pro PDF не ограничивается одной операционной системой. Все документы перед подписанием можно редактировать на различных устройствах с различными OS. Поскольку sign pro PDF работает оффлайн, пользователям для работы не нужно подключение к Интернету.

Описанное приложение подразумевает возможность установки его на телефон, планшетный компьютер. Существуют так же и специальные планшетные компьютеры, оборудованные ручкой, которые предназначены непосредственно для подписания и иной обработки электронных документов, в отличие от обычных планшетных компьютеров. Важно отметить еще и тот факт, что последние модели смартфонов так же имеют в комплектации стилус, позволяющий использовать устройство для подписи документов, рисования, создания различных текстов, иначе говоря -использовать смартфон как лист. [4]

Подводя итог всему изложенному, можно сделать несколько выводов. Во-первых, использование безбумажной технологии обслуживания клиентов с использованием планшетов для электронной подписи документов позволит экономить время как банковских сотрудников, так и самих клиентов, позволяя увеличить производительность банка и значительно упростить процесс оформления документов. Во-вторых, данная технология позволяет снизить расходы на бумагу, краску, печать и так далее, что тоже является преимуществом для банков. В-третьих, внедрение электронной подписи с распознаванием ее обладателя по селфи-снимку делает данную технологию надежной и безопасной, нежели ручная подпись, которые, зачастую, подделывают.

Таким образом, можно сделать общий вывод - безбумажная технология обслуживания клиентов с использованием планшетов для электронной подписи является прогрессивным шагом вперед и, в ближайшее время, будет активно использоваться как в банковской, так и в других сферах нашей жизни.